Gestion de projet

Le module Gestion de projet ajoute à un projet existant une méthode, des phases, des jalons et un tableau Kanban. Un projet que vous ne pilotez pas reste un projet simple : client, budget, temps et tâches, comme avant. Le module s'appuie sur les tâches (les cartes du tableau et « Mon Kanban » sont des tâches) : il ne fonctionne que si le module Tâches est aussi activé. Il est désactivé par défaut ; il s'active dans Paramètres → Personnalisation (ou par le préréglage de votre secteur, ou par votre conseiller SheepOS).

Où la trouver

Quand le module est activé et que votre rôle permet de lire les projets, la rubrique Gestion de projet apparaît dans le menu, juste après Projets (menu latéral, menu Plus sur téléphone, palette Ctrl/⌘ + K). Vous pouvez la déplacer dans Paramètres → Personnalisation → ordre du menu. Si elle n'apparaît pas, le module est désactivé : activez-le dans Paramètres → Personnalisation.

La page d'accueil du module liste vos projets pilotés avec leur nom, leur client, leur méthode, leur météo calculée, leur avancement et leur prochain jalon. Ouvrir le pilotage ouvre le tableau du projet ; Piloter un projet vous fait choisir un projet existant, puis lance l'assistant ; Mon Kanban réunit vos tâches de tous les projets pilotés. Sans projet piloté, la page explique comment commencer.

Piloter un projet

1. Ouvrez la fiche du projet (ou touchez Piloter un projet sur la page d'accueil du module).
2. Dans la carte Gestion de projet, touchez Piloter ce projet.
3. L'assistant pose quatre écrans : l'essentiel, six questions, la méthode (une recommandation expliquée, vous gardez le choix), puis l'aperçu de ce qui sera créé, que vous pouvez décocher.
4. Touchez Lancer le pilotage.

Chaque choix important porte un lien Quelle différence ? qui explique les options : quand la choisir, avantages, inconvénients, exemple.

Limite de projets pilotés

Votre offre inclut un nombre de projets pilotés en même temps (3 dans l'offre gratuite). Seuls les projets pilotés comptent : vos projets simples, quel que soit leur nombre, ne comptent jamais. Terminer ou archiver un projet piloté, ou arrêter son pilotage, libère sa place sans rien supprimer. La page Consommation montre où vous en êtes.

L'aperçu et la météo

L'onglet Aperçu résume le projet d'un coup d'œil : avancement, prochain jalon, risques par niveau, budget (pour les personnes qui peuvent lire la facturation), recette et flux.

La météo est calculée par SheepOS, avec ses motifs écrits en toutes lettres. Orage : un jalon a plus de 5 jours de retard, le budget est dépassé, un risque en zone élevée n'a aucune action de traitement ouverte, une anomalie bloquante est ouverte ou une réserve de recette est en retard. Nuageux : un retard de jalon plus léger, un budget au seuil d'alerte ou une limite d'en-cours dépassée. Soleil dans les autres cas. Le chef de projet peut aussi déclarer sa propre météo, en expliquant pourquoi : elle s'affiche à côté de la météo calculée, sans la remplacer.

L'avancement suit la règle choisie dans les réglages du projet : 0 / 100 (une tâche compte quand elle est terminée) ou 50 / 50 (une tâche démarrée compte pour moitié). Il est pondéré par la charge estimée quand toutes les tâches sont estimées, et la règle est toujours affichée à côté du chiffre.

Le tableau Kanban

Le tableau montre les tâches du projet par colonne. Chaque colonne correspond à un statut. Vous pouvez :

• glisser une carte d'une colonne à l'autre, ou utiliser le menu Déplacer vers… de la carte ;
• au clavier, utiliser Alt + flèche gauche ou droite (colonne voisine) et Alt + flèche haut ou bas (ordre dans la colonne) ;
• fixer une limite d'en-cours par colonne dans Réglages : un dépassement est signalé (colonne en rouge, texte « Limite dépassée » et carte dans À faire) sans jamais bloquer ;
• regrouper les cartes en couloirs : par membre, par lot, par priorité ou par classe de service.

L'onglet Flux montre le diagramme de flux cumulé, le temps de traversée, le temps de cycle et le débit. Ces indicateurs restent « non calculables » tant que l'historique est trop court.

