Dashboards

Die Dashboards zeigen Ihre Zahlen als Diagramme: Kacheln mit Kennzahlen und ihrer Entwicklung, Kurven Monat für Monat, Aufteilungen nach Kunde oder Unterkunft, Tachometer und Warnhinweise. Vier Dashboards werden mitgeliefert: „Général“ (Allgemein), „Facturation et trésorerie“ (Rechnungsstellung und Liquidität), „Temps et activité“ (Arbeitszeit und Aktivität) und „Locations“ (Ferienvermietung). Sie können auch eigene zusammenstellen. Jedes Visual erscheint nur, wenn Ihre Rolle Zugriff auf die zugehörige Zahl hat.

Das Dashboard „Général“ der Demo: Kennzahlen, Umsatz pro Monat und beste Kunden

Häufige Aufgaben

Ein Dashboard anpassen oder neu anlegen

Klicken Sie bei einem mitgelieferten Dashboard auf „Personnaliser“ (Anpassen): SheepOS erstellt eine Kopie in Ihrem Namen, die Sie ändern können. Das mitgelieferte Dashboard bleibt unverändert.
Wenn Sie bei null anfangen möchten, klicken Sie auf „Nouveau tableau“ (Neues Dashboard).
Ihre Dashboards erscheinen zusätzlich in den Reitern. Über das Menü … können Sie sie umbenennen, duplizieren oder löschen.

Ein Visual hinzufügen, verschieben oder entfernen

Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf „Modifier“ (Bearbeiten) und dann auf „Ajouter un visuel“ (Visual hinzufügen).
Wählen Sie einen „Indicateur“ (Kennzahl) und dann, wie er „Découper“ (aufgeteilt) wird: gar nicht (eine Kennzahl), nach Monat oder Woche, nach Kunde, nach Unterkunft …
Wählen Sie den vorgeschlagenen „Type de visuel“ (Visualtyp; Balken, Kurve, Ring, Zahlentabelle …), den „Période“ (Zeitraum) und den „Titre“ (Titel) und klicken Sie dann auf „Ajouter“ (Hinzufügen).
Ziehen Sie den Griff eines Visuals, um es zu verschieben, und seine Ecke, um es in der Größe zu ändern. Mit der Tastatur oder auf dem Smartphone nutzen Sie seine Schaltflächen (nach oben, nach unten, verbreitern …).
Klicken Sie auf Enregistrer. Mit Annuler verwerfen Sie die Änderungen.

Ein Dashboard mit der Organisation teilen

Öffnen Sie Ihr Dashboard, dann das Menü … und „Partager avec l’organisation“ (Mit der Organisation teilen). Nur ein Administrator kann ein Dashboard teilen und es danach ändern oder löschen.
Jeder sieht ein geteiltes Dashboard mit seinen eigenen Rechten: Ein Visual, dessen Zahl er nicht lesen darf, wird bei ihm nicht angezeigt.

Sein Dashboard auswählen und auf der Startseite anzeigen

Öffnen Sie das Dashboard, dann das Menü … und „Ouvrir ce tableau par défaut“ (Dieses Dashboard standardmäßig öffnen): Es öffnet sich künftig zuerst in Tableaux de bord.
„Afficher ses chiffres clés sur l’accueil“ (Seine Kennzahlen auf der Startseite anzeigen) fügt seine Kacheln oben auf Ihrer Startseite ein.

Ein Dashboard öffnen

Öffnen Sie im Menü „Tableaux de bord“ (Dashboards) oder tippen Sie „tableaux“ in die Suche (Strg + K bzw. ⌘ + K).
Wählen Sie den Reiter des Dashboards: Général, Facturation et trésorerie, Temps et activité oder Locations.
Von Facturation, Temps oder Locations aus öffnet die Schaltfläche „Voir en graphiques“ (In Diagrammen ansehen) direkt das Dashboard des Moduls.

Zeitraum und Vergleich wählen

Wählen Sie unter Période (Zeitraum) „Ce mois“ (Dieser Monat), „Mois dernier“ (Letzter Monat), „Ce trimestre“ (Dieses Quartal), „Cette année“ (Dieses Jahr), „Année dernière“ (Letztes Jahr), „12 derniers mois“ (die letzten zwölf Monate), „Depuis toujours“ (Seit Beginn; bis zu 10 Jahre zurück) oder „Dates au choix“ (Frei gewählte Daten). Das Dashboard Général öffnet sich mit Cette année.
Bei Dates au choix sind die Daten vorausgefüllt: Geben Sie den ersten und den letzten Tag an. Eine klare Meldung weist Sie darauf hin, wenn der Zeitraum unvollständig, verkehrt herum oder zu lang ist.
Wählen Sie unter „Comparer les tuiles à“ (Kacheln vergleichen mit) „N-1 (l’an dernier)“ (Vorjahr), „Période précédente“ (Vorheriger Zeitraum) oder „Aucune comparaison“ (Kein Vergleich).
Unter jeder Kachel wird die Entwicklung in Prozent angezeigt: grün, wenn sie günstig ist, sonst rot.
Manche Visuals behalten ihren eigenen Zeitraum, der in ihrem Titel steht: die letzten 12 Monate, die nächsten 90 Tage oder die laufende Woche.

