Projektmanagement

Das Modul „Gestion de projet“ (Projektmanagement) ergänzt ein bestehendes Projekt um eine Methode, Phasen, Meilensteine und ein Kanban-Board. Ein Projekt, das Sie nicht steuern, bleibt ein einfaches Projekt: Kunde, Budget, Zeiten und Aufgaben, wie zuvor. Das Modul stützt sich auf die Aufgaben (die Karten des Boards und „Mon Kanban“ sind Aufgaben): Es funktioniert nur, wenn auch das Modul Aufgaben aktiviert ist. Es ist standardmäßig deaktiviert; es wird unter „Paramètres“ (Einstellungen) → „Personnalisation“ (Anpassung) aktiviert (oder über die Voreinstellung Ihrer Branche oder durch Ihren SheepOS-Berater).

Wo Sie es finden

Wenn das Modul aktiviert ist und Ihre Rolle Projekte lesen darf, erscheint der Bereich Gestion de projet im Menü direkt nach „Projets“ (Projekte) (Seitenmenü, Menü „Plus“ (Mehr) auf dem Telefon, Palette Strg/⌘ + K). Sie können ihn unter Paramètres → Personnalisation → Reihenfolge des Menüs verschieben. Erscheint er nicht, ist das Modul deaktiviert: Aktivieren Sie es unter Paramètres → Personnalisation.

Die Startseite des Moduls listet Ihre gesteuerten Projekte mit Name, Kunde, Methode, berechnetem Wetter, Fortschritt und nächstem Meilenstein. „Ouvrir le pilotage“ (Steuerung öffnen) öffnet das Board des Projekts; „Piloter un projet“ (Ein Projekt steuern) lässt Sie ein bestehendes Projekt wählen und startet dann den Assistenten; „Mon Kanban“ (Mein Kanban) vereint Ihre Aufgaben aus allen gesteuerten Projekten. Ohne gesteuertes Projekt erklärt die Seite, wie man beginnt.

Ein Projekt steuern

1. Öffnen Sie die Detailseite des Projekts (oder tippen Sie auf der Startseite des Moduls auf Piloter un projet).
2. Tippen Sie in der Karte Gestion de projet auf „Piloter ce projet“ (Dieses Projekt steuern).
3. Der Assistent zeigt vier Bildschirme: das Wesentliche, sechs Fragen, die Methode (eine begründete Empfehlung, die Wahl bleibt bei Ihnen) und dann die Vorschau dessen, was angelegt wird, wobei Sie Einträge abwählen können.
4. Tippen Sie auf „Lancer le pilotage“ (Steuerung starten).

Jede wichtige Auswahl trägt einen Link „Quelle différence ?“ (Was ist der Unterschied?), der die Optionen erklärt: wann man sie wählt, Vorteile, Nachteile, ein Beispiel.

Begrenzung gesteuerter Projekte

Ihr Tarif enthält eine Anzahl gleichzeitig gesteuerter Projekte (3 im kostenlosen Tarif). Nur gesteuerte Projekte zählen: Ihre einfachen Projekte zählen, egal wie viele es sind, nie. Ein gesteuertes Projekt abzuschließen oder zu archivieren oder seine Steuerung zu beenden, gibt seinen Platz frei, ohne etwas zu löschen. Die Seite „Consommation“ (Verbrauch) zeigt, wo Sie stehen.

Die Übersicht und das Wetter

Der Reiter „Aperçu“ (Übersicht) fasst das Projekt auf einen Blick zusammen: Fortschritt, nächster Meilenstein, Risiken nach Stufe, Budget (für Personen, die die Rechnungsstellung lesen dürfen), Abnahme und Fluss.

Das Wetter wird von SheepOS berechnet, mit seinen Gründen im Klartext. Gewitter („Orage“): Ein Meilenstein ist mehr als 5 Tage im Verzug, das Budget ist überschritten, ein Risiko im hohen Bereich hat keine offene Behandlungsmaßnahme, ein blockierender Fehler ist offen oder ein Abnahmevorbehalt ist überfällig. Bewölkt („Nuageux“): ein leichterer Meilensteinverzug, ein Budget an der Warnschwelle oder ein überschrittenes Limit für laufende Aufgaben. Sonne („Soleil“) in den übrigen Fällen. Der Projektleiter kann auch sein eigenes Wetter angeben und begründen: Es wird neben dem berechneten Wetter angezeigt, ohne es zu ersetzen.

Der Fortschritt folgt der in den Projekteinstellungen gewählten Regel: 0 / 100 (eine Aufgabe zählt, wenn sie abgeschlossen ist) oder 50 / 50 (eine begonnene Aufgabe zählt zur Hälfte). Er wird mit dem geschätzten Aufwand gewichtet, wenn alle Aufgaben geschätzt sind, und die Regel steht immer neben der Zahl.

Das Kanban-Board

Das Board zeigt die Aufgaben des Projekts nach Spalten. Jede Spalte entspricht einem Status. Sie können:

• eine Karte von einer Spalte in die andere ziehen oder das Menü „Déplacer vers…“ (Verschieben nach …) der Karte benutzen;
• per Tastatur Alt + Pfeil links oder rechts (Nachbarspalte) und Alt + Pfeil nach oben oder unten (Reihenfolge in der Spalte) benutzen;
• pro Spalte unter „Réglages“ (Einstellungen) ein Limit für laufende Aufgaben (WIP-Limit) festlegen: Eine Überschreitung wird angezeigt (Spalte in Rot, Text „Limite dépassée“ (Limit überschritten) und Karte unter „À faire“ (Zu erledigen)), ohne je zu blockieren;
• die Karten in Bahnen gruppieren: nach Mitglied, nach Arbeitspaket, nach Priorität oder nach Serviceklasse.

Der Reiter „Flux“ (Fluss) zeigt das kumulative Flussdiagramm, die Durchlaufzeit, die Zykluszeit und den Durchsatz. Diese Kennzahlen bleiben „nicht berechenbar“, solange der Verlauf zu kurz ist.

