Datenschutzerklärung

Version 2.2 · Stand: 20. Oktober 2026.

Diese Seite beschreibt, welche Daten SheepOS verarbeitet, warum, mit wem und wie lange. Sie gilt für die Website und die Anwendung. Es gilt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO; auf Französisch RGPD).

1. Wer ist verantwortlich, und wofür?

TB-IT (Bastien HUGUES, Einzelunternehmen (französischer Micro-Entrepreneur)), 6 rue Simone de Beauvoir, 67380 Lingolsheim, France, gibt SheepOS heraus. Kontakt für Ihre Daten: contact@tb-it.fr; für den Dienst: support@tb-it.fr.

• Verantwortlicher für die Daten, über deren Verwendung TB-IT entscheidet: Ihr Konto, Ihre Anmeldung, die Sicherheit, die Messung der Websitenutzung, die öffentliche Demo, der Support.
• Auftragsverarbeiter für das, was Sie über Ihre eigenen Kunden, Gäste, Kontakte und Korrespondenzpartner erfassen (Datensätze, Rechnungen, Dokumente, E-Mails). Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche: TB-IT verarbeitet sie in Ihrem Auftrag, ausschließlich um Ihnen den Dienst bereitzustellen.

2. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert, nie im Klartext), Sprache, Zeitzone, Zwei-Faktor-Authentifizierung, wenn Sie sie aktivieren. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Arbeitsdaten, die Sie erfassen: Kunden, Kontakte, Projekte, Kalender, Aufgaben, Zeiten, Fahrten, Rechnungen und Zahlungen, Vermietungen, Gäste, Ausgaben, Dokumente, E-Mail-Postfächer. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
• Sicherheit: IP-Adresse und Gerätetyp bei der Anmeldung, offene Sitzungen, Warnmeldung bei einer Anmeldung von einem neuen Gerät, Protokoll der Aktionen Ihrer Organisation. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Sicherheit des Dienstes).
• Service-E-Mails: Bestätigung, Einladung, Zurücksetzen, Warnmeldung und höchstens drei Willkommensnachrichten (am selben Tag, zwei Tage und sieben Tage danach), danach nichts mehr. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung; berechtigtes Interesse für die Begrüßung.
• Ausgestellte Rechnungen: aufbewahrt, um das (französische) Buchführungsrecht einzuhalten (gesetzliche Pflicht).
• Standort: nur wenn Sie ihn erlauben, im Moment einer Fahrt, um die Startadresse vorzuschlagen; nie fortlaufend verfolgt. Rechtsgrundlage: Einwilligung.
• Benachrichtigungen auf Ihrem Gerät: nur wenn Sie sie aktivieren. Rechtsgrundlage: Einwilligung.
• Herkunft der Registrierung: die gegebenenfalls vorhandene Kampagnenquelle („utm“-Parameter eines Links) und die Einstiegsseite, der Erstellung Ihres Bereichs zugeordnet, nur wenn diese Messung aktiv ist. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.
• Zufriedenheit: eine Bewertung von 1 bis 5 und ein freiwilliger Kommentar über einen Einmal-Link, ohne Konto und ohne Cookie.

SheepOS zeigt keine Werbung, verkauft keine Daten und verfolgt Ihr Surfen auf anderen Websites nicht.

3. SheepIA, der Assistent

Was es ist. SheepIA ist ein Assistent auf Grundlage eines Sprachmodells, das TB-IT selbst betreibt, auf Rechnern, die es kontrolliert. Der Inhalt Ihres Bereichs wird an keinen Anbieter künstlicher Intelligenz eines Dritten gesendet. Die Inhalte, die Sie ihm übergeben, dienen weder zum Training eines gemeinsamen Modells noch zur Verbesserung eines zwischen Kunden geteilten Modells.

Wann er etwas liest. SheepIA liest nichts im Hintergrund ohne Ihr Wissen: Er liest einen Inhalt, wenn Sie es verlangen („Proposer une réponse“ (Antwort vorschlagen), „Résumé“ (Zusammenfassung), Sortierung der zur Seite gelegten E-Mails, „Demander à SheepIA“ (SheepIA fragen) in den Dokumenten), oder, für die Funktionen, die Sie oder Ihre Organisation aktiviert haben (Zusammenfassung von Dokumenten, optionale Synthese des morgigen Tages), nur das, was Ihre Rolle Sie ohnehin lesen lässt. Er erhält kein Werkzeug zum Handeln: Er sendet, verschiebt und löscht nichts, er schreibt Text, den Sie prüfen. Als „secret“ (geheim) eingestufte Dokumente werden ihm nie zur Verfügung gestellt; ein Ordner oder ein Dokument kann für ihn gesperrt werden.