Nach Kunde oder Teammitglied filtern

Wählen Sie unter „Client“ (Kunde) einen Kunden: Die davon abhängigen Visuals zeigen dann nur noch ihn.
Wenn Sie die Zeiten des gesamten Teams sehen, wählen Sie unter „Membre“ (Teammitglied) ein Mitglied: Arbeitszeit, Kalender, Aufgaben, Fahrten und Ausgaben zählen dann nur noch seine.
Ein Visual, das einen Filter nicht berücksichtigen kann, weist unter seinem Titel darauf hin, zum Beispiel „Sans le filtre : client“ (Ohne den Filter: Kunde).
Die aktiven Filter erscheinen als Chips; klicken Sie auf das Kreuz eines Chips, um ihn zu entfernen.

Aus einem Diagramm heraus filtern und ins Detail gehen

Klicken Sie auf den Balken eines Kunden, eines Projekts, einer Plattform … (zum Beispiel in „Meilleurs clients“ (Beste Kunden)): Die anderen Visuals des Dashboards zeigen dann nur noch dieses Element. Halten Sie beim Klicken Strg (oder Umschalt) gedrückt, um weitere hinzuzufügen; ein zweiter Klick auf das gewählte Element hebt die Auswahl wieder auf. Der Chip „Filtre : …“ (Filter: …) erinnert an die Auswahl; sein Kreuz hebt sie auf, und „Tout effacer“ (Alle löschen) entfernt alle Filter.
Wählen Sie in der Leiste der aktiven Filter, was „Les autres visuels“ (Die anderen Visuals) tun: „Se filtrent“ (Werden gefiltert) (sie zählen nur noch die Auswahl) oder „Mettent en évidence“ (Heben hervor) (sie behalten alle ihre Zahlen und blenden ab, was nicht gewählt ist). Beim Bearbeiten eines angepassten Dashboards kann jedes Visual außerdem seine eigene Reaktion haben, „Au clic dans un autre visuel“ (Beim Klick in einem anderen Visual): sich filtern, hervorheben oder ignorieren.
Klicken Sie auf einen Monat oder eine Woche in einem Diagramm: Der Zeitraum des Dashboards wird zu diesem Monat bzw. dieser Woche.
Doppelklicken Sie auf einen Balken eines Zeitdiagramms, um nur in diesem Visual eine Stufe tiefer zu gehen: Jahr, Quartal, Monat, Woche, dann Tag. Die Brotkrumennavigation über dem Diagramm erlaubt es, wieder nach oben zu gehen, bis zu „Vue d’ensemble“ (Gesamtübersicht).
Eine lange Kurve (mehr als 24 Punkte) lässt sich mit dem Mausrad oder dem Schieberegler unter dem Diagramm durchlaufen.
Das Menü … eines Visuals bietet „Voir le détail“ (Detail ansehen): Die bestehende Liste (Rechnungen, Ausgaben, Zeiten, Aufenthalte …) öffnet sich, mit denselben Rechten wie überall.
Die Adresse der Seite enthält das Dashboard, den Zeitraum, die Filter und die Auswahl: Kopieren Sie sie, um dieselbe Ansicht wiederzufinden oder zu teilen.

Ein Diagramm ohne Maus lesen

Gehen Sie mit der Tab-Taste auf ein Diagramm und benutzen Sie dann die Pfeiltasten (Pos1 und Ende, um zu den Enden zu springen): Das aktuelle Element wird von Screenreadern angesagt, und sein Tooltip wird angezeigt.
Die Eingabetaste filtert nach dem aktuellen Element; Umschalt + Eingabe oder Strg + Eingabe fügt es der Auswahl hinzu.
„Voir les données“ (Daten ansehen) (Menü …) liefert dasselbe Diagramm als Tabelle.

„À retenir“ (Zu merken)

Unter jedem Diagramm sagen ein oder zwei Sätze, was es zeigt: den besten Monat und seine Entwicklung, den Anteil des ersten Kunden, die Veränderung gegenüber dem Vorjahr. Sie werden aus den angezeigten Zahlen berechnet, nie von Hand geschrieben: Hat das Diagramm nichts Auffälliges, wird nichts geschrieben.

