SheepIA prepara il tuo lavoro

SheepIA tiene d’occhio ciò che arriva (email, fatture ricevute, appuntamenti) e prepara il lavoro in anticipo. Ogni preparazione aspetta il tuo consenso: per impostazione predefinita SheepIA non fa nulla da sola. Poi puoi autorizzare, azione per azione, ciò che fa senza di te.

Operazioni frequenti

Convalidare ciò che SheepIA ha preparato

Apri «Sheep» nel menu: la sezione «À faire» (Da fare) è in alto nella pagina (vedi Accueil, notifications et Sheep).
Le preparazioni possibili sono tre: una «Réponse» (Risposta) a un’email, una «Dépense» (Spesa) ricavata da una fattura ricevuta e un «Rendez-vous» (Appuntamento) collegato al cliente più probabile.
Ogni scheda spiega il motivo e indica la sua «Certitude» (Certezza), calcolata a partire da fatti verificabili. Tocca «Pourquoi ?» (Perché?) per vedere che cosa ha pesato.
Tocca «Valider» (Convalida) per eseguire, «Modifier» (Modifica) (poi «Enregistrer la correction», Salva la correzione) per correggere prima, oppure «Balayer» (Scarta) per metterla da parte.
Nello «Historique» (Cronologia), «Annuler» (Annulla) annulla un’azione convalidata.

Una risposta a un’email, quando ti chiedono le tue disponibilità, propone tre fasce orarie davvero libere nella tua pianificazione. Una spesa preparata è sempre una bozza: anche dopo la convalida resta una bozza in Achats et dépenses, da controllare. Una fattura e la sua ricevuta allegate alla stessa email danno una sola spesa con due giustificativi, e una spesa già registrata non viene mai ricreata.

Annullare o correggere un invio

Una risposta convalidata non parte subito: la scheda indica «Envoi à… : vous pouvez encore annuler» (invio alle…: puoi ancora annullare). Tocca «Annuler l’envoi» (Annulla l’invio) durante questo intervallo.
Dopo un invio, «Corriger (brouillon)» (Correggi (bozza)) prepara nelle tue bozze un messaggio «Correction de mon précédent message» (Correzione del mio messaggio precedente), da rileggere e inviare tu stesso.

Chiedere una risposta a una email precisa

In «À faire» trova «Demander une réponse» (Chiedi una risposta).
In «Préparer une réponse au dernier mail de…» (Prepara una risposta all’ultima email di…) scrivi un nome, una società o un indirizzo email, poi tocca «Préparer» (Prepara).
La risposta viene preparata con priorità; la scheda indica l’ora in cui sarà pronta. Non viene mai inviata senza di te.

Capire quando SheepIA prepara una risposta

SheepIA smista prima di tutto le tue email. Newsletter, notifiche delle piattaforme, fatture automatiche, semplici ringraziamenti, email in cui sei solo in copia e conversazioni a cui hai già risposto vengono scartati. Per le altre, SheepIA stima se una risposta è davvero attesa e la prepara solo oltre il 70 % di certezza; ogni scheda di risposta ne indica il motivo.

Quando scarti due volte le risposte preparate per lo stesso mittente, SheepIA non ne prepara più per lui. Puoi anche toccare «Ne plus proposer pour cet expéditeur» (Non proporre più per questo mittente).

I messaggi dei viaggiatori inoltrati da Airbnb e Booking non vengono esaminati, a meno che tu non spunti «Préparer aussi les réponses aux messages des voyageurs (Airbnb, Booking)» (Prepara anche le risposte ai messaggi dei viaggiatori (Airbnb, Booking)) in «Paramètres» (Impostazioni) → «Ce que SheepIA sait faire» (Cosa sa fare SheepIA). Questa impostazione è disattivata per impostazione predefinita. Conferme, cancellazioni, accrediti e altre notifiche vengono sempre scartati.