Was gespeichert wird. Der erzeugte Text, der auf Ihre Prüfung wartet, wird 10 Minuten nach Ende der Verarbeitung verschlüsselt aufbewahrt (höchstens 2 Stunden) und dann gelöscht. Pro Aufruf wird eine technische Zeile (Art der Operation, Organisation, Mitglied, Guthaben, Dauer, Anzahl der Token, Ergebnis) gespeichert, ohne jemals den Inhalt Ihrer Nachrichten, Anweisungen oder Entwürfe aufzuzeichnen. Jeder Aufruf wird gekennzeichnet und geprüft, bevor er das Modell erreicht: Zwei Organisationen teilen keinerlei Inhalt.

Privates Gedächtnis und Lernen. Um besser wie Sie zu schreiben, merkt sich SheepIA Ihre Schreibpräferenzen (Ton, Grußformel, Duzen), Ihre Beziehungen zu bestimmten Korrespondenzpartnern und Ihre Korrekturen an Entwürfen. Dieses Gedächtnis ist für jedes Mitglied privat: für die anderen Mitglieder, Administratoren eingeschlossen, und für den Herausgeber unsichtbar; mit dem Schlüssel des Mitglieds verschlüsselt; begrenzt (200 Korrekturen, 300 Beziehungen); nie mit der Organisation geteilt und nie für ein gemeinsames Modell verwendet. Das Lernen aus Ihren Korrekturen ist standardmäßig aktiviert; Sie können es jederzeit deaktivieren („Paramètres“ (Einstellungen), „Mes boîtes mail“ (Meine Postfächer), „Ce que SheepIA sait de moi“ (Was SheepIA über mich weiß)): Die Aufzeichnung endet sofort. Sie können auch alles einsehen, korrigieren oder löschen, vollständig oder Element für Element. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, Ihre Entwürfe zu verbessern, mit Ihrem Recht, mit einem Klick zu widersprechen.

Ihre Einstellungen. Ein Administrator kann SheepIA für die gesamte Organisation deaktivieren; jedes Mitglied kann es für sein E-Mail-Postfach ablehnen; eine persönliche Einstellung erlaubt es, ihm die Titel der Dokumente eines Kunden nicht zu übergeben; tägliche Guthaben begrenzen die Nutzung.

SheepIA kann sich irren. Seine Vorschläge können falsch oder unvollständig sein: Prüfen Sie sie immer, bevor Sie senden oder handeln. Keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet, wird von SheepIA automatisch getroffen. Wenn Sie ihm eine Nachricht übergeben, die Dritte (Kunden, Korrespondenzpartner) betrifft, bleiben Sie für die Information dieser Personen verantwortlich, wie bei jeder Verarbeitung im Rahmen Ihrer Tätigkeit.

4. Ihre E-Mail-Postfächer

Ein Mitglied kann ein Microsoft-365-Postfach (OAuth-Autorisierung) oder ein IMAP-Postfach (Host, Benutzername und App-Passwort, ausschließlich verschlüsselte Verbindung) verknüpfen. Gmail-Postfächer werden per IMAP mit einem App-Passwort verknüpft; eine OAuth-Verbindung von Google für das E-Mail-Postfach gibt es nicht.

• Was wir kopieren: die Ordner und die Nachrichten (Kopfzeilen, Text, Anhänge) im Rahmen des Verlaufs Ihres Tarifs. Die vollständige Kopie der Nachrichten und die Zugangsdaten des Postfachs sind mit einem Schlüssel verschlüsselt, der dem Mitglied eigen ist. Das Postfach ist privat: Die anderen Mitglieder, Administratoren eingeschlossen, haben über die Anwendung keinen Zugriff darauf.
• Was wir tun: anzeigen, durchsuchen, senden, Entwürfe speichern, verschieben oder archivieren, wenn Sie es verlangen. Kein automatischer Versand. Das HTML der Nachrichten wird bereinigt und in einem isolierten Rahmen angezeigt, externe Bilder sind standardmäßig blockiert.
• Trennung: Sie löscht die Kopien und entfernt die Zugangsdaten bei uns (und widerruft die Autorisierung beim Anbieter, sofern dieser es zulässt). Sie berührt Ihr Postfach beim Anbieter nicht.
• Buchungspostfächer (Vermietungen): nur lesend, nur von zugelassenen Absendern (Airbnb, Booking.com …); nur die Informationen der Buchung werden gespeichert (Daten, Gäste, Beträge, Code), nie die E-Mail.