Mein Kanban

Mon Kanban vereint auf einem einzigen Board alle Aufgaben, die Ihnen in Ihren gesteuerten Projekten zugewiesen sind, mit einer Bahn pro Projekt.

Struktur des Projekts

Der Reiter „Structure“ (Struktur) gliedert das Projekt in Phasen, Arbeitspakete (oder Epics bei agiler Methode), Aufgaben und Teilaufgaben. Ein Arbeitspaket gehört zu einer Phase; eine Aufgabe kann einen Typ haben (Aufgabe, User Story, Maßnahme, Fehler, Meilenstein).

Risiken

Der Reiter „Risques“ (Risiken) führt das Register der Risiken (was schiefgehen könnte) und der Chancen (was helfen könnte). Jedes Risiko hat eine Wahrscheinlichkeit und eine Auswirkung von 1 bis 5; die Kritikalität ist ihr Produkt: grün bis 6, orange von 7 bis 14, rot ab 15. Die 5 × 5-Matrix zeigt die offenen Risiken, und die fünf kritischsten sind aufgelistet. „Créer l'action“ (Maßnahme anlegen) öffnet eine mit dem Risiko verknüpfte Behandlungsaufgabe. Ein rotes Risiko ohne offene Behandlungsmaßnahme erscheint unter À faire, wo Sie die Maßnahme anlegen oder um sieben Tage verschieben können.

Meilensteine

Der Reiter „Jalons“ (Meilensteine) listet die datierten Etappen des Projekts auf. Das Referenzdatum wird bei der Erstellung festgeschrieben: Wird das Datum verschoben, wird die Verschiebung sichtbar. Ein nicht erreichter Meilenstein mit überschrittenem Datum wird als verspätet gekennzeichnet, mit der Anzahl der Tage. Die vom Assistenten ohne genaues Datum vorgeschlagenen Meilensteine werden „zu planen“ angelegt: SheepOS erfindet nie ein Datum.

Abnahme

Der Reiter „Recette“ (Abnahme) prüft, ob das Gelieferte tatsächlich das tut, was verlangt war.

1. Das Abnahme-Testbuch listet die zu prüfenden Fälle auf, jeweils mit ihren Schritten und dem erwarteten Ergebnis, geordnet nach Stufe (Unit-Tests, Integrationstests, Systemtests, Abnahme, Regression, Kontrollen). „Proposer des cas depuis les jalons“ (Fälle aus den Meilensteinen vorschlagen) fügt für jeden Meilenstein, der noch keinen hat, einen Kontrollfall als Entwurf hinzu: Nichts wird überschrieben, und die Schaltfläche „Annuler“ (Rückgängig) entfernt, was soeben hinzugefügt wurde.
2. Eine Kampagne spielt die bereiten Fälle für eine bestimmte Version und Umgebung erneut durch. Jeder Fall wird Schritt für Schritt abgearbeitet: „Réussi“ (Bestanden), „Échoué“ (Fehlgeschlagen), „Bloqué“ (Blockiert) oder „Sans objet“ (Nicht zutreffend). Ein Fehlschlag öffnet einen Fehler (Aufgabe vom Typ Fehler, mit seiner Schwere: blockierend, schwerwiegend, geringfügig oder kosmetisch), vorausgefüllt mit dem Fall, den Schritten und der Umgebung. Ein behobener Fehler setzt den Fall auf „erneut durchzuspielen“.
3. Das Abnahmeprotokoll wird ausgesprochen, wenn die Kampagne beendet ist. SheepOS schlägt das Ergebnis anhand der Resultate vor: Ein offener blockierender Fehler, ein nicht ausgeführter oder erneut durchzuspielender Fall vertagt die Abnahme; offene Fehler werden zu Vorbehalten (Abnahme mit Vorbehalten, mit einer Frist zur Aufhebung); sonst wird die Abnahme ohne Vorbehalt erklärt. Sie dürfen vorsichtiger sein als der Vorschlag, nie weniger vorsichtig. Eine erklärte Abnahme kann einen Meilenstein erreichen. Der Link Quelle différence ? erklärt die drei Ergebnisse.
4. Die Vorbehalte werden zusammen mit ihrem Fehler oder von Hand aufgehoben. Ein überfälliger Vorbehalt erscheint unter À faire („Plus tard“ (Später) blendet ihn sieben Tage aus).

Die elektronische Unterschrift des Abnahmeprotokolls kommt in einer späteren Version; die Entscheidung ist bereits gespeichert und datiert, und das Protokoll kann schon in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden (siehe weiter unten, „Restaurer une version et déposer en GED“).

Besprechungen und Rituale

Der Reiter „Réunions“ (Besprechungen) beginnt mit den Ritualen Ihrer Methode: Lenkungsausschuss, Fortschrittsbesprechung, Sprint-Planung und Sprint-Review, Retrospektive, Meilenstein-Review … Wählen Sie für jedes den ersten Tag und die Uhrzeit und dann „Planifier dans l'agenda“ (Im Kalender planen): Die Serie wird in Ihrem Kalender angelegt, mit dem Projekt verknüpft, und Sie ändern sie danach wie jeden Termin. Ein bereits geplantes Ritual wird gekennzeichnet.

Jede Besprechung wird mit der Tagesordnung ihres Typs vorbereitet (zum Beispiel für einen Lenkungsausschuss: Fortschritt, Meilensteine, Budget, Risiken im hohen Bereich, erwartete Entscheidungen). Während oder nach der Besprechung halten Sie die Teilnehmer, die Notizen und die Entscheidungen (eine pro Zeile) fest und fügen dann die beschlossenen Maßnahmen hinzu: Das sind Aufgaben vom Typ Maßnahme mit einem Verantwortlichen und einer Frist, die in den Aufgaben des Projekts erscheinen. „Rédiger le compte rendu“ (Protokoll verfassen) erzeugt das Dokument im Reiter „Livrables“ (Lieferergebnisse) aus der Besprechung; Sie können es nachbearbeiten, und es wird aktualisiert, ohne Ihre Änderungen zu überschreiben.

