SheepIA bereitet Ihre Arbeit vor

SheepIA beobachtet, was bei Ihnen eingeht (E-Mails, erhaltene Rechnungen, Termine), und bereitet die Arbeit im Voraus vor. Jede Vorbereitung wartet auf Ihre Zustimmung: Standardmäßig tut SheepIA nichts allein. Anschließend können Sie Aktion für Aktion erlauben, was SheepIA ohne Sie erledigt.

Häufige Aufgaben

Von SheepIA Vorbereitetes freigeben

Öffnen Sie „Sheep“ im Menü: Der Bereich „À faire“ (Zu erledigen) steht oben auf der Seite (siehe Accueil, notifications et Sheep).
Es gibt drei Arten von Vorbereitungen: eine „Réponse“ (Antwort) auf eine E-Mail, eine „Dépense“ (Ausgabe) aus einer erhaltenen Rechnung und einen „Rendez-vous“ (Termin), der dem wahrscheinlichen Kunden zugeordnet wird.
Jede Karte erklärt den Grund und nennt ihre „Certitude“ (Sicherheit), die aus überprüfbaren Fakten berechnet wird. Tippen Sie auf „Pourquoi ?“ (Warum?), um zu sehen, was ins Gewicht gefallen ist.
Tippen Sie auf „Valider“ (Freigeben), um auszuführen, auf „Modifier“ (Bearbeiten) (danach „Enregistrer la correction“, Korrektur speichern), um vorher zu korrigieren, oder auf „Balayer“ (Verwerfen), um die Karte beiseitezulegen.
Im „Historique“ (Verlauf) macht „Annuler“ (Rückgängig) eine freigegebene Aktion rückgängig.

Eine E-Mail-Antwort schlägt, wenn man Sie nach Ihrer Verfügbarkeit fragt, drei wirklich freie Zeitfenster aus Ihrer Planung vor. Eine vorbereitete Ausgabe ist immer ein Entwurf: Auch nach der Freigabe bleibt sie ein Entwurf unter Achats et dépenses und muss von Ihnen geprüft werden. Eine Rechnung und ihr Beleg, die an derselben E-Mail hängen, ergeben eine einzige Ausgabe mit zwei Belegen, und eine bereits erfasste Ausgabe wird nie neu angelegt.

Einen Versand abbrechen oder korrigieren

Eine freigegebene Antwort wird nicht sofort gesendet: Die Karte zeigt „Envoi à… : vous pouvez encore annuler“ (Versand um …: Sie können noch abbrechen). Tippen Sie in dieser Wartezeit auf „Annuler l’envoi“ (Versand abbrechen).
Nach einem Versand bereitet „Corriger (brouillon)“ (Korrigieren (Entwurf)) in Ihren Entwürfen eine Nachricht „Correction de mon précédent message“ (Korrektur meiner vorherigen Nachricht) vor, die Sie selbst lesen und senden.

Eine Antwort auf eine bestimmte E-Mail anfordern

Suchen Sie unter „À faire“ den Bereich „Demander une réponse“ (Antwort anfordern).
Geben Sie unter „Préparer une réponse au dernier mail de…“ (Antwort auf die letzte E-Mail von … vorbereiten) einen Namen, ein Unternehmen oder eine E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf „Préparer“ (Vorbereiten).
Die Antwort wird vorrangig vorbereitet; die Karte nennt die Uhrzeit, zu der sie fertig sein wird. Sie wird nie ohne Sie gesendet.

Verstehen, wann SheepIA eine Antwort vorbereitet

SheepIA sortiert zuerst Ihre E-Mails. Newsletter, Benachrichtigungen von Plattformen, automatische Rechnungen, bloße Dankesnachrichten, E-Mails, bei denen Sie nur in Kopie stehen, und bereits beantwortete Verläufe werden aussortiert. Bei den übrigen schätzt SheepIA ein, ob wirklich eine Antwort erwartet wird, und bereitet sie erst ab einer Sicherheit von mehr als 70 % vor; jede Antwortkarte nennt die Begründung.

Wenn Sie die vorbereiteten Antworten für denselben Absender zweimal verwerfen, bereitet SheepIA für ihn keine mehr vor. Sie können auch auf „Ne plus proposer pour cet expéditeur“ (Für diesen Absender nicht mehr vorschlagen) tippen.

Nachrichten von Reisenden, die über Airbnb und Booking weitergeleitet werden, werden nicht ausgewertet, es sei denn, Sie aktivieren unter „Paramètres“ (Einstellungen) → „Ce que SheepIA sait faire“ (Was SheepIA kann) die Option „Préparer aussi les réponses aux messages des voyageurs (Airbnb, Booking)“ (Auch Antworten auf Nachrichten von Reisenden vorbereiten (Airbnb, Booking)). Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert. Bestätigungen, Stornierungen, Auszahlungen und andere Benachrichtigungen werden immer aussortiert.

