Erste Schritte

SheepOS vereint Ihre Arbeitszeit, Ihre Planung, Ihre Kunden, Ihre Fahrten und Ihre Rechnungsstellung. Für das Anlegen Ihres Arbeitsbereichs genügen drei Felder; alles Weitere füllen Sie später aus, genau dann, wenn Sie es brauchen.

Häufige Aufgaben

Arbeitsbereich anlegen

Klicken Sie auf dem Anmeldebildschirm auf „Créer un compte“ (Konto erstellen).
Füllen Sie „Nom de votre organisation“ (Name Ihrer Organisation; der Name Ihrer Tätigkeit oder einfach Ihr eigener), „E-mail“ (E-Mail) und „Mot de passe“ (Passwort; mindestens 12 Zeichen) aus.
Klicken Sie auf „Créer mon espace“ (Meinen Arbeitsbereich anlegen).
Öffnen Sie die Bestätigungs-E-Mail und klicken Sie auf den Link darin: Sie gelangen direkt zur Startseite, ohne sich erneut anzumelden.

Das war es schon. Das Land wird aus Ihrem Browser übernommen und unter dem Passwort angezeigt (zum Beispiel „Pays : France“, also Land: Frankreich); klicken Sie auf „Modifier“ (Ändern), wenn es nicht passt. Es legt Währung und Formate fest und lässt sich auch später ändern, unter „Paramètres“ (Einstellungen) → „Identité et coordonnées“ (Identität und Kontaktdaten). Ihr Anzeigename wird aus Ihrer Adresse abgeleitet: Korrigieren Sie ihn jederzeit unter Paramètres → „Profil“ (Profil).

Wenn Sie den Bestätigungslink auf einem anderen Gerät öffnen (zum Beispiel, weil Sie die E-Mail auf dem Handy gelesen haben), ist die Adresse bestätigt und SheepOS bietet Ihnen an, sich anzumelden („Se connecter“).

Verwenden Sie eine dauerhaft gültige Adresse: Wegwerfadressen werden abgelehnt. Nach der Bestätigung schickt Ihnen SheepOS eine Willkommens-E-Mail, danach zwei Tipps (zwei Tage und eine Woche später) – und sonst nichts mehr.

Arbeitsbereich mit Microsoft oder Google anlegen

Klicken Sie auf dem Registrierungs- oder Anmeldebildschirm auf „Continuer avec Microsoft“ (Mit Microsoft fortfahren) oder „Continuer avec Google“ (Mit Google fortfahren).
Wählen Sie Ihr Konto beim Anbieter aus.
Geben Sie Nom de votre organisation ein und klicken Sie dann auf „Créer mon compte“ (Mein Konto erstellen).

Ihre Adresse ist beim Anbieter bereits bestätigt: Sie gelangen direkt zur Startseite. Ihr Name stammt aus diesem Konto.

Einer Organisation beitreten, die Sie einlädt

Folgen Sie dem Einladungslink: Ihre Adresse ist bereits ausgefüllt.
Geben Sie „Votre nom“ (Ihr Name) und ein Mot de passe ein und klicken Sie dann auf Créer mon espace.

Sie gelangen direkt zur Startseite der Organisation, die Sie eingeladen hat.

Anmelden

Geben Sie auf dem Anmeldebildschirm Ihre Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie dann auf Se connecter.
Ist für Ihr Konto die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert, geben Sie den „Code de vérification“ (Bestätigungscode) aus Ihrer Authentifizierungs-App ein, oder einen Notfallcode.

Die Buttons Continuer avec Microsoft und Continuer avec Google öffnen, sofern sie angeboten werden, ebenfalls Ihr Konto.

Die öffentliche Demo ausprobieren

Mit der Demo probieren Sie SheepOS ohne Konto aus, mit fiktiven Daten. Gibt es mehrere Demos, wählen Sie zuerst das Land: France (die Garage des Tilleuls in Lyon: Euro, MwSt. 20 %, 10 % und 5,5 %, Werkstatt und Online-Shop) oder Québec (Studio Gagnon Design in Montréal: kanadische Dollar, TPS und TVQ, Projektmanagement).

