Dokumente

Ziehen Sie Ihre Dateien in einen Ordner: Der Bereich der Organisation wird entsprechend den Rechten geteilt, Ihr privater Bereich bleibt für die anderen unlesbar, auch für Administratoren.

Häufige Aufgaben

Einstellen, was SheepIA sehen darf

Das Menü … eines Ordners oder Dokuments (und „Réglages SheepIA du dépôt“ (SheepIA-Einstellungen der Ablage)) öffnet ein einziges Fenster: den Zugriff von SheepIA (gesperrt, nur Namen, Inhalt) und die Verbreitungsstufe (öffentlich, Kunde, intern, vertraulich, geheim). Das Etikett „Accessible à SheepIA“ (Für SheepIA zugänglich) zeigt an, was SheepIA lesen kann; ein geheimes Dokument ist für SheepIA unsichtbar, ein vertrauliches Dokument wird nie nach außen zitiert. „SheepLearn“ zeigt die Karte der Ablage, „Demander à SheepIA“ (SheepIA fragen) listet die Dokumente auf, die Ihre Frage beantworten.

Ablegen und wiederherstellen

1. „Nouveau dossier“ (Neuer Ordner) legt einen Ordner an; das Menü … benennt um, verschiebt oder wirft in den Papierkorb.
2. Der „Corbeille“ (Papierkorb) bewahrt Gelöschtes 30 Tage auf, zum „Restaurer“ (Wiederherstellen). Maximale Größe einer Datei: 100 MB. Zwischen 20 und 100 MB wird eine Datei in Teilen gesendet (neues Dokument, Ziehen und Ablegen in einen Ordner oder neue Version): Sie müssen nichts weiter tun. Der Text einer Datei mit mehr als 20 MB wird für die Suche nicht gelesen (sie bleibt über ihren Namen auffindbar).

Was im Papierkorb liegt, zählt bis zur endgültigen Löschung weiter zum Speicherplatz Ihres Tarifs. Ist das Limit erreicht, wird das Hinzufügen einer neuen Datei mit einer klaren Meldung abgelehnt; Lesen, Herunterladen und Löschen bleiben möglich (siehe Einstellungen).

Einen ganzen Ordner importieren

1. Klicken Sie auf „Importer“ (Importieren) und dann auf „Un dossier…“ (Einen Ordner …) (oder „Des fichiers…“ (Dateien …)) und wählen Sie den zu importierenden Ordner.
2. Die Zusammenfassung „Importer dans « À classer »“ (In „À classer“ importieren) nennt die Anzahl der Dateien und Ordner, ihre Größe, die ignorierten Systemdateien, die abgelehnten Dateien und die geschätzte Übertragungsdauer. Ein Import umfasst höchstens 10 000 Dateien und 5 GB.
3. Klicken Sie auf „Lancer l’import“ (Import starten). Die Ordnerstruktur wird in einem datierten Unterordner von „À classer“ (Einzuordnen) nachgebildet; ohne Ihre Zustimmung wird nichts anderswo abgelegt.
4. Verfolgen Sie den Fortschritt: Die Schritte Virenprüfung, Texterkennung und Zusammenfassung zeigen den tatsächlichen Fortschritt der bereits empfangenen Dateien, auch wenn andere noch fehlen.

Dateien mit mehr als 20 MB bis 100 MB werden in Teilen gesendet: Große Präsentationen und Videos kommen an wie alle anderen. Über 100 MB wird die Datei klar abgelehnt („fichier trop volumineux“, also Datei zu groß), statt auf „à envoyer“ (zu senden) hängen zu bleiben.

Bricht die Übertragung ab (Seite geschlossen, Verbindung getrennt), weist ein seit mehr als 15 Minuten unterbrochener Import darauf hin: „N fichiers n’ont pas été envoyés“ (N Dateien wurden nicht gesendet). Klicken Sie auf „Reprendre“ (Fortsetzen) und wählen Sie erneut denselben Ordner: Nur die fehlenden Dateien werden gesendet. „Terminer sans eux“ (Ohne sie beenden) behält, was angekommen ist, und analysiert es weiter.

Ein Ordner mit Personendaten (Beschäftigte, Privatkunden, Ausweise) legen Sie am besten in Ihrem privaten Bereich ab.

Ein ZIP-Archiv importieren

Die Schaltfläche Importer bietet „Une archive ZIP…“ (Ein ZIP-Archiv …). SheepOS öffnet das Archiv für Sie, legt seine Ordner im Ordner À classer des gewählten Bereichs neu an (in einem datierten Unterordner) und prüft jede Datei wie bei jedem Import: Duplikate, Virenprüfung, Speicherplatz. Ohne Ihre Zustimmung wird nichts anderswo abgelegt.

• Das Archiv wiegt höchstens 20 MB, enthält höchstens 10 000 Elemente und höchstens 1 GB entpackt.
• Ein passwortgeschütztes Archiv wird abgelehnt: Entfernen Sie den Schutz oder entpacken Sie es auf Ihrem Computer und legen Sie den Ordner ab.
• Systemdateien, ausführbare Programme, leere Dateien und Verknüpfungen werden aussortiert; der Abschlussbericht nennt, wie viele und warum.
• Sie können den Import abbrechen, solange er nicht abgeschlossen ist: Die bereits angekommenen Dateien bleiben in À classer.

Ein Foto oder einen Scan über seinen Inhalt finden

Ein Foto eines Belegs, ein eingescannter Brief oder ein gescanntes PDF hat keinen Text, der für die Suche gelesen werden könnte. Ist die Texterkennung für Ihren Dienst aktiviert, liest SheepOS diese Dateien nach der Virenprüfung: Der erkannte Text wird wie der Rest Ihrer Dokumente verschlüsselt, und die Suche findet die Datei dann über ihren Inhalt. Unter „Informations“ (Informationen) zeigt die Zeile „Lecture du texte“ (Texterkennung):

• „Texte reconnu“ (Text erkannt): Die Erkennung ist gut;
• „Lecture incertaine“ (Unsichere Erkennung; mit ihrem Wert): Der Text ist durchsuchbar, kann aber Fehler enthalten; ein schärferes Foto oder ein besserer Scan liefert ein besseres Ergebnis;
• „Aucun texte lisible“ (Kein lesbarer Text): Das Bild ist zu klein oder zu unscharf, nehmen Sie es neu auf;
• „OCR non activé“ (OCR nicht aktiviert): Die Texterkennung ist im Moment nicht verfügbar, die Datei bleibt über ihren Namen auffindbar.

„Relancer la lecture“ (Erkennung neu starten; Schreibrecht erforderlich) wiederholt die Erkennung eines Dokuments, zum Beispiel nachdem Sie das Foto ersetzt haben. Gelesen werden nur Dateien mit dem Status „Analysé, sain“ (Analysiert, unbedenklich), höchstens 50 Seiten pro Dokument, mit einem Limit an Erkennungen pro Stunde für die gesamte Organisation.

Einen E-Mail-Anhang wiederfinden

Aus dem E-Mail-Postfach gespeicherte Anhänge (Schaltfläche „Enregistrer dans mes Documents“ (In meinen Dokumenten speichern)) werden in Ihrem privaten Bereich abgelegt, im Ordner „Courriers“ (Post), dann „Reçus“ (Empfangen) oder „Envoyés“ (Gesendet), dann nach Monat. Sie sind nur für Sie sichtbar und werden nicht kopiert: siehe E-Mail-Postfach.