Gestione di progetto

Il modulo «Gestion de projet» (Gestione di progetto) aggiunge a un progetto esistente un metodo, fasi, milestone e una lavagna Kanban. Un progetto che non piloti resta un progetto semplice: cliente, budget, tempo e attività, come prima. Il modulo si appoggia alle attività (le schede della lavagna e «Mon Kanban» sono attività): funziona solo se è attivato anche il modulo Attività. È disattivato per impostazione predefinita; si attiva in «Paramètres» (Impostazioni) → «Personnalisation» (Personalizzazione) (oppure con la preimpostazione del tuo settore, o tramite il tuo consulente SheepOS).

Dove trovarla

Quando il modulo è attivato e il tuo ruolo permette di leggere i progetti, la voce Gestion de projet compare nel menu, subito dopo «Projets» (Progetti) (menu laterale, menu «Plus» (Altro) sul telefono, palette Ctrl/⌘ + K). Puoi spostarla in Paramètres → Personnalisation → ordine del menu. Se non compare, il modulo è disattivato: attivalo in Paramètres → Personnalisation.

La pagina iniziale del modulo elenca i tuoi progetti pilotati con il loro nome, il loro cliente, il loro metodo, il loro meteo calcolato, il loro avanzamento e la loro prossima milestone. «Ouvrir le pilotage» (Apri il pilotaggio) apre la lavagna del progetto; «Piloter un projet» (Pilota un progetto) ti fa scegliere un progetto esistente, poi avvia la procedura guidata; «Mon Kanban» (Il mio Kanban) riunisce le tue attività di tutti i progetti pilotati. Senza progetti pilotati, la pagina spiega come iniziare.

Pilotare un progetto

Apri la scheda del progetto (oppure tocca Piloter un projet nella pagina iniziale del modulo).
Nel riquadro Gestion de projet, tocca «Piloter ce projet» (Pilota questo progetto).
La procedura guidata pone quattro schermate: l’essenziale, sei domande, il metodo (una raccomandazione spiegata, la scelta resta tua), poi l’anteprima di ciò che verrà creato, che puoi deselezionare.
Tocca «Lancer le pilotage» (Avvia il pilotaggio).

Ogni scelta importante riporta un link «Quelle différence ?» (Qual è la differenza?) che spiega le opzioni: quando sceglierla, vantaggi, svantaggi, un esempio.

Limite di progetti pilotati

Il tuo piano include un numero di progetti pilotati contemporaneamente (3 nel piano gratuito). Contano solo i progetti pilotati: i tuoi progetti semplici, quale che sia il loro numero, non contano mai. Terminare o archiviare un progetto pilotato, o interromperne il pilotaggio, libera il suo posto senza eliminare nulla. La pagina «Consommation» (Consumo) mostra a che punto sei.

L’anteprima e il meteo

La scheda «Aperçu» (Panoramica) riassume il progetto a colpo d’occhio: avanzamento, prossima milestone, rischi per livello, budget (per le persone che possono leggere la fatturazione), collaudo e flusso.

Il meteo è calcolato da SheepOS, con i suoi motivi scritti per esteso. Temporale («Orage»): una milestone ha più di 5 giorni di ritardo, il budget è superato, un rischio in zona alta non ha nessuna azione di trattamento aperta, un’anomalia bloccante è aperta o una riserva di collaudo è in ritardo. Nuvoloso («Nuageux»): un ritardo di milestone più lieve, un budget alla soglia di allerta o un limite di lavori in corso superato. Sole («Soleil») negli altri casi. Il capo progetto può anche dichiarare il proprio meteo, spiegando perché: viene mostrato accanto al meteo calcolato, senza sostituirlo.

L’avanzamento segue la regola scelta nelle impostazioni del progetto: 0 / 100 (un’attività conta quando è terminata) o 50 / 50 (un’attività avviata conta per metà). È ponderato in base al carico stimato quando tutte le attività sono stimate, e la regola è sempre mostrata accanto alla cifra.

La lavagna Kanban

La lavagna mostra le attività del progetto per colonna. Ogni colonna corrisponde a uno stato. Puoi:

trascinare una scheda da una colonna all’altra, oppure usare il menu «Déplacer vers…» (Sposta in…) della scheda;
con la tastiera, usare Alt + freccia sinistra o destra (colonna vicina) e Alt + freccia su o giù (ordine nella colonna);
fissare un limite di lavori in corso per colonna in «Réglages» (Impostazioni): un superamento viene segnalato (colonna in rosso, testo «Limite dépassée» (Limite superato) e scheda in «À faire» (Da fare)) senza mai bloccare;
raggruppare le schede in corsie: per membro, per pacchetto di lavoro, per priorità o per classe di servizio.