Kundenakte oder Kontakt, die aus einer E-Mail vorgeschlagen werden

Wenn Ihnen jemand, den Sie nicht kennen, innerhalb von drei Monaten zum dritten Mal schreibt, bereitet SheepIA eine Karte vor. Zuerst sucht SheepIA in Ihren Kunden: Existiert das Unternehmen bereits (gleicher Name, gleiche Firmenbezeichnung, Adresse oder Domain), wird die Karte zu „Ajouter le contact“ (Kontakt hinzufügen) bei dieser Akte, nie zu einer zweiten Akte. Ist die Ähnlichkeit nur wahrscheinlich, lassen Sie mit zwei Schaltflächen die Wahl: „Ajouter comme contact de“ (Als Kontakt hinzufügen bei) der gefundenen Akte (Voreinstellung) oder „Créer une nouvelle fiche“ (Neue Akte anlegen). Die Prüfung wird im Moment Ihres Klicks wiederholt, falls die Akte inzwischen angelegt wurde.

Die Karte „Doublon“ (Dublette) bietet „Fusionner“ (Zusammenführen) an, wenn eine der beiden Akten leer ist: Ihre Kontakte, Adressen und Kontaktdaten gehen auf die andere über, die dann die einzige aktive Akte bleibt, und die leere Akte wird archiviert. „Annuler“ macht die Zusammenführung rückgängig, solange niemand die Akten geändert hat.

Festlegen, was SheepIA eigenständig erledigt

Öffnen Sie „Paramètres“ → „Was SheepIA kann“ (oder den gleichnamigen Link unter „À faire“).
Für jede Aktion zeigt die Zeile die Bilanz der letzten 90 Tage: vorbereitet, freigegeben, verworfen und die durchschnittliche Sicherheit.
Aktivieren Sie „Laisser SheepIA faire seule“ (SheepIA allein handeln lassen) für die gewünschte Aktion und stellen Sie dann den „Seuil de certitude“ (Sicherheitsschwelle) ein: SheepIA handelt nur oberhalb dieses Prozentsatzes allein. Je nach Risiko der Aktion gilt ein Mindestwert („Minimum“).
Sensible Aktionen (Rechnung, Mahnung mit Fristsetzung, Zusammenführen von Kunden, Zahlung) sind mit „Jamais automatique“ (Nie automatisch) gekennzeichnet: Sie warten immer auf Ihre Freigabe.
Eine allein gesendete Antwort geht nach der Wartezeit ab, trägt den Hinweis auf SheepIA und einen Link zum Bewerten.

Den Piloten einstellen

Unter „Was SheepIA kann“ bietet die Karte „Réglages du pilote“ (Einstellungen des Piloten) Folgendes:

„Réponses préparées d’avance par jour“ (Im Voraus vorbereitete Antworten pro Tag): von 0 bis 200. Eine Antwort, die Sie selbst anfordern, wird nie mitgezählt.
„Retenue avant un envoi automatique (minutes)“ (Wartezeit vor einem automatischen Versand (Minuten)): von 5 bis 60. In dieser Zeit können Sie den Versand abbrechen.
„Heures de silence“ (Ruhezeiten): Zwischen „Début du silence“ (Beginn der Ruhezeit) und „Fin du silence“ (Ende der Ruhezeit) erfolgt kein automatischer Versand; er wird auf das Ende verschoben.
„Signer aussi les réponses que je valide moi-même“ (Auch Antworten signieren, die ich selbst freigebe): Standardmäßig gehört eine von Hand freigegebene Antwort Ihnen, ohne Signatur. Automatische Sendungen tragen immer die Signatur von SheepIA.

Ihre Einstellungen haben Vorrang vor denen der Organisation. Ein Inhaber oder Administrator legt die Standardwerte der Organisation unter „Réglages de l’organisation“ (Einstellungen der Organisation) fest. Er kann auch die automatische Ausführung eines Aktionstyps verbieten („Interdire l’exécution automatique“) oder einen „Seuil minimum (%)“ (Mindestschwelle (%)) vorgeben, aber nie eine Aktion anstelle eines Mitglieds aktivieren.

Die Kundenübersicht vor einem Termin finden

Die Übersicht jedes Kunden, den Sie in den nächsten 36 Stunden sehen, wird im Voraus vorbereitet: Sie erscheint sofort und verbraucht kein SheepIA-Guthaben. Die übrigen Übersichten fordern Sie in der Kundenakte an (siehe SheepIA, aide à la rédaction).

Häufige Fragen

Kann SheepIA eine E-Mail ohne mich senden?

Nur wenn Sie es erlaubt haben, für einen bestimmten Aktionstyp und oberhalb einer von Ihnen gewählten Sicherheitsschwelle. Standardmäßig geht ohne Ihr „Valider“ nichts hinaus.

Warum hat SheepIA für diese E-Mail keine Antwort vorbereitet?

Möglicherweise gehört die E-Mail zu denen, die SheepIA aussortiert (Newsletter, Benachrichtigung, Kopie, Dank, bereits beantworteter Verlauf), oder die Sicherheit, dass eine Antwort erwartet wird, lag unter 70 %. Um trotzdem eine Antwort zu erhalten, verwenden Sie „Demander une réponse“.