Lieferergebnisse

Der Reiter Livrables verfasst die Projektdokumente für Sie aus dem, was Sie bereits erfasst haben: Rahmennotiz, Lastenheft, Angebotsvorschlag, Zeitplan, Risikomanagementplan, Abnahme-Testbuch und Fortschrittsbericht. Ein Lieferergebnis besteht aus einer Folge von Blöcken (Überschriften, Texten, Listen, Tabellen), die Sie von Hand nachbearbeiten können und denen Sie eigene Absätze hinzufügen können.

„Mettre à jour depuis le projet“ (Aus dem Projekt aktualisieren) überschreibt Sie nie:

• ein erzeugter Block, den Sie nicht angefasst haben, wird durch den neuen Wert ersetzt;
• ein Block, den Sie geändert haben, bleibt erhalten, solange sich seine Daten nicht geändert haben;
• haben sich die Projektdaten unter einem von Ihnen geänderten Block geändert, werden beide Versionen nebeneinander angezeigt: Sie behalten Ihren Text oder übernehmen die neue Version (zum Zusammenführen ändern Sie Ihren Text und behalten ihn dann);
• ein von Hand hinzugefügter Absatz wird nie angefasst;
• ein Block, dessen Quelle verschwunden ist (zum Beispiel ein gelöschtes Risiko), bleibt bis zu Ihrer Entscheidung erhalten.

Ein Banner zeigt, wann sich das Projekt seit der letzten Aktualisierung geändert hat. Jede Aktualisierung behält die alte Version, die eingesehen werden kann. „Figer le livrable“ (Lieferergebnis festschreiben) sperrt es; eine Aktualisierung legt dann eine neue verknüpfte Version an, ohne die festgeschriebene Version anzutasten. Sie können das Lieferergebnis herunterladen (Markdown) oder drucken, wodurch es sich als PDF speichern lässt. Die finanziellen Abschnitte (Budget) werden für Personen, die die Rechnungsstellung nicht lesen dürfen, weder erzeugt noch angezeigt.

Lastenheft

Das Lastenheft besteht aus sechs nummerierten Teilen: Kontext und Ziel, Umfang (die Phasen), funktionale Anforderungen, Randbedingungen, erwartete Lieferergebnisse und Abnahmekriterien. Jede Story des Backlogs wird in der Reihenfolge der Priorität zu einer Anforderung, mit ihrer Formulierung „Als … möchte ich … damit …“ und ihren Akzeptanzkriterien; ohne Backlog werden die Aufgaben des Projekts aufgelistet. Die Randbedingungen übernehmen den Zeitplan und die datierten Meilensteine und lassen einen freien Absatz, der mit dem Kunden ergänzt wird. Die Abnahmekriterien sind die Fälle der Stufe „Recette“ im Reiter Abnahme. Eine hinzugefügte oder geänderte Story kommt bei der nächsten Aktualisierung an, ohne Ihre Änderungen zu überschreiben. Das Lastenheft enthält keinen Betrag.

Angebotsvorschlag und Angebotsentwurf

Der Angebotsvorschlag stellt den Kontext vor, was Sie umsetzen (die Phasen), den voraussichtlichen Zeitplan, den Preis, die Annahmen und die Bedingungen. Der Preis stammt aus der neuesten Kalkulation im Reiter Werkzeuge (Schätzung): eine Zeile pro Leistung, mit ihrem Anteil am Verkaufspreis. Risikoaufschläge und Marge sind auf die Zeilen verteilt, aber weder die Kosten noch die Marge erscheinen je im Vorschlag oder im Angebot. Eine Zeile der Kalkulation, die nicht berechenbar ist (fehlender Satz, unvollständige Schätzung), wird nicht erfunden: Sie bleibt außen vor, und die Liste sagt Ihnen, welche. Der Preis wird nur für Personen erzeugt, angezeigt und exportiert, die die Rechnungsstellung lesen.

„Préparer le brouillon de devis“ (Angebotsentwurf vorbereiten) legt das Angebot im Modul Angebote an, mit dessen üblichen Regeln (Nummerierung beim Versand, MwSt., Angaben); dafür müssen Sie in der Rechnungsstellung schreiben dürfen. Ein zweiter Klick aktualisiert denselben Entwurf, statt einen weiteren anzulegen. Sobald das Angebot gesendet ist, fasst der Vorschlag es nicht mehr an: Legen Sie aus der Angebotsliste ein neues an. Nichts wird je automatisch gesendet: Sie prüfen das Angebot und senden es dann selbst. Die Absätze „Annahmen“ und „Bedingungen“ sind Vorlagen, die Sie vor dem Versand prüfen und anpassen sollten: Sie ersetzen nicht Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Nach Word exportieren

„Exporter en Word (.docx)“ (Nach Word exportieren (.docx)) lädt das Lieferergebnis als Dokument herunter, das Sie in Word oder LibreOffice öffnen und nachbearbeiten können: Überschriften, Absätze, Aufzählungen und Tabellen (mit ihrer auf jeder Seite wiederholten Kopfzeile). Die Datei enthält weder Makro noch Link. Wie auf dem Bildschirm stehen die finanziellen Abschnitte nur darin, wenn Sie die Rechnungsstellung lesen dürfen. Ein in Word nachbearbeitetes Dokument ist nicht mehr mit dem Projekt verbunden: Um die aktuellen Daten zu übernehmen, erzeugen Sie das Lieferergebnis hier neu.

