Note

Il modulo Note («Notes») serve a conservare ciò che sai di una persona o di una pratica: un resoconto di chiamata, un’idea, un elenco di cose da fare, un’osservazione su un alloggio. Una nota può essere collegata a un cliente, un contatto, un potenziale cliente, un progetto, un’attività, un appuntamento, un preventivo, una fattura, un fornitore, un alloggio, una prenotazione o un membro del team.

Chi può leggere una nota

Privata (predefinita): solo tu la leggi. Nessun altro membro la vede, nemmeno il proprietario dell’organizzazione, né nell’elenco, né nella ricerca, né in un’esportazione.
Condivisa: scegli i membri, i team o i ruoli che possono leggerla e se possono modificarla.
Organizzazione: tutti i membri che hanno accesso alle note la leggono. Un proprietario o un amministratore può modificarla.

Spunta Riservata per i contenuti sensibili: il testo della nota non viene trovato dalla ricerca (solo il titolo lo è) e non viene mai trasmesso a SheepIA.

Operazioni frequenti

Scrivere una nota

Apri Note nel menu, poi fai clic su Nuova nota.
Dai un titolo (facoltativo) e scrivi. Ogni riga è un blocco: paragrafo, titolo, elenco, citazione, casella di controllo…
Il salvataggio avviene quando fai clic su Salva. Se qualcuno ha modificato la nota nel frattempo, SheepOS te lo segnala e non sostituisce nulla: ricarica la nota, poi riprendi le tue modifiche.

Collegare una nota a qualcuno o a qualcosa

Nella nota, fai clic su Collega a…, digita qualche lettera (nome di un cliente, di un progetto, numero di preventivo…) e scegli. Una nota può avere fino a 20 collegamenti. Sulla scheda collegata, la scheda Note elenca le note che hai il diritto di vedere. Se non hai il diritto di leggere l’elemento collegato, o se il suo modulo è disattivato, il collegamento appare come «elemento non accessibile» e il testo della nota resta leggibile.

Collegare una nota a un membro del team (monitoraggio, colloquio) è riservato alle note private o ai proprietari e agli amministratori. Una nota di questo tipo non è mai visibile al membro interessato, né al ruolo Contabile, salvo condivisione esplicita. Ricordati di informare la persona interessata, come la legge richiede per i dati che la riguardano.

Ritrovare una nota

La casella di ricerca filtra l’elenco mentre digiti, senza premere Invio: «pneus hiver» ritrova «pneu d'hiver». Filtra anche per categoria (tutte, le mie, condivise con me, fissate), per etichetta o per tipo. La ricerca globale (Ctrl/⌘ + K) propone anche le tue note.

Etichette, note fissate e archivio

Aggiungi delle etichette per classificare. Fissa una nota per tenerla in alto. Archivia una nota per nasconderla senza eliminarla.

Eliminare e ripristinare

Elimina sposta la nota nel cestino del suo autore; lì può essere ripristinata. Solo l’autore vede il proprio cestino.

Cronologia

La cronologia conserva le ultime 50 versioni del testo. Scegli una versione, poi Ripristina: viene creata una nuova versione, la cronologia non viene mai riscritta.

Esportare

Esporta scarica la nota in Markdown o in testo semplice. L’esportazione segue le stesse regole di lettura della schermata ed è registrata nel registro delle attività.

Trasformare una riga in un’attività

Su una riga della nota, fai clic su «Créer la tâche» (Crea l’attività) (la nota deve essere salvata). L’attività riprende il cliente e il progetto collegati alla nota, e la nota mantiene il collegamento: spuntare l’attività spunta la riga, e spuntare la riga termina l’attività (togliere la spunta la riapre). Una riga diventa un’attività una sola volta. Il contabile, che resta in sola lettura sulle note, non crea nulla.

Appuntamento, bozza di preventivo, promemoria e menzioni

Sotto la nota, il blocco «Actions depuis cette note» (Azioni da questa nota) propone:

«Créer un rendez-vous» (Crea un appuntamento): riprende il cliente e il progetto della nota, mai il suo testo (altri membri vedono l’agenda).
«Brouillon de devis» (Bozza di preventivo): per il cliente collegato alla nota; la bozza non viene mai inviata.
«Me rappeler cette note» (Ricordami questa nota): scegli un giorno, quel giorno compare una scheda in «À faire» (Da fare) («Fait» (Fatto) o «Plus tard» (Più tardi)). Non c’è alcuna notifica in più.
«Mentionner un membre» (Menziona un membro): riceve una scheda in «À faire», a condizione di poter leggere la nota. Una nota privata va prima condivisa con lui.

Modelli di note

Il pulsante Nuova nota ha una freccia: propone dei tipi (lista di controllo, riunione o chiamata, visita, lavagna, mappa mentale) e dei modelli (resoconto di chiamata, riunione con il cliente, scoperta di un potenziale cliente, visita di un alloggio, stato di un veicolo, retrospettiva, idea). I proprietari e gli amministratori possono salvare una delle loro note come modello dell’organizzazione (mai una nota riservata) e bloccarlo.

SheepIA e le note

«Résumer la note» (Riassumi la nota) (1 credito): qualche punto elenco, le decisioni e le azioni. Rileggi, poi inserisci nella nota.
«Extraire les actions» (Estrai le azioni) (1 credito): un elenco di attività da convalidare prima della loro creazione.
«Ce qu’il faut savoir» (Ciò che c’è da sapere) su una scheda cliente, progetto, potenziale cliente… (2 crediti): una sintesi in cui ogni frase indica le sue fonti (un clic apre la nota). È gratuita per 24 ore finché nessuna nota è cambiata. «Enregistrer la synthèse en note» (Salva la sintesi come nota) la conserva come nota privata.
«Préparer le rendez-vous» (Prepara l’appuntamento) su un appuntamento collegato a un cliente: cinque punti e domande da porre.

SheepIA legge solo le note che hai il diritto di leggere, mai una nota riservata, mai la nota privata di un altro. Una frase senza fonte, o con una cifra assente dalle note, viene ritirata.

Lavagna e mappa mentale

Crea una lavagna o una mappa mentale dalla freccia di Nuova nota. All’apertura di una lavagna vuota, scegli un modello (retrospettiva, matrice SWOT, percorso cliente, pianta di un alloggio, organigramma, kanban libero). Un solo membro modifica alla volta: gli altri vedono chi modifica e leggono la lavagna. Puoi trasformare i post-it in attività ed esportare in PNG o in immagine vettoriale. Su telefono, la lavagna si legge, si ingrandisce e accetta un post-it.

Lasciare l’organizzazione

Nell’elenco delle note, «Si je quitte l’organisation» (Se lascio l’organizzazione) ti lascia scegliere in anticipo che fine fanno le tue note private: nel cestino (predefinito) o trasferite al proprietario. Le tue note condivise e quelle dell’organizzazione restano.

Per quanto tempo vengono conservate le note eliminate?

30 giorni nel cestino, poi vengono cancellate definitivamente insieme alla loro cronologia. La cronologia delle versioni è conservata 7 giorni (offerta gratuita) o 90 giorni (offerta a pagamento); la versione attuale è sempre conservata. La dimensione delle note conta nello spazio di archiviazione della tua offerta.

Se il modulo Note è disattivato

Il menu, le schede Note delle schede, la ricerca e i percorsi scompaiono; le note vengono conservate e tornano alla riattivazione del modulo.