Ferienvermietung

Das Modul „Locations“ (Ferienvermietung) verwaltet Ihre Unterkünfte in der Ferienvermietung: Belegungsplan der Aufenthalte, Buchungen und Gäste, Auszahlungen der Plattformen, Kurtaxe und Ergebnis jeder Unterkunft. Es richtet sich an Eigentümer, die selbst vermieten, zum Beispiel ein Studio in Annecy und ein Chalet in La Clusaz.

Die Kurtaxe und die anderen hier beschriebenen Formalitäten folgen französischen Regeln (Gemeinden in Frankreich); sie gelten nicht für Unterkünfte in Deutschland oder Italien.

Der Belegungsplan der Vermietung mit den Aufenthalten jeder Unterkunft

Das Modul muss unter „Paramètres“ (Einstellungen) → „Personnalisation“ (Anpassung) aktiviert werden. Öffnen Sie „Locations“ im Menü: Die Tabs „Planning“ (Belegungsplan), „Réservations“ (Buchungen), „Tableau de bord“ (Dashboard), „Versements“ (Auszahlungen) und „Dépenses“ (Ausgaben) stehen vorn, die übrigen Bildschirme unter „Plus“ (Mehr). Jeder Tab erscheint nur, wenn Ihre Rolle es erlaubt.

Häufige Aufgaben

Unterkünfte, Plattformen und Inserate anlegen

Öffnen Sie „Paramètres“ → „Locations“, Abschnitt „Logements et annonces“ (Unterkünfte und Inserate) (oder „Plus“ → „Paramètres des locations“).
Geben Sie unter „Logements“ (Unterkünfte) den „Nom du logement“ (Name der Unterkunft), die „Capacité (personnes)“ (Kapazität (Personen)) und die Ankunfts- und Abreisezeiten ein und klicken Sie dann auf „Ajouter le logement“ (Unterkunft hinzufügen).
Klicken Sie unter „Plateformes“ (Plattformen) zum Beispiel auf „Ajouter Airbnb“ (Airbnb hinzufügen) oder legen Sie Ihre eigene mit „Ajouter la plateforme“ (Plattform hinzufügen) an. Tragen Sie Ihre „Commission hôte (%)“ (Gastgeberprovision (%)) ein: Es wird keine angenommen.
Verknüpfen Sie unter „Annonces“ (Inserate) eine Unterkunft mit einer Plattform und klicken Sie dann auf „Ajouter l’annonce“ (Inserat hinzufügen).

Eine Plattform „Direct“ (Direkt) eignet sich für Buchungen ohne Vermittler.

Die Kalender der Plattformen verknüpfen

Öffnen Sie „Paramètres“ → „Locations“, Abschnitt „Plateformes et calendriers“ (Plattformen und Kalender).
Fügen Sie unter „Calendriers des plateformes“ (Kalender der Plattformen) die iCal-Exportadresse jedes Inserats ein und klicken Sie auf „Enregistrer“ (Speichern). Gebuchte Aufenthalte werden alle 15 Minuten importiert.
Klicken Sie unter „Bloquer les dates sur les plateformes“ (Termine auf den Plattformen sperren) auf „Créer le lien“ (Link erstellen), kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn in die Plattform ein. Anderswo vergebene Termine erscheinen dort als „Indisponible“ (nicht verfügbar).

Ein auf diese Weise importierter Aufenthalt hat weder Beträge noch die genaue Zahl der Gäste: Ergänzen Sie sie auf seinem Datenblatt. Nichts wird je von selbst storniert; ein Aufenthalt, der aus dem Kalender verschwunden ist, wird zur Prüfung gemeldet.

Den Belegungsplan ansehen und Termine sperren

Öffnen Sie „Locations“ → „Planning“. Wählen Sie die Ansicht „Calendrier“ (Kalender) oder „Frise“ (Zeitleiste).
Klicken Sie auf eine freie Nacht und dann auf den Abreisetag, um einen Zeitraum auszuwählen.
Klicken Sie auf „Réserver“ (Buchen), um eine Buchung zu erfassen, oder auf „Bloquer des dates“ (Termine sperren), wählen Sie einen „Motif“ (Grund) (private Nutzung, Arbeiten …) und klicken Sie auf „Bloquer“ (Sperren).

Um Termine wieder freizugeben, klicken Sie auf die Sperrung und dann auf „Débloquer ces dates“ (Diese Termine freigeben). Unter dem Belegungsplan hilft die Liste „Arrivées et départs des 30 prochains jours“ (Ankünfte und Abreisen der nächsten Tage), die kommenden Wochen vorzubereiten.