Wasserfall, Kreuztabelle und dynamischer Text

Beim Hinzufügen eines Visuals kommen drei Typen zu den Balken und Kurven hinzu:

Wasserfall: ein nach Komponenten zerlegter Fluss, vom Vereinnahmten bis zu dem, was Ihnen bleibt; jede Säule schwebt zwischen dem Stand davor und danach, die letzte zeigt die Summe. Das Visual „Du encaissé à ce qui me reste“ (Vom Vereinnahmten zu dem, was mir bleibt) des mitgelieferten Rentabilitäts-Dashboards ist eines.
Kreuztabelle: eine Zeile pro Kunde, Projekt … und eine Spalte pro Monat, mit Summen und einer zu den Beträgen proportionalen Tönung (rot bei einem negativen Betrag). Das Visual „CA par client et par mois“ (Umsatz pro Kunde und Monat) des Dashboards „Facturation et trésorerie“ (Rechnungsstellung und Liquidität) ist eines. Klicken Sie auf den Namen einer Zeile, um die anderen Visuals zu filtern.
Dynamischer Text: die Zahl in einem Satz, gefolgt von dem, was man daraus mitnehmen sollte.

Ein Dashboard in Seiten gliedern

Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf „Modifier“ (Bearbeiten) und dann auf „Ajouter une page“ (Seite hinzufügen): Das Dashboard wird zu einer Folge von Reitern (höchstens acht Seiten). Geben Sie jeder Seite einen Namen.
Wählen Sie die „Page“ (Seite) jedes Visuals: Es wird unter die Visuals dieser Seite gesetzt. Jede Seite hat ihr eigenes Raster.
„Supprimer la page“ (Seite löschen) bringt ihre Visuals auf die erste Seite zurück. Klicken Sie auf „Enregistrer“ (Speichern), um alles zu behalten.

Eine Ansicht speichern

Stellen Sie den Zeitraum, die Filter und die Auswahl ein und klicken Sie dann auf „Vues“ (Ansichten).
Geben Sie einen „Nom de la vue“ (Name der Ansicht) ein und klicken Sie auf „Enregistrer la vue en cours“ (Aktuelle Ansicht speichern): Der Zeitraum, die Filter, die Auswahl und die Seite werden behalten.
Um sie wiederzufinden, klicken Sie auf „Vues“ und dann auf ihren Namen; das Papierkorb-Symbol löscht sie. Höchstens zwanzig Ansichten pro Dashboard. Sie sind persönlich und den Dashboards vorbehalten, die Sie angepasst haben.

Sein Dashboard präsentieren und die Beträge ausblenden

„Présenter“ (Präsentieren) zeigt das Dashboard allein im Vollbild, eine Seite nach der anderen (Pfeiltasten links und rechts zum Seitenwechsel, Esc zum Beenden).
„Mode discret“ (Diskreter Modus) ersetzt jeden Betrag durch seinen Anteil am größten Betrag desselben Diagramms: praktisch, um Ihren Bildschirm zu teilen. Dauern, Entfernungen und Zahlen bleiben lesbar. Die Exporte folgen dieser Formatierung, und die Einstellung wird auf Ihrem Gerät gespeichert.

Daten ansehen, vergrößern, exportieren

Öffnen Sie das Menü … oben rechts an einem Visual.
„Voir les données“ (Daten ansehen) ersetzt das Diagramm durch seine Zahlentabelle; „Voir le graphique“ (Diagramm ansehen) kehrt zum Diagramm zurück.
„Plein écran“ (Vollbild) vergrößert das Visual; die Esc-Taste oder das Kreuz schließt es wieder.
„Exporter en image (PNG)“ (Als Bild exportieren) lädt das Diagramm herunter; „Exporter les données (CSV)“ (Daten exportieren) lädt seine Zahlen für eine Tabellenkalkulation herunter. Im CSV wird einem Text, der wie eine Formel beginnen würde (zum Beispiel ein Kundenname, der mit =, +, - oder @ beginnt), ein Apostroph vorangestellt: Er kann in Ihrer Tabellenkalkulation nichts ausführen.

Die Rückstellungen von „Ce qui me reste“ (Was mir bleibt) einstellen

Klicken Sie im Dashboard Général auf „Régler les provisions“ (Rückstellungen einstellen) unter der Kachel Ce qui me reste oder oben auf der Seite auf „Provisions“ (Rückstellungen).
Klicken Sie auf „Ajouter une provision“ (Rückstellung hinzufügen), geben Sie ihr einen Namen (zum Beispiel „Cotisations sociales“, also Sozialabgaben), einen Prozentsatz und ihre Bemessungsgrundlage: „L’encaissé hors taxes“ (Die vereinnahmten Beträge ohne Steuern) oder „Le résultat (encaissé − dépenses)“ (Das Ergebnis: vereinnahmt − Ausgaben).
Klicken Sie auf Enregistrer: Die Kachel wird sofort neu berechnet.
SheepOS schlägt keine Sätze vor: Sie wählen sie selbst, und die Beträge sind nur Richtwerte.

