Planung und Kalender

Die Planung vereint Ihre Termine, Kurse, reservierten Zeiten und persönlichen Ereignisse. Mit ihr organisieren Sie Ihre Tage und melden anschließend, was erledigt wurde, damit es abgerechnet werden kann. Die Planung gehört zu den Modulen, die immer aktiv sind.

Die Planung in der Wochenansicht, mit nach Kategorie eingefärbten Terminen

Häufige Arbeitsschritte

Ansicht und Zeitraum wechseln

Öffnen Sie „Planning“ (Planung) im Menü.
Wählen Sie den Tab „Jour“ (Tag), „Semaine“ (Woche) oder „Mois“ (Monat).
Mit den Pfeilen wechseln Sie zum vorherigen oder nächsten Zeitraum; „Aujourd'hui“ (Heute) springt zum heutigen Datum zurück.
Tippen Sie in der Ansicht Mois auf einen Tag, um ihn in der Ansicht Jour zu öffnen. In der Ansicht Semaine weist ein „+2“ auf zwei weitere gleichzeitige Termine hin: Tippen Sie darauf, um den ganzen Tag zu sehen.
Tippen Sie auf einen Termin, um seine Detailseite zu öffnen.

Mit dem Schalter „Afficher les rendez-vous annulés“ (Abgesagte Termine anzeigen) blenden Sie abgesagte Termine ein oder aus (standardmäßig sind sie ausgeblendet). Ist das Modul Ferienvermietung aktiviert, fügt „Afficher les locations“ (Vermietungen anzeigen) die Aufenthalte Ihrer Unterkünfte in der ganztägigen Leiste hinzu.

Auf dem Smartphone wischen Sie zur Seite, um den Tag oder den Monat zu wechseln; die Wochenansicht zeigt jeweils drei Tage.

Ein Ereignis anlegen

Tippen Sie auf „Nouvel événement“ (Neues Ereignis) oder klicken Sie in der Tages- oder Wochenansicht auf einen freien Zeitraum im Raster.
Geben Sie den „Titre“ (Titel) ein und wählen Sie den „Type“ (Typ): „Rendez-vous“ (Termin), „Cours“ (Kurs), „Focus“ (Fokuszeit), „Personnel“ (Persönlich) oder „Autre“ (Sonstiges).
Stellen Sie „Début“ (Beginn) und „Fin“ (Ende) ein oder aktivieren Sie „Journée entière“ (Ganztägig). Wenn Sie den Beginn ändern, folgt das Ende und die Dauer bleibt erhalten.
Wählen Sie unter „Rattachement et facturation“ (Zuordnung und Abrechnung) den Kunden und bei Bedarf das Projekt und den Abschnitt. Ein Ereignis, das einem Kunden zugeordnet ist, wird als „Facturable“ (Abrechenbar) vorgeschlagen; Sie können diese Auswahl ändern.
Ergänzen Sie bei Bedarf Kategorien, „Lieu“ (Ort) und „Description“ (Beschreibung). Bei einem Cours erscheinen die Felder „Groupe / classe“ (Gruppe / Klasse), „Salle“ (Raum) und „Participants“ (Teilnehmende).
Tippen Sie auf „Créer l'événement“ (Ereignis anlegen).

Überschneidet sich der Zeitraum mit einem anderen Termin, warnt Sie die Meldung „Chevauche…“ (Überschneidet sich mit …); das Speichern bleibt trotzdem möglich.

Ein Ereignis wiederholen

Öffnen Sie im Formular zum Anlegen „Répétition“ (Wiederholung) und wählen Sie „Chaque jour“ (Jeden Tag), „Chaque semaine“ (Jede Woche) oder „Chaque mois“ (Jeden Monat).
Stellen Sie „Tous les“ (Alle) ein (zum Beispiel alle 2 Wochen) und bei wöchentlicher Wiederholung die „Jours de la semaine“ (Wochentage).
Wählen Sie unter „Fin de la série“ (Ende der Serie) „Jamais“ (Nie), „À une date“ (An einem Datum) („Dernier jour (inclus)“ (Letzter Tag, einschließlich)) oder „Après un nombre de fois“ (Nach einer Anzahl von Malen) („Nombre d'occurrences“ (Anzahl der Einzeltermine)).
Prüfen Sie den Zusammenfassungssatz unter den Feldern und legen Sie das Ereignis dann an.