Öffnen Sie die Demo-Seite (die Adresse von SheepOS gefolgt von /demo, oder /demo?pays=fr und /demo?pays=qc, um direkt die Demo für Frankreich oder Québec zu öffnen).
Die Demo öffnet sich auf der Startseite. Die obere Leiste bietet „Visite guidée“ (Geführte Tour), Créer mon compte und „Quitter la démo“ (Demo verlassen).

Alles lässt sich dort frei verändern: Die Demo wird jede Nacht zurückgesetzt. Was eine E-Mail versenden oder einen externen Kalender berühren würde, ist dort gesperrt. Sind Sie auf dem Gerät bereits mit Ihrem Konto angemeldet, meldet Sie das Öffnen der Demo ab: SheepOS fragt Sie vorher danach.

Der Einrichtungsassistent

Beim Anlegen Ihres Arbeitsbereichs bietet Ihnen SheepOS einmalig einen Assistenten im Vollbild an. Damit richten Sie das Wesentliche in wenigen Minuten ein; Sie können ihn jederzeit überspringen.

„Votre activité“ (Ihre Tätigkeit): Wählen Sie Ihre Branche (Beratung, Weiterbildung, Baugewerbe, Automobil, Handel, Kurzzeitvermietung, Gesundheit, Kreativbranche, personennahe Dienstleistungen, Transport, Gastronomie, Verein oder Sonstiges) und die Größe Ihres Teams.
„Les modules“ (Die Module): SheepOS wählt vorab die Module aus, die in Ihrer Branche üblicherweise gebraucht werden. Mit einem Klick aktivieren oder deaktivieren Sie jedes einzelne und klicken dann auf „Appliquer et continuer“ (Anwenden und fortfahren). Funktionen, die für Ihre Tätigkeit bereits enthalten sind (zum Beispiel Lieferanten und Lieferantenbestellungen im Baugewerbe), werden gesondert aufgelistet. Der Assistent schlägt nur vor, was für Ihre Organisation tatsächlich funktioniert: Ein Modul erscheint, sobald es online ist.
„Identité et facturation“ (Identität und Rechnungsstellung), „Vos données“ (Ihre Daten; eine Datei importieren), „Connexions“ (Verbindungen; E-Mail-Postfach, Kalender, Bank) und „Votre équipe“ (Ihr Team): dieselben Bildschirme wie in den Paramètres.
„Récapitulatif“ (Zusammenfassung): was erledigt, übersprungen oder noch offen ist, die aktiven Module und was SheepIA mit diesen Modulen für Sie übernimmt.

In jedem Schritt vermerkt „Passer“ (Überspringen) den Schritt als übersprungen, und „Terminer plus tard“ (Später beenden) schließt den Assistenten und behält Ihren Fortschritt. Nichts ist Pflicht. Danach öffnet sich der Assistent nicht mehr von selbst; um ihn fortzusetzen oder neu zu starten, öffnen Sie Paramètres → „Démarrage“ (Start) und dann „Assistant de configuration“ (Einrichtungsassistent). Ein Modul zu deaktivieren löscht keine Daten, und alles bleibt unter Paramètres → „Personnalisation“ (Anpassung) änderbar. Nur Inhaber und Administratoren sehen ihn.

Die Organisation vervollständigen, wann Sie möchten

Nichts muss im Voraus ausgefüllt werden. In einem ganz neuen Arbeitsbereich zeigt die Startseite nur eine einzige Zeile: „Organisation à compléter“ (Organisation vervollständigen).

„Compléter“ (Vervollständigen) öffnet Paramètres → Démarrage.
Das Kreuz schließt diese Erinnerung endgültig: Sie kommt nicht wieder.

Paramètres → Démarrage listet auf, was nützlich sein kann: Identität, Steuern und Rechnungsstellung, genutzte Tätigkeiten, Tarife, erster Kunde und erstes Projekt, Kalender, Team und dann, für Ihr Konto, Profil, Sicherheit, Benachrichtigungen, Arbeitszeiten, Freigabe der Planung, Microsoft-Konto, Fahrzeug und App auf dem Handy.

Klicken Sie auf eine Zeile: Das zugehörige Formular öffnet sich direkt an Ort und Stelle.
Füllen Sie es aus, in beliebiger Reihenfolge.
Klicken Sie auf „C'est fait“ (Erledigt) oder auf den Button, der besagt, dass der Schritt Sie nicht betrifft (zum Beispiel „Je travaille seul“, also Ich arbeite allein).

