La rubrique Signatures permet d'envoyer n'importe quel document PDF à signer : un PDF que vous déposez, un document de la GED, un devis, une facture émise ou un contrat. SheepOS propose une signature électronique simple : le signataire lit le document, saisit son nom, confirme avec un code reçu par e-mail, et SheepOS conserve les preuves.
Tâches courantes
Envoyer un document en signature
- Ouvrez Signatures puis appuyez sur Nouvelle demande, ou utilisez le bouton Envoyer en signature d'une fiche client, d'un projet, d'un document, d'un devis ou d'une facture.
- Choisissez le document : déposez un PDF ou sélectionnez-en un dans la GED, un devis ou une facture.
- Ajoutez les signataires (jusqu'à 5), leur rôle (signataire, approbateur qui valide sans signer, ou copie pour information) et l'ordre : l'un après l'autre ou tous en même temps.
- Placez les zones sur les pages : signature, paraphe, date, case à cocher ou texte. Faites glisser une zone depuis la palette, déplacez-la ou redimensionnez-la ; au clavier, les flèches déplacent la zone sélectionnée.
- Réglez le message, la durée de validité (14 jours par défaut) et les rappels, puis relisez le récapitulatif et appuyez sur Envoyer.
Vous pouvez enregistrer ces réglages comme modèle d'envoi pour les réutiliser.
Suivre une demande
La liste indique pour chaque demande l'avancement (par exemple « 1 sur 2 signé »), l'échéance et l'état. La fiche d'une demande montre chaque signataire : envoyé, ouvert, signé ou refusé. Vous pouvez relancer, révoquer la demande avec un motif, ou générer un nouveau lien pour un signataire (l'ancien lien cesse de fonctionner et le nouveau n'est affiché qu'une fois).
Retrouver le document signé
Quand tout le monde a signé, SheepOS range le document final et son certificat de preuve dans la GED, dans « Preuves de signature ». Le client y a accès depuis son espace client.
Vérifier un document
La page Vérifier un document calcule l'empreinte d'un PDF dans votre navigateur (le fichier n'est pas envoyé) et indique si une demande de signature correspond à ce fichier.
À savoir
La signature électronique simple est recevable, mais son poids probant reste apprécié au cas par cas. Pour certains actes (cautionnement, certains baux, actes qui exigent un notaire), une autre forme de signature peut être nécessaire : faites relire l'acte par un professionnel du droit.