Bei einem bereits angelegten Ereignis tippen Sie auf seiner Detailseite auf „Répéter cet événement“ (Dieses Ereignis wiederholen). Bei einer bestehenden Serie tippen Sie auf „Modifier la répétition“ (Wiederholung ändern) und dann auf „Enregistrer la répétition“ (Wiederholung speichern): Die neue Regel gilt für die gesamte Serie.

Einen einzelnen Termin einer Serie bearbeiten

Tippen Sie in der Planung auf den gewünschten Einzeltermin: Die Detailseite zeigt „Occurrence du …“ (Einzeltermin vom …).
Wählen Sie im Block „Série“ (Serie) „Modifier cette occurrence“ (Diesen Einzeltermin ändern), „Annuler cette occurrence“ (Diesen Einzeltermin absagen) oder „Arrêter la série à partir d'ici“ (Serie ab hier beenden).
Bestätigen Sie: Jede Aktion, die die Serie betrifft, verlangt eine Bestätigung in Klartext.

Ein gesondert geänderter Einzeltermin trägt den Vermerk „Déplacée“ (Verschoben) in der Liste „Prochaines occurrences“ (Nächste Einzeltermine). Um die ganze Serie abzusagen, verwenden Sie „Annuler la série“ (Serie absagen) im Block „Statut“ (Status).

Auf der Detailseite eines Einzeltermins ändern die Informationsfelder die ganze Serie; nur die Aktionen im Block Série und im Block Statut betreffen den geöffneten Einzeltermin.

Einen Termin als erledigt markieren

Öffnen Sie die Detailseite des Termins.
Tippen Sie im Block Statut auf „Marquer comme réalisé“ (Als erledigt markieren).
Der Status wechselt zu „Terminé“ (Abgeschlossen) und ein Block „Réalisation“ (Durchführung) erscheint. Ist der Termin abrechenbar, wandert er zu „À facturer“ (Zu berechnen).

Die Schaltfläche erscheint erst ab dem Beginn des Termins. Derselbe Block bietet Marquer « à déplacer » (Als „zu verschieben“ markieren) für einen Termin, der neu geplant werden muss, und „Annuler cet événement“ (Dieses Ereignis absagen) mit Bestätigung.

Termine nach Kategorie ordnen

Tippen Sie auf der Detailseite eines Termins im Block „Catégories“ (Kategorien) auf „Ajouter“ (Hinzufügen).
Tippen Sie auf eine Kategorie, um sie hinzuzufügen oder zu entfernen, und dann auf Terminé (Fertig).
Tippen Sie in der Planung über dem Raster auf eine Kategorie, um nur diese anzuzeigen; „Toutes“ (Alle) oder „Effacer le filtre“ (Filter löschen) stellt die vollständige Anzeige wieder her.

Um Ihre Kategorien anzulegen, öffnen Sie „Paramètres“ (Einstellungen) → „Catégories“ (Kategorien) und dann die Karte „Nouvelle catégorie“ (Neue Kategorie): Geben Sie den „Nom“ (Namen) ein, wählen Sie eine Farbe und tippen Sie auf „Créer la catégorie“ (Kategorie anlegen). Jede Kategorie kann mit einem Kunden und einem Projekt verknüpft werden: Importierte Termine mit dieser Kategorie werden ihnen dann zugeordnet. Wenn Ihre Rolle es erlaubt, färbt der Schalter „Colorer les rendez-vous par catégorie“ (Termine nach Kategorie einfärben) die Planung der gesamten Organisation ein.

Die eigene Planung mit dem Team teilen

Wählen Sie im Formular eines Termins „Visible par l'équipe“ (Für das Team sichtbar): „Détails visibles“ (Details sichtbar) oder „Occupé seulement“ (Nur „Belegt“).
Wenn Ihre Rolle die Verwaltung der Teamplanung erlaubt, wählen Sie außerdem das Mitglied unter „Attribué à“ (Zugewiesen an).
Die Standardauswahl stellen Sie unter Paramètres → „Profil“ (Profil) in der Karte „Partage du planning par défaut“ (Standardfreigabe der Planung) ein.

Wenn Ihre Rolle es erlaubt, bietet die Planung „Mon planning“ (Meine Planung) oder „Équipe“ (Team) sowie einen Filter nach Mitglied. Die Termine anderer tragen deren Initialen und Farbe.

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Schaltfläche „Nouvel événement“ nicht?

Ihre Rolle erlaubt nur das Ansehen der Planung. Die Detailseiten bleiben lesbar, aber ohne Schaltfläche zum Bearbeiten.