Wo finde ich, was SheepIA getan hat?

In „Sheep“, Bereich „À faire“, Ansicht „Historique“. Das vollständige Protokoll steht unter „Activité de SheepIA“ (SheepIA-Aktivität); dort können Sie auch festlegen, dass SheepIA sich nicht mehr um ein bestimmtes Element kümmert. Die Karte Exporter mes données (Meine Daten exportieren) dieser Seite lädt alle Ihre SheepIA-Aktionen mit Begründung und Status herunter (Télécharger en CSV oder Télécharger en JSON); SheepIA bewahrt sie 12 Monate auf und löscht sie dann, und sie werden auch gelöscht, wenn Sie die Organisation verlassen.

Siehe auch

Sortieren, was Sheep Ihnen zeigt

Wenn sich die Vorschläge häufen, sortiert Sheep für Sie. Nichts wird gelöscht: Was aussortiert wurde, finden Sie mit einem Klick wieder.

Öffnen Sie „Paramètres“ → „Was SheepIA kann“, Karte „Ce que Sheep vous montre“ (Was Sheep Ihnen zeigt).
Wählen Sie eine „Niveau de tri“ (Sortierstufe): „Discret“ (Dezent) (nur sehr sichere Vorschläge und wichtige Themen), „Équilibré“ (Ausgewogen) (sortiert wenig sichere Vorschläge aus; empfohlene Einstellung) oder „Tout voir“ (Alles anzeigen) (kein Filter).
Stellen Sie die „Cartes montrées par jour“ (Angezeigte Karten pro Tag) ein (standardmäßig 10). Darüber hinaus wird der Rest für heute zurückgestellt, und jede Karte, die Sie bearbeiten, zählt für den Tag.
Unter „À faire“ sagt Sheep unterhalb der Liste, was es ausgeblendet oder zurückgestellt hat: Tippen Sie auf „Les voir“ (Ansehen) oder „Tout voir“.

Themen rund um geschuldetes Geld (überfällige Rechnung, Mahnung), gesetzliche Fristen (Pflichten, Schwellenwerte) und Freigaben, die jemanden blockieren (Automatisierung, Mietanfrage), werden nie ausgeblendet oder begrenzt. Eine Antwort, die Sie selbst angefordert haben, ebenfalls nicht.

Gruppierte Karten

Drei oder mehr Karten gleicher Art, zum Beispiel „7 mails à classer“ (sieben E-Mails zum Einordnen) oder „4 dépenses sans justificatif“ (vier Ausgaben ohne Beleg), bilden nur eine Karte.

Tippen Sie auf „Voir les 7“ (Alle sieben ansehen), um sie einzeln zu öffnen.
„Tout valider“ (Alle freigeben) gibt es nur für sichere und umkehrbare Handgriffe (Einordnen, Zuordnen, Kategorie). Eine E-Mail-Antwort, eine Mahnung oder das Anlegen einer Akte werden immer einzeln freigegeben.
„Tout écarter“ (Alle verwerfen) und „Plus tard pour tout“ (Alle auf später) gibt es ebenfalls. Jede Sammelaktion verlangt eine Bestätigung und wird dann Karte für Karte mit denselben Prüfungen wie bei einem einzelnen Klick angewendet.

Einen Typ nicht mehr vorschlagen

Tippen Sie auf einer Karte auf „Ne plus me proposer ce type“ (Diesen Typ nicht mehr vorschlagen) und bestätigen Sie.
Um es rückgängig zu machen, öffnen Sie „Paramètres“ → „Was SheepIA kann“, Liste „Types coupés ou relevés“ (Abgeschaltete oder angehobene Typen) und dann „Réafficher“ (Wieder anzeigen).

Die Schwelle, die sich von selbst anpasst

Sheep wertet Ihre letzten 30 Tage aus. Ein Typ, den Sie oft ablehnen oder ignorieren, wird „Relevé automatiquement“ (Automatisch angehoben): Er braucht eine höhere Sicherheit, um angezeigt zu werden. Er sinkt wieder, wenn Sie ihn annehmen. Sheep wartet mindestens 5 Entscheidungen ab, bevor es handelt, und „Réafficher“ setzt den Zähler des Typs auf null zurück.

Weniger Benachrichtigungen

Benachrichtigungen, die Sie auch bei geschlossener Anwendung erhalten, sind dem Dringenden vorbehalten: Steuerfrist, überfällige Rechnung, zu bestätigende Mahnung, fehlende Auszahlung, fehlgeschlagene Synchronisierung, Terminerinnerungen und Abfahrtszeit. Alles andere landet in der Glocke.

Jeden Morgen gegen 8 Uhr sendet Sheep eine einzige „Résumé du matin“ (Morgenübersicht), die sagt, wie viele Karten auf Sie warten und wie viele davon wichtig sind. Sie können sie in der Karte „Was Sheep Ihnen zeigt“ abschalten. Die Einstellung im Detail, Typ für Typ, finden Sie unter „Paramètres“ → „Notifications et rappels“ (Benachrichtigungen und Erinnerungen).