La scheda «Flux» (Flusso) mostra il diagramma di flusso cumulativo, il tempo di attraversamento, il tempo di ciclo e la produttività. Questi indicatori restano «non calcolabili» finché lo storico è troppo breve.

Il mio Kanban

Mon Kanban riunisce su un’unica lavagna tutte le attività che ti sono assegnate nei tuoi progetti pilotati, con una corsia per progetto.

Struttura del progetto

La scheda «Structure» (Struttura) organizza il progetto in fasi, pacchetti di lavoro (o epic nel metodo agile), attività e sotto-attività. Un pacchetto di lavoro si collega a una fase; un’attività può avere un tipo (attività, user story, azione, anomalia, milestone).

Rischi

La scheda «Risques» (Rischi) tiene il registro dei rischi (ciò che potrebbe andare storto) e delle opportunità (ciò che potrebbe aiutare). Ogni rischio ha una probabilità e un impatto da 1 a 5; la criticità è il loro prodotto: verde fino a 6, arancione da 7 a 14, rosso da 15 in poi. La matrice 5 × 5 mostra i rischi aperti, e i cinque più critici sono elencati. «Créer l'action» (Crea l’azione) apre un’attività di trattamento collegata al rischio. Un rischio rosso senza azione di trattamento aperta compare in À faire, dove puoi creare l’azione o rimandarla di sette giorni.

Milestone

La scheda «Jalons» (Milestone) elenca le tappe datate del progetto. La data di riferimento è fissata alla creazione: spostare la data fa emergere lo scostamento. Una milestone non raggiunta la cui data è passata è segnalata in ritardo, con il suo numero di giorni. Le milestone proposte dalla procedura guidata senza data precisa vengono create «da pianificare»: SheepOS non inventa mai una data.

Collaudo

La scheda «Recette» (Collaudo) verifica che ciò che viene consegnato faccia davvero ciò che era stato richiesto.

Il piano di collaudo elenca i casi da verificare, ciascuno con i suoi passaggi e il suo risultato atteso, ordinati per livello (test unitari, di integrazione, di sistema, collaudo, regressione, controlli). «Proposer des cas depuis les jalons» (Proponi casi dalle milestone) aggiunge un caso di controllo in bozza per ogni milestone che non ne ha: nulla viene sovrascritto, e il pulsante «Annuler» (Annulla) toglie ciò che è appena stato aggiunto.
Una campagna ripete i casi pronti su una versione e un ambiente precisi. Ogni caso si svolge passo per passo: «Réussi» (Superato), «Échoué» (Fallito), «Bloqué» (Bloccato) o «Sans objet» (Non pertinente). Un fallimento apre un’anomalia (attività di tipo anomalia, con la sua gravità: bloccante, maggiore, minore o estetica), precompilata con il caso, i passaggi e l’ambiente. Un’anomalia corretta rimette il caso «da rieseguire».
Il verbale si pronuncia quando la campagna è terminata. SheepOS propone l’esito in base ai risultati: un’anomalia bloccante aperta, un caso non eseguito o da rieseguire rinvia il collaudo; le anomalie aperte diventano riserve (collaudo pronunciato con riserve, con una scadenza per toglierle); altrimenti il collaudo è pronunciato senza riserve. Puoi essere più prudente della proposta, mai meno. Un collaudo pronunciato può raggiungere una milestone. Il link Quelle différence ? spiega i tre esiti.
Le riserve si tolgono insieme alla loro anomalia, oppure a mano. Una riserva in ritardo compare in À faire («Plus tard» (Più tardi) la nasconde per sette giorni).

La firma elettronica del verbale arriverà in una prossima versione; la decisione è già registrata e datata, e il verbale può già essere depositato nella gestione documentale (vedi più sotto, «Restaurer une version et déposer en GED»).

Riunioni e rituali

La scheda «Réunions» (Riunioni) inizia con i rituali del tuo metodo: comitato di pilotaggio, punto di avanzamento, pianificazione e revisione dello sprint, retrospettiva, revisione di milestone… Per ciascuno, scegli il primo giorno e l’ora, poi «Planifier dans l'agenda» (Pianifica nel calendario): la serie viene creata nel tuo calendario, collegata al progetto, e la modifichi poi come qualsiasi appuntamento. Un rituale già pianificato viene segnalato.