Mon Kanban

Mon Kanban réunit sur un seul tableau toutes les tâches qui vous sont attribuées dans vos projets pilotés, avec un couloir par projet.

Structure du projet

L'onglet Structure organise le projet en phases, lots (ou épopées en méthode agile), tâches et sous-tâches. Un lot se rattache à une phase ; une tâche peut avoir un type (tâche, user story, action, anomalie, jalon).

Risques

L'onglet Risques tient le registre des risques (ce qui pourrait mal tourner) et des opportunités (ce qui pourrait aider). Chaque risque a une probabilité et un impact de 1 à 5 ; la criticité est leur produit : verte jusqu'à 6, orange de 7 à 14, rouge à partir de 15. La matrice 5 × 5 montre les risques ouverts, et les cinq plus critiques sont listés. Créer l'action ouvre une tâche de traitement rattachée au risque. Un risque rouge sans action de traitement ouverte apparaît dans À faire, où vous pouvez créer l'action ou la repousser de sept jours.

Jalons

L'onglet Jalons liste les étapes datées du projet. La date de référence est figée à la création : décaler la date fait apparaître le glissement. Un jalon non atteint dont la date est passée est signalé en retard, avec son nombre de jours. Les jalons proposés par l'assistant sans date précise sont créés « à planifier » : SheepOS n'invente jamais une date.

Recette

L'onglet Recette vérifie que ce qui est livré fait bien ce qui était demandé.

1. Le cahier de recette liste les cas à vérifier, chacun avec ses étapes et son résultat attendu, rangés par niveau (tests unitaires, d'intégration, système, recette, régression, contrôles). Proposer des cas depuis les jalons ajoute un cas de contrôle en brouillon par jalon qui n'en a pas : rien n'est écrasé, et le bouton Annuler retire ce qui vient d'être ajouté.
2. Une campagne rejoue les cas prêts sur une version et un environnement précis. Chaque cas se déroule pas à pas : Réussi, Échoué, Bloqué ou Sans objet. Un échec ouvre une anomalie (tâche de type anomalie, avec sa gravité : bloquante, majeure, mineure ou cosmétique), pré-remplie du cas, des étapes et de l'environnement. Une anomalie corrigée remet le cas « à rejouer ».
3. Le procès-verbal se prononce quand la campagne est terminée. SheepOS propose l'issue d'après les résultats : une anomalie bloquante ouverte, un cas non exécuté ou à rejouer ajourne la recette ; des anomalies ouvertes deviennent des réserves (recette prononcée avec réserves, avec une échéance de levée) ; sinon la recette est prononcée sans réserve. Vous pouvez être plus prudent que la proposition, jamais moins. Une recette prononcée peut atteindre un jalon. Le lien Quelle différence ? explique les trois issues.
4. Les réserves se lèvent avec leur anomalie, ou à la main. Une réserve en retard apparaît dans À faire (Plus tard la masque sept jours).

La signature électronique du procès-verbal arrivera dans une prochaine version ; la décision est déjà enregistrée et datée, et le procès-verbal peut déjà être déposé en GED (voir plus bas, « Restaurer une version et déposer en GED »).

Réunions et rituels

L'onglet Réunions commence par les rituels de votre méthode : comité de pilotage, point d'avancement, planification et revue de sprint, rétrospective, revue de jalon… Pour chacun, choisissez le premier jour et l'heure, puis Planifier dans l'agenda : la série est créée dans votre agenda, rattachée au projet, et vous la modifiez ensuite comme n'importe quel rendez-vous. Un rituel déjà planifié est signalé.

Chaque réunion se prépare avec l'ordre du jour de son type (par exemple, pour un comité de pilotage : avancement, jalons, budget, risques en zone élevée, décisions attendues). Pendant ou après la réunion, notez les participants, les notes et les décisions (une par ligne), puis ajoutez les actions décidées : ce sont des tâches de type action, avec un responsable et une échéance, qui apparaissent dans les tâches du projet. Rédiger le compte rendu génère le document dans l'onglet Livrables à partir de la réunion ; vous pouvez le retoucher, et il se met à jour sans écraser vos retouches.

