Buchhaltung

Die Seite „Comptabilité“ (Buchhaltung) vereint das, wonach Ihr Steuerberater am häufigsten fragt: Ihre vereinnahmten Einnahmen, Ihre Einkäufe, Ihre Zahlungen, den Abstand zu den Umsatzschwellen und versandfertige Exporte. Alles wird aus Ihren Rechnungen und Ausgaben aufgebaut: Nichts muss ein zweites Mal erfasst werden.

Die hier beschriebenen Schwellenwerte, Meldungen und Regeln (Franchise en base de TVA, Micro-Entreprise, URSSAF) sind französische Regeln und gelten nach französischem Recht, nicht in Deutschland oder Italien.

Tägliche Aufgaben

Das Einnahmenbuch ansehen

1. Öffnen Sie im Menü Comptabilité und dann den Reiter „Recettes“ (Einnahmen).
2. Wählen Sie das Jahr und dann das ganze Jahr, ein Quartal oder einen Monat.
3. Die Einnahmen stehen in der Reihenfolge des Zahlungseingangs: laufende Nummer, Datum, Rechnungsnummer, Kunde, Art der Leistung, Zahlungsart und Betrag.
4. Oben auf der Seite stehen drei Zahlen: die Summe des Zeitraums, der Übertrag der vorherigen Zeiträume des Jahres und die Jahressumme am Ende des Zeitraums.

Eine Einnahme erscheint, sobald eine Zahlung zu einer Rechnung erfasst ist. Eine stornierte Zahlung verschwindet aus dem Buch. Die laufenden Nummern sind über das Jahr durchgehend: Die Nummer einer Zeile ändert sich nicht, wenn Sie den Zeitraum wechseln.

Gutschriften und Erstattungen werden nicht vom Buch abgezogen. Weisen Sie Ihren Steuerberater darauf hin.

Das Einkaufsregister ansehen

1. Öffnen Sie den Reiter „Achats“ (Einkäufe).
2. Wählen Sie den Zeitraum, wie bei den Einnahmen.
3. Jede Zeile ist eine bestätigte Ausgabe: Datum, Lieferant, Art, Zahlungsart, Anzahl der beigefügten Belege und Betrag.

Einkäufe ohne Beleg werden oben auf der Seite gezählt: Fügen Sie das Foto des Kassenbons über die Detailseite der Ausgabe bei. Das vollständige Register wird nur Mitgliedern angezeigt, die alle Ausgaben der Organisation sehen.

Ein Buch exportieren

Wählen Sie unter den Zahlen CSV, Excel oder PDF. Die Datei gibt genau den angezeigten Zeitraum samt Summen wieder. Das PDF ist mit Seitenzahlen versehen; CSV und Excel-Arbeitsmappe lassen sich direkt in einer Tabellenkalkulation öffnen, die Beträge sind echte Zahlen.

Meine Pflichten: Schwellenwerte und Meldungen

1. Öffnen Sie den Reiter „Mes obligations“ (Meine Pflichten).
2. Geben Sie Ihre Situation an: Tätigkeit, Unternehmensform, Besteuerungsart, MwSt., Gründungsdatum und, bei der Micro-Entreprise, den URSSAF-Meldeturnus, den pauschalen Steuerabzug (versement libératoire) und die ACRE. Jede Frage kann übersprungen werden; der Assistent wird hier oder unter „Paramètres → Démarrage“ (Einstellungen → Einstieg) wieder aufgenommen. Solange Ihre Situation nicht angegeben ist, zeigt SheepOS weder Zahlen noch Warnungen an: Es nimmt Ihre Besteuerungsart nie einfach an.
3. Die Anzeigen vergleichen Ihren im Jahr vereinnahmten Nettoumsatz (ohne Steuern) mit der französischen Franchise en base de TVA (Mehrwertsteuerbefreiung für Kleinunternehmen in Frankreich; Schwellenwert und erhöhter Schwellenwert) und mit der Umsatzobergrenze der Micro-Entreprise. Bei gemischter Tätigkeit wird die Gesamtsumme mit den Schwellenwerten für den Warenverkauf verglichen, der Anteil der Dienstleistungen mit denen für Dienstleistungen. Im ersten Jahr werden die Schwellenwerte anteilig berechnet.
4. Bei der Micro-Entreprise nennt „Mes déclarations URSSAF“ (Meine URSSAF-Meldungen) für jeden Monat bzw. jedes Quartal den zu meldenden Umsatz, eine Schätzung der Beiträge und die Fälligkeit. Laden Sie die Zusammenfassung herunter (CSV oder PDF), melden Sie auf autoentrepreneur.urssaf.fr und klicken Sie dann auf „J'ai déclaré“ (Ich habe gemeldet).

