Pianificazione e agenda

La pianificazione riunisce i tuoi appuntamenti, i corsi, i tempi riservati e gli eventi personali. Serve a organizzare le tue giornate e poi a dichiarare ciò che è stato svolto per poterlo fatturare. La pianificazione fa parte dei moduli sempre attivi.

La pianificazione nella vista Settimana, con gli appuntamenti colorati per categoria

Azioni frequenti

Cambiare vista e periodo

Apri «Planning» (Pianificazione) nel menu.
Scegli la scheda «Jour» (Giorno), «Semaine» (Settimana) o «Mois» (Mese).
Passa al periodo precedente o successivo con le frecce; «Aujourd'hui» (Oggi) riporta alla data odierna.
Nella vista Mois, tocca un giorno per aprirlo nella vista Jour. Nella vista Semaine, un «+2» segnala altri appuntamenti simultanei: toccalo per vedere l'intera giornata.
Tocca un appuntamento per aprirne la scheda.

L'interruttore «Afficher les rendez-vous annulés» (Mostra gli appuntamenti annullati) mostra o nasconde quelli annullati (nascosti per impostazione predefinita). Se il modulo Affitti stagionali è attivato, «Afficher les locations» (Mostra gli affitti) aggiunge i soggiorni dei tuoi alloggi nella fascia «tutto il giorno».

Sul telefono, scorri con il dito di lato per cambiare giorno o mese; la vista Settimana si legge tre giorni alla volta.

Creare un evento

Tocca «Nouvel événement» (Nuovo evento) oppure clicca su una fascia vuota della griglia nella vista Giorno o Settimana.
Inserisci il «Titre» (Titolo) e scegli il «Type» (Tipo): «Rendez-vous» (Appuntamento), «Cours» (Corso), «Focus» (Tempo di concentrazione), «Personnel» (Personale) oppure «Autre» (Altro).
Imposta «Début» (Inizio) e «Fin» (Fine), oppure attiva «Journée entière» (Tutto il giorno). Quando cambi l'inizio, la fine lo segue mantenendo la durata.
In «Rattachement et facturation» (Collegamento e fatturazione), scegli il cliente e, se serve, il progetto e la sezione. Un evento collegato a un cliente viene proposto come «Facturable» (Fatturabile); puoi cambiare questa scelta.
Se serve, completa le categorie, il «Lieu» (Luogo) e la «Description» (Descrizione). Per un Cours compaiono i campi «Groupe / classe» (Gruppo / classe), «Salle» (Aula) e «Participants» (Partecipanti).
Tocca «Créer l'événement» (Crea l'evento).

Se la fascia si sovrappone a un altro appuntamento, un messaggio «Chevauche…» (Si sovrappone a…) ti avvisa; il salvataggio resta comunque possibile.

Ripetere un evento

Nel modulo di creazione, apri «Répétition» (Ripetizione) e scegli «Chaque jour» (Ogni giorno), «Chaque semaine» (Ogni settimana) oppure «Chaque mois» (Ogni mese).
Imposta «Tous les» (Ogni) (per esempio ogni 2 settimane) e, per la ripetizione settimanale, i «Jours de la semaine» (Giorni della settimana).
In «Fin de la série» (Fine della serie), scegli «Jamais» (Mai), «À une date» (A una data) («Dernier jour (inclus)» (Ultimo giorno, incluso)) oppure «Après un nombre de fois» (Dopo un numero di volte) («Nombre d'occurrences» (Numero di occorrenze)).
Controlla la frase di riepilogo mostrata sotto i campi, poi crea l'evento.

Per un evento già creato, tocca «Répéter cet événement» (Ripeti questo evento) nella sua scheda. Per una serie esistente, tocca «Modifier la répétition» (Modifica la ripetizione) e poi «Enregistrer la répétition» (Salva la ripetizione): la nuova regola vale per tutta la serie.

Gestire una sola occorrenza di una serie

Nella pianificazione, tocca l'occorrenza desiderata: la scheda riporta «Occurrence du …» (Occorrenza del …).
Nel blocco «Série» (Serie), scegli «Modifier cette occurrence» (Modifica questa occorrenza), «Annuler cette occurrence» (Annulla questa occorrenza) oppure «Arrêter la série à partir d'ici» (Interrompi la serie da qui).
Conferma: ogni azione che riguarda la serie richiede una conferma in chiaro.

Un'occorrenza modificata a parte riporta la dicitura «Déplacée» (Spostata) nell'elenco «Prochaines occurrences» (Prossime occorrenze). Per annullare l'intera serie, usa «Annuler la série» (Annulla la serie) nel blocco «Statut» (Stato).

Nella scheda di un'occorrenza, i campi informativi modificano l'intera serie; solo le azioni del blocco Série e del blocco Statut riguardano l'occorrenza aperta.

Segnare un appuntamento come svolto

Apri la scheda dell'appuntamento.
Nel blocco Statut, tocca «Marquer comme réalisé» (Segna come svolto).
Lo stato passa a «Terminé» (Concluso) e compare un blocco «Réalisation» (Svolgimento). Se è fatturabile, l'appuntamento passa a «À facturer» (Da fatturare).

Il pulsante compare solo a partire dall'ora di inizio. Lo stesso blocco propone «Marquer “à déplacer”» (Segna come “da spostare”) per un appuntamento da riprogrammare e «Annuler cet événement» (Annulla questo evento), con conferma.

Organizzare gli appuntamenti per categoria

Nella scheda di un appuntamento, blocco «Catégories» (Categorie), tocca «Ajouter» (Aggiungi).
Tocca una categoria per aggiungerla o toglierla, poi «Terminé» (Fatto).
Nella pianificazione, tocca una categoria sopra la griglia per mostrare solo quella; «Toutes» (Tutte) o «Effacer le filtre» (Cancella il filtro) ripristina la visualizzazione completa.