Ogni riunione si prepara con l’ordine del giorno del suo tipo (per esempio, per un comitato di pilotaggio: avanzamento, milestone, budget, rischi in zona alta, decisioni attese). Durante o dopo la riunione, annota i partecipanti, le note e le decisioni (una per riga), poi aggiungi le azioni decise: sono attività di tipo azione, con un responsabile e una scadenza, che compaiono tra le attività del progetto. «Rédiger le compte rendu» (Redigi il verbale della riunione) genera il documento nella scheda «Livrables» (Deliverable) a partire dalla riunione; puoi ritoccarlo, e si aggiorna senza sovrascrivere i tuoi ritocchi.

Deliverable

La scheda Livrables redige al posto tuo i documenti del progetto a partire da ciò che hai già inserito: nota di inquadramento, capitolato, proposta commerciale, pianificazione, piano di gestione dei rischi, piano di collaudo e rapporto di avanzamento. Un deliverable è una sequenza di blocchi (titoli, testi, elenchi, tabelle) che puoi ritoccare a mano e ai quali puoi aggiungere i tuoi paragrafi.

«Mettre à jour depuis le projet» (Aggiorna dal progetto) non ti sovrascrive mai:

un blocco generato che non hai toccato viene sostituito dal nuovo valore;
un blocco che hai modificato viene conservato finché i suoi dati non sono cambiati;
se i dati del progetto sono cambiati sotto un blocco che hai modificato, le due versioni vengono mostrate affiancate: mantieni il tuo testo oppure prendi la nuova versione (per unirle, modifica il tuo testo e poi mantienilo);
un paragrafo aggiunto a mano non viene mai toccato;
un blocco la cui fonte è scomparsa (un rischio eliminato, per esempio) viene conservato fino alla tua decisione.

Un banner indica quando il progetto è cambiato dall’ultimo aggiornamento. Ogni aggiornamento conserva la vecchia versione, consultabile. «Figer le livrable» (Blocca il deliverable) lo blocca; un aggiornamento crea allora una nuova versione collegata, senza toccare la versione bloccata. Puoi scaricare il deliverable (Markdown) o stamparlo, il che permette di salvarlo in PDF. Le parti finanziarie (budget) non vengono né generate né mostrate alle persone che non possono leggere la fatturazione.

Capitolato

Il capitolato si costruisce in sei parti numerate: contesto e obiettivo, perimetro (le fasi), requisiti funzionali, vincoli, deliverable attesi e criteri di collaudo. Ogni story del backlog diventa un requisito, in ordine di priorità, con il suo enunciato «Come… voglio… in modo da…» e i suoi criteri di accettazione; senza backlog, vengono elencate le attività del progetto. I vincoli riprendono il calendario e le milestone datate, e lasciano un paragrafo libero da completare con il cliente. I criteri di collaudo sono i casi di livello «Recette» della scheda Collaudo. Una story aggiunta o modificata arriva al prossimo aggiornamento, senza sovrascrivere i tuoi ritocchi. Il capitolato non contiene alcun importo.

Proposta commerciale e bozza di preventivo

La proposta commerciale presenta il contesto, ciò che realizzi (le fasi), la pianificazione previsionale, il prezzo, le ipotesi e le condizioni. Il prezzo proviene dalla stima dei costi più recente della scheda Strumenti (stima): una riga per prestazione, con la sua quota del prezzo di vendita. Gli imprevisti e il margine sono ripartiti nelle righe, ma né il costo né il margine compaiono mai nella proposta né nel preventivo. Una riga della stima dei costi non calcolabile (tariffa mancante, stima incompleta) non viene inventata: resta da parte, e l’elenco ti dice quali. Il prezzo viene generato, mostrato ed esportato solo per le persone che leggono la fatturazione.

«Préparer le brouillon de devis» (Prepara la bozza di preventivo) crea il preventivo nel modulo Preventivi, con le sue regole abituali (numerazione all’invio, IVA, diciture); per questo bisogna poter scrivere nella fatturazione. Un secondo clic aggiorna la stessa bozza invece di crearne un’altra. Una volta inviato il preventivo, la proposta non lo tocca più: creane uno nuovo dall’elenco dei preventivi. Nulla viene mai inviato automaticamente: rileggi il preventivo, poi lo invii tu stesso. I paragrafi «ipotesi» e «condizioni» sono tracce da rileggere e adattare prima dell’invio: non sostituiscono le tue condizioni generali.

Esportare in Word

«Exporter en Word (.docx)» (Esporta in Word (.docx)) scarica il deliverable in un documento che puoi aprire e ritoccare in Word o LibreOffice: titoli, paragrafi, elenchi puntati e tabelle (con la loro intestazione ripetuta a ogni pagina). Il file non contiene né macro né link. Come a schermo, le parti finanziarie vi figurano solo se puoi leggere la fatturazione. Un documento ritoccato in Word non è più collegato al progetto: per riprendere i dati aggiornati, rigenera qui il deliverable.

