Der Import-Assistent übernimmt Ihre Daten aus einem anderen Tool (Rechnungsprogramm, Excel-Tabelle, LibreOffice oder Numbers), ohne dass Sie alles neu eingeben müssen. Er prüft die Datei, bevor er irgendetwas schreibt, und jeder Import lässt sich rückgängig machen.
Häufige Aufgaben
Eine Datei importieren
- Öffnen Sie „Paramètres“ (Einstellungen) → „Importer des données“ (Daten importieren). Der Assistent hat vier Schritte: „1. Fichier“ (Datei), „2. Type de données“ (Datentyp), „3. Colonnes“ (Spalten), „4. Vérification“ (Prüfung).
- Ziehen Sie Ihre CSV-Datei hinein oder wählen Sie sie aus. Sie darf höchstens 5 MB groß sein und höchstens 10 000 Zeilen enthalten. Nutzen Sie in Excel, LibreOffice oder Numbers „Speichern unter“ und dann CSV (Trennzeichen Semikolon) oder „Unicode-Text“.
- Wählen Sie den Type de données: „Clients et contacts“ (Kunden und Kontakte), „Produits et prestations“ (Produkte und Leistungen), „Historique de factures émises“ (Verlauf ausgestellter Rechnungen), „Temps passés“ (Erfasste Zeiten) oder „Dépenses“ (Ausgaben). Stammt die Datei aus einem bekannten Format (Export von Kunden, Rechnungen oder Katalog eines Rechnungsprogramms, Tabelle mit Zeiten oder Ausgaben), wird sie erkannt, und die Spalten werden automatisch zugeordnet.
- Ordnen Sie die Spalten zu: Jedes Feld erhält eine Spalte Ihrer Datei; die mit einem Stern markierten Felder sind Pflicht. Stellen Sie bei Bedarf das „Format des dates“ (Datumsformat) und das „Séparateur décimal“ (Dezimaltrennzeichen) ein.
- Prüfen Sie: Der Bildschirm nennt, wie viele Zeilen „À créer“ (Anzulegen) sind, wie viele ein „Doublon“ (Duplikat; werden ignoriert) und wie viele ein „Erreur“ (Fehler; werden ignoriert) sind, mit den Einzelheiten der ersten 200 zu meldenden Zeilen.
- Klicken Sie auf „Importer“ (Importieren): Eine lange Datei wird im Hintergrund importiert, Sie können die Seite verlassen.
- Am Ende liefert „Télécharger le rapport“ (Bericht herunterladen) die Einzelheiten Zeile für Zeile. „Annuler cet import“ (Diesen Import rückgängig machen) entfernt, was er angelegt hat (Kunden archiviert, Produkte deaktiviert), sofern seither nichts geändert wurde.
Die Liste „Imports précédents“ (Frühere Importe) bewahrt den Verlauf Ihrer Importe und ihren Status auf.
Ihre Rechnungen aus einem anderen Tool übernehmen
Wählen Sie Historique de factures émises. Diese Rechnungen werden schreibgeschützt importiert, als „importée“ (importiert) markiert und mit ihrer ursprünglichen Nummer versehen: Sie fließen nicht in die Nummerierung von SheepOS ein, zählen aber in Ihrem Umsatz, Ihren Dashboards, Ihren Berichten und im Kundenblatt jedes Kunden. Sie finden sie im Tab „Factures“ (Rechnungen) der Rechnungsstellung, im Abschnitt „Factures importées (historique)“ (Importierte Rechnungen (Verlauf)) (siehe Rechnungsstellung).
Den Katalog eines Lieferanten importieren
Dieser Import wird über das Datenblatt des Lieferanten gestartet, Tab „Import“: siehe Einkäufe und Ausgaben. Die Artikel werden anhand ihrer Lieferantenreferenz aktualisiert; nichts wird gelöscht, und bei einer Preisänderung bleibt der alte Preis im Verlauf erhalten.
Häufige Fragen
Kann ich eine Excel-Datei direkt importieren?
Speichern Sie sie zuerst in Excel als CSV („Speichern unter“, Format CSV). Der Assistent liest CSV-Dateien.
Was geschieht mit einer doppelten Zeile?
Sie wird ignoriert, ohne etwas zu ändern. Kunden werden anhand ihrer SIRET, dann ihrer E-Mail-Adresse, dann ihres Namens erkannt.
Warum ist eine Zeile fehlerhaft?
Der Prüfbildschirm nennt den Grund in der Spalte „Détail“ (Detail), zum Beispiel ein leeres Pflichtfeld oder, bei Produkten, ein MwSt.-Satz, der in Ihren Einstellungen nicht existiert. Korrigieren Sie die Datei und starten Sie den Import erneut.