Vorlagen der Organisation

Am Ende des Reiters erlaubt „Modèles de l'organisation“ (Vorlagen der Organisation) der Administration, jeden Typ von Lieferergebnis anzupassen: am Anfang und am Ende hinzugefügte Absätze (Kopf des Unternehmens, Vertraulichkeitsvermerk, Unterschriftsblock) und entfernte Rubriken (zum Beispiel die Bedingungen eines Vorschlags, wenn Sie eigene haben). Eine Vorlage folgt denselben Regeln wie der Rest des Lieferergebnisses: Sie zu ändern ist eine Aktualisierung wie jede andere, die nie überschreibt, was ein Projektleiter geschrieben hat; eine aus der Vorlage entfernte Rubrik wird in den bereits erzeugten Lieferergebnissen zu „Quelle gelöscht“, und Sie entscheiden. Eine gesperrte Vorlage lässt sich in den Projekten nicht nachbearbeiten: Ihre Absätze werden weder geändert noch entfernt, damit alle Ihre Dokumente desselben Typs einander ähneln. Entsperrt bleibt die Vorlage eine Grundlage, die jeder anpassen kann. Eine Vorlage zu entfernen ändert die bereits erzeugten Lieferergebnisse nicht.

Die Ablage in der Dokumentenverwaltung wird weiter unten beschrieben. Die elektronische Unterschrift der Lieferergebnisse kommt in einer späteren Version.

Budget

Der Reiter „Budget“ vergleicht das Geplante mit dem Verbrauchten, ohne etwas neu zu erfassen. Das Geplante ist das Budget der Projektdetailseite. Das Verbrauchte addiert Ihre auf das Projekt erfassten Zeiten, bewertet mit dem Satz Ihrer Abrechnungstabelle, und die bestätigten, dem Projekt zugeordneten Ausgaben (netto). Das Gebundene zählt die dem Projekt zugeordneten, noch nicht berechneten Lieferantenbestellungen. Die Beträge stehen in der Währung des Projektkunden und sind Personen vorbehalten, die auch die Rechnungsstellung lesen dürfen.

SheepOS erfindet keinen Betrag: Eine erfasste Zeit ohne Abrechnungssatz in der Währung des Projekts wird gesondert gekennzeichnet („Satz nicht angegeben“), statt mit null bewertet zu werden, und eine Ausgabe in einer anderen Währung ohne bekannte Umrechnung wird nicht gezählt.

Erreicht das Verbrauchte die Warnschwelle (standardmäßig 80 %, einstellbar von 50 bis 100 %) und überschreitet es dann das Geplante, erscheint eine Karte unter À faire: Das ist der einzige Warnkanal. „Ignorer“ (Ignorieren) blendet sie aus, und sie kommt nur wieder, wenn sich die Lage verschlechtert. Der Link Quelle différence ? erklärt die Wahl dessen, was die Warnung überwacht: nur das Verbrauchte oder das Verbrauchte und das Gebundene.

Werkzeuge

Der Reiter „Outils“ (Werkzeuge) bietet eine Entscheidungsmatrix (zwischen Optionen anhand gewichteter Kriterien wählen, mit Sensitivität der Rangfolge), ein Werkzeug für Schätzung und Kalkulation (Zeit × Satz, Dreipunktschätzung, Punkte × Velocity, Analogie, Pauschale, Risikoaufschläge und Marge) und eine Hilfe zur Priorisierung (MoSCoW, Wert / Komplexität, Kano). Die Berechnung erledigt SheepOS, nie nach Augenmaß geschätzt, und nichts wird ohne Ihr Zutun ins Projekt geschrieben: Zum Beispiel verlangt „Appliquer au budget du projet“ (Auf das Projektbudget anwenden) eine Bestätigung und das Recht, Beträge zu ändern.

Glossar

Die Schaltfläche ? oben auf dem Bildschirm des gesteuerten Projekts öffnet das Glossar: die Begriffe des Projektmanagements (Phase, Meilenstein, Arbeitspaket, Lieferergebnis, Abnahme, Vorbehalt, Risiko, Kritikalität, Limit für laufende Aufgaben, Sprint, geplant / verbraucht / gebunden, PERT, MoSCoW …), jeweils mit kurzer Definition, gebräuchlichen Entsprechungen und einem Link „En savoir plus“ (Mehr erfahren), der die Einzelheiten aufklappt. Ein Suchfeld findet einen Begriff, auch ohne Akzent.

Backlog und Sprints

Für Scrum-, Hybrid- und benutzerdefinierte Projekte kommen zwei Reiter hinzu: „Backlog“ und „Sprints“.

Das Backlog ist die geordnete Liste dessen, was noch zu tun ist. Jede Story sagt, wer was und warum möchte („Als … möchte ich … damit …“), mit einer Schätzung in Punkten (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21) oder in Stunden, einem Geschäftswert, einer MoSCoW-Priorität und ihren Akzeptanzkriterien, frei oder im Format „Gegeben sei / Wenn / Dann“. Die Epics sind die Arbeitspakete des Projekts. Die Schaltflächen „Monter“ (Nach oben) und „Descendre“ (Nach unten) ordnen die Liste, ohne etwas neu zu nummerieren. „Découper“ (Aufteilen) verwandelt eine noch nicht begonnene Story in zwei bis sechs kleinere, die das Epic, die Kriterien und den Link zum Ursprung behalten.

Zwei für das Projekt gemeinsame Listen rahmen die Arbeit: die Definition von „bereit“ (eine Story kann in einen Sprint aufgenommen werden) und die Definition von „fertig“ (die Story ist wirklich abgeschlossen: getestet, geprüft, dokumentiert …). Sie werden im Reiter Backlog eingestellt und Story für Story abgehakt.

