La sezione «Signatures» (Firme) permette di inviare qualsiasi documento PDF da firmare: un PDF che carichi, un documento della gestione documentale, un preventivo, una fattura emessa o un contratto. SheepOS offre una firma elettronica semplice: il firmatario legge il documento, inserisce il suo nome, conferma con un codice ricevuto via email, e SheepOS conserva le prove.
Operazioni frequenti
Inviare un documento in firma
- Apri Signatures, poi premi «Nouvelle demande» (Nuova richiesta), oppure usa il pulsante «Envoyer en signature» (Invia in firma) di una scheda cliente, di un progetto, di un documento, di un preventivo o di una fattura.
- Scegli il documento: carica un PDF oppure selezionane uno dalla gestione documentale, un preventivo o una fattura.
- Aggiungi i firmatari (fino a 5), il loro ruolo («signataire» (firmatario), «approbateur» (approvatore), che convalida senza firmare, o «copie» (copia) per conoscenza) e l’ordine: uno dopo l’altro o tutti insieme.
- Posiziona le aree sulle pagine: firma, sigla, data, casella da spuntare o testo. Trascina un’area dalla tavolozza, spostala o ridimensionala; con la tastiera, le frecce spostano l’area selezionata.
- Imposta il messaggio, la durata di validità (14 giorni per impostazione predefinita) e i promemoria, poi rileggi il riepilogo e premi «Envoyer» (Invia).
Puoi salvare queste impostazioni come modello di invio per riutilizzarle.
Seguire una richiesta
L’elenco indica per ogni richiesta l’avanzamento (ad esempio «1 su 2 firmati»), la scadenza e lo stato. La scheda di una richiesta mostra ogni firmatario: inviato, aperto, firmato o rifiutato. Puoi sollecitare («relancer»), revocare («révoquer») la richiesta indicando un motivo, o generare un nuovo link («générer un nouveau lien») per un firmatario (il vecchio link smette di funzionare e il nuovo viene mostrato una sola volta).
Ritrovare il documento firmato
Quando tutti hanno firmato, SheepOS archivia il documento finale e il suo certificato di prova nella gestione documentale, in «Preuves de signature» (Prove di firma). Il cliente vi accede dal suo spazio cliente.
Verificare un documento
La pagina «Vérifier un document» (Verifica un documento) calcola l’impronta di un PDF nel tuo browser (il file non viene inviato) e indica se una richiesta di firma corrisponde a quel file.
Da sapere
Secondo il diritto francese, la firma elettronica semplice è ammissibile, ma il suo valore probatorio resta valutato caso per caso. Per alcuni atti (fideiussione, alcuni contratti di locazione, atti che richiedono un notaio) può essere necessaria un’altra forma di firma: fai rileggere l’atto da un professionista del diritto.