5. Ihre Dokumente

Die Dateien werden verschlüsselt, bevor sie auf unseren Servern geschrieben werden, mit einem Datenschlüssel pro Organisation, einem pro privatem Bereich eines Mitglieds und einem pro Datei. Der private Bereich eines Mitglieds ist für Administratoren über die Anwendung nicht lesbar.

Eine Einschränkung, die Sie kennen sollten: Der Hauptschlüssel der Verschlüsselung liegt beim Server. Es handelt sich also nicht um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der der Herausgeber den Inhalt nicht lesen könnte: Sie schützt die gespeicherten Daten, und der Herausgeber greift in der Praxis nicht darauf zu (siehe „Was der Herausgeber sieht“).

6. Cookies und Speicher in Ihrem Browser

Es werden nur Cookies gesetzt, die für den Betrieb und die Sicherheit erforderlich sind (Anmeldung, laufende Registrierung, Wiedererkennung des Geräts zur Begrenzung missbräuchlicher Versuche), sowie Anzeigeeinstellungen und Zwischenspeicher in Ihrem Browser (darunter der Offline-Betrieb der installierten Anwendung). Keine Werbe-Cookies. Eine Reichweitenmessung der öffentlichen Website durch einen Dritten wird nur mit Ihrer Zustimmung aktiviert (Abschnitt 7). Die Einzelheiten, Name für Name, stehen auf der Seite Cookies und lokaler Speicher.

7. Reichweitenmessung der Website

Die Website meldet den Servern von SheepOS Ihre Ankunft (einmal pro Besuch: die Einstiegsseite ohne ihre Parameter, die Domain der Website, von der Sie kommen, den Gerätetyp und gegebenenfalls die Kampagnenquelle), jede aufgerufene Seite (Adresse ohne Parameter, Rubrik, Gerätetyp) und Ihre Klicks auf „Kostenloses Konto erstellen“ und „Demo ausprobieren“. Sonst nichts: weder Cookie noch gespeicherte IP-Adresse noch Kennung. Wenn Ihr Browser darum bittet, nicht verfolgt zu werden („Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“), wird nichts gemessen oder gespeichert. Diese Messwerte werden nach 30 Tagen gelöscht; nur Tagessummen, die keinen einzelnen Besucher betreffen, werden bis zu 5 Jahre aufbewahrt, um die Reichweite von einem Jahr zum nächsten zu vergleichen.

Die Reichweitenmessung von Google ist auf der öffentlichen Website aktiviert. Sie funktioniert nur, wenn Sie im Einwilligungsbanner zustimmen: Die Website lädt dann Google Tag Manager und Google Analytics, um ihre Nutzung zu messen (Seitenaufrufe, Herkunft, Gerätetyp). Diese Messung beruht auf Ihrer Einwilligung, die Sie folgenlos verweigern und jederzeit über den Seitenfuß widerrufen können. Empfänger der Daten ist Google: Ihr Browser kontaktiert dessen Server (IP-Adresse, Cookie-Kennung, aufgerufene Seiten, Gerätetyp), und die Daten können außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Die Speicherung und Weitergabe zu Werbezwecken sowie die Werbepersonalisierung sind abgelehnt, und die Messcookies werden höchstens 13 Monate aufbewahrt. Diese Messung betrifft nur die öffentliche Website, niemals die Anwendung oder Ihre Daten.

8. Was der Herausgeber sieht

TB-IT verfügt über eine Konsole, die für jeden Bereich nur übergreifende Kennzahlen zeigt (Tarif, Registrierungsdatum, letzte Aktivität, Anzahl der Mitglieder, Datenvolumen je Modul, Speicher) und den Kontakt seiner Inhaber. Der Inhalt Ihres Bereichs (Kunden, Rechnungen, Dokumente, E-Mails, Gedächtnis von SheepIA) ist dort nicht sichtbar; jeder Abruf wird protokolliert.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Die Buchungskalender, die Sie per Adresse verknüpfen (Airbnb, Booking.com …), werden unter der von Ihnen angegebenen Adresse gelesen; es werden ihnen keine Daten gesendet. Wir verkaufen keine Daten; wir können welche weitergeben, wenn das Gesetz oder eine zuständige Behörde es verlangt.

10. Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union

Ihre Daten werden in Frankreich gehostet. Außerhalb der Europäischen Union: die Schweiz (Angemessenheitsbeschluss) für den E-Mail-Versand, das Vereinigte Königreich (Angemessenheitsbeschluss) für die Kartenanfrage Ihres Browsers, Australien (Präfix eines Passwort-Hashwerts, ohne identifizierende Daten) und die Benachrichtigungsdienste Ihres Browsers, wenn Sie sie aktivieren. Kein Inhalt Ihres Bereichs wird außerhalb der Union übermittelt, es sei denn, Sie verknüpfen selbst einen externen Dienst (Microsoft …).

11. Aufbewahrungsfristen

12. Öffentliche Demo

Die Demo, die ohne Konto geöffnet werden kann, enthält ausschließlich fiktive Daten, die jede Nacht zurückgesetzt werden. Um SheepOS zu verbessern, wird dort jeder Besuch aufgezeichnet: Ankunftszeit, Gerätetyp und Browser (ohne Version), Sprache und Zeitzone des Browsers, ungefähres Land, ungefähre Region und ungefähre Stadt, Einstiegsseite und Herkunftswebsite, aufgerufene Seiten und in der Demo ausgeführte Aktionen. Keine IP-Adresse und keine Daten, die Ihre Identifizierung erlauben, werden aufbewahrt. Diese Informationen werden 30 Tage nach Ende des Besuchs gelöscht. Der ungefähre Ort wird aus der IP-Adresse mithilfe einer auf unseren eigenen Servern installierten Datenbank abgeleitet: Es wird kein Dienst eines Dritten abgefragt. IP Geolocation by DB-IP (Lizenz CC BY 4.0).

13. Wie Ihre Daten geschützt werden

Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), gehashte und gegen bekannte Datenlecks geprüfte Passwörter, verfügbare Zwei-Faktor-Authentifizierung, Warnmeldung bei einer Anmeldung von einem neuen Gerät, strikte Trennung zwischen Organisationen (Kontrolle in der Anwendung und in der Datenbank, mit Isolationstests), Verschlüsselung der Dokumente und E-Mails, verschlüsselte Zugangsgeheimnisse zu externen Diensten, Begrenzung der Versuche, Protokoll der Aktionen. Kein System ist unfehlbar. Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Sie betrifft, werden Sie innerhalb der gesetzlichen Fristen informiert (Meldung an die französische Datenschutzbehörde CNIL innerhalb von 72 Stunden, wenn sie erforderlich ist).

14. Ihre Rechte

Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragbarkeit Ihrer Daten verlangen, bestimmten Verarbeitungen widersprechen und eine Einwilligung jederzeit widerrufen. In der Anwendung können Sie selbst: Ihre Daten exportieren („Paramètres“ (Einstellungen) → „Profil“ → „Exporter mes données“ (Meine Daten exportieren)), Ihr Konto löschen, einsehen, korrigieren und löschen, was SheepIA über Sie weiß, sein Lernen deaktivieren, ein E-Mail-Postfach trennen, eine Standort- oder Benachrichtigungsfreigabe widerrufen. Für alles Übrige schreiben Sie an contact@tb-it.fr: Antwort innerhalb eines Monats; wir können von Ihnen einen Identitätsnachweis verlangen.

Wenn Ihre Daten im Bereich eines unserer Kunden gespeichert sind (Sie sind dessen Kunde, Gast oder Korrespondenzpartner), ist dieser Kunde dafür verantwortlich: Richten Sie Ihre Anfrage an ihn, wir helfen ihm bei der Beantwortung. Grenzen: Ausgestellte Rechnungen werden mindestens 10 Jahre aufbewahrt; das Protokoll der Aktionen und die Sicherungen werden nach den oben genannten Fristen gelöscht.

Sie können sich außerdem an die französische Datenschutzbehörde CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés; 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr) oder an die Aufsichtsbehörde Ihres Landes wenden.

15. Minderjährige und Änderungen

Der Dienst richtet sich an volljährige Berufstätige. Diese Erklärung kann sich ändern; jede wesentliche Änderung wird in der Anwendung angezeigt.

Version 2.2 · letzte Aktualisierung: 20. Oktober 2026.