Was bedeutet ein schraffierter Zeitraum „Occupé“ (Belegt)?

Das ist ein Termin eines anderen Mitglieds, das die Details nicht teilt. Sichtbar ist nur der Zeitraum: weder Titel noch Ort noch Kunde. Ein „Occupé“ mit einem Namen dahinter (zum Beispiel „Occupé · Famille“) ist ein Ereignis aus einem externen Kalender, den Sie hinzugefügt haben; nur Sie sehen es.

Warum erscheint „Marquer comme réalisé“ nicht?

Der Termin hat noch nicht begonnen. Die Schaltfläche erscheint ab seinem Beginn.

Ich kann den Titel eines Termins aus Outlook nicht ändern: Ist das normal?

Ja. Titel, Zeiten, Ort und Beschreibung korrigieren Sie in Outlook über „Ouvrir dans Outlook“ (In Outlook öffnen). Kunde, Projekt, Typ und Facturable bleiben in SheepOS änderbar. Auch die Absage erfolgt über Outlook.

Wie importiere ich meinen Outlook-Kalender?

Wenn das Modul Outlook aktiviert ist, öffnen Sie Paramètres → „Intégrations“ (Integrationen), tippen auf „Connecter Outlook“ (Outlook verbinden), haken Ihre „Calendriers à importer“ (Zu importierende Kalender) an und tippen auf „Enregistrer la sélection“ (Auswahl speichern).

Kann ich den Kalender meiner Familie (FamilyWall) in meiner Planung sehen?

Ja, schreibgeschützt: Öffnen Sie Paramètres → „Calendriers externes“ (Externe Kalender) und fügen Sie den iCal-Link des Kalenders hinzu. Seine Termine erscheinen in Ihrer Planung als „Occupé“ (Belegt), in der gewählten Farbe, ohne Karteikarte zum Öffnen, und blockieren Ihre Zeiten für Online-Termine. Nur Sie sehen sie. Siehe FamilyWall verbinden.

Erscheinen meine SheepOS-Termine in Outlook?

Standardmäßig nicht: Der Import aus Outlook ist schreibgeschützt. Sie können „Envoyer mes rendez-vous SheepOS dans Outlook“ (Meine SheepOS-Termine an Outlook senden) unter Paramètres → Intégrations aktivieren: Ihre Termine werden dann in einen eigenen Kalender „SheepOS“ (oder in einen Kalender Ihrer Wahl) geschrieben und danach aktuell gehalten. Siehe Einstellungen.

Wo sind meine abgesagten Termine geblieben?

Sie sind standardmäßig ausgeblendet. Aktivieren Sie Afficher les rendez-vous annulés über dem Raster; diese Auswahl wird auf dem Gerät gespeichert.

Siehe auch

Online-Termine

In Paramètres, Objectifs (Einstellungen, Ziele) öffnet die Karte „Rendez-vous en ligne“ (Online-Termine) eine öffentliche Seite, auf der Ihre Kunden und Interessenten einen freien Zeitraum Ihrer Planung buchen.

Stellen Sie die Dauer, den Puffer zwischen zwei Terminen, die Mindestvorlaufzeit, den Planungshorizont, das Maximum pro Tag, Ihre Zeitzone und Ihre wöchentlichen Verfügbarkeitszeiten ein.
Kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn Ihrer E-Mail-Signatur oder Ihrer Website hinzu. Besucher sehen nur freie Uhrzeiten, niemals den Inhalt Ihres Kalenders.
Jede Buchung legt den Termin in Ihrer Planung an. Ist die Adresse des Besuchers unbekannt, wird ein Interessent mit seiner gespeicherten Einwilligung angelegt; andernfalls wird der Termin seiner Kundenakte zugeordnet. Der Besucher erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zum Absagen.
Das Formular „Nous écrire“ (Schreiben Sie uns) derselben Seite legt einen Interessenten an.
„Remplacer le lien“ (Link ersetzen) schaltet den alten Link ab. Entfernen Sie den Haken bei „Page ouverte au public“ (Seite öffentlich zugänglich), um Buchungen auszusetzen.
Um einem Kunden seinen eigenen Link zu geben, öffnen Sie seine Kundenakte, Tab „Espace client“ (Kundenbereich) (siehe Kunden).
Wenn Sie den Versand an Outlook aktivieren, werden auch online gebuchte Termine dorthin geschrieben (siehe Einstellungen).