Per creare le tue categorie, apri «Paramètres» (Impostazioni) → «Catégories», poi la scheda «Nouvelle catégorie» (Nuova categoria): inserisci il «Nom» (Nome), scegli un colore e tocca «Créer la catégorie» (Crea la categoria). Ogni categoria può essere collegata a un cliente e a un progetto: gli appuntamenti importati che la portano vengono quindi associati a loro. Se il tuo ruolo lo consente, l'interruttore «Colorer les rendez-vous par catégorie» (Colora gli appuntamenti per categoria) colora la pianificazione dell'intera organizzazione.

Condividere la propria pianificazione con il team

Nel modulo di un appuntamento, scegli «Visible par l'équipe» (Visibile al team): «Détails visibles» (Dettagli visibili) oppure «Occupé seulement» (Solo «Occupato»).
Se il tuo ruolo consente di gestire la pianificazione del team, scegli anche il membro in «Attribué à» (Assegnato a).
Per impostare la scelta predefinita, apri Paramètres → «Profil», scheda «Partage du planning par défaut» (Condivisione predefinita della pianificazione).

Se il tuo ruolo lo consente, la pianificazione propone «Mon planning» (La mia pianificazione) o «Équipe» (Team) e un filtro per membro. Gli appuntamenti degli altri portano le loro iniziali e il loro colore.

Domande frequenti

Perché non vedo il pulsante «Nouvel événement»?

Il tuo ruolo consente solo di consultare la pianificazione. Le schede restano leggibili, senza pulsante di modifica.

Che cosa significa una fascia tratteggiata «Occupé» (Occupato)?

È un appuntamento di un altro membro che non ne condivide i dettagli. È visibile solo la fascia oraria: né titolo, né luogo, né cliente. Un «Occupé» seguito da un nome (per esempio «Occupé · Famille») è un evento di un calendario esterno che hai aggiunto; solo tu lo vedi.

Perché «Marquer comme réalisé» non compare?

L'appuntamento non è ancora iniziato. Il pulsante compare a partire dalla sua ora di inizio.

Non riesco a modificare il titolo di un appuntamento arrivato da Outlook: è normale?

Sì. Titolo, orari, luogo e descrizione si correggono in Outlook, tramite «Ouvrir dans Outlook» (Apri in Outlook). Il cliente, il progetto, il tipo e Facturable restano modificabili in SheepOS. Anche l'annullamento si fa da Outlook.

Come importo la mia agenda di Outlook?

Se il modulo Outlook è attivato, apri Paramètres → «Intégrations» (Integrazioni), tocca «Connecter Outlook» (Collega Outlook), poi spunta i tuoi «Calendriers à importer» (Calendari da importare) e tocca «Enregistrer la sélection» (Salva la selezione).

Posso vedere l'agenda della mia famiglia (FamilyWall) nella mia pianificazione?

Sì, in sola lettura: apri Paramètres → «Calendriers externes» (Calendari esterni) e aggiungi il link iCal del calendario. I suoi appuntamenti compaiono come «Occupé» (Occupato) nella tua pianificazione, nel colore scelto, senza alcuna scheda da aprire, e bloccano le tue fasce per gli appuntamenti online. Solo tu li vedi. Vedi Collegare FamilyWall.

I miei appuntamenti SheepOS compaiono in Outlook?

Non per impostazione predefinita: l'importazione da Outlook è in sola lettura. Puoi attivare «Envoyer mes rendez-vous SheepOS dans Outlook» (Invia i miei appuntamenti SheepOS a Outlook) in Paramètres → Intégrations: i tuoi appuntamenti vengono allora scritti in un calendario «SheepOS» dedicato (o in un calendario a tua scelta) e poi tenuti aggiornati. Vedi Impostazioni.

Dove sono finiti i miei appuntamenti annullati?

Sono nascosti per impostazione predefinita. Attiva Afficher les rendez-vous annulés sopra la griglia; questa scelta viene memorizzata sul dispositivo.

Vedi anche

Appuntamenti online

In Paramètres, Objectifs (Impostazioni, Obiettivi), la scheda «Rendez-vous en ligne» (Appuntamenti online) apre una pagina pubblica in cui i tuoi clienti e potenziali clienti prenotano una fascia libera della tua pianificazione.

Imposta la durata, il margine tra due appuntamenti, il preavviso minimo, l'orizzonte, il massimo al giorno, il tuo fuso orario e le tue fasce di disponibilità della settimana.
Copia il link e aggiungilo alla firma delle tue e-mail o al tuo sito. I visitatori vedono solo orari liberi, mai il contenuto della tua agenda.
Ogni prenotazione crea l'appuntamento nella tua pianificazione. Se l'indirizzo del visitatore è sconosciuto, viene creato un potenziale cliente con il suo consenso registrato; altrimenti l'appuntamento viene collegato alla sua scheda. Il visitatore riceve un'e-mail di conferma con un link per annullare.
Il modulo «Nous écrire» (Scrivici) della stessa pagina crea un potenziale cliente.
«Remplacer le lien» (Sostituisci il link) disattiva il vecchio link. Deseleziona «Page ouverte au public» (Pagina aperta al pubblico) per sospendere le prenotazioni.
Per dare a un cliente il suo link personale, apri la sua scheda, scheda «Espace client» (Area cliente) (vedi Clienti).
Quando attivi l'invio a Outlook, anche gli appuntamenti presi online vengono scritti lì (vedi Impostazioni).