Livrables

L'onglet Livrables rédige à votre place les documents du projet à partir de ce que vous avez déjà saisi : note de cadrage, cahier des charges, proposition commerciale, planning, plan de management des risques, cahier de recette et rapport d'avancement. Un livrable est une suite de blocs (titres, textes, listes, tableaux) que vous pouvez retoucher à la main, et auxquels vous pouvez ajouter vos propres paragraphes.

Mettre à jour depuis le projet ne vous écrase jamais :

• un bloc généré que vous n'avez pas touché est remplacé par la nouvelle valeur ;
• un bloc que vous avez modifié est conservé tant que ses données n'ont pas changé ;
• si les données du projet ont changé sous un bloc que vous avez modifié, les deux versions s'affichent côte à côte : vous gardez votre texte ou prenez la nouvelle version (pour fusionner, modifiez votre texte puis gardez-le) ;
• un paragraphe ajouté à la main n'est jamais touché ;
• un bloc dont la source a disparu (un risque supprimé, par exemple) est conservé jusqu'à votre décision.

Un bandeau indique quand le projet a changé depuis la dernière mise à jour. Chaque mise à jour garde l'ancienne version, consultable. Figer le livrable le verrouille ; une mise à jour crée alors une nouvelle version liée, sans toucher à la version figée. Vous pouvez télécharger le livrable (Markdown) ou l'imprimer, ce qui permet de l'enregistrer en PDF. Les passages financiers (budget) ne sont ni générés ni affichés pour les personnes qui ne peuvent pas lire la facturation.

Cahier des charges

Le cahier des charges se construit en six parties numérotées : contexte et objectif, périmètre (les phases), exigences fonctionnelles, contraintes, livrables attendus et critères de recette. Chaque story du backlog devient une exigence, dans l'ordre de priorité, avec son énoncé « En tant que… je veux… afin de… » et ses critères d'acceptation ; sans backlog, ce sont les tâches du projet qui sont listées. Les contraintes reprennent le calendrier et les jalons datés, et laissent un paragraphe libre à compléter avec le client. Les critères de recette sont les cas de niveau « Recette » de l'onglet Recette. Une story ajoutée ou modifiée arrive à la prochaine mise à jour, sans écraser vos retouches. Le cahier des charges ne contient aucun montant.

Proposition commerciale et brouillon de devis

La proposition commerciale présente le contexte, ce que vous réalisez (les phases), le planning prévisionnel, le prix, les hypothèses et les conditions. Le prix vient du chiffrage le plus récent de l'onglet Outils (estimation) : une ligne par prestation, avec sa part du prix de vente. Les aléas et la marge sont répartis dans les lignes, mais ni le coût ni la marge n'apparaissent jamais dans la proposition ni dans le devis. Une ligne du chiffrage qui n'est pas calculable (taux manquant, estimation incomplète) n'est pas inventée : elle reste de côté, et la liste vous dit lesquelles. Le prix n'est généré, affiché et exporté que pour les personnes qui lisent la facturation.

Préparer le brouillon de devis crée le devis dans le module Devis, avec ses règles habituelles (numérotation à l'envoi, TVA, mentions) ; il faut pour cela pouvoir écrire dans la facturation. Un deuxième clic met à jour le même brouillon au lieu d'en créer un autre. Une fois le devis envoyé, la proposition n'y touche plus : créez-en un nouveau depuis la liste des devis. Rien n'est jamais envoyé automatiquement : vous relisez le devis, puis vous l'envoyez vous-même. Les paragraphes « hypothèses » et « conditions » sont des trames à relire et à adapter avant envoi : elles ne remplacent pas vos conditions générales.

Exporter en Word

Exporter en Word (.docx) télécharge le livrable dans un document que vous pouvez ouvrir et retoucher dans Word ou LibreOffice : titres, paragraphes, listes à puces et tableaux (avec leur en-tête répété à chaque page). Le fichier ne contient ni macro ni lien. Comme pour l'écran, les passages financiers n'y figurent que si vous pouvez lire la facturation. Un document retouché dans Word n'est plus relié au projet : pour reprendre les données à jour, régénérez le livrable ici.

