SheepIA prépare votre travail

SheepIA surveille ce qui arrive (mails, factures reçues, rendez-vous) et prépare le travail d'avance. Chaque préparation attend votre accord : par défaut, SheepIA ne fait rien seule. Vous pouvez ensuite autoriser, action par action, ce qu'elle fait sans vous.

Tâches courantes

Valider ce que SheepIA a préparé

Ouvrez Sheep dans le menu : la section À faire est en haut de la page (voir Accueil, notifications et Sheep).
Trois préparations existent : une Réponse à un mail, une Dépense issue d'une facture reçue, et un Rendez-vous rattaché au client probable.
Chaque carte explique pourquoi et indique sa Certitude, calculée à partir de faits vérifiables. Appuyez sur Pourquoi ? pour voir ce qui a pesé.
Appuyez sur Valider pour exécuter, Modifier (puis Enregistrer la correction) pour corriger avant, ou Balayer pour écarter.
Dans l'Historique, Annuler défait une action validée.

Une réponse à un mail propose, quand on vous demande vos disponibilités, trois créneaux réellement libres de votre planning. Une dépense préparée est toujours un brouillon : une fois validée, elle reste un brouillon dans Achats et dépenses, à vérifier. Une facture et son reçu joints au même mail donnent une seule dépense avec deux justificatifs, et une dépense déjà enregistrée n'est jamais recréée.

Annuler un envoi ou le corriger

Une réponse validée n'est pas envoyée tout de suite : la carte indique « Envoi à… : vous pouvez encore annuler ». Appuyez sur Annuler l'envoi pendant ce délai.
Après un envoi, Corriger (brouillon) prépare dans vos brouillons un message « Correction de mon précédent message », à relire et envoyer vous-même.

Demander une réponse à un mail précis

Dans À faire, repérez Demander une réponse.
Dans Préparer une réponse au dernier mail de…, saisissez un nom, une société ou une adresse e-mail, puis appuyez sur Préparer.
La réponse est préparée en priorité ; la carte indique l'heure à laquelle elle sera prête. Elle n'est jamais envoyée sans vous.

Comprendre quand SheepIA prépare une réponse

SheepIA trie d'abord vos mails. Les newsletters, notifications de plateformes, factures automatiques, simples remerciements, mails où vous êtes en copie et fils déjà répondus sont écartés. Pour les autres, SheepIA estime si une réponse est vraiment attendue et ne la prépare qu'au-delà de 70 % de certitude ; chaque carte de réponse en donne le motif.

Quand vous balayez deux fois les réponses préparées pour un même expéditeur, SheepIA n'en prépare plus pour lui. Vous pouvez aussi appuyer sur Ne plus proposer pour cet expéditeur.

Les messages des voyageurs relayés par Airbnb et Booking ne sont pas examinés, sauf si vous cochez Préparer aussi les réponses aux messages des voyageurs (Airbnb, Booking) dans Paramètres → Ce que SheepIA sait faire. Ce réglage est désactivé par défaut. Les confirmations, annulations, versements et autres notifications restent toujours écartés.

Fiche client ou contact proposé depuis un mail

Quand quelqu'un que vous ne connaissez pas vous écrit pour la troisième fois en trois mois, SheepIA prépare une carte. Elle cherche d'abord dans vos clients : si la société existe déjà (même nom, raison sociale, adresse ou domaine), la carte devient Ajouter le contact à cette fiche, jamais une seconde fiche. Si la ressemblance n'est que probable, deux boutons vous laissent choisir : Ajouter comme contact de la fiche trouvée (par défaut) ou Créer une nouvelle fiche. La vérification est refaite au moment où vous cliquez, au cas où la fiche aurait été créée entre-temps.

La carte Doublon propose Fusionner quand l'une des deux fiches est vide : ses contacts, adresses et coordonnées passent sur l'autre, qui reste la seule fiche active, et la fiche vide est archivée. Annuler défait la fusion tant que personne n'a modifié les fiches.

Choisir ce que SheepIA fait seule

Ouvrez Paramètres → Ce que SheepIA sait faire (ou le lien du même nom dans À faire).
Pour chaque action, la ligne montre le bilan des 90 derniers jours : préparées, validées, balayées, et la certitude moyenne.
Activez Laisser SheepIA faire seule pour l'action voulue, puis réglez le Seuil de certitude : SheepIA n'agit seule qu'au-delà de ce pourcentage. Un minimum est imposé selon le risque de l'action (Minimum).
Les actions sensibles (facture, mise en demeure, fusion de clients, paiement) sont marquées Jamais automatique : elles attendent toujours votre validation.
Une réponse envoyée seule part après le délai de retenue, porte la mention de SheepIA et un lien pour la noter.

