Dokumente (Dokumentenverwaltung)
Dokumentenverwaltung für Selbstständige: Dokumente ablegen und wiederfinden
Legen Sie Ihre Dateien in SheepOS ab, ordnen Sie sie in Ordnern und finden Sie sie über die Wörter, die sie enthalten. Ihr privater Bereich bleibt für andere unlesbar.
Kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne zeitliche Begrenzung.
Im Detail
Ein gemeinsames Archiv und ein privater Bereich
Die Organisation hat ein gemeinsames Archiv; zusätzlich hat jedes Mitglied einen privaten Bereich, den sonst niemand liest, auch Administratoren nicht.
- Ordnerstruktur, Umbenennen und Verschieben
- Aufeinanderfolgende Versionen eines Dokuments, Papierkorb mit Wiederherstellung innerhalb von 30 Tagen
- Dateien bis 100 MB, alle Formate
- Ein Dokument einem Kunden oder Projekt zuordnen, ohne es aus seinem Ordner zu verschieben
- Ihre Rechnungen und Ausgabenbelege sind unter „Documents liés“ (verknüpfte Dokumente) sichtbar, nur lesbar und ohne Kopie
- E-Mail-Anhänge lassen sich in Ihrem privaten Bereich speichern, im Ordner „Courriers“ (Post)
- Import eines ganzen Ordners oder eines ZIP-Archivs; Dateien von 20 bis 100 MB werden in Teilen übertragen
Rechte, die Sie selbst festlegen
Zugriffe werden pro Archiv, Ordner oder Dokument geregelt, und ein Zugriffsprotokoll hält fest, was eingesehen wurde.
Eine Datei über ihren Inhalt finden
Die Suche liest den Text von Dateien, PDF, Word, Excel, PowerPoint, LibreOffice und E-Mails, mit hervorgehobenen Auszügen, einem Filter nach Typ und seitenweiser Anzeige.
- Ihr privater Bereich bleibt für andere Mitglieder unauffindbar
- Bilder und gescannte PDF werden nicht gelesen: Sie finden sie über ihren Namen
Verschlüsselt, und SheepIA nur, wenn Sie es wollen
Die Dateien sind verschlüsselt, mit einem eigenen Schlüssel für jede Organisation und jeden privaten Bereich. SheepIA greift nur auf das zu, was Sie erlauben: geschlossen, nur Namen oder Inhalt. Ein „streng privates“ Dokument ist für SheepIA unsichtbar.
Gut zu wissen: Die Verschlüsselung erfolgt serverseitig durch SheepOS: Es handelt sich nicht um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die automatische Ablage von Dokumenten ist geplant; SheepIA liest den Text von PDF und Büro-Dokumenten, die Sie freigeben, legt aber noch nicht selbstständig ab.
Häufige Fragen
Sind meine Dokumente verschlüsselt?
Ja, jede Datei wird vor dem Speichern verschlüsselt, mit einem eigenen Schlüssel für Ihre Organisation und für jeden privaten Bereich. Der Schlüssel wird serverseitig verwaltet: Es ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Wer kann meinen privaten Bereich lesen?
Nur Sie: Die anderen Mitglieder und die Administratoren der Organisation sehen ihn nicht, und er bleibt in deren Suchen unauffindbar.
Liest SheepIA meine Dokumente?
Nur die, die Sie freigeben, mit drei Zugriffsstufen: geschlossen, nur Namen oder Inhalt. Ihr privater Bereich ist für SheepIA standardmäßig geschlossen, und ein „streng privates“ Dokument ist für SheepIA unsichtbar.
Kann ich ein gelöschtes Dokument wiederherstellen?
Ja: Ein weggeworfenes Element bleibt 30 Tage im Papierkorb und kann wiederhergestellt werden. Auch die aufeinanderfolgenden Versionen eines Dokuments werden aufbewahrt.
Kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne zeitliche Begrenzung.