Modèles de l'organisation

Au bas de l'onglet, Modèles de l'organisation permet à l'administration de personnaliser chaque type de livrable : des paragraphes ajoutés au début et à la fin (en-tête de l'entreprise, mention de confidentialité, bloc de signature) et des rubriques retirées (par exemple les conditions d'une proposition, si vous avez les vôtres). Un modèle suit les mêmes règles que le reste du livrable : le modifier est une mise à jour comme une autre, qui n'écrase jamais ce qu'un chef de projet a écrit ; une rubrique retirée du modèle devient « source supprimée » dans les livrables déjà générés, et vous décidez. Un modèle verrouillé ne se retouche pas dans les projets : ses paragraphes ne se modifient ni ne se retirent, pour que tous vos documents d'un même type se ressemblent. Déverrouillé, le modèle reste une base que chacun peut retoucher. Retirer un modèle ne change pas les livrables déjà générés.

Le dépôt en GED est décrit plus bas. La signature électronique des livrables arrivera dans une prochaine version.

Budget

L'onglet Budget compare le prévu au consommé, sans rien ressaisir. Le prévu est le budget de la fiche du projet. Le consommé additionne vos temps pointés sur le projet, valorisés au taux de votre grille de facturation, et les dépenses validées rattachées au projet (hors taxes). L'engagé compte les commandes fournisseurs rattachées au projet et pas encore facturées. Les montants sont dans la devise du client du projet et réservés aux personnes qui peuvent aussi lire la facturation.

SheepOS n'invente aucun montant : un temps pointé sans taux de facturation dans la devise du projet est signalé à part (« taux non renseigné ») au lieu d'être chiffré à zéro, et une dépense dans une autre devise sans conversion connue n'est pas comptée.

Quand le consommé atteint le seuil d'alerte (80 % par défaut, réglable de 50 à 100 %), puis quand il dépasse le prévu, une carte apparaît dans À faire : c'est le seul canal d'alerte. Ignorer la masque, et elle ne revient que si la situation s'aggrave. Le lien Quelle différence ? explique le choix de ce que l'alerte surveille : le consommé seul, ou le consommé et l'engagé.

Outils

L'onglet Outils propose une matrice de décision (choisir entre des options selon des critères pondérés, avec sensibilité du classement), un outil d'estimation et de chiffrage (temps × taux, trois points, points × vélocité, analogie, forfait, aléas et marge) et une aide à la priorisation (MoSCoW, valeur / complexité, Kano). Le calcul est fait par SheepOS, jamais estimé au jugé, et rien n'est écrit dans le projet sans votre geste : par exemple, Appliquer au budget du projet demande de confirmer et exige le droit de modifier les montants.

Glossaire

Le bouton ? en haut de l'écran du projet piloté ouvre le glossaire : les mots de la gestion de projet (phase, jalon, lot, livrable, recette, réserve, risque, criticité, limite d'en-cours, sprint, prévu / consommé / engagé, PERT, MoSCoW…), chacun avec sa définition courte, ses équivalents usuels et un lien En savoir plus qui déplie le détail. Une zone de recherche retrouve un mot, même sans accent.

Backlog et sprints

Pour les projets Scrum, hybrides et personnalisés, deux onglets s'ajoutent : Backlog et Sprints.

Le backlog est la liste ordonnée de ce qui reste à faire. Chaque story dit qui veut quoi et pourquoi (« En tant que… je veux… afin de… »), avec une estimation en points (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21) ou en heures, une valeur métier, une priorité MoSCoW et ses critères d'acceptation, libres ou au format « étant donné / quand / alors ». Les épopées sont les lots du projet. Les boutons Monter et Descendre ordonnent la liste sans rien renuméroter. Découper transforme une story pas encore commencée en deux à six plus petites, qui gardent l'épopée, les critères et le lien vers l'origine.

Deux listes communes au projet cadrent le travail : la définition de « prêt » (une story peut entrer dans un sprint) et la définition de « terminé » (la story est vraiment finie : testée, relue, documentée…). Elles se règlent dans l'onglet Backlog et se cochent story par story.

