Seit dem 1. September 2026 muss jedes in Frankreich ansässige Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt: am 1. September 2026 für große Unternehmen und mittelgroße Unternehmen (ETI), am 1. September 2027 für KMU und Kleinstunternehmen.
SheepOS empfängt Ihre elektronischen Rechnungen, prüft sie, bewahrt die Originaldatei auf und leitet sie in die Freigabe Ihrer Einkäufe. Der offizielle Austausch zwischen Unternehmen läuft über eine zugelassene Plattform (plateforme agréée): Noch ist keine mit SheepOS verbunden. Deshalb bezeichnet sich SheepOS als bereit für die Reform, Plattform noch anzubinden: Die Status Ihrer Rechnungen werden in SheepOS geführt, ohne an irgendjemanden übermittelt zu werden.
Häufige Aufgaben
Eine empfangene Rechnung hochladen
- Öffnen Sie „Achats“ (Einkäufe), Reiter „Factures électroniques“.
- Tippen Sie unter „Déposer une facture électronique“ auf „Choisir des fichiers“ und wählen Sie ein Factur-X-PDF oder eine XML-Datei (CII oder UBL). Mehrere Dateien auf einmal gehen auch.
- Jede Datei wird geprüft: Die Rechnung erscheint in der Liste, mit ihrem Status.
Eine gültige Rechnung erzeugt eine Ausgabe vom Typ Lieferantenrechnung: Der Lieferant wird über seine SIREN oder seine USt-IdNr. gefunden (oder angelegt), Betrag, MwSt. je Satz und Fälligkeit werden aus der Datei übernommen, und die Originaldatei wird zum Beleg der Ausgabe. Sie ist auch in den Dokumenten sichtbar, zusammen mit den anderen Belegen. Die Ausgabe wird anschließend zur Freigabe vorgelegt, wie jede Ausgabe der Einkäufe.
Ein gewöhnliches PDF (eine eingescannte Papierrechnung) ist keine elektronische Rechnung: Es wird hier abgewiesen und als Ausgabe erfasst, mit seinem Foto oder seinem PDF.
Über ein eigenes Postfach empfangen
- Verbinden Sie zuerst das Postfach (zum Beispiel rechnungen@ihr-unternehmen) unter „Paramètres → Messagerie“ (Einstellungen → E-Mail).
- Wählen Sie es unter „Paramètres → Facture électronique“ bei „Boîte mail dédiée“ und tippen Sie auf „Enregistrer“ (Speichern).
SheepOS liest dieses Postfach alle zehn Minuten: Factur-X-, UBL- oder CII-Anhänge, die seit dem letzten Abruf eingegangen sind, werden in Ihrem Namen empfangen. Sie werden bei jeder empfangenen Rechnung benachrichtigt; die anderen Freigebenden über die Freigabeanfrage. Die Schaltfläche „Relever la boîte dédiée“ ruft sofort ab.
Eine Rechnung genehmigen oder ablehnen
Öffnen Sie die Rechnung aus der Liste. Je nach Ihren Rechten:
- „Approuver“ (Genehmigen) gibt die Ausgabe über die gewohnte Freigabe frei: Eine andere berechtigte Person als diejenige, die sie hochgeladen hat, genehmigt, und die Kategorie der Ausgabe muss gewählt sein.
- „Refuser la facture“ (Rechnung ablehnen) verlangt einen Grund. Die Ablehnung ist endgültig: Der Lieferant muss eine neue Rechnung oder eine Gutschrift ausstellen, und die erzeugte Ausgabe wandert in den Papierkorb.
Sie können die Ausgabe auch in den Einkäufen genehmigen, an den Verfasser zurückgeben oder bezahlen: Die elektronische Rechnung folgt von selbst.
Mit der Testumgebung ausprobieren
Wählen Sie unter „Paramètres → Facture électronique“ den Modus Bac à sable (Testumgebung). Die Schaltfläche „Recevoir une facture d’essai“ erscheint dann in der Liste: Eine Rechnung eines erfundenen Lieferanten, an Ihre Organisation adressiert, durchläuft den ganzen Ablauf. Die Status werden an eine simulierte Plattform „übermittelt“: Nichts verlässt SheepOS.
Die Ausstellung vorbereiten: die SIREN Ihrer Kunden
Ab Ihrem Stichtag für die Ausstellung muss die SIREN Ihrer gewerblichen Kunden auf Ihren Rechnungen stehen. Geben Sie unter „Paramètres → Facture électronique“ die Kategorie Ihres Unternehmens an: SheepOS zeigt das für Sie geltende Datum an und verweigert ab diesem Datum die Ausstellung einer Rechnung an ein französisches Unternehmen, dessen SIREN fehlt oder falsch ist. Die SIREN wird in der Kundenakte im Feld „N° d’immatriculation (SIRET/SIREN)“ erfasst (die SIRET genügt, die französische USt-IdNr. ebenfalls). Das Kästchen „Exiger dès maintenant“ wendet diese Regel schon vor dem Datum an.
Häufige Fragen
Was bedeuten die Status?
- Reçue (empfangen): Die Datei ist angekommen.
- Mise à disposition (bereitgestellt): Die Rechnung ist in SheepOS lesbar, ihre Ausgabe ist angelegt.
- Prise en charge (in Bearbeitung): Die Ausgabe wartet auf ihre Freigabe.
- En litige (strittig): Der Freigebende hat die Ausgabe mit einem Grund an ihren Verfasser zurückgegeben.
- Approuvée (genehmigt): Die Ausgabe ist freigegeben.
- Paiement transmis (Zahlung übermittelt): Die Ausgabe ist vollständig bezahlt.
- Refusée (abgelehnt): Sie haben die Rechnung endgültig abgelehnt.
- Rejetée (zurückgewiesen): Die Datei ist nicht konform (Pflichtangaben fehlen, Summen stimmen nicht, Rechnung an ein anderes Unternehmen adressiert); es wird keine Ausgabe angelegt.
Das Protokoll jeder Rechnung hält jede Änderung fest, wer sie vorgenommen hat und ob sie übermittelt wurde. Die Codes und der Pflichtcharakter jedes Status folgen den Spezifikationen der Verwaltung und werden mit der zugelassenen Plattform bestätigt.
Welche Prüfungen nimmt SheepOS vor?
Den Aufbau der Datei (Pflichtangaben, Daten, Beträge), die Stimmigkeit der Summen und der MwSt., die SIREN des Lieferanten und den Empfänger: Eine Rechnung an eine andere SIREN als Ihre wird zurückgewiesen. Diese Prüfungen ersetzen nicht die der zugelassenen Plattform, die hinzukommen, sobald diese angebunden ist.
Kann dieselbe Rechnung zweimal erfasst werden?
Nein. Eine bereits empfangene Datei oder eine Rechnung desselben Lieferanten mit derselben Nummer wird erkannt: Nichts wird neu angelegt.
Und das Verzeichnis?
Das zentrale Verzeichnis gibt an, ob ein Unternehmen elektronische Rechnungen empfängt und über welche Plattform. Es wird über die zugelassene Plattform abgefragt. Bis dahin behält „Paramètres → Facture électronique → Annuaire“ (Verzeichnis), was Sie über Ihre Kunden und Lieferanten wissen.
Ist SheepOS eine zugelassene Plattform?
Nein. SheepOS wird an die zugelassene Plattform angebunden, die Sie wählen. Solange keine verbunden ist, wird nichts an die Verwaltung oder an Ihre Lieferanten übermittelt.