Bereits eingegebene Daten werden erkannt: Die Zeile zeigt dann von selbst „Fait“ (Erledigt) an. „Réafficher le rappel sur l'accueil“ (Erinnerung auf der Startseite wieder anzeigen) bringt die Zeile auf der Startseite zurück, falls Sie sie geschlossen hatten.

Die erste Rechnung ausstellen

SheepOS fragt nach dem, was fehlt, genau dann, wenn es gebraucht wird. Wenn Sie auf „Facturer“ (Abrechnen) klicken (oder eine Rechnung anlegen), bevor Sie Ihre MwSt.-Regelung angegeben haben, öffnet sich anstelle der Rechnung das Feld „Avant de facturer“ (Bevor Sie abrechnen). Fehlen in einem Entwurf noch Firmenname, Adresse oder MwSt.-Regelung, listet das Feld „Avant d'émettre cette facture“ (Bevor Sie diese Rechnung ausstellen) sie auf.

Klicken Sie in dem Feld auf „Compléter maintenant“ (Jetzt vervollständigen), falls es nicht schon geöffnet ist.
Wählen Sie Ihre MwSt.-Regelung mit einem Klick: „Assujettie“ (Steuerpflichtig; die üblichen Steuersätze Ihres Landes werden angelegt, zum Beispiel 20 % in Frankreich) oder „Non assujettie“ (Nicht steuerpflichtig; der in Ihrem Land übliche Vermerk wird vorgeschlagen, zum Beispiel in Frankreich „TVA non applicable, art. 293 B du CGI“ – bitte prüfen Sie ihn). Fehlt nur die Regelung, genügt dieser Klick, und die Rechnung wird sofort angelegt.
Tragen Sie im Entwurf Firmenname und Adresse ein, klicken Sie auf „Enregistrer“ (Speichern) und dann auf „Émettre la facture“ (Rechnung ausstellen).

Die angelegten Steuersätze ändern Sie unter Paramètres → „Facturation“ (Rechnungsstellung); der Punkt „Taux de TVA par défaut“ (Standard-MwSt.-Satz) in der Karte „Prêt à facturer“ (Bereit zur Abrechnung) zeigt an, ob einer fehlt.

Alles Übrige (Zahlungsdaten, Pflichtangaben, Logo, Nummerierung) stellen Sie unter Paramètres → Facturation ein. Siehe Rechnungsstellung.

Die hier beschriebenen MwSt.-Regeln und Rechnungsangaben sind die französischen; sie gelten nicht für Deutschland oder Italien.

Sich in der Anwendung zurechtfinden

Am Computer listet das Seitenmenü links die Module auf. Es zeigt nur die Module, die unter Paramètres → Personnalisation aktiviert und von Ihrer Rolle erlaubt sind.
Auf dem Handy gibt die untere Leiste Zugriff auf „Accueil“ (Startseite), „Messagerie“ (E-Mail-Postfach), „Planning“ (Planung) und „Plus“ (Mehr); Ihre Tabs wählen Sie unter Paramètres → Profil. Plus öffnet die Schnellaktionen und alle übrigen Rubriken, darunter „Paramètres“ (Einstellungen) und „Nouveautés“ (Neuigkeiten).
Um einen Kunden, einen Termin, eine Rechnung oder eine Fahrt zu suchen oder eine Aktion zu starten, nutzen Sie die Suche oben auf dem Bildschirm oder die Tastenkombination Ctrl + K (⌘ + K auf dem Mac).
Der Button „?“ oben auf jeder Seite öffnet den Hilfeartikel zum Modul, in dem Sie sich befinden. Das Menü „Aide“ (Hilfe) bietet alle Artikel samt Suche.

Die Anwendung auf dem Handy installieren

Auf dem iPhone mit Safari (dem einzigen Browser, der dies auf dem iPhone ermöglicht):

Öffnen Sie SheepOS in Safari.
Tippen Sie auf den Button „Partager“ (Teilen; das Quadrat mit einem Pfeil nach oben).
Wählen Sie „Sur l'écran d'accueil“ (Zum Home-Bildschirm) und dann „Ajouter“ (Hinzufügen).

Auf Android mit Chrome:

Öffnen Sie das Menü ⋮ von Chrome.
Wählen Sie „Installer l'application“ (App installieren) oder „Ajouter à l'écran d'accueil“ (Zum Startbildschirm hinzufügen).