Régler le pilote

Dans Ce que SheepIA sait faire, la carte Réglages du pilote propose :

Réponses préparées d'avance par jour : de 0 à 200. Une réponse que vous demandez vous-même n'est jamais comptée.
Retenue avant un envoi automatique (minutes) : de 5 à 60. Pendant ce délai, vous pouvez annuler l'envoi.
Heures de silence : aucun envoi automatique entre le Début du silence et la Fin du silence ; il est repoussé à la fin.
Signer aussi les réponses que je valide moi-même : par défaut, une réponse validée à la main est la vôtre, sans signature. Les envois automatiques portent toujours la signature de SheepIA.

Vos réglages l'emportent sur ceux de l'organisation. Un propriétaire ou un administrateur règle les valeurs par défaut de l'organisation dans Réglages de l'organisation. Il peut aussi Interdire l'exécution automatique d'un type d'action ou imposer un Seuil minimum (%), mais jamais activer une action à la place d'un membre.

Retrouver le résumé d'un client avant un rendez-vous

Le résumé de chaque client que vous voyez dans les 36 heures est préparé à l'avance : il s'affiche aussitôt, sans consommer de crédit SheepIA. Les autres résumés se demandent depuis la fiche du client (voir SheepIA, aide à la rédaction).

Questions fréquentes

SheepIA peut-elle envoyer un mail sans moi ?

Seulement si vous l'avez autorisé, pour un type d'action précis et au-delà d'un seuil de certitude que vous avez choisi. Par défaut, rien ne part sans votre Valider.

Pourquoi SheepIA n'a-t-elle pas préparé de réponse à ce mail ?

Le mail est peut-être de ceux qu'elle écarte (newsletter, notification, copie, remerciement, fil déjà répondu), ou sa certitude qu'une réponse est attendue est restée sous 70 %. Pour obtenir quand même une réponse, utilisez Demander une réponse.

Où retrouver ce que SheepIA a fait ?

Dans Sheep, section À faire, affichage Historique. Le journal complet est dans Activité de SheepIA, où vous pouvez aussi demander que SheepIA ne s'occupe plus d'un élément. La carte Exporter mes données de cette page télécharge toutes vos actions de SheepIA avec leur motif et leur état (Télécharger en CSV ou Télécharger en JSON) ; SheepIA les conserve 12 mois puis les supprime, et elles sont aussi effacées si vous quittez l'organisation.

Voir aussi

Trier ce que Sheep vous montre

Quand les propositions s'accumulent, Sheep trie pour vous. Rien n'est supprimé : ce qui est écarté se retrouve en un clic.

Ouvrez Paramètres → Ce que SheepIA sait faire, carte Ce que Sheep vous montre.
Choisissez un Niveau de tri : Discret (seulement les propositions très sûres et les sujets importants), Équilibré (écarte les propositions peu sûres, c'est le réglage recommandé) ou Tout voir (aucun filtre).
Réglez les Cartes montrées par jour (10 par défaut). Au-delà, le reste est mis de côté pour aujourd'hui, et chaque carte que vous traitez compte dans la journée.
Dans À faire, sous la liste, Sheep dit ce qu'il a masqué ou mis de côté : appuyez sur Les voir ou Tout voir.

Les sujets d'argent dû (facture en retard, relance), d'échéance légale (obligations, seuils) et de validation qui bloque quelqu'un (automatisation, demande de location) ne sont jamais masqués ni plafonnés. Une réponse que vous avez demandée vous-même non plus.

Cartes regroupées

Trois cartes ou plus de même nature, par exemple 7 mails à classer ou 4 dépenses sans justificatif, ne forment qu'une carte.

Appuyez sur Voir les 7 pour les ouvrir une à une.
Tout valider n'existe que pour les gestes sûrs et réversibles (classement, rattachement, catégorie). Une réponse à un mail, une relance ou la création d'une fiche se valident toujours une par une.
Tout écarter et Plus tard pour tout existent aussi. Chaque geste en lot demande une confirmation, puis s'applique carte par carte avec les mêmes contrôles qu'un clic isolé.

Ne plus proposer un type

Sur une carte, appuyez sur Ne plus me proposer ce type, puis confirmez.
Pour revenir en arrière, ouvrez Paramètres → Ce que SheepIA sait faire, liste Types coupés ou relevés, puis Réafficher.

Le seuil qui s'ajuste tout seul

Sheep relit vos 30 derniers jours. Un type que vous refusez ou ignorez souvent est Relevé automatiquement : il faut une certitude plus haute pour qu'il s'affiche. Il redescend quand vous l'acceptez. Sheep attend au moins 5 décisions avant d'agir, et Réafficher remet le compteur du type à zéro.

Moins de notifications

Les notifications reçues même application fermée sont réservées à l'urgent : échéance fiscale, facture en retard, relance à valider, versement manquant, synchronisation en échec, rappels de rendez-vous et heure de départ. Le reste va dans la cloche.

Chaque matin vers 8 h, Sheep envoie un seul Résumé du matin qui dit combien de cartes vous attendent, dont combien d'importantes. Vous pouvez le couper dans la carte Ce que Sheep vous montre. Le détail type par type se règle dans Paramètres → Notifications et rappels.