Modelli dell’organizzazione

In fondo alla scheda, «Modèles de l'organisation» (Modelli dell’organizzazione) permette all’amministrazione di personalizzare ogni tipo di deliverable: paragrafi aggiunti all’inizio e alla fine (intestazione dell’azienda, dicitura di riservatezza, blocco firma) e rubriche rimosse (per esempio le condizioni di una proposta, se hai le tue). Un modello segue le stesse regole del resto del deliverable: modificarlo è un aggiornamento come un altro, che non sovrascrive mai ciò che un capo progetto ha scritto; una rubrica rimossa dal modello diventa «fonte eliminata» nei deliverable già generati, e decidi tu. Un modello bloccato non si ritocca nei progetti: i suoi paragrafi non si modificano né si rimuovono, in modo che tutti i tuoi documenti dello stesso tipo si somiglino. Sbloccato, il modello resta una base che ciascuno può ritoccare. Rimuovere un modello non cambia i deliverable già generati.

Il deposito nella gestione documentale è descritto più sotto. La firma elettronica dei deliverable arriverà in una prossima versione.

Budget

La scheda «Budget» confronta il previsto con il consumato, senza reinserire nulla. Il previsto è il budget della scheda del progetto. Il consumato somma il tuo tempo registrato sul progetto, valorizzato alla tariffa della tua tabella di fatturazione, e le spese convalidate collegate al progetto (al netto delle imposte). L’impegnato conta gli ordini ai fornitori collegati al progetto e non ancora fatturati. Gli importi sono nella valuta del cliente del progetto e riservati alle persone che possono leggere anche la fatturazione.

SheepOS non inventa alcun importo: un tempo registrato senza tariffa di fatturazione nella valuta del progetto viene segnalato a parte («tariffa non indicata») invece di essere quantificato a zero, e una spesa in un’altra valuta senza conversione nota non viene conteggiata.

Quando il consumato raggiunge la soglia di allerta (80 % per impostazione predefinita, regolabile da 50 a 100 %), poi quando supera il previsto, compare un riquadro in À faire: è l’unico canale di allerta. «Ignorer» (Ignora) lo nasconde, e ritorna solo se la situazione peggiora. Il link Quelle différence ? spiega la scelta di ciò che l’allerta sorveglia: il solo consumato, oppure il consumato e l’impegnato.

Strumenti

La scheda «Outils» (Strumenti) propone una matrice decisionale (scegliere tra opzioni in base a criteri ponderati, con sensibilità della classifica), uno strumento di stima e quantificazione dei costi (tempo × tariffa, tre punti, punti × velocity, analogia, forfait, imprevisti e margine) e un aiuto alla prioritizzazione (MoSCoW, valore / complessità, Kano). Il calcolo è fatto da SheepOS, mai stimato a occhio, e nulla viene scritto nel progetto senza un tuo gesto: per esempio, «Appliquer au budget du projet» (Applica al budget del progetto) chiede di confermare e richiede il diritto di modificare gli importi.

Glossario

Il pulsante ? in alto nella schermata del progetto pilotato apre il glossario: le parole della gestione di progetto (fase, milestone, pacchetto di lavoro, deliverable, collaudo, riserva, rischio, criticità, limite di lavori in corso, sprint, previsto / consumato / impegnato, PERT, MoSCoW…), ciascuna con la sua definizione breve, i suoi equivalenti abituali e un link «En savoir plus» (Scopri di più) che apre il dettaglio. Un campo di ricerca ritrova una parola, anche senza accento.

Backlog e sprint

Per i progetti Scrum, ibridi e personalizzati si aggiungono due schede: «Backlog» e «Sprints».

Il backlog è l’elenco ordinato di ciò che resta da fare. Ogni story dice chi vuole cosa e perché («Come… voglio… in modo da…»), con una stima in punti (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21) o in ore, un valore di business, una priorità MoSCoW e i suoi criteri di accettazione, liberi o nel formato «dato che / quando / allora». Le epic sono i pacchetti di lavoro del progetto. I pulsanti «Monter» (Su) e «Descendre» (Giù) ordinano l’elenco senza rinumerare nulla. «Découper» (Dividi) trasforma una story non ancora iniziata in due fino a sei più piccole, che mantengono l’epic, i criteri e il link verso l’origine.

Due elenchi comuni al progetto inquadrano il lavoro: la definizione di «pronto» (una story può entrare in uno sprint) e la definizione di «finito» (la story è davvero conclusa: testata, riletta, documentata…). Si impostano nella scheda Backlog e si spuntano story per story.