Un sprint est une période courte et fixe. Sans dates, il commence le lendemain du précédent. On y glisse des stories du backlog, puis on le démarre : l'engagement est alors figé, et un seul sprint peut être en cours. À la clôture, vous choisissez explicitement le sort des stories non finies : retour au backlog ou sprint suivant. La vélocité compte uniquement les points des stories terminées dont la définition de « terminé » est entièrement cochée, jamais une story partielle ; la vélocité moyenne porte sur les trois derniers sprints terminés et reste « non calculable » avant le premier. Le burndown montre le reste à faire jour après jour contre la ligne idéale (un tableau équivalent est toujours proposé), le burnup les points finis cumulés contre le périmètre de la version.

Si un sprint contient plus de 20 % de points au-dessus de la vélocité moyenne, une carte apparaît dans À faire ; Ignorer écarte le niveau actuel, elle ne revient que si l'engagement augmente encore.

Planning, dépendances et chemin critique

L'onglet Planning (toutes les méthodes sauf Kanban) place les tâches dans le temps. Donnez à chaque tâche une durée en jours ouvrés (lundi au vendredi, hors jours fériés français ; ce réglage se change) et, si besoin, un début imposé (mode manuel : la date ne bouge pas) ou un pas avant le (mode automatique : la tâche se décale derrière ses prédécesseurs). Une tâche sans durée reste hors du calcul : la durée proposée vient de son estimation en heures et ne s'applique que si vous la confirmez.

Les dépendances disent qu'une tâche attend une autre : fin → début (le plus courant), début → début, fin → fin, début → fin, avec un décalage en jours (négatif pour un chevauchement). Une boucle est refusée en citant le cycle.

SheepOS calcule les dates, les marges et le chemin critique : la suite de tâches qui décide de la date de fin. Une tâche critique a une marge nulle ; la marge totale est le retard possible sans repousser la fin, la marge libre celui qui ne décale aucune autre tâche. Si le projet a une date de fin, le calcul se fait à rebours : une marge négative signifie que cette date ne peut pas être tenue. Le diagramme de Gantt est toujours accompagné d'un tableau équivalent.

Figer le planning garde une référence (dates des tâches et des jalons, budget) : vous pouvez ensuite la comparer au planning vivant pour mesurer les glissements. Chaque phase se termine par un passage de jalon : une revue dont les critères (tâches, jalons, anomalies, risques rouges) se calculent sur l'état réel. Vous prononcez Continuer, Ajuster, Suspendre ou Arrêter ; continuer malgré un critère non rempli est possible, avec une explication, notée « sous réserve ». Un jalon dont la date est dépassée apparaît dans À faire.

Décisions, changements et plan d'actions

L'onglet Décisions garde la mémoire des choix importants : quoi, pourquoi, quelles options ont été écartées, et sur quoi la décision s'appuie (une réunion, une feuille de la boîte à outils comme la matrice de décision, avec sa version). Une décision est d'abord un brouillon, que vous pouvez modifier ; une fois validée, elle est figée. Si elle change, vous la révisez : la nouvelle décision remplace l'ancienne, qui reste consultable avec la mention « Remplacée ». En dessous, le plan d'actions réunit en une seule liste les actions issues des risques, des réunions et celles que vous saisissez, avec leur retard.

L'onglet Changements suit les demandes de changement, numérotées DC-001, DC-002… Une demande est reçue, puis analysée : délai, charge, coût (visible pour les personnes qui lisent la facturation), effet sur le périmètre et les risques, options. Elle est ensuite acceptée, refusée ou reportée par une personne qui pilote le projet, avec son motif. SheepOS n'accepte pas une demande sans analyse, ni sans coût chiffré : si elle ne coûte rien, il faut l'affirmer en cochant « sans incidence financière ». Une demande acceptée peut créer des tâches et figer une nouvelle référence de base « suite à DC-nnn ». Chaque décision prise sur une demande entre dans le registre des décisions. Une demande reçue qui attend son analyse apparaît dans À faire.

Importer un projet existant

L'onglet Importer reprend un projet commencé ailleurs : un fichier MS Project au format XML (Fichier > Enregistrer sous > XML), le CSV du gabarit SheepOS (à télécharger depuis l'onglet) ou un export CSV de Jira, Trello ou Asana. Pour un fichier Excel, enregistrez-le d'abord en CSV (UTF-8).

