Der Bereich „Signatures“ (Signaturen) ermöglicht es, jedes beliebige PDF-Dokument zur Unterschrift zu senden: ein PDF, das Sie hochladen, ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung, ein Angebot, eine ausgestellte Rechnung oder einen Vertrag. SheepOS bietet eine einfache elektronische Signatur: Der Unterzeichner liest das Dokument, gibt seinen Namen ein, bestätigt mit einem per E-Mail erhaltenen Code, und SheepOS bewahrt die Nachweise auf.
Häufige Aufgaben
Ein Dokument zur Unterschrift senden
- Öffnen Sie Signatures und tippen Sie dann auf „Nouvelle demande“ (Neue Anfrage), oder nutzen Sie die Schaltfläche „Envoyer en signature“ (Zur Unterschrift senden) im Datenblatt eines Kunden, eines Projekts, eines Dokuments, eines Angebots oder einer Rechnung.
- Wählen Sie das Dokument: Laden Sie ein PDF hoch oder wählen Sie eines aus der Dokumentenverwaltung, ein Angebot oder eine Rechnung aus.
- Fügen Sie die Unterzeichner hinzu (bis zu 5), ihre Rolle („signataire“ (Unterzeichner), „approbateur“ (Genehmiger), der bestätigt, ohne zu unterschreiben, oder „copie“ (Kopie) zur Information) und die Reihenfolge: nacheinander oder alle gleichzeitig.
- Platzieren Sie die Felder auf den Seiten: Unterschrift, Paraphe, Datum, Kontrollkästchen oder Text. Ziehen Sie ein Feld aus der Palette, verschieben Sie es oder ändern Sie seine Größe; mit der Tastatur verschieben die Pfeiltasten das ausgewählte Feld.
- Stellen Sie die Nachricht, die Gültigkeitsdauer (standardmäßig 14 Tage) und die Erinnerungen ein, prüfen Sie dann die Zusammenfassung und tippen Sie auf „Envoyer“ (Senden).
Sie können diese Einstellungen als Versandvorlage speichern, um sie wiederzuverwenden.
Eine Anfrage verfolgen
Die Liste zeigt für jede Anfrage den Fortschritt (zum Beispiel „1 von 2 unterschrieben“), die Frist und den Status. Das Datenblatt einer Anfrage zeigt jeden Unterzeichner: gesendet, geöffnet, unterschrieben oder abgelehnt. Sie können erinnern („relancer“), die Anfrage mit einer Begründung widerrufen („révoquer“) oder für einen Unterzeichner einen neuen Link erzeugen („générer un nouveau lien“; der alte Link funktioniert dann nicht mehr, und der neue wird nur einmal angezeigt).
Das unterschriebene Dokument wiederfinden
Wenn alle unterschrieben haben, legt SheepOS das endgültige Dokument und sein Nachweiszertifikat in der Dokumentenverwaltung ab, unter „Preuves de signature“ (Signaturnachweise). Der Kunde hat darauf Zugriff über seinen Kundenbereich.
Ein Dokument prüfen
Die Seite „Vérifier un document“ (Dokument prüfen) berechnet den Fingerabdruck eines PDFs in Ihrem Browser (die Datei wird nicht gesendet) und zeigt an, ob eine Signaturanfrage zu dieser Datei passt.
Zu beachten
Nach französischem Recht ist die einfache elektronische Signatur zulässig, ihr Beweiswert wird aber im Einzelfall beurteilt. Für bestimmte Rechtsakte (Bürgschaft, bestimmte Mietverträge, Rechtsakte, die einen Notar erfordern) kann eine andere Signaturform nötig sein: Lassen Sie den Rechtsakt von einer juristischen Fachperson prüfen.
