Le module Notes sert à garder ce que vous savez d'une personne ou d'un dossier : un compte rendu d'appel, une idée, une liste de choses à faire, une remarque sur un logement. Une note peut être reliée à un client, un contact, un prospect, un projet, une tâche, un rendez-vous, un devis, une facture, un fournisseur, un logement, une réservation ou un membre de l'équipe.
Qui peut lire une note
- Privée (par défaut) : vous seul la lisez. Aucun autre membre ne la voit, pas même le propriétaire de l'organisation, ni dans la liste, ni dans la recherche, ni dans un export.
- Partagée : vous choisissez les membres, les équipes ou les rôles qui peuvent la lire, et s'ils peuvent la modifier.
- Organisation : tous les membres qui ont accès aux notes la lisent. Un propriétaire ou un administrateur peut la modifier.
Cochez Confidentielle pour les contenus sensibles : le texte de la note n'est pas retrouvé par la recherche (seul le titre l'est) et n'est jamais transmis à SheepIA.
Tâches courantes
Écrire une note
- Ouvrez Notes dans le menu, puis cliquez sur Nouvelle note.
- Donnez un titre (facultatif) et écrivez. Chaque ligne est un bloc : paragraphe, titre, liste, citation, case à cocher…
- L'enregistrement se fait quand vous cliquez sur Enregistrer. Si quelqu'un a modifié la note entre-temps, SheepOS vous le dit et ne remplace rien : rechargez la note puis reprenez vos changements.
Relier une note à quelqu'un ou à quelque chose
Dans la note, cliquez sur Relier à…, tapez quelques lettres (nom d'un client, d'un projet, numéro de devis…) et choisissez. Une note peut avoir jusqu'à 20 liens. Sur la fiche reliée, l'onglet Notes liste les notes que vous avez le droit de voir. Si vous n'avez pas le droit de lire l'élément relié, ou si son module est désactivé, le lien apparaît comme « élément non accessible » et le texte de la note reste lisible.
Relier une note à un membre de l'équipe (suivi, entretien) est réservé aux notes privées ou aux propriétaires et administrateurs. Une telle note n'est jamais visible du membre concerné, ni du rôle Comptable, sauf partage explicite. Pensez à informer la personne concernée, comme la loi l'exige pour les données qui la concernent.
Retrouver une note
La zone de recherche filtre la liste pendant que vous tapez, sans appuyer sur Entrée : « pneus hiver » retrouve « pneu d'hiver ». Filtrez aussi par catégorie (toutes, les miennes, partagées avec moi, épinglées), par étiquette ou par type. La recherche globale (Ctrl/⌘ + K) propose aussi vos notes.
Étiquettes, épingles et archives
Ajoutez des étiquettes pour classer. Épinglez une note pour la garder en haut. Archivez une note pour la masquer sans la supprimer.
Supprimer et restaurer
Supprimer met la note à la corbeille de son auteur ; elle peut y être restaurée. Seul l'auteur voit sa corbeille.
Historique
L'historique garde les 50 dernières versions du texte. Choisissez une version puis Restaurer : une nouvelle version est créée, l'historique n'est jamais réécrit.
Exporter
Exporter télécharge la note en Markdown ou en texte brut. L'export suit les mêmes règles de lecture que l'écran, et il est inscrit au journal d'activité.
Faire d'une ligne une tâche
Sur une ligne de la note, cliquez sur Créer la tâche (la note doit être enregistrée). La tâche reprend le client et le projet reliés à la note, et la note garde le lien : cocher la tâche coche la ligne, et cocher la ligne termine la tâche (décocher la rouvre). Une ligne ne devient une tâche qu'une fois. Le comptable, qui reste en lecture seule sur les notes, ne crée rien.
Rendez-vous, brouillon de devis, rappel et mentions
Sous la note, le bloc Actions depuis cette note propose :
- Créer un rendez-vous : il reprend le client et le projet de la note, jamais son texte (d'autres membres voient l'agenda).
- Brouillon de devis : pour le client relié à la note ; le brouillon n'est jamais envoyé.
- Me rappeler cette note : choisissez un jour, une carte apparaît dans À faire ce jour-là (« Fait » ou « Plus tard »). Il n'y a pas de notification en plus.
- Mentionner un membre : il reçoit une carte dans À faire, à condition de pouvoir lire la note. Une note privée doit d'abord être partagée avec lui.
Modèles de notes
Le bouton Nouvelle note a une flèche : elle propose des types (liste de contrôle, réunion ou appel, visite, tableau blanc, carte mentale) et des modèles (compte rendu d'appel, réunion client, découverte d'un prospect, visite de logement, état d'un véhicule, rétrospective, idée). Les propriétaires et administrateurs peuvent enregistrer une de leurs notes comme modèle de l'organisation (jamais une note confidentielle) et le verrouiller.
SheepIA et les notes
- Résumer la note (1 crédit) : quelques puces, les décisions et les actions. Vous relisez, puis vous insérez dans la note.
- Extraire les actions (1 crédit) : une liste de tâches à valider avant leur création.
- Ce qu'il faut savoir sur une fiche client, projet, prospect… (2 crédits) : une synthèse où chaque phrase indique ses sources (un clic ouvre la note). Elle est gratuite pendant 24 heures tant qu'aucune note n'a changé. Enregistrer la synthèse en note la garde comme note privée.
- Préparer le rendez-vous sur un rendez-vous relié à un client : cinq points et des questions à poser.
SheepIA ne lit que les notes que vous avez le droit de lire, jamais une note confidentielle, jamais la note privée d'un autre. Une phrase sans source, ou avec un chiffre absent des notes, est retirée.
Tableau blanc et carte mentale
Créez un tableau blanc ou une carte mentale depuis la flèche de Nouvelle note. À l'ouverture d'un tableau vide, choisissez un modèle (rétrospective, matrice SWOT, parcours client, plan de logement, organigramme, kanban libre). Un seul membre modifie à la fois : les autres voient qui modifie et lisent le tableau. Vous pouvez transformer des post-its en tâches et exporter en PNG ou en image vectorielle. Sur téléphone, le tableau se lit, se zoome et accepte un post-it.
Quitter l'organisation
Dans la liste des notes, Si je quitte l'organisation vous laisse choisir d'avance ce que deviennent vos notes privées : à la corbeille (par défaut) ou transférées au propriétaire. Vos notes partagées et celles de l'organisation restent.
Combien de temps sont gardées les notes supprimées ?
30 jours dans la corbeille, puis elles sont effacées définitivement avec leur historique. L'historique des versions est gardé 7 jours (offre gratuite) ou 90 jours (offre payante) ; la version actuelle est toujours conservée. La taille des notes compte dans le stockage de votre offre.
Si le module Notes est désactivé
Le menu, les onglets Notes des fiches, la recherche et les routes disparaissent ; les notes sont conservées et reviennent à la réactivation du module.
