Notizen

Das Modul Notizen („Notes“) dient dazu, festzuhalten, was Sie über eine Person oder eine Akte wissen: ein Gesprächsprotokoll, eine Idee, eine To-do-Liste, eine Bemerkung zu einer Unterkunft. Eine Notiz kann mit einem Kunden, einem Kontakt, einem Interessenten, einem Projekt, einer Aufgabe, einem Termin, einem Angebot, einer Rechnung, einem Lieferanten, einer Unterkunft, einer Buchung oder einem Teammitglied verknüpft werden.

Wer eine Notiz lesen kann

• Privat (Standard): nur Sie lesen sie. Kein anderes Mitglied sieht sie, auch nicht der Eigentümer der Organisation, weder in der Liste noch in der Suche noch in einem Export.
• Geteilt: Sie wählen die Mitglieder, Teams oder Rollen, die sie lesen dürfen, und ob sie sie ändern dürfen.
• Organisation: Alle Mitglieder mit Zugriff auf die Notizen lesen sie. Ein Eigentümer oder Administrator kann sie ändern.

Aktivieren Sie Vertraulich für sensible Inhalte: Der Text der Notiz wird von der Suche nicht gefunden (nur der Titel) und niemals an SheepIA übermittelt.

Häufige Aufgaben

Eine Notiz schreiben

1. Öffnen Sie Notizen im Menü und klicken Sie dann auf Neue Notiz.
2. Geben Sie einen Titel an (optional) und schreiben Sie. Jede Zeile ist ein Block: Absatz, Überschrift, Liste, Zitat, Kontrollkästchen …
3. Gespeichert wird, wenn Sie auf Speichern klicken. Hat zwischenzeitlich jemand die Notiz geändert, teilt SheepOS Ihnen das mit und ersetzt nichts: Laden Sie die Notiz neu und übernehmen Sie dann Ihre Änderungen erneut.

Eine Notiz mit jemandem oder etwas verknüpfen

Klicken Sie in der Notiz auf Verknüpfen mit …, tippen Sie ein paar Buchstaben (Name eines Kunden, eines Projekts, Angebotsnummer …) und wählen Sie aus. Eine Notiz kann bis zu 20 Verknüpfungen haben. Auf der verknüpften Karteikarte listet der Reiter Notizen die Notizen auf, die Sie sehen dürfen. Wenn Sie das verknüpfte Element nicht lesen dürfen oder sein Modul deaktiviert ist, erscheint die Verknüpfung als „Element nicht zugänglich“, und der Text der Notiz bleibt lesbar.

Eine Notiz mit einem Teammitglied zu verknüpfen (Nachverfolgung, Gespräch) ist privaten Notizen oder Eigentümern und Administratoren vorbehalten. Eine solche Notiz ist für das betroffene Mitglied und für die Rolle Buchhalter nie sichtbar, außer bei ausdrücklicher Freigabe. Denken Sie daran, die betroffene Person zu informieren, wie es das Gesetz für Daten, die sie betreffen, verlangt.

Eine Notiz wiederfinden

Das Suchfeld filtert die Liste, während Sie tippen, ohne dass Sie die Eingabetaste drücken müssen: „pneus hiver“ findet „pneu d'hiver“. Filtern Sie außerdem nach Kategorie (alle, meine, mit mir geteilte, angeheftete), nach Etikett oder nach Typ. Die globale Suche (Strg/⌘ + K) schlägt ebenfalls Ihre Notizen vor.

Etiketten, Anheften und Archiv

Fügen Sie Etiketten zum Ordnen hinzu. Heften Sie eine Notiz an, um sie oben zu behalten. Archivieren Sie eine Notiz, um sie auszublenden, ohne sie zu löschen.

Löschen und wiederherstellen

Löschen legt die Notiz in den Papierkorb ihres Verfassers; dort kann sie wiederhergestellt werden. Nur der Verfasser sieht seinen Papierkorb.

Verlauf

Der Verlauf bewahrt die letzten 50 Versionen des Textes auf. Wählen Sie eine Version und dann Wiederherstellen: Es wird eine neue Version erstellt, der Verlauf wird nie umgeschrieben.

Exportieren

Exportieren lädt die Notiz als Markdown oder als reinen Text herunter. Der Export folgt denselben Leseregeln wie der Bildschirm und wird im Aktivitätsprotokoll vermerkt.

Aus einer Zeile eine Aufgabe machen

Klicken Sie in einer Zeile der Notiz auf „Créer la tâche“ (Aufgabe erstellen) (die Notiz muss gespeichert sein). Die Aufgabe übernimmt den mit der Notiz verknüpften Kunden und das Projekt, und die Notiz behält die Verknüpfung: Das Abhaken der Aufgabe hakt die Zeile ab, und das Abhaken der Zeile beendet die Aufgabe (das Entfernen des Hakens öffnet sie wieder). Eine Zeile wird nur einmal zur Aufgabe. Die Buchhalterin oder der Buchhalter, die bzw. der bei den Notizen schreibgeschützt bleibt, legt nichts an.

