Un projet regroupe le travail réalisé pour un client : une mission, un contrat, une année de cours. Il porte un mode de facturation, peut être découpé en sections et peut avoir ses propres tarifs. Chaque projet appartient à un seul client.
Tâches courantes
Créer un projet
Un projet se crée toujours depuis la fiche de son client.
- Ouvrez Clients dans le menu, puis la fiche du client (par exemple Horizon).
- Cliquez sur Projet dans l'en-tête, ou ouvrez l'onglet Projets et cliquez sur Nouveau projet.
- Saisissez le Nom et, si vous le souhaitez, le Code, la Description, la Date de début et la Date de fin.
- Choisissez le Mode de facturation (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Créer le projet. La fiche du projet s'ouvre.
Un nouveau projet est créé au statut Brouillon. Passez-le à Actif dans la carte Statut de sa fiche pour qu'il apparaisse dans les projets actifs.
Choisir le mode de facturation
Le mode de facturation indique comment le travail du projet peut être facturé.
- Temps : facturation au temps passé, à l'heure, à la journée, à la séance ou au kilomètre.
- Fixe : facturation au forfait ou à la pièce, par exemple un forfait facturé en deux fois.
- Mixte : toutes les unités sont permises, par exemple des ateliers à l'heure et un audit à la journée sur le même projet.
- Non facturable : rien n'est facturé, par exemple pour du bénévolat. Le travail reste enregistré.
- Hériter : le projet suit le mode défini pour votre organisation, indiqué entre parenthèses.
Le mode se choisit à la création ou plus tard avec Modifier. Il s'applique au projet et à ses sections, sauf si une section a son propre mode.
Une unité qui ne correspond pas au mode est refusée, par exemple des heures sur un projet au forfait : passez alors le projet en Mixte.
Découper un projet en sections
Les sections découpent un projet : modules, matières, lots, étapes… Leur nom se règle dans Paramètres → Personnalisation, rubrique Vocabulaire, et remplace le mot « Section » dans toute l'application. Dans la démo, elles s'appellent « Modules ».
- Sur la fiche du projet, cliquez sur Ajouter une section (le libellé suit votre vocabulaire).
- Saisissez le Nom, et si besoin le Code et la Description.
- Choisissez le Mode de facturation de la section, ou laissez-la hériter de celui du projet.
- Désactivez Facturable si le travail de cette section ne doit pas être facturé.
- Indiquez si vous le souhaitez les Heures prévues au contrat. C'est une information : rien n'est bloqué au-delà.
- Cliquez sur Enregistrer la section.
Les flèches Monter et Descendre changent l'ordre des sections. Modifier et Archiver agissent sur une section à la fois.
Préparer les habitudes de cours d'une section
Pour une matière enseignée, ouvrez Habitudes de cours dans le formulaire de la section. Vous pouvez y indiquer l'Unité par défaut, la Durée habituelle (minutes), le Groupe, la Salle et l'Effectif. Ces valeurs sont proposées lors de la saisie d'une séance dans cette section ; elles ne contraignent rien.
Définir les tarifs d'un projet ou d'une section
- Sur la fiche du projet, repérez la carte Tarifs du projet.
- Choisissez l'Unité, indiquez le Montant et la date Valable à partir du, puis cliquez sur Ajouter le tarif.
- Pour une section, cliquez sur Tarifs sur sa ligne : la même carte s'ouvre pour cette section.
Le tarif le plus précis l'emporte : celui de la section, puis celui du projet, puis celui du client, puis la grille de l'organisation. Les tarifs sont exprimés dans la devise du client. Leur modification dépend de votre rôle.
Suivre les chiffres et changer le statut
La carte Statut permet de passer le projet en Brouillon, Actif, En pause ou Terminé d'un clic. Si votre rôle le permet, la carte Chiffres affiche pour la période choisie le temps Travaillé, Facturable et Facturé, le CA HT, l'avancement du forfait ou du budget, et le détail par section.
Archiver un projet
- Sur la fiche du projet, ouvrez le menu Plus d’actions et choisissez Archiver ce projet.
- Confirmez avec Confirmer l'archivage.
Questions fréquentes
Pourquoi n'y a-t-il pas de bouton « Nouveau projet » dans la liste des projets ?
La liste Projets sert à consulter les projets de tous vos clients. Un projet se crée depuis la fiche de son client, pour qu'il lui soit toujours rattaché.
Mon nouveau projet n'apparaît pas dans la liste. Pourquoi ?
La liste affiche d'abord les projets Actif. Un projet nouvellement créé est au statut Brouillon : cliquez sur Tous pour le voir, ou passez-le à Actif depuis sa fiche.
Où gérer les produits et prestations facturés à un projet ?
Les prestations se gèrent au niveau de l'organisation, dans Paramètres → Facturation, rubrique Catalogue de prestations, et leur prix peut être adapté pour chaque client dans l'onglet Catalogue de sa fiche. Voir Clients.
Pourquoi ne puis-je pas modifier un projet ?
Les boutons Modifier, Ajouter une section et la carte Statut n'apparaissent que si votre rôle permet de modifier les projets.
Qu'affiche « Hérité de l'organisation » sous un projet ?
Le projet n'a pas de mode propre : il suit celui de l'organisation, affiché à la suite. Une section sans mode propre affiche de même « Hérité du projet ».
Voir aussi
- Clients
- Facturation
- Enseignement
- Paramètres