Un progetto raggruppa il lavoro svolto per un cliente: un incarico, un contratto, un anno di corsi. Ha una modalità di fatturazione, può essere suddiviso in sezioni e può avere tariffe proprie. Ogni progetto appartiene a un solo cliente.
Azioni frequenti
Creare un progetto
Un progetto si crea sempre dalla scheda del suo cliente.
- Apri «Clients» (Clienti) nel menu, poi la scheda del cliente (per esempio Horizon).
- Clicca su «Projet» (Progetto) nell'intestazione, oppure apri la scheda Projets e clicca su «Nouveau projet» (Nuovo progetto).
- Inserisci il «Nom» (Nome) e, se vuoi, il «Code» (Codice), la «Description» (Descrizione) (10 000 caratteri al massimo, abbastanza per conservare per esempio il programma completo di un corso), la «Date de début» (Data di inizio) e la «Date de fin» (Data di fine).
- Scegli la «Mode de facturation» (Modalità di fatturazione) (vedi sotto).
- Clicca su «Créer le projet» (Crea il progetto). Si apre la scheda del progetto.
Un nuovo progetto viene creato con lo stato «Brouillon» (Bozza). Portalo su «Actif» (Attivo) nella scheda «Statut» (Stato) della sua scheda, perché compaia tra i progetti attivi.
Scegliere la modalità di fatturazione
La modalità di fatturazione indica come il lavoro del progetto può essere fatturato.
- «Temps» (Tempo): fatturazione a tempo trascorso, a ore, a giornate, a lezioni o a chilometri.
- «Fixe» (Forfait): fatturazione a forfait o a pezzo, per esempio un forfait fatturato in due volte.
- «Mixte» (Misto): tutte le unità sono ammesse, per esempio laboratori a ore e un audit a giornate sullo stesso progetto.
- «Non facturable» (Non fatturabile): non viene fatturato nulla, per esempio per il volontariato. Il lavoro resta registrato.
- «Hériter» (Ereditare): il progetto segue la modalità definita per la tua organizzazione, indicata tra parentesi.
La modalità si sceglie alla creazione o più tardi con «Modifier» (Modifica). Si applica al progetto e alle sue sezioni, a meno che una sezione abbia una modalità propria.
Un'unità che non corrisponde alla modalità viene rifiutata, per esempio delle ore su un progetto a forfait: porta allora il progetto su Mixte.
Suddividere un progetto in sezioni
Le sezioni suddividono un progetto: moduli, materie, lotti, fasi… Il loro nome si imposta in «Paramètres → Personnalisation» (Impostazioni → Personalizzazione), nella voce «Vocabulaire» (Vocabolario), e sostituisce la parola «Section» (Sezione) in tutta l'applicazione. Nella demo si chiamano «Modules» (Moduli).
- Nella scheda del progetto, clicca su «Ajouter une section» (Aggiungi una sezione) (l'etichetta segue il tuo vocabolario).
- Inserisci il Nom e, se serve, il Code e la Description.
- Scegli la Mode de facturation della sezione, oppure lasciale ereditare quella del progetto.
- Disattiva «Facturable» (Fatturabile) se il lavoro di questa sezione non deve essere fatturato.
- Se vuoi, indica le «Heures prévues au contrat» (Ore previste dal contratto). È un'informazione: oltre non viene bloccato nulla.
- Clicca su «Enregistrer la section» (Salva la sezione).
Le frecce «Monter» (Sposta su) e «Descendre» (Sposta giù) cambiano l'ordine delle sezioni. Modifier e «Archiver» (Archivia) agiscono su una sezione alla volta.
Preparare le abitudini di lezione di una sezione
Per una materia insegnata, apri «Habitudes de cours» (Abitudini di lezione) nel modulo della sezione. Puoi indicarvi l'«Unité par défaut» (Unità predefinita), la «Durée habituelle (minutes)» (Durata abituale (minuti)), il «Groupe» (Gruppo), la «Salle» (Aula) e l'«Effectif» (Numero di partecipanti). Questi valori vengono proposti al momento dell'inserimento di una lezione in questa sezione; non vincolano nulla.
Definire le tariffe di un progetto o di una sezione
- Nella scheda del progetto, individua la scheda «Tarifs du projet» (Tariffe del progetto).
- Scegli l'«Unité» (Unità), indica il «Montant» (Importo) e la data «Valable à partir du» (Valido a partire dal), poi clicca su «Ajouter le tarif» (Aggiungi la tariffa).
- Per una sezione, clicca su «Tarifs» (Tariffe) sulla sua riga: la stessa scheda si apre per quella sezione.
Prevale la tariffa più precisa: quella della sezione, poi quella del progetto, poi quella del cliente, poi il listino dell'organizzazione. Le tariffe sono espresse nella valuta del cliente. La loro modifica dipende dal tuo ruolo.
Seguire i numeri e cambiare lo stato
La scheda Statut permette di portare il progetto su Brouillon, Actif, «En pause» (In pausa) o «Terminé» (Concluso) con un clic. Se il tuo ruolo lo consente, la scheda «Chiffres» (Numeri) mostra per il periodo scelto il tempo «Travaillé» (Lavorato), Facturable e «Facturé» (Fatturato), il «CA HT» (Fatturato al netto dell'IVA), l'avanzamento del forfait o del budget e il dettaglio per sezione.
Archiviare un progetto
- Nella scheda del progetto, apri il menu «Plus d’actions» (Altre azioni) e scegli «Archiver ce projet» (Archivia questo progetto).
- Conferma con «Confirmer l'archivage» (Conferma l'archiviazione).
Domande frequenti
Perché non c'è il pulsante «Nouveau projet» nell'elenco dei progetti?
L'elenco Projets serve a consultare i progetti di tutti i tuoi clienti. Un progetto si crea dalla scheda del suo cliente, perché sia sempre collegato a lui.
Il mio nuovo progetto non compare nell'elenco. Perché?
L'elenco mostra prima i progetti Actif. Un progetto appena creato ha lo stato Brouillon: clicca su «Tous» (Tutti) per vederlo, oppure portalo su Actif dalla sua scheda.
Dove gestisco i prodotti e le prestazioni fatturati a un progetto?
Le prestazioni si gestiscono a livello di organizzazione, in Paramètres → «Facturation» (Fatturazione), nella voce «Catalogue de prestations» (Catalogo delle prestazioni), e il loro prezzo può essere adattato per ogni cliente nella scheda «Catalogue» (Catalogo) della sua scheda. Vedi Clienti.
Perché non posso modificare un progetto?
I pulsanti Modifier, Ajouter une section e la scheda Statut compaiono solo se il tuo ruolo consente di modificare i progetti.
Che cosa mostra «Hérité de l'organisation» sotto un progetto?
Il progetto non ha una modalità propria: segue quella dell'organizzazione, mostrata di seguito. Una sezione senza modalità propria mostra allo stesso modo «Hérité du projet» (Ereditato dal progetto).