SheepOS commence par un aperçu : ce qui sera créé (phases, lots, tâches, jalons, dépendances), ce qui est ignoré (avec le numéro de ligne) et ce qui est à revoir. Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas confirmé. Un import ajoute sans jamais écraser ni supprimer : un lot du même nom est réutilisé, et une dépendance qui créerait une boucle est écartée. Les responsables sont rapprochés des membres de l'organisation par leur courriel ou leur nom ; les autres restent sans responsable. Pour MS Project, un récapitulatif de premier niveau devient une phase, un de deuxième niveau un lot ; au-delà, la hiérarchie est aplatie et le code WBS d'origine est gardé dans la description.

Charge de l'équipe et valeur acquise

L'onglet Charge compare, semaine par semaine, ce qui est confié à chaque membre à ce qu'il peut absorber. La charge est le travail restant de ses tâches affectées et estimées (le temps déjà pointé est déduit), réparti sur les jours ouvrés entre le début et la fin de chaque tâche. La capacité d'une semaine est le temps de travail du membre (8 h du lundi au vendredi tant qu'il n'a pas réglé le sien, jours fériés exclus), moins la part réservée aux réunions, au support et à l'administratif (20 % par défaut, réglable à l'écran). Une cellule est verte sous 80 %, orange jusqu'à 100 %, rouge au-delà ; un clic détaille les tâches de la semaine. Les tâches sans estimation ou sans date ne sont pas réparties : elles sont comptées à côté du nom du membre. Les absences ne sont pas encore déduites. Un membre qui dépasse 110 % de sa capacité sur les quatre prochaines semaines apparaît dans À faire ; Ignorer écarte le niveau actuel, la carte ne revient que si la surcharge augmente.

La valeur acquise compare, depuis la dernière référence de base, l'avancement prévu à ce jour à l'avancement réellement accompli, et à ce que cela a coûté. SPI = accompli / prévu (au-dessus de 1, le projet avance plus vite que prévu) ; CPI = accompli / coût réel (au-dessus de 1, il coûte moins que prévu). SheepOS ne connaît pas de taux de coût interne : le coût réel est le consommé de l'onglet Budget, au taux de la grille de facturation (base vente). Sans budget, sans référence de base, sans temps saisi ou avec du temps sans taux, l'indicateur est « non calculable » et l'écran dit ce qui manque. Les montants ne sont montrés qu'aux personnes qui lisent la facturation.

Restaurer une version et déposer en GED

Un livrable en brouillon garde ses versions antérieures : dans la liste des versions, Restaurer la version n remet cette version en vigueur. L'état actuel n'est pas perdu : il devient une version consultable, et la restauration crée une nouvelle version. Si le projet a changé depuis, le bandeau « à mettre à jour » le signale. Un livrable figé ne se restaure pas : « Mettre à jour » en crée un nouveau.

Déposer en GED range un livrable, ou un procès-verbal de recette, dans un dépôt de votre GED, rattaché au projet. Le document est un fichier Markdown ; le procès-verbal reprend l'issue de la recette, les résultats de la campagne, les réserves avec leur échéance et laisse la place des signatures (la signature électronique arrive dans une prochaine version). Le dépôt se fait avec vos droits sur la GED, et un second dépôt crée un nouveau document sans rien remplacer. Les montants d'un livrable ne sont repris que si vous lisez la facturation.

Analyses et courbe en S

L'onglet Analyses réunit trois outils de cadrage. Le SWOT pose forces, faiblesses, opportunités et menaces ; SheepOS propose des questions de croisement (comment s'appuyer sur une force pour saisir une opportunité, quel risque naît d'une faiblesse face à une menace) mais ne répond pas à votre place. Une menace se transforme en risque du registre d'un clic : le risque naît « à évaluer », avec une probabilité et un impact moyens que vous corrigez ensuite. Le business case compare, sur un à cinq ans, l'investissement et les coûts aux gains : retour sur investissement (ROI), mois où le cumul devient positif, et valeur actuelle nette si vous donnez un taux. Tous ces chiffres sont des hypothèses que vous saisissez, et le business case n'est visible que pour les personnes qui lisent la facturation. La simulation de capacité répond à « peut-on prendre ce projet à cette date ? » : vous indiquez les heures du projet envisagé par membre et une période, SheepOS les ajoute à la charge actuelle de l'équipe et montre les semaines qui basculent en surcharge, sans rien écrire dans vos projets.