Scheda cliente o contatto proposti a partire da un’email

Quando qualcuno che non conosci ti scrive per la terza volta in tre mesi, SheepIA prepara una scheda. Cerca prima tra i tuoi clienti: se la società esiste già (stesso nome, ragione sociale, indirizzo o dominio), la scheda diventa «Ajouter le contact» (Aggiungi il contatto) a quella scheda cliente, mai una seconda scheda. Se la somiglianza è solo probabile, due pulsanti ti lasciano scegliere: «Ajouter comme contact de» (Aggiungi come contatto di) la scheda trovata (predefinito) oppure «Créer une nouvelle fiche» (Crea una nuova scheda). Il controllo viene rifatto nel momento in cui fai clic, nel caso in cui la scheda sia stata creata nel frattempo.

La scheda «Doublon» (Doppione) propone «Fusionner» (Unisci) quando una delle due schede è vuota: i suoi contatti, indirizzi e recapiti passano all’altra, che resta l’unica scheda attiva, e la scheda vuota viene archiviata. «Annuler» annulla l’unione finché nessuno ha modificato le schede.

Scegliere ciò che SheepIA fa da sola

Apri «Paramètres» → «Cosa sa fare SheepIA» (oppure il link con lo stesso nome in «À faire»).
Per ogni azione, la riga mostra il bilancio degli ultimi 90 giorni: preparate, convalidate, scartate e la certezza media.
Attiva «Laisser SheepIA faire seule» (Lascia fare a SheepIA da sola) per l’azione desiderata, poi regola la «Seuil de certitude» (Soglia di certezza): SheepIA agisce da sola solo oltre questa percentuale. In base al rischio dell’azione è imposto un minimo («Minimum»).
Le azioni sensibili (fattura, diffida di pagamento, unione di clienti, pagamento) sono contrassegnate «Jamais automatique» (Mai automatico): aspettano sempre la tua convalida.
Una risposta inviata da sola parte dopo il tempo di attesa, riporta la dicitura di SheepIA e un link per valutarla.

Regolare il pilota

In «Cosa sa fare SheepIA», la scheda «Réglages du pilote» (Impostazioni del pilota) offre:

«Réponses préparées d’avance par jour» (Risposte preparate in anticipo al giorno): da 0 a 200. Una risposta che chiedi tu stesso non viene mai conteggiata.
«Retenue avant un envoi automatique (minutes)» (Attesa prima di un invio automatico (minuti)): da 5 a 60. Durante questo intervallo puoi annullare l’invio.
«Heures de silence» (Ore di silenzio): nessun invio automatico tra l’«Début du silence» (Inizio del silenzio) e la «Fin du silence» (Fine del silenzio); viene rimandato alla fine.
«Signer aussi les réponses que je valide moi-même» (Firma anche le risposte che convalido io stesso): per impostazione predefinita, una risposta convalidata a mano è tua, senza firma. Gli invii automatici portano sempre la firma di SheepIA.

Le tue impostazioni prevalgono su quelle dell’organizzazione. Un proprietario o un amministratore imposta i valori predefiniti dell’organizzazione in «Réglages de l’organisation» (Impostazioni dell’organizzazione). Può anche «Interdire l’exécution automatique» (Vietare l’esecuzione automatica) di un tipo di azione o imporre una «Seuil minimum (%)» (Soglia minima (%)), ma mai attivare un’azione al posto di un membro.

Ritrovare il riepilogo di un cliente prima di un appuntamento

Il riepilogo di ogni cliente che vedi nelle prossime 36 ore è preparato in anticipo: compare subito, senza consumare crediti SheepIA. Gli altri riepiloghi si chiedono dalla scheda del cliente (vedi SheepIA, aide à la rédaction).

Domande frequenti

SheepIA può inviare un’email senza di me?

Solo se l’hai autorizzato, per un tipo di azione preciso e oltre una soglia di certezza scelta da te. Per impostazione predefinita non parte nulla senza il tuo «Valider».

Perché SheepIA non ha preparato una risposta a questa email?

Forse l’email è tra quelle che scarta (newsletter, notifica, copia, ringraziamento, conversazione già risposta), oppure la sua certezza che una risposta sia attesa è rimasta sotto il 70 %. Per ottenere comunque una risposta, usa «Demander une réponse».