Termin, Angebotsentwurf, Erinnerung und Erwähnungen

Unter der Notiz bietet der Block „Actions depuis cette note“ (Aktionen aus dieser Notiz) an:

• „Créer un rendez-vous“ (Termin erstellen): Er übernimmt den Kunden und das Projekt der Notiz, nie ihren Text (andere Mitglieder sehen den Kalender).
• „Brouillon de devis“ (Angebotsentwurf): für den mit der Notiz verknüpften Kunden; der Entwurf wird nie versendet.
• „Me rappeler cette note“ (Mich an diese Notiz erinnern): Wählen Sie einen Tag, an diesem Tag erscheint eine Karte unter „À faire“ (Zu erledigen) („Fait“ (Erledigt) oder „Plus tard“ (Später)). Es gibt keine zusätzliche Benachrichtigung.
• „Mentionner un membre“ (Ein Mitglied erwähnen): Es erhält eine Karte unter „À faire“, sofern es die Notiz lesen darf. Eine private Notiz muss zuvor mit ihm geteilt werden.

Notizvorlagen

Die Schaltfläche Neue Notiz hat einen Pfeil: Er bietet Typen (Checkliste, Besprechung oder Anruf, Besichtigung, Whiteboard, Mindmap) und Vorlagen (Gesprächsprotokoll, Kundenbesprechung, Erstkontakt mit einem Interessenten, Besichtigung einer Unterkunft, Zustand eines Fahrzeugs, Rückblick, Idee). Eigentümer und Administratoren können eine ihrer Notizen als Vorlage der Organisation speichern (nie eine vertrauliche Notiz) und sie sperren.

SheepIA und die Notizen

• „Résumer la note“ (Notiz zusammenfassen) (1 Credit): einige Stichpunkte, die Entscheidungen und die Aktionen. Sie lesen gegen und fügen sie dann in die Notiz ein.
• „Extraire les actions“ (Aktionen extrahieren) (1 Credit): eine Aufgabenliste, die vor ihrer Anlage zu bestätigen ist.
• „Ce qu’il faut savoir“ (Was man wissen muss) auf der Karteikarte eines Kunden, Projekts, Interessenten … (2 Credits): eine Zusammenfassung, in der jeder Satz seine Quellen nennt (ein Klick öffnet die Notiz). Sie ist 24 Stunden lang kostenlos, solange sich keine Notiz geändert hat. „Enregistrer la synthèse en note“ (Zusammenfassung als Notiz speichern) bewahrt sie als private Notiz auf.
• „Préparer le rendez-vous“ (Termin vorbereiten) bei einem mit einem Kunden verknüpften Termin: fünf Punkte und Fragen, die zu stellen sind.

SheepIA liest nur die Notizen, die Sie lesen dürfen, nie eine vertrauliche Notiz, nie die private Notiz eines anderen. Ein Satz ohne Quelle oder mit einer Zahl, die in den Notizen fehlt, wird entfernt.

Whiteboard und Mindmap

Erstellen Sie ein Whiteboard oder eine Mindmap über den Pfeil von Neue Notiz. Wählen Sie beim Öffnen eines leeren Boards eine Vorlage (Rückblick, SWOT-Matrix, Kundenreise, Wohnungsplan, Organigramm, freies Kanban). Es bearbeitet immer nur ein Mitglied: Die anderen sehen, wer bearbeitet, und lesen das Board. Sie können Haftnotizen in Aufgaben umwandeln und als PNG oder als Vektorbild exportieren. Auf dem Smartphone lässt sich das Board lesen, zoomen und nimmt eine Haftnotiz auf.

Die Organisation verlassen

In der Notizliste lässt Sie „Si je quitte l’organisation“ (Wenn ich die Organisation verlasse) im Voraus wählen, was aus Ihren privaten Notizen wird: in den Papierkorb (Standard) oder an den Eigentümer übertragen. Ihre geteilten Notizen und die der Organisation bleiben.

Wie lange werden gelöschte Notizen aufbewahrt?

30 Tage im Papierkorb, danach werden sie samt Verlauf endgültig gelöscht. Der Versionsverlauf wird 7 Tage (kostenloser Tarif) oder 90 Tage (kostenpflichtiger Tarif) aufbewahrt; die aktuelle Version bleibt immer erhalten. Die Größe der Notizen zählt zum Speicherplatz Ihres Tarifs.

Wenn das Modul Notizen deaktiviert ist

Das Menü, die Notizen-Reiter der Karteikarten, die Suche und die Routen verschwinden; die Notizen bleiben erhalten und kehren bei der Reaktivierung des Moduls zurück.