Ein Sprint ist ein kurzer, fester Zeitraum. Ohne Daten beginnt er am Tag nach dem vorigen. Man zieht Stories aus dem Backlog hinein und startet ihn dann: Die Verpflichtung ist damit festgeschrieben, und nur ein Sprint kann laufen. Beim Abschluss wählen Sie ausdrücklich das Schicksal der nicht fertigen Stories: zurück ins Backlog oder in den nächsten Sprint. Die Velocity zählt nur die Punkte fertiger Stories, deren Definition von „fertig“ vollständig abgehakt ist, nie eine teilweise Story; die durchschnittliche Velocity bezieht sich auf die letzten drei abgeschlossenen Sprints und bleibt vor dem ersten „nicht berechenbar“. Das Burndown zeigt den Rest Tag für Tag gegen die Ideallinie (eine gleichwertige Tabelle wird immer angeboten), das Burnup die kumulierten fertigen Punkte gegen den Umfang der Version.

Enthält ein Sprint mehr als 20 % Punkte über der durchschnittlichen Velocity, erscheint eine Karte unter À faire; „Ignorer“ verwirft die aktuelle Stufe, sie kommt nur wieder, wenn die Verpflichtung weiter steigt.

Zeitplan, Abhängigkeiten und kritischer Pfad

Der Reiter „Planning“ (Zeitplan) (alle Methoden außer Kanban) legt die Aufgaben in die Zeit. Geben Sie jeder Aufgabe eine Dauer in Arbeitstagen (Montag bis Freitag, ohne französische Feiertage; diese Einstellung lässt sich ändern) und bei Bedarf einen vorgegebenen Beginn (manueller Modus: Das Datum bewegt sich nicht) oder ein „pas avant le“ (nicht vor dem) (automatischer Modus: Die Aufgabe verschiebt sich hinter ihre Vorgänger). Eine Aufgabe ohne Dauer bleibt außerhalb der Berechnung: Die vorgeschlagene Dauer stammt aus ihrer Schätzung in Stunden und wird nur angewandt, wenn Sie sie bestätigen.

Die Abhängigkeiten sagen, dass eine Aufgabe auf eine andere wartet: Ende → Anfang (am häufigsten), Anfang → Anfang, Ende → Ende, Anfang → Ende, mit einem Versatz in Tagen (negativ für eine Überlappung). Eine Schleife wird unter Nennung des Zyklus abgelehnt.

SheepOS berechnet die Daten, die Puffer und den kritischen Pfad: die Aufgabenfolge, die das Enddatum bestimmt. Eine kritische Aufgabe hat einen Puffer von null; der Gesamtpuffer ist der mögliche Verzug, ohne das Ende zu verschieben, der freie Puffer derjenige, der keine andere Aufgabe verschiebt. Hat das Projekt ein Enddatum, erfolgt die Berechnung rückwärts: Ein negativer Puffer bedeutet, dass dieses Datum nicht gehalten werden kann. Dem Gantt-Diagramm liegt immer eine gleichwertige Tabelle bei.

„Figer le planning“ (Zeitplan festschreiben) hält eine Referenz fest (Daten der Aufgaben und Meilensteine, Budget): Sie können sie danach mit dem lebenden Zeitplan vergleichen, um Verschiebungen zu messen. Jede Phase endet mit einem Meilenstein-Durchgang: einer Review, deren Kriterien (Aufgaben, Meilensteine, Fehler, rote Risiken) anhand des tatsächlichen Stands berechnet werden. Sie sprechen Fortfahren, Anpassen, Aussetzen oder Beenden aus; trotz eines nicht erfüllten Kriteriums fortzufahren ist mit einer Erklärung möglich und wird als „unter Vorbehalt“ vermerkt. Ein Meilenstein mit überschrittenem Datum erscheint unter À faire.

Entscheidungen, Änderungen und Maßnahmenplan

Der Reiter „Décisions“ (Entscheidungen) bewahrt das Gedächtnis der wichtigen Entscheidungen: was, warum, welche Optionen verworfen wurden und worauf sich die Entscheidung stützt (eine Besprechung, ein Blatt der Werkzeugkiste wie die Entscheidungsmatrix, mit ihrer Version). Eine Entscheidung ist zunächst ein Entwurf, den Sie ändern können; sobald sie bestätigt ist, ist sie festgeschrieben. Ändert sie sich, überarbeiten Sie sie: Die neue Entscheidung ersetzt die alte, die mit dem Vermerk „Remplacée“ (Ersetzt) einsehbar bleibt. Darunter vereint der Maßnahmenplan in einer einzigen Liste die Maßnahmen aus den Risiken, den Besprechungen und die, die Sie selbst erfassen, mit ihrem Verzug.

Der Reiter „Changements“ (Änderungen) verfolgt die Änderungsanträge, nummeriert DC-001, DC-002 … Ein Antrag wird eingegangen und dann analysiert: Frist, Aufwand, Kosten (sichtbar für Personen, die die Rechnungsstellung lesen), Auswirkung auf Umfang und Risiken, Optionen. Danach wird er von einer Person, die das Projekt steuert, angenommen, abgelehnt oder zurückgestellt, mit ihrer Begründung. SheepOS nimmt keinen Antrag ohne Analyse und ohne bezifferte Kosten an: Kostet er nichts, muss man das durch Ankreuzen von „sans incidence financière“ (ohne finanzielle Auswirkung) bestätigen. Ein angenommener Antrag kann Aufgaben anlegen und eine neue Basisreferenz „nach DC-nnn“ festschreiben. Jede zu einem Antrag getroffene Entscheidung geht in das Entscheidungsregister ein. Ein eingegangener Antrag, der auf seine Analyse wartet, erscheint unter À faire.

Ein bestehendes Projekt importieren

Der Reiter „Importer“ (Importieren) übernimmt ein anderswo begonnenes Projekt: eine MS-Project-Datei im XML-Format (Datei > Speichern unter > XML), die CSV der SheepOS-Vorlage (im Reiter herunterzuladen) oder einen CSV-Export von Jira, Trello oder Asana. Eine Excel-Datei speichern Sie zuerst als CSV (UTF-8).