Dove ritrovo ciò che ha fatto SheepIA?

In «Sheep», sezione «À faire», vista «Historique». Il registro completo è in «Activité de SheepIA» (Attività di SheepIA), dove puoi anche chiedere che SheepIA non si occupi più di un elemento. La scheda Exporter mes données (Esporta i miei dati) di questa pagina scarica tutte le tue azioni di SheepIA con il loro motivo e il loro stato (Télécharger en CSV o Télécharger en JSON); SheepIA le conserva 12 mesi poi le elimina, e vengono eliminate anche se lasci l’organizzazione.

Vedi anche

Smistare ciò che Sheep ti mostra

Quando le proposte si accumulano, Sheep smista per te. Non viene cancellato nulla: ciò che viene scartato si ritrova con un clic.

Apri «Paramètres» → «Cosa sa fare SheepIA», scheda «Ce que Sheep vous montre» (Cosa ti mostra Sheep).
Scegli un «Niveau de tri» (Livello di smistamento): «Discret» (Discreto) (solo le proposte molto sicure e gli argomenti importanti), «Équilibré» (Bilanciato) (scarta le proposte poco sicure; è l’impostazione consigliata) oppure «Tout voir» (Mostra tutto) (nessun filtro).
Regola le «Cartes montrées par jour» (Schede mostrate al giorno) (10 per impostazione predefinita). Oltre questo numero, il resto viene messo da parte per oggi, e ogni scheda che gestisci conta per la giornata.
In «À faire», sotto l’elenco, Sheep dice che cosa ha nascosto o messo da parte: tocca «Les voir» (Mostrale) o «Tout voir».

Gli argomenti di denaro dovuto (fattura in ritardo, sollecito), di scadenza di legge (obblighi, soglie) e di convalida che blocca qualcuno (automazione, richiesta di locazione) non vengono mai nascosti né limitati. Neppure una risposta che hai chiesto tu stesso.

Schede raggruppate

Tre o più schede della stessa natura, per esempio «7 mails à classer» (sette email da classificare) o «4 dépenses sans justificatif» (quattro spese senza giustificativo), formano una sola scheda.

Tocca «Voir les 7» (Vedi tutte e sette) per aprirle una per una.
«Tout valider» (Convalida tutto) esiste solo per i gesti sicuri e reversibili (classificazione, collegamento, categoria). Una risposta a un’email, un sollecito o la creazione di una scheda si convalidano sempre una per una.
Esistono anche «Tout écarter» (Scarta tutto) e «Plus tard pour tout» (Più tardi per tutto). Ogni gesto in blocco chiede una conferma, poi si applica scheda per scheda con gli stessi controlli di un clic singolo.

Non proporre più un tipo

Su una scheda, tocca «Ne plus me proposer ce type» (Non propormi più questo tipo), poi conferma.
Per tornare indietro, apri «Paramètres» → «Cosa sa fare SheepIA», elenco «Types coupés ou relevés» (Tipi disattivati o rialzati), poi «Réafficher» (Mostra di nuovo).

La soglia che si regola da sola

Sheep rilegge i tuoi ultimi 30 giorni. Un tipo che rifiuti o ignori spesso viene «Relevé automatiquement» (Rialzato automaticamente): serve una certezza più alta perché venga mostrato. Torna giù quando lo accetti. Sheep aspetta almeno 5 decisioni prima di agire, e «Réafficher» azzera il contatore del tipo.

Meno notifiche

Le notifiche ricevute anche ad applicazione chiusa sono riservate alle urgenze: scadenza fiscale, fattura in ritardo, sollecito da convalidare, accredito mancante, sincronizzazione fallita, promemoria degli appuntamenti e ora di partenza. Il resto va nella campanella.

Ogni mattina verso le 8, Sheep invia un solo «Résumé du matin» (Riepilogo del mattino) che dice quante schede ti aspettano, di cui quante importanti. Puoi disattivarlo nella scheda «Cosa ti mostra Sheep». Il dettaglio tipo per tipo si regola in «Paramètres» → «Notifications et rappels» (Notifiche e promemoria).