Uno sprint è un periodo breve e fisso. Senza date, inizia il giorno dopo il precedente. Vi si trascinano story del backlog, poi lo si avvia: l’impegno è allora bloccato, e può essere in corso un solo sprint. Alla chiusura, scegli esplicitamente la sorte delle story non finite: ritorno al backlog o sprint successivo. La velocity conta unicamente i punti delle story finite la cui definizione di «finito» è interamente spuntata, mai una story parziale; la velocity media riguarda gli ultimi tre sprint conclusi e resta «non calcolabile» prima del primo. Il burndown mostra il resto da fare giorno dopo giorno contro la linea ideale (una tabella equivalente è sempre proposta), il burnup i punti finiti cumulati contro il perimetro della versione.

Se uno sprint contiene più del 20 % di punti oltre la velocity media, compare un riquadro in À faire; «Ignorer» scarta il livello attuale, ritorna solo se l’impegno aumenta ancora.

Pianificazione, dipendenze e percorso critico

La scheda «Planning» (Pianificazione) (tutti i metodi tranne Kanban) colloca le attività nel tempo. Dai a ogni attività una durata in giorni lavorativi (dal lunedì al venerdì, esclusi i giorni festivi francesi; questa impostazione si può cambiare) e, se serve, un inizio imposto (modalità manuale: la data non si muove) o un «pas avant le» (non prima del) (modalità automatica: l’attività si sposta dietro ai suoi predecessori). Un’attività senza durata resta fuori dal calcolo: la durata proposta proviene dalla sua stima in ore e si applica solo se la confermi.

Le dipendenze dicono che un’attività attende un’altra: fine → inizio (il più comune), inizio → inizio, fine → fine, inizio → fine, con uno scarto in giorni (negativo per una sovrapposizione). Un ciclo viene rifiutato citando il ciclo.

SheepOS calcola le date, i margini e il percorso critico: la sequenza di attività che decide la data di fine. Un’attività critica ha un margine nullo; il margine totale è il ritardo possibile senza spostare la fine, il margine libero quello che non sposta nessun’altra attività. Se il progetto ha una data di fine, il calcolo si fa a ritroso: un margine negativo significa che quella data non può essere rispettata. Il diagramma di Gantt è sempre accompagnato da una tabella equivalente.

«Figer le planning» (Blocca la pianificazione) conserva una baseline (date delle attività e delle milestone, budget): puoi poi confrontarla con la pianificazione viva per misurare gli scostamenti. Ogni fase termina con un passaggio di milestone: una revisione i cui criteri (attività, milestone, anomalie, rischi rossi) si calcolano sullo stato reale. Pronunci Continuare, Adeguare, Sospendere o Interrompere; continuare nonostante un criterio non soddisfatto è possibile, con una spiegazione, annotata «con riserva». Una milestone la cui data è superata compare in À faire.

Decisioni, modifiche e piano d’azione

La scheda «Décisions» (Decisioni) conserva la memoria delle scelte importanti: cosa, perché, quali opzioni sono state scartate, e su cosa si basa la decisione (una riunione, un foglio della cassetta degli attrezzi come la matrice decisionale, con la sua versione). Una decisione è prima di tutto una bozza, che puoi modificare; una volta convalidata, è bloccata. Se cambia, la rivedi: la nuova decisione sostituisce la vecchia, che resta consultabile con la dicitura «Remplacée» (Sostituita). Sotto, il piano d’azione riunisce in un unico elenco le azioni derivanti dai rischi, dalle riunioni e quelle che inserisci tu, con il loro ritardo.

La scheda «Changements» (Modifiche) segue le richieste di modifica, numerate DC-001, DC-002… Una richiesta viene ricevuta, poi analizzata: tempi, carico, costo (visibile per le persone che leggono la fatturazione), effetto sul perimetro e sui rischi, opzioni. Viene poi accettata, rifiutata o rinviata da una persona che pilota il progetto, con il suo motivo. SheepOS non accetta una richiesta senza analisi, né senza costo quantificato: se non costa nulla, bisogna affermarlo spuntando «sans incidence financière» (senza incidenza finanziaria). Una richiesta accettata può creare attività e fissare una nuova baseline «a seguito di DC-nnn». Ogni decisione presa su una richiesta entra nel registro delle decisioni. Una richiesta ricevuta che attende la sua analisi compare in À faire.

Importare un progetto esistente

La scheda «Importer» (Importa) riprende un progetto iniziato altrove: un file MS Project in formato XML (File > Salva con nome > XML), il CSV del modello SheepOS (da scaricare dalla scheda) oppure un’esportazione CSV di Jira, Trello o Asana. Per un file Excel, salvalo prima in CSV (UTF-8).

