Ein Projekt bündelt die Arbeit, die für einen Kunden geleistet wird: einen Auftrag, einen Vertrag, ein Unterrichtsjahr. Es hat eine Abrechnungsart, kann in Abschnitte gegliedert werden und kann eigene Preise haben. Jedes Projekt gehört zu genau einem Kunden.
Häufige Arbeitsschritte
Ein Projekt anlegen
Ein Projekt wird immer von der Kundenakte seines Kunden aus angelegt.
- Öffnen Sie „Clients“ (Kunden) im Menü und dann die Akte des Kunden (zum Beispiel Horizon).
- Klicken Sie in der Kopfzeile auf „Projet“ (Projekt) oder öffnen Sie den Tab Projets und klicken Sie auf „Nouveau projet“ (Neues Projekt).
- Geben Sie den „Nom“ (Namen) und, wenn Sie möchten, den „Code“ (Code), die „Description“ (Beschreibung) (höchstens 10 000 Zeichen, genug, um zum Beispiel das vollständige Programm eines Kurses aufzubewahren), das „Date de début“ (Startdatum) und das „Date de fin“ (Enddatum) ein.
- Wählen Sie den „Mode de facturation“ (Abrechnungsart) (siehe unten).
- Klicken Sie auf „Créer le projet“ (Projekt anlegen). Die Detailseite des Projekts öffnet sich.
Ein neues Projekt wird mit dem Status „Brouillon“ (Entwurf) angelegt. Setzen Sie es in der Karte „Statut“ (Status) seiner Detailseite auf „Actif“ (Aktiv), damit es unter den aktiven Projekten erscheint.
Die Abrechnungsart wählen
Die Abrechnungsart legt fest, wie die Arbeit des Projekts abgerechnet werden kann.
- „Temps“ (Zeit): Abrechnung nach aufgewendeter Zeit, pro Stunde, pro Tag, pro Unterrichtseinheit oder pro Kilometer.
- „Fixe“ (Pauschal): Abrechnung als Pauschale oder pro Stück, zum Beispiel eine Pauschale, die in zwei Raten berechnet wird.
- „Mixte“ (Gemischt): Alle Einheiten sind erlaubt, zum Beispiel Workshops nach Stunden und ein Audit nach Tagen im selben Projekt.
- „Non facturable“ (Nicht abrechenbar): Es wird nichts berechnet, zum Beispiel bei ehrenamtlicher Arbeit. Die Arbeit bleibt erfasst.
- „Hériter“ (Erben): Das Projekt folgt der Art, die für Ihre Organisation festgelegt ist und in Klammern angezeigt wird.
Die Art wählen Sie beim Anlegen oder später mit „Modifier“ (Bearbeiten). Sie gilt für das Projekt und seine Abschnitte, es sei denn, ein Abschnitt hat eine eigene Art.
Eine Einheit, die nicht zur Art passt, wird abgelehnt, zum Beispiel Stunden bei einem Pauschalprojekt: Setzen Sie das Projekt dann auf Mixte.
Ein Projekt in Abschnitte gliedern
Abschnitte gliedern ein Projekt: Module, Fächer, Lose, Etappen … Ihre Bezeichnung stellen Sie unter „Paramètres → Personnalisation“ (Einstellungen → Anpassung) in der Rubrik „Vocabulaire“ (Vokabular) ein; sie ersetzt das Wort „Section“ (Abschnitt) in der gesamten Anwendung. In der Demo heißen sie „Modules“ (Module).
- Klicken Sie auf der Detailseite des Projekts auf „Ajouter une section“ (Abschnitt hinzufügen) (die Beschriftung folgt Ihrem Vokabular).
- Geben Sie den Nom und bei Bedarf den Code und die Description ein.
- Wählen Sie den Mode de facturation des Abschnitts oder lassen Sie ihn den des Projekts erben.
- Deaktivieren Sie „Facturable“ (Abrechenbar), wenn die Arbeit dieses Abschnitts nicht berechnet werden soll.
- Geben Sie auf Wunsch die „Heures prévues au contrat“ (Im Vertrag vorgesehene Stunden) an. Das ist eine Information: Darüber hinaus wird nichts blockiert.
- Klicken Sie auf „Enregistrer la section“ (Abschnitt speichern).
