Le planning rassemble vos rendez-vous, cours, temps réservés et événements personnels. Il sert à organiser vos journées, puis à déclarer ce qui a été réalisé pour le facturer. Le planning fait partie des modules toujours actifs.
Tâches courantes
Changer de vue et de période
- Ouvrez Planning dans le menu.
- Choisissez l'onglet Jour, Semaine ou Mois.
- Passez à la période précédente ou suivante avec les flèches ; Aujourd'hui ramène à la date du jour.
- En vue Mois, touchez un jour pour l'ouvrir en vue Jour. En vue Semaine, un « +2 » signale des rendez-vous simultanés en plus : touchez-le pour voir la journée entière.
- Touchez un rendez-vous pour ouvrir sa fiche.
L'interrupteur Afficher les rendez-vous annulés montre ou masque les annulés (masqués par défaut). Si le module Locations est activé, Afficher les locations ajoute les séjours de vos logements dans le bandeau « journée entière ».
Sur téléphone, glissez le doigt de côté pour changer de jour ou de mois ; la vue Semaine se lit trois jours à la fois.
Créer un événement
- Touchez Nouvel événement, ou cliquez sur un créneau vide de la grille en vue Jour ou Semaine.
- Saisissez le Titre et choisissez le Type : Rendez-vous, Cours, Focus, Personnel ou Autre.
- Réglez Début et Fin, ou activez Journée entière. Quand vous changez le début, la fin suit en gardant la durée.
- Sous Rattachement et facturation, choisissez le client, puis le projet et la section si besoin. Un événement rattaché à un client est proposé Facturable ; vous pouvez changer ce choix.
- Complétez si besoin les catégories, le Lieu et la Description. Pour un Cours, les champs Groupe / classe, Salle et Participants apparaissent.
- Touchez Créer l'événement.
Si le créneau chevauche un autre rendez-vous, un message « Chevauche… » vous prévient ; l'enregistrement reste possible.
Répéter un événement
- Dans le formulaire de création, ouvrez Répétition et choisissez Chaque jour, Chaque semaine ou Chaque mois.
- Réglez Tous les (par exemple toutes les 2 semaines) et, en hebdomadaire, les Jours de la semaine.
- Sous Fin de la série, choisissez Jamais, À une date (Dernier jour (inclus)) ou Après un nombre de fois (Nombre d'occurrences).
- Vérifiez la phrase de résumé affichée sous les champs, puis créez l'événement.
Pour un événement déjà créé, touchez Répéter cet événement sur sa fiche. Pour une série existante, touchez Modifier la répétition puis Enregistrer la répétition : la nouvelle règle vaut pour toute la série.
Gérer une seule occurrence d'une série
- Dans le planning, touchez l'occurrence voulue : la fiche indique « Occurrence du … ».
- Dans le bloc Série, choisissez Modifier cette occurrence, Annuler cette occurrence ou Arrêter la série à partir d'ici.
- Confirmez : chaque geste qui touche la série demande une confirmation en clair.
Une occurrence modifiée à part porte la mention Déplacée dans la liste des Prochaines occurrences. Pour annuler toute la série, utilisez Annuler la série dans le bloc Statut.
Sur la fiche d'une occurrence, les champs d'informations modifient toute la série ; seuls les gestes du bloc Série et du bloc Statut visent l'occurrence ouverte.
Marquer un rendez-vous comme réalisé
- Ouvrez la fiche du rendez-vous.
- Dans le bloc Statut, touchez Marquer comme réalisé.
- Le statut passe à Terminé et un bloc Réalisation apparaît. S'il est facturable, le rendez-vous rejoint « À facturer ».
Le bouton n'apparaît qu'à partir de l'heure de début. Le même bloc propose Marquer « à déplacer » pour un rendez-vous à replanifier, et Annuler cet événement, avec confirmation.
Classer les rendez-vous par catégorie
- Sur la fiche d'un rendez-vous, bloc Catégories, touchez Ajouter.
- Touchez une catégorie pour l'ajouter ou la retirer, puis Terminé.
- Dans le planning, touchez une catégorie au-dessus de la grille pour n'afficher qu'elle ; Toutes ou Effacer le filtre rétablit l'affichage complet.
Pour créer vos catégories, ouvrez Paramètres → Catégories, puis la carte Nouvelle catégorie : saisissez le Nom, choisissez une couleur et touchez Créer la catégorie. Chaque catégorie peut être reliée à un client et à un projet : les rendez-vous importés qui la portent leur sont alors rattachés. Si votre rôle le permet, l'interrupteur Colorer les rendez-vous par catégorie colore le planning de toute l'organisation.
Partager son planning avec l'équipe
- Dans le formulaire d'un rendez-vous, choisissez Visible par l'équipe : Détails visibles ou Occupé seulement.
- Si votre rôle permet de gérer le planning de l'équipe, choisissez aussi le membre dans Attribué à.
- Pour régler le choix par défaut, ouvrez Paramètres → Profil, carte Partage du planning par défaut.
Si votre rôle le permet, le planning propose Mon planning ou Équipe, et un filtre par membre. Les rendez-vous des autres portent leurs initiales et leur couleur.
Questions fréquentes
Pourquoi je ne vois pas le bouton « Nouvel événement » ?
Votre rôle ne permet que de consulter le planning. Les fiches restent lisibles, sans bouton de modification.
Que signifie un créneau hachuré « Occupé » ?
C'est un rendez-vous d'un autre membre qui n'en partage pas le détail. Seul le créneau est visible : ni titre, ni lieu, ni client.
Pourquoi « Marquer comme réalisé » n'apparaît pas ?
Le rendez-vous n'a pas encore commencé. Le bouton apparaît à partir de son heure de début.
Je ne peux pas modifier le titre d'un rendez-vous venu d'Outlook : est-ce normal ?
Oui. Titre, horaires, lieu et description se corrigent dans Outlook, via Ouvrir dans Outlook. Le client, le projet, le type et Facturable restent modifiables dans SheepOS. L'annulation se fait aussi depuis Outlook.
Comment importer mon agenda Outlook ?
Si le module Outlook est activé, ouvrez Paramètres → Intégrations, touchez Connecter Outlook, puis cochez vos Calendriers à importer et touchez Enregistrer la sélection.
Où sont passés mes rendez-vous annulés ?
Ils sont masqués par défaut. Activez Afficher les rendez-vous annulés au-dessus de la grille ; ce choix est mémorisé sur l'appareil.
Voir aussi
- Temps de travail
- Tâches
- Enseignement
- Clients
- Facturation
- Rôles et équipes