La courbe en S de l'onglet Budget montre, semaine par semaine, trois cumuls : le prévu d'après la dernière référence de base, la valeur acquise (budget x travail terminé) et le consommé (temps valorisé à la grille de facturation et dépenses validées). Le temps ou les dépenses non valorisés sont exclus et signalés. Le tableau de la courbe est toujours disponible, et les montants ne sont montrés qu'aux personnes qui lisent la facturation.

Portail client du projet

L'onglet Portail ouvre le projet à son client, dans l'espace client qu'il connaît déjà (lien personnel, sans compte à créer). Rien n'est visible par défaut : vous ouvrez le projet, puis vous cochez ce que le client peut voir : phases et jalons, avancement, météo, réserves du procès-verbal, et la possibilité de demander un changement. Le client ne voit jamais de taux, de coût ni de budget, et la météo qu'il lit est celle que vous avez déclarée, pas celle que SheepOS calcule.

Vous pouvez aussi soumettre un livrable à sa validation. Seul un livrable figé se soumet : la réponse du client vaut pour ce texte précis (SheepOS retient son empreinte, et ne montre plus une soumission dont le texte aurait changé). Le client valide ou refuse (un refus demande un commentaire). Sa réponse est définitive, horodatée et consignée dans le journal d'accès de son espace ; vous en êtes prévenu par une carte « À faire » (« Vu » l'acquitte). Une soumission que le client n'a pas encore tranchée se retire d'un clic.

Depuis son espace, le client peut aussi demander un changement (si vous l'avez autorisé) : la demande entre dans le registre des changements, repérée comme venant du portail, et suit le circuit habituel (analyse d'impact, puis décision). Le lien d'un client ne donne accès qu'aux projets de CE client : un projet non ouvert, d'un autre client ou fermé répond exactement comme un lien périmé.

SheepIA et le projet

Trois aides de SheepIA sont des calculs, pas du texte généré : aucun modèle n'intervient, aucun crédit n'est consommé, et rien ne s'applique sans votre validation. Elles passent par la file À faire, qui reste le seul endroit où SheepOS vous demande quelque chose.

• Estimer d'après l'historique (onglet Analyses) : SheepOS regarde le temps réellement pointé sur les tâches terminées de votre organisation, pour le même type de travail (tâche, story, anomalie, action), et vous donne une fourchette : basse (une fois sur cinq, le travail a coûté moins), probable (la médiane), haute (une fois sur cinq, plus). Avec moins de dix tâches comparables, SheepOS ne donne aucun chiffre plutôt que d'en inventer un.
• Découper une grosse story : une story de 13 points ou plus, pas encore commencée et qui a au moins deux critères d'acceptation, apparaît dans À faire avec un découpage proposé, une partie par critère. « Découper » crée les parties (critères repris, points à estimer par l'équipe) et annule la story d'origine ; « Ignorer » ne la reproposera plus.
• Réaffecter une tâche : quand un membre dépasse 110 % de sa capacité, SheepOS propose de confier à un collègue la tâche pas encore commencée qui pèse le plus sur ses semaines chargées, à condition que le collègue ne dépasse pas 100 % de sa capacité. Les absences ne sont pas déduites de la capacité : vérifiez avant de valider.

Avec un modèle : compte rendu, synthèse, risques, recette

Quatre autres aides lisent ou rédigent du texte avec SheepIA. Elles utilisent des crédits SheepIA (deux par demande) et ne sont pas disponibles dans la démonstration. Elles proposent : rien n'est créé dans le projet tant que vous n'avez pas coché puis ajouté.

• Compte rendu de réunion (onglet Réunions, sous les actions d'une réunion dont les notes sont enregistrées) : SheepIA propose un résumé, les décisions et les actions (responsable, échéance), chacune avec la phrase des notes d'où elle vient. Un responsable n'est reconnu que parmi les membres du projet, et ce qui existe déjà est signalé.
• Synthèse hebdomadaire (onglet Vue d'ensemble) : un brouillon (météo, faits marquants, jalons, risques, décisions attendues) écrit à partir de faits calculés par l'application, affichés pour contrôle. La version « client » ne contient aucune donnée financière, sauf si vous le choisissez. Le brouillon se copie : rien n'est envoyé.
• Hypothèses de risques (onglet Risques) : l'application montre d'abord ses signaux calculés (retards, risques rouges sans action, budget, en-cours), puis SheepIA propose des hypothèses lues dans vos comptes rendus, chacune avec sa citation. « Ajouter au registre » crée un risque de probabilité et d'impact moyens, à ajuster.
• Cas de recette (onglet Recette) : des cas nominaux, négatifs et limites d'après les récits du backlog et leurs critères d'acceptation. Les cas ajoutés portent le statut « à relire ».