SheepOS beginnt mit einer Vorschau: was angelegt wird (Phasen, Arbeitspakete, Aufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten), was ignoriert wird (mit der Zeilennummer) und was zu prüfen ist. Nichts wird geschrieben, solange Sie nicht bestätigt haben. Ein Import fügt hinzu, ohne je zu überschreiben oder zu löschen: Ein Arbeitspaket gleichen Namens wird wiederverwendet, und eine Abhängigkeit, die eine Schleife erzeugen würde, wird verworfen. Die Verantwortlichen werden anhand ihrer E-Mail-Adresse oder ihres Namens den Mitgliedern der Organisation zugeordnet; die übrigen bleiben ohne Verantwortlichen. Bei MS Project wird ein Sammelvorgang der ersten Ebene zu einer Phase, einer der zweiten Ebene zu einem Arbeitspaket; darüber hinaus wird die Hierarchie abgeflacht, und der ursprüngliche WBS-Code bleibt in der Beschreibung erhalten.

Teamauslastung und Earned Value

Der Reiter „Charge“ (Auslastung) vergleicht Woche für Woche, was jedem Mitglied anvertraut ist, mit dem, was es bewältigen kann. Die Auslastung ist die Restarbeit seiner zugewiesenen und geschätzten Aufgaben (bereits erfasste Zeit wird abgezogen), verteilt auf die Arbeitstage zwischen Beginn und Ende jeder Aufgabe. Die Kapazität einer Woche ist die Arbeitszeit des Mitglieds (8 h von Montag bis Freitag, solange es seine eigene nicht eingestellt hat, Feiertage ausgenommen), abzüglich des Anteils für Besprechungen, Support und Verwaltung (standardmäßig 20 %, auf dem Bildschirm einstellbar). Eine Zelle ist unter 80 % grün, bis 100 % orange, darüber rot; ein Klick zeigt die Aufgaben der Woche im Detail. Aufgaben ohne Schätzung oder ohne Datum werden nicht verteilt: Sie werden neben dem Namen des Mitglieds gezählt. Abwesenheiten werden noch nicht abgezogen. Ein Mitglied, das in den nächsten vier Wochen 110 % seiner Kapazität überschreitet, erscheint unter À faire; „Ignorer“ verwirft die aktuelle Stufe, die Karte kommt nur wieder, wenn die Überlastung steigt.

Der Earned Value (Fertigstellungswert) vergleicht seit der letzten Basisreferenz den bis heute geplanten Fortschritt mit dem tatsächlich erreichten Fortschritt und mit dem, was er gekostet hat. SPI = erreicht / geplant (über 1 kommt das Projekt schneller voran als geplant); CPI = erreicht / tatsächliche Kosten (über 1 kostet es weniger als geplant). SheepOS kennt keinen internen Kostensatz: Die tatsächlichen Kosten sind das Verbrauchte aus dem Reiter Budget, zum Satz der Abrechnungstabelle (Verkaufsbasis). Ohne Budget, ohne Basisreferenz, ohne erfasste Zeit oder mit Zeit ohne Satz ist die Kennzahl „nicht berechenbar“, und der Bildschirm sagt, was fehlt. Die Beträge werden nur Personen gezeigt, die die Rechnungsstellung lesen.

Eine Version wiederherstellen und in der Dokumentenverwaltung ablegen

Ein Lieferergebnis im Entwurf behält seine früheren Versionen: In der Liste der Versionen setzt „Restaurer la version n“ (Version n wiederherstellen) diese Version wieder in Kraft. Der aktuelle Stand geht nicht verloren: Er wird zu einer einsehbaren Version, und die Wiederherstellung legt eine neue Version an. Hat sich das Projekt seither geändert, weist das Banner „zu aktualisieren“ darauf hin. Ein festgeschriebenes Lieferergebnis wird nicht wiederhergestellt: „Mettre à jour“ (Aktualisieren) legt ein neues an.

„Déposer en GED“ (In der Dokumentenverwaltung ablegen) legt ein Lieferergebnis oder ein Abnahmeprotokoll in einem Ablageort Ihrer Dokumentenverwaltung ab, mit dem Projekt verknüpft. Das Dokument ist eine Markdown-Datei; das Protokoll übernimmt das Ergebnis der Abnahme, die Resultate der Kampagne, die Vorbehalte mit ihrer Frist und lässt Platz für die Unterschriften (die elektronische Unterschrift kommt in einer späteren Version). Die Ablage erfolgt mit Ihren Rechten an der Dokumentenverwaltung, und eine zweite Ablage legt ein neues Dokument an, ohne etwas zu ersetzen. Die Beträge eines Lieferergebnisses werden nur übernommen, wenn Sie die Rechnungsstellung lesen.

Analysen und S-Kurve

Der Reiter „Analyses“ (Analysen) vereint drei Werkzeuge zur Rahmung. Die SWOT-Analyse erfasst Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen; SheepOS schlägt Kreuzfragen vor (wie man sich auf eine Stärke stützt, um eine Chance zu ergreifen, welches Risiko aus einer Schwäche gegenüber einer Bedrohung entsteht), antwortet aber nicht an Ihrer Stelle. Eine Bedrohung wird mit einem Klick zu einem Risiko des Registers: Das Risiko entsteht „zu bewerten“, mit einer mittleren Wahrscheinlichkeit und Auswirkung, die Sie anschließend korrigieren. Der Business Case vergleicht über ein bis fünf Jahre die Investition und die Kosten mit den Erträgen: Kapitalrendite (ROI), Monat, in dem die Summe positiv wird, und Kapitalwert, wenn Sie einen Satz angeben. Alle diese Zahlen sind Annahmen, die Sie erfassen, und der Business Case ist nur für Personen sichtbar, die die Rechnungsstellung lesen. Die Kapazitätssimulation beantwortet „Können wir dieses Projekt zu diesem Datum übernehmen?“: Sie geben die Stunden des geplanten Projekts je Mitglied und einen Zeitraum an, SheepOS addiert sie zur aktuellen Auslastung des Teams und zeigt die Wochen, die in die Überlastung kippen, ohne etwas in Ihre Projekte zu schreiben.

