Unbezahlte Rechnung mahnen: Mustermails für jeden Schritt

Eine unbezahlte Rechnung ist kein Schicksal und auch nicht zwangsläufig ein Konflikt. Die meisten Verzögerungen entstehen durch ein Versehen, eine falsch adressierte Rechnung oder einen langsamen Freigabeweg. Eine schrittweise Mahnung, erst höflich, dann bestimmter, löst die allermeisten Fälle, ohne die Beziehung zu beschädigen. Hier ist ein Plan in vier Schritten, mit je einer Mustermail. Die Muster sind Beispielbriefe an einen Kunden nach französischem Recht, in der Sprache dieser Seite wiedergegeben; die zitierten Rechtsgrundlagen sind französisch (Code de commerce, das französische Handelsgesetzbuch). Informationen am 10.10.2026 geprüft.

Vor dem Mahnen: drei Prüfungen

1. Ist die Rechnung wirklich angekommen? Prüfen Sie die Adresse, den richtigen Empfänger und die Angabe einer vom Kunden verlangten Bestellnummer.
2. Ist die Fälligkeit wirklich überschritten? Zählen Sie ab dem auf der Rechnung angegebenen Zahlungsdatum.
3. Gibt es eine Teilzahlung oder einen Streit? Dann klären Sie zuerst die Sache selbst.

Erinnerung an die nützlichen Regeln, an Service-public.fr und Légifrance (dem offiziellen französischen Rechtsportal; Code de commerce, Artikel L441-10) zu prüfen:

• zwischen Unternehmen muss die Rechnung den Satz der Verzugszinsen und die Pauschale von 40 € für Einziehungskosten nennen;
• diese Verzugszinsen sind ab dem Tag nach der Fälligkeit ohne vorherige Mahnung geschuldet, aber der Satz darf einen gesetzlich festgelegten Mindestsatz nicht unterschreiten;
• die Pauschale von 40 € ist je unbezahlter Rechnung geschuldet; sie gilt nicht gegenüber einem Privatkunden.

Schritt 1: die freundliche Erinnerung (1 bis 7 Tage nach der Fälligkeit)

Neutraler Ton: Man unterstellt ein Versehen.

Betreff: Rechnung Nr. [Nummer] – Zahlungserinnerung

Guten Tag [Vorname],

wenn ich mich nicht irre, wurde die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] € inkl. MwSt., fällig am [Fälligkeitsdatum], noch nicht beglichen. Ich füge sie Ihnen erneut bei.

Falls die Zahlung bereits veranlasst wurde, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.

Freundliche Grüße [Name]

Schritt 2: die bestimmte Mahnung (10 bis 15 Tage nach der Fälligkeit)

Man bittet um ein genaues Zahlungsdatum.

Betreff: Rechnung Nr. [Nummer] unbezahlt – bitte teilen Sie uns das Zahlungsdatum mit

Guten Tag [Vorname],

auf meine vorherige Nachricht habe ich keine Antwort erhalten. Die Rechnung Nr. [Nummer] ([Betrag] € inkl. MwSt.), fällig am [Fälligkeitsdatum], ist weiterhin unbezahlt. Können Sie mir innerhalb von 5 Tagen das vorgesehene Zahlungsdatum bestätigen?

Ich stehe gern zur Verfügung, falls etwas die Zahlung blockiert.

Freundliche Grüße [Name]

Ein Telefonat, das Sie anschließend schriftlich festhalten, funktioniert in diesem Schritt sehr gut.

Schritt 3: die letzte Mahnung vor der Mahnung mit Fristsetzung (etwa 30 Tage)

Man erinnert an die Folgen, die Ihre Verkaufsbedingungen vorsehen.

Betreff: Letzte Zahlungserinnerung vor förmlicher Mahnung – Rechnung Nr. [Nummer]

Guten Tag [Vorname],

trotz meiner Erinnerungen vom [Daten] ist die Rechnung Nr. [Nummer] ([Betrag] € inkl. MwSt., fällig am [Datum]) weiterhin unbezahlt. Gemäß meinen Verkaufsbedingungen sind Verzugszinsen in Höhe von [Satz] % und die Einziehungspauschale von 40 € geschuldet.

Wenn die Zahlung nicht innerhalb von 8 Tagen eingeht, sehe ich mich gezwungen, Ihnen eine förmliche Mahnung („mise en demeure“) zuzusenden.

Freundliche Grüße [Name]

Schritt 4: die förmliche Mahnung („mise en demeure“)

Das ist ein Einschreiben mit Rückschein, das eine Frist setzt (oft 8 bis 15 Tage) und ankündigt, dass Sie ein Beitreibungsverfahren einleiten werden. Es legt förmlich den Ausgangspunkt für bestimmte weitere Schritte fest. Geben Sie den Hauptbetrag, die berechneten Verzugszinsen und die Anlagen an (Rechnung, unterzeichnetes Angebot oder unterzeichnete Bestellung, vorherige Mahnungen).

Betreff: Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung – Rechnung Nr. [Nummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit fordere ich Sie förmlich auf, mir innerhalb von [8 / 15] Tagen nach Erhalt dieses Schreibens den Betrag von [Hauptbetrag] € zu zahlen, entsprechend der Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum], zuzüglich der Verzugszinsen ([Betrag] €) und der Einziehungspauschale von 40 €.

Andernfalls werde ich die mir zur Verfügung stehenden Beitreibungsverfahren einleiten.

Mit freundlichen Grüßen [Name, Adresse]

Bleibt die förmliche Mahnung ohne Wirkung, hängen die möglichen weiteren Schritte (Mediation, Mahnbescheid, Gerichtsvollzieher) von der Höhe des Betrags und Ihrer Situation ab: Informieren Sie sich bei Service-public.fr oder bei einem Rechtsberater. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Vorbeugen statt mahnen

• Nennen Sie auf jeder Rechnung die Fälligkeit, die Verzugszinsen und die Pauschale von 40 €: siehe die Pflichtangaben.
• Senden Sie die Rechnung sofort nach Abschluss der Leistung, an den richtigen Ansprechpartner.
• Verlangen Sie bei größeren Beträgen eine Anzahlung.
• Tragen Sie die Fälligkeiten wichtiger Rechnungen in Ihren Kalender ein.

Zusammengefasst

Mahnen Sie früh, schriftlich, mit einem Ton, der sich schrittweise steigert, und bewahren Sie von jedem Austausch einen Nachweis auf. Die obigen Muster sind Grundlagen zum Anpassen; die französischen Regeln zur Beitreibung sind an den offiziellen Quellen zu prüfen.