Mit den Pfeilen „Monter“ (Nach oben) und „Descendre“ (Nach unten) ändern Sie die Reihenfolge der Abschnitte. Modifier und „Archiver“ (Archivieren) wirken jeweils auf einen Abschnitt.
Die Unterrichtsgewohnheiten eines Abschnitts vorbereiten
Für ein unterrichtetes Fach öffnen Sie „Habitudes de cours“ (Unterrichtsgewohnheiten) im Formular des Abschnitts. Dort können Sie die „Unité par défaut“ (Standardeinheit), die „Durée habituelle (minutes)“ (Übliche Dauer (Minuten)), die „Groupe“ (Gruppe), den „Salle“ (Raum) und die „Effectif“ (Teilnehmerzahl) angeben. Diese Werte werden beim Erfassen einer Unterrichtseinheit in diesem Abschnitt vorgeschlagen; sie schränken nichts ein.
Die Preise eines Projekts oder Abschnitts festlegen
- Suchen Sie auf der Detailseite des Projekts die Karte „Tarifs du projet“ (Projektpreise).
- Wählen Sie die „Unité“ (Einheit), geben Sie den „Montant“ (Betrag) und das Datum „Valable à partir du“ (Gültig ab) an und klicken Sie dann auf „Ajouter le tarif“ (Preis hinzufügen).
- Für einen Abschnitt klicken Sie in seiner Zeile auf „Tarifs“ (Preise): Dieselbe Karte öffnet sich für diesen Abschnitt.
Der genaueste Preis gilt: erst der des Abschnitts, dann der des Projekts, dann der des Kunden, dann die Preisliste der Organisation. Die Preise sind in der Währung des Kunden angegeben. Ob Sie sie ändern dürfen, hängt von Ihrer Rolle ab.
Die Kennzahlen verfolgen und den Status ändern
Mit der Karte Statut setzen Sie das Projekt mit einem Klick auf Brouillon, Actif, „En pause“ (Pausiert) oder „Terminé“ (Abgeschlossen). Wenn Ihre Rolle es erlaubt, zeigt die Karte „Chiffres“ (Kennzahlen) für den gewählten Zeitraum die „Travaillé“ (Gearbeitete), Facturable und „Facturé“ (Berechnete) Zeit, den „CA HT“ (Umsatz netto), den Fortschritt der Pauschale oder des Budgets und die Aufschlüsselung nach Abschnitten.
Ein Projekt archivieren
- Öffnen Sie auf der Detailseite des Projekts das Menü „Plus d’actions“ (Weitere Aktionen) und wählen Sie „Archiver ce projet“ (Dieses Projekt archivieren).
- Bestätigen Sie mit „Confirmer l'archivage“ (Archivierung bestätigen).
Häufige Fragen
Warum gibt es in der Projektliste keine Schaltfläche „Nouveau projet“?
Die Liste Projets dient dazu, die Projekte aller Ihrer Kunden einzusehen. Ein Projekt wird von der Kundenakte aus angelegt, damit es immer einem Kunden zugeordnet ist.
Mein neues Projekt erscheint nicht in der Liste. Warum?
Die Liste zeigt zunächst die Projekte mit dem Status Actif. Ein neu angelegtes Projekt hat den Status Brouillon: Klicken Sie auf „Tous“ (Alle), um es zu sehen, oder setzen Sie es auf seiner Detailseite auf Actif.
Wo verwalte ich die Produkte und Leistungen, die einem Projekt berechnet werden?
Die Leistungen werden auf Ebene der Organisation verwaltet, unter Paramètres → „Facturation“ (Rechnungsstellung), in der Rubrik „Catalogue de prestations“ (Leistungskatalog); ihr Preis kann für jeden Kunden im Tab „Catalogue“ (Katalog) seiner Kundenakte angepasst werden. Siehe Kunden.
Warum kann ich ein Projekt nicht bearbeiten?
Die Schaltflächen Modifier, Ajouter une section und die Karte Statut erscheinen nur, wenn Ihre Rolle das Bearbeiten von Projekten erlaubt.
Was zeigt „Hérité de l'organisation“ unter einem Projekt an?
Das Projekt hat keine eigene Art: Es folgt der Art der Organisation, die anschließend angezeigt wird. Ein Abschnitt ohne eigene Art zeigt entsprechend „Hérité du projet“ (Vom Projekt geerbt) an.