Eine Buchung erfassen und verfolgen

Klicken Sie auf „Nouvelle réservation“ (Neue Buchung).
Wählen Sie die „Logement“ (Unterkunft) und die „Plateforme“, die Daten für „Arrivée“ (Ankunft) und „Départ“ (Abreise), die Zahl der „Adultes“ (Erwachsene) und bei Bedarf den „Code de réservation“ (Buchungscode).
Klicken Sie auf „Enregistrer la réservation“ (Buchung speichern). Eine Buchung, die mit einer anderen kollidiert, wird gemeldet.
Ergänzen Sie auf dem Datenblatt den „Voyageur“ (Gast) und die „Montants“ (Beträge) und klicken Sie dann auf „Enregistrer les montants“ (Beträge speichern).

Der Tab „Réservations“ listet alle Buchungen auf („À venir“ (Bevorstehend), „Passées“ (Vergangen), „Annulées“ (Storniert), „Toutes“ (Alle)), mit einer Suche nach Code, Gast oder Notiz. Der Vermerk „Montant à compléter“ (Betrag zu ergänzen) kennzeichnet einen Aufenthalt ohne Beträge.

Zum Stornieren klicken Sie auf dem Datenblatt auf „Annuler la réservation“ (Buchung stornieren), geben „Qui annule ?“ (Wer storniert?) an und beantworten dann „Et l’argent ?“ (Und das Geld?): „Remboursement total“ (Vollständige Erstattung), „Remboursement partiel“ (Teilerstattung) oder „Frais d’annulation conservés“ (Stornogebühren einbehalten), mit dem Betrag. „Rétablir la réservation“ (Buchung wiederherstellen) bestätigt sie erneut, wenn ihre Termine noch frei sind. „Supprimer la réservation“ (Buchung löschen) ist Fehleingaben vorbehalten.

Per E-Mail eingegangene oder im Kalender erfasste Buchungen freigeben

Klicken Sie unter „Paramètres“ → „Locations“ → „Plateformes et calendriers“ unter „Boîtes mail de réservation“ (Buchungs-Postfächer) auf „Ajouter une boîte“ (Postfach hinzufügen). SheepOS liest nur E-Mails autorisierter Absender (Airbnb, Booking.com …).
Öffnen Sie „Locations“ → „Plus“ → „Mails à valider“ (Zu bestätigende E-Mails).
Haken Sie bei jedem Vorschlag (neue Buchung, zu ergänzende Felder, Stornierung, Auszahlung) die zu übernehmenden Felder an und klicken Sie dann auf „Appliquer“ (Anwenden) oder „Ignorer“ (Ignorieren).

Bis zu dem Datum, das unter „Appliquer automatiquement à partir du“ (Automatisch anwenden ab dem) angegeben ist (dem Beobachtungszeitraum), muss alles bestätigt werden; danach werden nur eindeutige E-Mails (erkannter Buchungscode, sichere Felder) von selbst angewendet, nie eine Stornierung. Bleibt das Feld leer, findet keine automatische Anwendung statt. Die Schaltfläche „Activer maintenant“ (Jetzt aktivieren) beendet den Beobachtungszeitraum sofort. Wenn Sie Ihre Aufenthalte im Kalender notiert haben, liefert auch „Plus“ → „Reprise de l’agenda“ (Kalenderübernahme) Vorschläge, mit „Reprendre mes réservations saisies dans l’agenda“ (Meine im Kalender erfassten Buchungen übernehmen).

Das Einlesen des Verlaufs eines Postfachs einstellen

Klicken Sie unter „Paramètres“ → „Locations“ → „Plateformes et calendriers“, unter „Boîtes mail de réservation“, neben dem Postfach auf „Modifier“ (Bearbeiten) (oder auf „Ajouter une boîte“).
Wählen Sie unter „Historique lu“ (Gelesener Verlauf) „N derniers jours“ (die letzten N Tage), „1 an“ (ein Jahr) oder „Depuis toujours“ (seit jeher). Beim ersten Abruf werden die E-Mails dieses Zeitraums gelesen; danach nur noch die neuen.
Um den gesamten Zeitraum erneut zu lesen, klicken Sie auf der Karte des Postfachs auf „Relire l’historique“ (Verlauf erneut lesen). Ein langer Verlauf wird bei jedem Abruf (alle 15 Minuten) in Paketen von 50 E-Mails gelesen, von der ältesten zur neuesten: Das erste vollständige Einlesen kann mehrere Stunden dauern.
Nichts wird gesammelt angewendet: Bis zum Datum der automatischen Anwendung läuft alles über „Propositions à valider“ (Zu bestätigende Vorschläge).

Airbnb-E-Mails mit „Demande pour…“ werden erkannt: Sie landen mit dem Badge „Demande de réservation à traiter“ (Buchungsanfrage zu bearbeiten) in den Vorschlägen, ohne eine Buchung anzulegen. Antworten Sie dem Gast über Airbnb und markieren Sie die Anfrage dann als bearbeitet.