Die S-Kurve des Reiters Budget zeigt Woche für Woche drei Summenkurven: das Geplante nach der letzten Basisreferenz, den Earned Value (Budget x fertige Arbeit) und das Verbrauchte (Zeit, bewertet mit der Abrechnungstabelle, und bestätigte Ausgaben). Nicht bewertete Zeit oder Ausgaben werden ausgeschlossen und gekennzeichnet. Die Tabelle der Kurve ist immer verfügbar, und die Beträge werden nur Personen gezeigt, die die Rechnungsstellung lesen.

Kundenportal des Projekts

Der Reiter „Portail“ (Portal) öffnet das Projekt für seinen Kunden, in dem Kundenbereich, den er bereits kennt (persönlicher Link, kein Konto anzulegen). Standardmäßig ist nichts sichtbar: Sie öffnen das Projekt und haken dann an, was der Kunde sehen darf: Phasen und Meilensteine, Fortschritt, Wetter, Vorbehalte des Abnahmeprotokolls und die Möglichkeit, eine Änderung zu beantragen. Der Kunde sieht nie einen Satz, Kosten oder ein Budget, und das Wetter, das er liest, ist das, das Sie angegeben haben, nicht das, das SheepOS berechnet.

Sie können außerdem ein Lieferergebnis zur Freigabe vorlegen. Nur ein festgeschriebenes Lieferergebnis kann vorgelegt werden: Die Antwort des Kunden gilt für genau diesen Text (SheepOS merkt sich seinen Fingerabdruck und zeigt eine Vorlage nicht mehr an, deren Text sich geändert hätte). Der Kunde bestätigt oder lehnt ab (eine Ablehnung verlangt einen Kommentar). Seine Antwort ist endgültig, mit Zeitstempel versehen und im Zugriffsprotokoll seines Bereichs festgehalten; Sie werden durch eine Karte unter „À faire“ benachrichtigt („Vu“ (Gesehen) quittiert sie). Eine Vorlage, über die der Kunde noch nicht entschieden hat, wird mit einem Klick zurückgezogen.

Aus seinem Bereich kann der Kunde auch eine Änderung beantragen (wenn Sie es erlaubt haben): Der Antrag geht in das Änderungsregister ein, als vom Portal stammend gekennzeichnet, und folgt dem üblichen Ablauf (Auswirkungsanalyse, dann Entscheidung). Der Link eines Kunden gewährt nur Zugang zu den Projekten DIESES Kunden: Ein nicht geöffnetes Projekt, eines eines anderen Kunden oder ein geschlossenes antwortet genau wie ein abgelaufener Link.

SheepIA und das Projekt

Drei Hilfen von SheepIA sind Berechnungen, kein erzeugter Text: Es greift kein Modell ein, es wird kein Guthaben verbraucht, und nichts wird ohne Ihre Bestätigung angewandt. Sie laufen über die Warteschlange À faire, die der einzige Ort bleibt, an dem SheepOS Sie um etwas bittet.

• Nach Verlauf schätzen (Reiter Analysen): SheepOS betrachtet die tatsächlich erfasste Zeit auf den abgeschlossenen Aufgaben Ihrer Organisation für dieselbe Art von Arbeit (Aufgabe, Story, Fehler, Maßnahme) und nennt Ihnen eine Spanne: niedrig (jedes fünfte Mal hat die Arbeit weniger gekostet), wahrscheinlich (der Median), hoch (jedes fünfte Mal mehr). Bei weniger als zehn vergleichbaren Aufgaben nennt SheepOS keine Zahl, statt eine zu erfinden.
• Eine große Story aufteilen: Eine Story von 13 Punkten oder mehr, noch nicht begonnen und mit mindestens zwei Akzeptanzkriterien, erscheint unter À faire mit einem Aufteilungsvorschlag, ein Teil pro Kriterium. „Découper“ legt die Teile an (Kriterien übernommen, Punkte vom Team zu schätzen) und storniert die ursprüngliche Story; „Ignorer“ schlägt sie nicht mehr vor.
• Eine Aufgabe neu zuweisen: Überschreitet ein Mitglied 110 % seiner Kapazität, schlägt SheepOS vor, einem Kollegen die noch nicht begonnene Aufgabe anzuvertrauen, die seine ausgelasteten Wochen am meisten belastet, sofern der Kollege nicht über 100 % seiner Kapazität kommt. Abwesenheiten werden von der Kapazität nicht abgezogen: Prüfen Sie vor der Bestätigung.

Mit einem Modell: Protokoll, Zusammenfassung, Risiken, Abnahme

Vier weitere Hilfen lesen oder verfassen Text mit SheepIA. Sie verbrauchen SheepIA-Guthaben (zwei pro Anfrage) und stehen in der Demo nicht zur Verfügung. Sie schlagen vor: Im Projekt wird nichts angelegt, solange Sie nicht angehakt und dann hinzugefügt haben.