SheepOS inizia con un’anteprima: ciò che verrà creato (fasi, pacchetti di lavoro, attività, milestone, dipendenze), ciò che è ignorato (con il numero di riga) e ciò che è da rivedere. Nulla viene scritto finché non hai confermato. Un’importazione aggiunge senza mai sovrascrivere né eliminare: un pacchetto di lavoro con lo stesso nome viene riutilizzato, e una dipendenza che creerebbe un ciclo viene scartata. I responsabili vengono associati ai membri dell’organizzazione tramite la loro e-mail o il loro nome; gli altri restano senza responsabile. Per MS Project, un’attività di riepilogo di primo livello diventa una fase, una di secondo livello un pacchetto di lavoro; oltre, la gerarchia viene appiattita e il codice WBS d’origine viene conservato nella descrizione.

Carico del team e valore acquisito

La scheda «Charge» (Carico) confronta, settimana per settimana, ciò che è affidato a ciascun membro con ciò che può assorbire. Il carico è il lavoro residuo delle sue attività assegnate e stimate (il tempo già registrato viene detratto), ripartito sui giorni lavorativi tra l’inizio e la fine di ogni attività. La capacità di una settimana è il tempo di lavoro del membro (8 h dal lunedì al venerdì finché non ha impostato il proprio, giorni festivi esclusi), meno la quota riservata a riunioni, supporto e amministrazione (20 % per impostazione predefinita, regolabile a schermo). Una cella è verde sotto l’80 %, arancione fino al 100 %, rossa oltre; un clic dettaglia le attività della settimana. Le attività senza stima o senza data non vengono ripartite: sono conteggiate accanto al nome del membro. Le assenze non sono ancora detratte. Un membro che supera il 110 % della sua capacità nelle prossime quattro settimane compare in À faire; «Ignorer» scarta il livello attuale, il riquadro ritorna solo se il sovraccarico aumenta.

Il valore acquisito confronta, dall’ultima baseline, l’avanzamento previsto a oggi con l’avanzamento effettivamente raggiunto e con quanto è costato. SPI = raggiunto / previsto (sopra 1, il progetto avanza più in fretta del previsto); CPI = raggiunto / costo reale (sopra 1, costa meno del previsto). SheepOS non conosce una tariffa di costo interna: il costo reale è il consumato della scheda Budget, alla tariffa della tabella di fatturazione (base vendita). Senza budget, senza baseline, senza tempo registrato o con tempo senza tariffa, l’indicatore è «non calcolabile» e la schermata dice cosa manca. Gli importi sono mostrati solo alle persone che leggono la fatturazione.

Ripristinare una versione e depositare nella gestione documentale

Un deliverable in bozza conserva le sue versioni precedenti: nell’elenco delle versioni, «Restaurer la version n» (Ripristina la versione n) rimette in vigore quella versione. Lo stato attuale non va perso: diventa una versione consultabile, e il ripristino crea una nuova versione. Se il progetto è cambiato nel frattempo, il banner «da aggiornare» lo segnala. Un deliverable bloccato non si ripristina: «Mettre à jour» (Aggiorna) ne crea uno nuovo.

«Déposer en GED» (Deposita nella gestione documentale) archivia un deliverable, o un verbale di collaudo, in un deposito della tua gestione documentale, collegato al progetto. Il documento è un file Markdown; il verbale riprende l’esito del collaudo, i risultati della campagna, le riserve con la loro scadenza e lascia lo spazio delle firme (la firma elettronica arriva in una prossima versione). Il deposito avviene con i tuoi diritti sulla gestione documentale, e un secondo deposito crea un nuovo documento senza sostituire nulla. Gli importi di un deliverable vengono ripresi solo se leggi la fatturazione.

Analisi e curva a S

La scheda «Analyses» (Analisi) riunisce tre strumenti di inquadramento. La SWOT pone punti di forza, debolezze, opportunità e minacce; SheepOS propone domande incrociate (come appoggiarsi a un punto di forza per cogliere un’opportunità, quale rischio nasce da una debolezza di fronte a una minaccia) ma non risponde al posto tuo. Una minaccia si trasforma in rischio del registro con un clic: il rischio nasce «da valutare», con una probabilità e un impatto medi che correggi poi. Il business case confronta, su uno fino a cinque anni, l’investimento e i costi con i guadagni: ritorno sull’investimento (ROI), mese in cui il cumulato diventa positivo, e valore attuale netto se indichi un tasso. Tutte queste cifre sono ipotesi che inserisci tu, e il business case è visibile solo alle persone che leggono la fatturazione. La simulazione di capacità risponde a «possiamo prendere questo progetto a questa data?»: indichi le ore del progetto previsto per membro e un periodo, SheepOS le somma al carico attuale del team e mostra le settimane che passano in sovraccarico, senza scrivere nulla nei tuoi progetti.