Sie werden bei 80 %, bei 90 % und beim Schwellenwert gewarnt sowie einige Tage vor jeder URSSAF-Fälligkeit. Bei der Besteuerung nach realen Werten (régime réel) oder in einer Gesellschaft werden die Beiträge nicht berechnet: SheepOS sagt das ausdrücklich und führt die Überwachung von Umsatz und MwSt. weiter.

Die Schwellenwerte und Sätze sind datierte Parameter, die auf den offiziellen Websites nachgelesen werden; ein Wert, der noch „zu bestätigen“ ist, wird gekennzeichnet. Die Beträge sind unverbindlich: Ihr Steuerberater oder die Finanzverwaltung bestätigen, was für Ihre Situation gilt.

Die Zahlungen eines Zeitraums auflisten

1. Öffnen Sie den Reiter „Paiements“ (Zahlungen).
2. Wählen Sie die Daten und filtern Sie dann nach Zahlungsart, nach Status (eingegangen oder storniert) oder nach Text (Rechnung, Kunde, Referenz).
3. Die Summe der Eingänge zählt stornierte Zahlungen nicht mit.

Mit der Schaltfläche CSV oder Excel exportieren Sie die Liste so, wie sie gefiltert ist.

Das Archiv an den Steuerberater senden

1. Öffnen Sie den Reiter „Exports“ (Exporte).
2. Wählen Sie die Daten und tippen Sie dann auf „Préparer l'archive (ZIP)“ (Archiv vorbereiten (ZIP)).
3. Sobald das Archiv bereit ist, tippen Sie auf „Télécharger“ (Herunterladen).

Das Archiv enthält die Zahlungsliste, das Einnahmenbuch, das Einkaufsregister, Ihre Rechnungen als PDF, Ihre Ausgaben und deren Belege. Eine Datei LISEZ-MOI (Lies mich) weist auf die Rechnungen hin, deren PDF noch nicht erzeugt wurde.

Ein Geschäftsjahr abschließen

1. Öffnen Sie den Reiter „Exercices“ (Geschäftsjahre).
2. Wählen Sie ein abgelaufenes Jahr, tippen Sie auf „Clôturer“ (Abschließen) und bestätigen Sie.

Sobald das Geschäftsjahr abgeschlossen ist, kann für dieses Jahr keine Zahlung und keine Ausgabe mehr angelegt, geändert oder gelöscht werden. SheepOS behält die Summen und einen Fingerabdruck des Abschlusses und warnt Sie, falls sich die Zahlen trotzdem ändern sollten. Ein Inhaber oder Administrator kann das Geschäftsjahr unter Angabe eines Grundes wieder öffnen; Abschluss und Wiedereröffnung werden im Protokoll festgehalten.

Journale, Kontenplan und Datei der Buchungseinträge (FEC)

Der Reiter Journaux et FEC (Journale und FEC) bereitet die Buchungen Ihrer Buchhaltung aus Ihren ausgestellten Rechnungen, deren Zahlungseingängen, Ihren bestätigten Ausgaben und deren Zahlungen vor. Nichts wird ein zweites Mal erfasst.