E-Mails werden in der Reihenfolge ihres Eingangs verarbeitet: Wenn Sie eine Buchung erhalten, dann deren Stornierung, dann eine neue Buchung zu denselben Terminen, wird die vor der neuen Buchung eingegangene Stornierung zuerst angewendet, wenn Sie diese bestätigen, und die Termine werden ohne Konflikt frei. Nennt eine Auszahlungs-E-Mail nur eine einzige Buchung, wird ihr der gesamte ausgezahlte Betrag zugeordnet: Der erwartete Betrag, berechnet aus Provision und Gebühren, ist nur eine Schätzung.

Die Stornierungen des Verlaufs erneut abspielen

Öffnen Sie „Locations“ → „Plus“ → „Mails à valider“ (die Seite „Propositions à valider“).
Klicken Sie auf „Rejouer les annulations de l’historique“ (Stornierungen des Verlaufs erneut abspielen). SheepOS liest alle Ihre Buchungs-E-Mails ohne Datumsgrenze erneut und zeigt zuerst eine Vorschau: Noch wird nichts geändert.
Die Vorschau ordnet jede Stornierung ein als „Séjour annulé“ (Aufenthalt storniert), „Création écartée“ (Anlegen verworfen) oder „À valider à la main“ (Von Hand zu bestätigen), mit dem Grund (zum Beispiel Zuordnung nur über Daten, Aufenthalt nicht gefunden, Aufenthalt noch nicht beendet, E-Mail nach der Abreise eingegangen) und den beibehaltenen Auszahlungen.
Klicken Sie auf „Appliquer“, um zu bestätigen, oder auf „Annuler“ (Abbrechen), um nichts zu ändern.

Angewendet werden nur Stornierungen eines bereits vergangenen Aufenthalts, die vor seiner Abreise eingegangen sind und über den Buchungscode zugeordnet werden. Eine am Abreisetag oder danach eingegangene Stornierung wird nicht angewendet. Bereits ausgezahlte Beträge bleiben erhalten.

Einen Kontoauszug importieren und Auszahlungen abgleichen

Exportieren Sie auf Airbnb den Transaktionsverlauf als CSV.
Öffnen Sie „Locations“ → „Plus“ → „Import de relevés“ (Import von Kontoauszügen), wählen Sie den „Canal Airbnb“ (Kanal Airbnb) und die Datei und klicken Sie dann auf „Aperçu“ (Vorschau): Noch wird nichts gespeichert. Prüfen Sie und klicken Sie dann auf „Importer“ (Importieren).
Öffnen Sie „Locations“ → „Versements“ und klicken Sie auf „Rapprocher automatiquement“ (Automatisch abgleichen): SheepOS verteilt die Auszahlungen anhand des Buchungscodes oder des Betrags auf die Aufenthalte.
Für eine Überweisung, die außerhalb eines Kontoauszugs eingegangen ist, klicken Sie auf „Enregistrer un versement“ (Auszahlung erfassen), geben Datum und Betrag ein und verteilen sie bei Bedarf auf mehrere Aufenthalte.
Klicken Sie bei einer Auszahlung „Non réparti“ (Nicht verteilt) auf „Répartir“ (Verteilen), wählen Sie unter den „Séjours proposés“ (Vorgeschlagene Aufenthalte) und dann „Enregistrer la répartition“ (Verteilung speichern).

Beim Import ersetzen die tatsächlichen Beträge die Schätzungen. Ein unbekannter Aufenthalt wird gemeldet, nie angelegt, und der erneute Import desselben Kontoauszugs verdoppelt nichts. Jeder Aufenthalt zeigt den Status seiner Auszahlung: „En attente“ (Ausstehend), „Réglé“ (Beglichen), „Partiel“ (Teilweise), „Versement manquant“ (Auszahlung fehlt) oder „Écart à vérifier“ (Abweichung prüfen).

Die Kurtaxe melden

Fügen Sie unter „Paramètres“ → „Locations“ → „Taxe de séjour“ (Kurtaxe) die Gemeinde hinzu, tragen Sie ihre Regel so ein, wie sie sie veröffentlicht (es wird kein Tarif mitgeliefert), und ordnen Sie dann jede Unterkunft ihrer Gemeinde zu.
Geben Sie für jedes Inserat an, ob „La plateforme collecte la taxe de séjour“ (Die Plattform erhebt die Kurtaxe).
Öffnen Sie „Locations“ → „Plus“ → „Taxe de séjour“ und wählen Sie den Zeitraum: Die Seite zeigt den Betrag „À reverser“ (Abzuführen), den Sie abführen müssen.
Klicken Sie auf „Préparer la déclaration“ (Meldung vorbereiten), prüfen Sie sie und klicken Sie dann auf „Marquer comme déposée“ (Als eingereicht markieren), sobald sie bei der Gemeinde eingereicht ist. Ein Fehler wird mit „Rectifier“ (Berichtigen) korrigiert.