La curva a S della scheda Budget mostra, settimana per settimana, tre cumulati: il previsto secondo l’ultima baseline, il valore acquisito (budget x lavoro terminato) e il consumato (tempo valorizzato alla tabella di fatturazione e spese convalidate). Il tempo o le spese non valorizzati sono esclusi e segnalati. La tabella della curva è sempre disponibile, e gli importi sono mostrati solo alle persone che leggono la fatturazione.

Portale cliente del progetto

La scheda «Portail» (Portale) apre il progetto al suo cliente, nell’area cliente che conosce già (link personale, nessun account da creare). Per impostazione predefinita nulla è visibile: apri il progetto, poi spunti ciò che il cliente può vedere: fasi e milestone, avanzamento, meteo, riserve del verbale, e la possibilità di richiedere una modifica. Il cliente non vede mai una tariffa, un costo o un budget, e il meteo che legge è quello che hai dichiarato tu, non quello che SheepOS calcola.

Puoi anche sottoporre un deliverable alla sua convalida. Si sottopone solo un deliverable bloccato: la risposta del cliente vale per quel testo preciso (SheepOS ne conserva l’impronta, e non mostra più una sottoposizione il cui testo fosse cambiato). Il cliente convalida o rifiuta (un rifiuto richiede un commento). La sua risposta è definitiva, con data e ora, e registrata nel registro degli accessi della sua area; ne vieni avvisato da un riquadro «À faire» («Vu» (Visto) lo conferma). Una sottoposizione su cui il cliente non ha ancora deciso si ritira con un clic.

Dalla sua area, il cliente può anche richiedere una modifica (se l’hai autorizzato): la richiesta entra nel registro delle modifiche, contrassegnata come proveniente dal portale, e segue il percorso abituale (analisi d’impatto, poi decisione). Il link di un cliente dà accesso solo ai progetti di QUEL cliente: un progetto non aperto, di un altro cliente o chiuso risponde esattamente come un link scaduto.

SheepIA e il progetto

Tre aiuti di SheepIA sono calcoli, non testo generato: nessun modello interviene, nessun credito viene consumato, e nulla si applica senza la tua convalida. Passano dalla coda À faire, che resta l’unico posto in cui SheepOS ti chiede qualcosa.

Stimare in base allo storico (scheda Analisi): SheepOS guarda il tempo realmente registrato sulle attività concluse della tua organizzazione, per lo stesso tipo di lavoro (attività, story, anomalia, azione), e ti dà un intervallo: basso (una volta su cinque, il lavoro è costato meno), probabile (la mediana), alto (una volta su cinque, di più). Con meno di dieci attività confrontabili, SheepOS non dà nessuna cifra piuttosto che inventarne una.
Dividere una story grande: una story di 13 punti o più, non ancora iniziata e con almeno due criteri di accettazione, compare in À faire con una divisione proposta, una parte per criterio. «Découper» crea le parti (criteri ripresi, punti da stimare dal team) e annulla la story d’origine; «Ignorer» non la riproporrà più.
Riassegnare un’attività: quando un membro supera il 110 % della sua capacità, SheepOS propone di affidare a un collega l’attività non ancora iniziata che pesa di più sulle sue settimane cariche, a condizione che il collega non superi il 100 % della sua capacità. Le assenze non sono detratte dalla capacità: verifica prima di convalidare.

Con un modello: verbale, sintesi, rischi, collaudo

Altri quattro aiuti leggono o redigono testo con SheepIA. Usano crediti SheepIA (due per richiesta) e non sono disponibili nella demo. Propongono: nel progetto non viene creato nulla finché non hai spuntato e poi aggiunto.

Verbale di riunione (scheda Riunioni, sotto le azioni di una riunione di cui gli appunti sono registrati): SheepIA propone un riassunto, le decisioni e le azioni (responsabile, scadenza), ciascuna con la frase degli appunti da cui proviene. Un responsabile è riconosciuto solo tra i membri del progetto, e ciò che esiste già viene segnalato.
Sintesi settimanale (scheda Panoramica): una bozza (meteo, fatti salienti, milestone, rischi, decisioni attese) scritta a partire da fatti calcolati dall’applicazione, mostrati per verifica. La versione «cliente» non contiene alcun dato finanziario, a meno che tu non lo scelga. La bozza si copia: non viene inviato nulla.
Ipotesi di rischio (scheda Rischi): l’applicazione mostra prima i suoi segnali calcolati (ritardi, rischi rossi senza azione, budget, attività in corso), poi SheepIA propone ipotesi lette nei tuoi verbali, ciascuna con la sua citazione. «Ajouter au registre» crea un rischio di probabilità e impatto medi, da regolare.
Casi di collaudo (scheda Collaudo): casi nominali, negativi e limite in base alle story del backlog e ai loro criteri di accettazione. I casi aggiunti portano lo stato «da rileggere».