1. Wählen Sie das Jahr (das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr).
2. Journale: die Verkäufe (VT), die Einkäufe (AC), die Bank (BQ) und die sonstigen Vorgänge (OD). Jede Buchung ist ausgeglichen (Soll gleich Haben) und je Journal lückenlos nummeriert. Klappen Sie eine Buchung auf, um ihre Zeilen zu lesen. Exporter en CSV (Als CSV exportieren) liefert das Journal für eine Tabellenkalkulation.
3. Kontenplan: Ihnen wird ein vereinfachter Satz von Konten vorgeschlagen; Sie können ein Konto umbenennen, hinzufügen oder archivieren. Das Aufwandskonto einer Ausgabe stammt aus dem Buchungscode ihrer Kategorie, ersatzweise aus einer Auswahl nach Stichwörtern (Kraftstoff, Restaurant, Versicherung…).
4. FEC: die gesetzlich vorgeschriebene Datei (18 Spalten), die bei einer Steuerprüfung verlangt wird. Sie ist vorläufig, solange das Geschäftsjahr nicht abgeschlossen ist, die SIREN-Nummer im Steuerprofil nicht angegeben ist oder eine Auffälligkeit besteht: Übergeben Sie sie der Behörde erst, wenn sie Endgültig ist. SheepOS prüft die Datei, bevor es sie anbietet (Spalten, Daten, Ausgeglichenheit, Nummerierung), und listet Ihnen die Auffälligkeiten auf. Jede übergebene Datei wird mit ihrem Fingerabdruck aufbewahrt: SheepOS teilt Ihnen mit, ob sich der Inhalt seither geändert hat.

Der Steuerberater (Rolle mit Lesezugriff) sieht die Journale und lädt die FEC herunter, ohne etwas ändern zu können.

Die Kontonummern sind Standardwerte des französischen Allgemeinen Kontenplans (Plan comptable général) und von Ihrem Steuerberater bestätigen zu lassen. Die Buchungen decken noch nicht ab: Eröffnungsvorträge, Rechnungen in Fremdwährung, Jahresvermietung und kategorisierte Bankgebühren.

Möblierte Vermietung: Einnahmen und Kosten je Unterkunft

Wenn Sie möblierte Unterkünfte vermieten, bietet der Reiter Exports einen Export je Unterkunft und Jahr: Mieten, Plattformprovisionen, Kosten (der Anteil jeder Unterkunft an den verteilten Ausgaben) und abzuschreibende Anschaffungen. Er eignet sich für eine Steuererklärung nach realen Werten in Frankreich, zum Beispiel mit JD2M oder mit Ihrem Steuerberater. SheepOS ist mit keinem dieser Dienste verbunden: Sie laden die Datei herunter und übernehmen sie selbst.

Von Hand zu erfassen bleiben: das Datum und der Anschaffungspreis der Immobilie, die Abschreibungen, die Darlehenszinsen, die Grundsteuer und die Nebenkosten der Eigentümergemeinschaft, sofern sie nicht in Ihren Ausgaben stehen, die Gewerbesteuer (cotisation foncière) und die Wahl der Besteuerungsart. Die vollständige Liste steht in der Datei LISEZ-MOI des Exports. Um für Ihren Steuerberater eine vollständige Akte zusammenzustellen (Kontrollen, abzuschreibende Güter, Darlehen, Belege, PDF), siehe Ganzjahresvermietung und Steuerberater LMNP.

Gut zu wissen

• Die Daten sind Kalendertage in der Zeitzone Ihrer Organisation.
• Beträge in Fremdwährung werden in der Währung der Organisation zu dem Kurs gezählt, der mit der Ausgabe erfasst wurde; Beträge ohne bekannte Umrechnung werden gekennzeichnet.
• Diese Seite ist eine Hilfe: Sie ersetzt Ihren Steuerberater nicht und gibt keine steuerliche Beratung.
• Für Exporte nur der Ausgaben siehe Einkäufe und Ausgaben.