Bâtir un backlog depuis un cahier des charges et répondre en langage naturel sur un projet ne sont pas encore disponibles.

La salle des projets dans « Mon entreprise »

Si la vue 3D « Mon entreprise » est ouverte pour votre organisation, une salle des projets y apparaît dès qu'au moins un projet est piloté : c'est le tableau mural de vos projets en cours. Elle n'existe que si le module Gestion de projet est actif et si vous avez le droit de lire les projets ; sinon, elle est absente (jamais une salle vide pour faire joli).

• Une carte par projet, colorée par la météo calculée du projet : exactement la même que dans son aperçu (jalon en retard, risque rouge sans action, budget, recette, limite d'en-cours). La météo que vous avez déclarée n'y apparaît pas. Quatre cartes sont dessinées sur le tableau, six sont listées dans le panneau de la salle, les plus à regarder d'abord (orage, puis nuageux).
• Les jalons proches : le panneau dit, pour chaque projet, le prochain jalon et dans combien de jours il tombe, et signale un jalon dans la semaine.
• Des limites assumées : la météo n'est calculée que pour les douze projets les plus à regarder (ceux qui ont un jalon en retard d'abord) ; les autres sont comptés (« et n autres projets »). La salle n'affiche aucun montant. En mode présentation, ni nom de projet ni nom de jalon ne sont envoyés.
• Aucune alerte de plus : la salle montre un état, elle ne vous interrompt pas. Les alertes de projet restent celles de « À faire ».

Chaque carte ouvre le projet dans l'interface classique. La vue liste de « Mon entreprise » reprend les mêmes informations pour les appareils sans 3D.

Clôture et retour d'expérience

L'onglet Clôture vérifie, avant de terminer le projet, son état réel : tâches terminées, jalons atteints ou annulés, aucune anomalie ouverte, recette décidée (une recette ajournée ne clôt rien), réserves levées, livrables figés, retour d'expérience renseigné. La liste se calcule toute seule : rien ne se coche à la main, et chaque point dit ce qui reste à faire. Le projet se termine ensuite depuis sa fiche.

Le retour d'expérience garde ce que le projet vous a appris, en trois rubriques : ce qui a bien marché, ce qui est à améliorer, les leçons pour les prochains projets. Un thème libre permet de les retrouver. Générer le bilan du projet produit un livrable qui reprend l'objectif, le planning (référence et réel), le budget pour les personnes qui lisent la facturation, la qualité, les risques survenus et vos leçons ; il se retouche et se met à jour comme les autres livrables.

Arrêter le pilotage

Arrêter le pilotage remet le projet en projet simple. On le trouve à quatre endroits : le menu … de l'en-tête du projet piloté, l'onglet Réglages du projet (section Fin de vie du projet), la carte Gestion de projet de la fiche du projet et chaque ligne de la page d'accueil du module. Il est réservé aux propriétaires et administrateurs ainsi qu'au chef de projet du projet.

Une confirmation explique l'effet avant de valider :

• le projet redevient un projet simple (client, budget, temps et tâches, comme avant) ;
• la place est libérée dans le quota de projets pilotés en même temps (3 dans l'offre gratuite) ;
• rien n'est supprimé : phases, tableau Kanban, risques, jalons, livrables et historique sont conservés en lecture.

Reprendre le pilotage (bouton sur l'écran du projet, sur la fiche ou dans la page d'accueil du module) relance l'assistant et retrouve tout tel quel, tant qu'une place est libre dans votre offre.

Le menu … et les réglages proposent aussi Terminer le projet et Archiver le projet (droit de modifier les projets) : eux aussi libèrent la place sans rien supprimer.