Ein aus dem Kalender importierter Aufenthalt wird mit 1 Erwachsenen gezählt, solange Sie die Zahl der Gäste nicht geprüft und gespeichert haben.

Die Ergebnisse verfolgen

„Tableau de bord“: Einnahmen, Zahlungseingänge, Auslastung und Ergebnis im gewählten Zeitraum, je Unterkunft und je Plattform. „Exporter en CSV“ (Als CSV exportieren), um die Zahlen aufzubewahren.
„Plus“ → „Objectifs“ (Ziele): Legen Sie ein Ziel je Monat fest, für alle Unterkünfte oder nur eine, und klicken Sie dann auf „Enregistrer les objectifs“ (Ziele speichern).
„Dépenses“: die den Unterkünften zugeordneten Ausgaben (Instandhaltung, Wäsche, Arbeiten …). „Nouvelle dépense“ (Neue Ausgabe) fügt eine hinzu; sie fließen in das Ergebnis jeder Unterkunft ein.
„Plus“ → „Synthèse annuelle“ (Jahresübersicht): die Tabelle je Unterkunft für Ihren Buchhalter, mit „Exporter (CSV)“, indikativen Rückstellungen und, bei Miteigentum, den Anteilen jedes Einzelnen.

Häufige Fragen

Wie organisiere ich die Reinigung zwischen zwei Aufenthalten?

Wählen Sie unter „Paramètres“ → „Locations“ → „Ménage“ (Reinigung) für jede Unterkunft „Pas de tâche“ (Keine Aufgabe), „Moi-même“ (Ich selbst) oder „Un prestataire“ (Ein Dienstleister) und klicken Sie dann auf „Enregistrer“. Für jeden bestätigten Aufenthalt legt SheepOS dann unter „Tâches“ (Aufgaben) eine Aufgabe „Ménage“ an, fällig zur nächsten Ankunft. Ein stornierter Aufenthalt storniert seine Aufgabe; geänderte Termine verschieben sie.

Werde ich benachrichtigt, wenn eine Buchung eingeht?

Ja. Eine Buchung, die über Airbnb, Booking oder Ihren Kalender eingeht, und jede erhaltene Stornierung werden Ihnen in der Anwendung und auf Ihrem Telefon gemeldet: Gast, Unterkunft und Termine, mit einem Link zur Buchung. Was Sie selbst erfassen oder bestätigen, löst keine Benachrichtigung aus. Jeder Typ lässt sich unter „Paramètres“ → „Notifications et rappels“ (Benachrichtigungen und Erinnerungen), Karte „Quelles notifications recevoir“ (Welche Benachrichtigungen erhalten), Gruppe „Locations“, abschalten.

Warum bleiben meine Zahlen bei 0?

Aus einem Kalender importierte Aufenthalte haben keine Beträge. Ergänzen Sie sie auf jedem Datenblatt, importieren Sie einen Airbnb-Kontoauszug oder bestätigen Sie die Buchungs-E-Mails.

Ist „Payé par les voyageurs“ mein Einkommen?

Nein. Das ist die Gesamtsumme, die die Gäste bezahlt haben, einschließlich Servicegebühren und Kurtaxe. Das „Résultat“ (Ergebnis) zieht die Gebühren der Plattformen, die Ausgaben der Unterkünfte und die Fahrten ab. („Payé par les voyageurs“ bedeutet: von den Gästen bezahlt.)

Kann SheepOS eine Buchung von allein stornieren?

Nein. Ein aus dem Kalender einer Plattform verschwundener Aufenthalt wird nur gemeldet, und eine per E-Mail eingegangene Stornierung muss immer bestätigt werden.

Wer kann die Vermietungen sehen?

Je nach Rolle: Ein „Coïndivisaire“ (Miteigentümer) sieht Buchungen, Einnahmen und Übersicht; ein „Prestataire ménage“ (Reinigungsdienstleister) sieht nur den Belegungsplan der Unterkünfte und seine Reinigungsaufgaben, ohne Beträge oder Kontaktdaten von Gästen. Siehe Rôles et équipes.

Wie lange werden die Daten der Gäste aufbewahrt?

Die Anzahl der Monate stellen Sie unter „Paramètres“ → „Locations“ → „Voyageurs“ (Reisende) ein. Danach werden Namen und Kontaktdaten gelöscht; Buchungen und Beträge bleiben erhalten.