Häufige Fragen

Was enthält das Dashboard „Général“?

Den fakturierten Umsatz, die vereinnahmten Beträge, den noch offenen Betrag, das, was Ihnen bleibt, das Ergebnis der Ferienvermietung und den abrechenbaren Anteil Ihrer Arbeitszeit; den Umsatz Monat für Monat im Vergleich zum Vorjahr; die geleisteten Stunden im Vergleich zum Ziel; Ihre besten Kunden und ihren tatsächlichen Stundensatz; die voraussichtliche Liquidität auf 90 Tage; die überfälligen Rechnungen und die Aufenthalte ohne Betrag; den Kalender der Woche.

Was umfasst „Tout revenu confondu“ (Alle Einnahmen zusammen)?

Das ist die Summe aller Ihrer Einnahmen des Zeitraums ohne Steuern, unabhängig von ihrer Quelle: ausgestellte Rechnungen (die von SheepOS und Ihre importierten früheren Rechnungen), andere angegebene Einnahmen und das, was Reisende für die Aufenthalte in Ihren Unterkünften gezahlt haben (erhaltene oder erwartete Auszahlung). Das Dashboard Général zeigt sie als Gesamtsumme und Monat für Monat nach Quelle an, und das Diagramm „Revenus par source“ (Einnahmen nach Quelle) nennt jede Quelle. Sie folgt dem gewählten Zeitraum, einschließlich frei gewählter Daten.

Und die Kachel „Dépenses (TTC)“ (Ausgaben, brutto)?

Sie addiert die bestätigten Ausgaben des Zeitraums einschließlich Steuern, auch die Ausgaben der Unterkünfte; die Liste finden Sie unter Einkäufe und Ausgaben. Sie wird neben „Tout revenu confondu“ gelesen, mit einem kurzen Hilfetext unter jeder Kachel. „Ce qui me reste“ dagegen enthält die Ausgaben der Unterkünfte nicht.

Werden meine aus einem anderen Tool importierten Rechnungen mitgezählt?

Ja. Die importierten früheren Rechnungen zählen beim Umsatz, bei den vereinnahmten Beträgen, bei „Reste à encaisser“ (Noch einzuziehen), bei „En retard“ (Überfällig) und bei der durchschnittlichen Zahlungsdauer mit. Eine unbezahlte frühere Rechnung ohne bekannte Fälligkeit gilt 30 Tage nach ihrer Ausstellung als fällig. Siehe Rechnungsstellung.

Wie wird „Ce qui me reste“ berechnet?

Es sind die vereinnahmten Beträge des Zeitraums ohne Steuern, abzüglich der Ausgaben Ihrer Tätigkeit, abzüglich der von Ihnen eingestellten Rückstellungen. Die Ausgaben der Unterkünfte fließen nicht ein: Die Ferienvermietung hat ihr eigenes Ergebnis.

Warum erscheinen manche Visuals nicht?

Ein Visual erscheint nur, wenn Ihre Rolle Zugriff auf seine Zahl hat und das betreffende Modul aktiviert ist. Die Marge, „Ce qui me reste“ und die voraussichtliche Liquidität setzen zusätzlich voraus, dass Sie die Ausgaben und Fahrten der gesamten Organisation sehen dürfen.

Warum hat der tatsächliche Stundensatz eine Zeile „Non affecté“ (Nicht zugeordnet)?

Dort werden die ohne Kunde erfassten Stunden zusammengefasst: Sie zählen zu Ihrer Arbeitszeit, lassen sich aber keinem Kunden zuordnen.

Sind die Zahlen aktuell?

Ja, auf die Minute genau: Die Zahlen werden bei jedem Öffnen neu berechnet und höchstens eine Minute lang zwischengespeichert. Der offene Betrag und die Fälligkeitsübersicht zeigen den Stand von heute, unabhängig vom gewählten Zeitraum.

Wer sieht meine Dashboards?

Niemand außer Ihnen, solange Sie sie nicht teilen. Ein geteiltes Dashboard ist für die gesamte Organisation sichtbar, aber jeder sieht darin nur die Zahlen, die seine Rolle ihm zu lesen erlaubt.

Warum zeigt die Seite „Indicateurs masqués“ (Kennzahlen ausgeblendet) an?

Ihre Rolle gewährt nur Zugriff auf die Zahlen eines Moduls, das in Ihrer Organisation deaktiviert ist, zum Beispiel Locations. Ein Administrator kann es unter „Paramètres“ (Einstellungen), „Personnalisation“ (Anpassung), „Modules“ (Module) wieder aktivieren.

Der Bildschirm ist nur für Rollen geöffnet, die Zugriff auf die Statistiken oder auf die Ferienvermietung haben. Fragen Sie den Administrator Ihrer Organisation, wenn Sie ihn brauchen.