Costruire un backlog da un capitolato e rispondere in linguaggio naturale su un progetto non sono ancora disponibili.

La sala dei progetti in «Mon entreprise»

Se la vista 3D «Mon entreprise» (La mia azienda) è aperta per la tua organizzazione, vi compare una sala dei progetti non appena almeno un progetto è pilotato: è la lavagna murale dei tuoi progetti in corso. Esiste solo se il modulo Gestione di progetto è attivo e se hai il diritto di leggere i progetti; altrimenti è assente (mai una sala vuota tanto per bellezza).

Una scheda per progetto, colorata in base al meteo calcolato del progetto: esattamente lo stesso della sua panoramica (milestone in ritardo, rischio rosso senza azione, budget, collaudo, limite di lavori in corso). Il meteo che hai dichiarato non vi compare. Quattro schede sono disegnate sulla lavagna, sei sono elencate nel pannello della sala, le più da tenere d’occhio per prime (temporale, poi nuvoloso).
Le milestone vicine: il pannello dice, per ogni progetto, la prossima milestone e tra quanti giorni cade, e segnala una milestone entro la settimana.
Limiti dichiarati: il meteo è calcolato solo per i dodici progetti più da tenere d’occhio (quelli con una milestone in ritardo per primi); gli altri vengono conteggiati («e n altri progetti»). La sala non mostra alcun importo. In modalità presentazione, non vengono inviati né nomi di progetto né nomi di milestone.
Nessun avviso in più: la sala mostra uno stato, non ti interrompe. Gli avvisi di progetto restano quelli di «À faire».

Ogni scheda apre il progetto nell’interfaccia classica. La vista elenco di «Mon entreprise» riprende le stesse informazioni per i dispositivi senza 3D.

Chiusura e lezioni apprese

La scheda «Clôture» (Chiusura) verifica, prima di terminare il progetto, il suo stato reale: attività concluse, milestone raggiunte o annullate, nessuna anomalia aperta, collaudo deciso (un collaudo rinviato non chiude nulla), riserve tolte, deliverable bloccati, lezioni apprese compilate. L’elenco si calcola da solo: nulla si spunta a mano, e ogni punto dice cosa resta da fare. Il progetto si termina poi dalla sua scheda.

Le lezioni apprese conservano ciò che il progetto ti ha insegnato, in tre rubriche: ciò che è andato bene, ciò che c’è da migliorare, le lezioni per i prossimi progetti. Un tema libero permette di ritrovarle. «Générer le bilan du projet» (Genera il bilancio del progetto) produce un deliverable che riprende l’obiettivo, la pianificazione (baseline e reale), il budget per le persone che leggono la fatturazione, la qualità, i rischi occorsi e le tue lezioni; si ritocca e si aggiorna come gli altri deliverable.

Interrompere il pilotaggio

«Arrêter le pilotage» (Interrompi il pilotaggio) rimette il progetto come progetto semplice. Lo si trova in quattro punti: il menu … dell’intestazione del progetto pilotato, la scheda Réglages del progetto (sezione «Fin de vie du projet» (Fine vita del progetto)), il riquadro Gestion de projet della scheda del progetto e ogni riga della pagina iniziale del modulo. È riservato ai proprietari e agli amministratori, oltre che al capo progetto del progetto.

Una conferma spiega l’effetto prima di convalidare:

il progetto torna a essere un progetto semplice (cliente, budget, tempo e attività, come prima);
il posto viene liberato nella quota di progetti pilotati contemporaneamente (3 nel piano gratuito);
nulla viene eliminato: fasi, lavagna Kanban, rischi, milestone, deliverable e storico sono conservati in sola lettura.

«Reprendre le pilotage» (Riprendi il pilotaggio) (pulsante nella schermata del progetto, nella scheda o nella pagina iniziale del modulo) rilancia la procedura guidata e ritrova tutto com’era, finché nel tuo piano c’è un posto libero.

Il menu … e le impostazioni propongono anche «Terminer le projet» (Termina il progetto) e «Archiver le projet» (Archivia il progetto) (diritto di modificare i progetti): anch’essi liberano il posto senza eliminare nulla.