• Besprechungsprotokoll (Reiter Besprechungen, unter den Aktionen einer Besprechung mit gespeicherten Notizen): SheepIA schlägt eine Zusammenfassung, die Entscheidungen und die Maßnahmen (Verantwortlicher, Termin) vor, jeweils mit dem Satz aus den Notizen, aus dem sie stammen. Ein Verantwortlicher wird nur unter den Projektmitgliedern erkannt, und bereits Vorhandenes wird gekennzeichnet.
• Wöchentliche Zusammenfassung (Reiter Übersicht): ein Entwurf (Wetter, Höhepunkte, Meilensteine, Risiken, erwartete Entscheidungen), geschrieben auf Grundlage von der Anwendung berechneter Fakten, die zur Kontrolle angezeigt werden. Die Version „Kunde“ enthält keine Finanzdaten, es sei denn, Sie wählen es so. Der Entwurf lässt sich kopieren: Es wird nichts versendet.
• Risikohypothesen (Reiter Risiken): Die Anwendung zeigt zuerst ihre berechneten Signale (Verzüge, rote Risiken ohne Maßnahme, Budget, laufende Arbeiten), dann schlägt SheepIA aus Ihren Protokollen gelesene Hypothesen vor, jeweils mit ihrem Zitat. „Ajouter au registre“ legt ein Risiko mit mittlerer Wahrscheinlichkeit und mittlerer Auswirkung an, das Sie anpassen müssen.
• Abnahmefälle (Reiter Abnahme): Normalfälle, Negativfälle und Grenzfälle nach den Stories des Backlogs und ihren Akzeptanzkriterien. Die hinzugefügten Fälle tragen den Status „zu prüfen“.

Ein Backlog aus einem Lastenheft aufzubauen und in natürlicher Sprache zu einem Projekt zu antworten, sind noch nicht verfügbar.

Der Projektraum in „Mon entreprise“

Ist die 3D-Ansicht „Mon entreprise“ (Mein Unternehmen) für Ihre Organisation geöffnet, erscheint dort ein Projektraum, sobald mindestens ein Projekt gesteuert wird: Er ist die Wandtafel Ihrer laufenden Projekte. Es gibt ihn nur, wenn das Modul Projektmanagement aktiv ist und Sie Projekte lesen dürfen; sonst fehlt er (nie ein leerer Raum, nur damit es hübsch aussieht).

• Eine Karte pro Projekt, eingefärbt nach dem berechneten Wetter des Projekts: genau dasselbe wie in seiner Übersicht (verspäteter Meilenstein, rotes Risiko ohne Maßnahme, Budget, Abnahme, Limit für laufende Aufgaben). Das Wetter, das Sie angegeben haben, erscheint dort nicht. Vier Karten sind auf der Tafel gezeichnet, sechs sind im Bereich des Raums aufgelistet, die beachtenswertesten zuerst (Gewitter, dann bewölkt).
• Die nahen Meilensteine: Das Panel nennt für jedes Projekt den nächsten Meilenstein und in wie vielen Tagen er fällig wird, und weist auf einen Meilenstein innerhalb der Woche hin.
• Bewusste Grenzen: Das Wetter wird nur für die zwölf beachtenswertesten Projekte berechnet (zuerst die mit einem verspäteten Meilenstein); die übrigen werden gezählt („und n weitere Projekte“). Der Raum zeigt keinen Betrag. Im Präsentationsmodus werden weder Projekt- noch Meilensteinnamen gesendet.
• Keine Warnung mehr: Der Raum zeigt einen Zustand, er unterbricht Sie nicht. Die Projektwarnungen bleiben die unter „À faire“.

Jede Karte öffnet das Projekt in der klassischen Oberfläche. Die Listenansicht von „Mon entreprise“ übernimmt dieselben Informationen für Geräte ohne 3D.

Abschluss und Lessons Learned

Der Reiter „Clôture“ (Abschluss) prüft vor dem Abschluss des Projekts seinen tatsächlichen Stand: abgeschlossene Aufgaben, erreichte oder stornierte Meilensteine, kein offener Fehler, Abnahme entschieden (eine vertagte Abnahme schließt nichts ab), Vorbehalte aufgehoben, Lieferergebnisse festgeschrieben, Lessons Learned erfasst. Die Liste berechnet sich von selbst: Nichts wird von Hand abgehakt, und jeder Punkt sagt, was noch zu tun ist. Das Projekt wird anschließend von seiner Detailseite aus abgeschlossen.

Die Lessons Learned halten fest, was Sie das Projekt gelehrt hat, in drei Rubriken: was gut lief, was zu verbessern ist, die Lehren für die nächsten Projekte. Ein freies Thema hilft, sie wiederzufinden. „Générer le bilan du projet“ (Projektbilanz erzeugen) erstellt ein Lieferergebnis, das das Ziel, den Zeitplan (Referenz und Ist), das Budget für Personen, die die Rechnungsstellung lesen, die Qualität, die eingetretenen Risiken und Ihre Lehren aufgreift; es wird wie die übrigen Lieferergebnisse nachbearbeitet und aktualisiert.

Die Steuerung beenden

„Arrêter le pilotage“ (Steuerung beenden) macht das Projekt wieder zu einem einfachen Projekt. Man findet es an vier Stellen: im Menü … der Kopfzeile des gesteuerten Projekts, im Reiter Réglages des Projekts (Abschnitt „Fin de vie du projet“ (Lebensende des Projekts)), in der Karte Gestion de projet der Projektdetailseite und in jeder Zeile der Startseite des Moduls. Es ist den Inhabern und Administratoren sowie dem Projektleiter des Projekts vorbehalten.

Eine Bestätigung erklärt die Wirkung vor dem Bestätigen:

• das Projekt wird wieder zu einem einfachen Projekt (Kunde, Budget, Zeiten und Aufgaben, wie zuvor);
• der Platz im Kontingent gleichzeitig gesteuerter Projekte wird frei (3 im kostenlosen Tarif);
• nichts wird gelöscht: Phasen, Kanban-Board, Risiken, Meilensteine, Lieferergebnisse und Verlauf bleiben lesbar erhalten.

„Reprendre le pilotage“ (Steuerung wieder aufnehmen) (Schaltfläche auf dem Bildschirm des Projekts, auf der Detailseite oder auf der Startseite des Moduls) startet den Assistenten neu und stellt alles unverändert wieder her, solange in Ihrem Tarif ein Platz frei ist.

Das Menü … und die Einstellungen bieten außerdem „Terminer le projet“ (Projekt abschließen) und „Archiver le projet“ (Projekt archivieren) an (Recht, Projekte zu ändern): Auch sie geben den Platz frei, ohne etwas zu löschen.