Auf dem Startbildschirm erscheint ein SheepOS-Symbol. Die Anwendung öffnet sich im Vollbild, ohne Adressleiste.

Offline arbeiten

Ohne Netz zeigt eine Leiste „Hors ligne“ (Offline) an: Die angezeigten Daten stammen von Ihrem letzten Abruf. Einige Aktionen bleiben möglich und werden gesendet, sobald das Netz zurück ist: den Tag beginnen, die Pause, die Wiederaufnahme, das Tagesende und eine neue Fahrt.

Warten Aktionen, klicken Sie auf den Link „actions en attente“ (wartende Aktionen) in der Leiste oder öffnen Sie Plus und dann „Actions en attente“.
Klicken Sie auf „Réessayer maintenant“ (Jetzt erneut versuchen), um sie ohne Wartezeit zu senden.
„Abandonner“ (Verwerfen) löscht eine wartende Aktion. Eine vom Server abgelehnte Aktion wird mit ihrem Grund angezeigt; „Retirer“ (Entfernen) nimmt sie aus der Liste.

Häufige Fragen

Warum fragt SheepOS bei der Registrierung fast nichts ab?

Damit Sie sofort loslegen können. Die rechtliche Identität, die MwSt., die Tarife oder das Team werden erst gebraucht, wenn Sie eine Rechnung stellen oder jemanden einladen: SheepOS fragt dann danach, und Paramètres → Démarrage fasst alles zusammen, falls Sie lieber alles auf einmal ausfüllen.

Ich habe den Einrichtungsassistenten verlassen. Wie setze ich ihn fort?

Öffnen Sie Paramètres → Démarrage und dann Assistant de configuration: Sie setzen in dem Schritt fort, an dem Sie aufgehört haben, mit Ihren gespeicherten Auswahlen.

Ich habe die Erinnerung auf der Startseite geschlossen. Wie finde ich sie wieder?

Öffnen Sie Paramètres → Démarrage: Dort stehen alle Schritte. Réafficher le rappel sur l'accueil bringt die Zeile auf die Startseite zurück.

Meine Organisation gab es schon: Sehe ich noch einmal einen Assistenten oder eine Erinnerung?

Nein. Der Einrichtungsassistent und die Erinnerung auf der Startseite öffnen sich nur in einem frisch angelegten Arbeitsbereich. Eine bereits genutzte Organisation sieht sie nie von selbst wieder; der Assistent bleibt unter Paramètres → Démarrage verfügbar, falls Sie ihn starten möchten.

Es erscheint eine Wartungsleiste oder eine Mitteilung. Was tun?

Eine Wartung wird vorab durch eine Leiste angekündigt. Während einer Wartung im Lesemodus können Sie alles einsehen, aber nichts wird gespeichert: Versuchen Sie es zum angegebenen Ende erneut. Bei einer Sperrung zeigt SheepOS eine Wartungsseite an, die sich von selbst aktualisiert. Eine Mitteilung (Neuigkeit oder Störung) schließen Sie mit dem Kreuz: Sie kommt in diesem Browser nicht wieder.

Ich habe die Bestätigungs-E-Mail nicht erhalten. Was tun?

Prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Auf dem Anmeldebildschirm können Sie über den Link „E-mail de vérification non reçu ou expiré ?“ (Bestätigungs-E-Mail nicht erhalten oder abgelaufen?) eine neue anfordern.

Ich habe mein Passwort vergessen.

Klicken Sie auf dem Anmeldebildschirm auf „Mot de passe oublié ?“ (Passwort vergessen?) und geben Sie Ihre Adresse an: Sie erhalten einen Link, um ein neues zu wählen.

Warum sind manche Aktionen „d'une autre session“ (aus einer anderen Sitzung)?

Sie wurden offline von einem anderen Konto auf demselben Gerät ausgeführt. Sie werden nie unter Ihrem Konto gesendet und gehen erst wieder hinaus, wenn sich dieses Konto erneut anmeldet. Sie können sie nur verwerfen.

Es erscheint die Meldung „Nouvelle version disponible“ (Neue Version verfügbar)?

Klicken Sie auf „Recharger“ (Neu laden), um zur neuen Version zu wechseln, oder auf „Plus tard“ (Später), um weiterzuarbeiten.