Primi passi

SheepOS riunisce il tuo tempo di lavoro, la pianificazione, i clienti, gli spostamenti e la fatturazione. Per creare il tuo spazio bastano tre campi; tutto il resto lo compili più tardi, nel momento in cui serve.

Attività comuni

Creare il tuo spazio

Nella schermata di accesso, clicca su «Créer un compte» (Crea un account).
Compila «Nom de votre organisation» (Nome della tua organizzazione: il nome della tua attività, o semplicemente il tuo), «E-mail» (E-mail) e «Mot de passe» (Password, almeno 12 caratteri).
Clicca su «Créer mon espace» (Crea il mio spazio).
Apri l’e-mail di conferma e clicca sul link: arrivi direttamente alla home, senza dover accedere di nuovo.

Tutto qui. Il paese viene preso dal tuo browser e mostrato sotto la password (per esempio «Pays : France», cioè Paese: Francia): clicca su «Modifier» (Modifica) se non va bene. Determina la valuta e i formati; si può cambiare anche più tardi in «Paramètres» (Impostazioni) → «Identité et coordonnées» (Identità e recapiti). Il tuo nome visualizzato è ricavato dal tuo indirizzo: correggilo quando vuoi in Paramètres → «Profil» (Profilo).

Se apri il link di conferma su un altro dispositivo (per esempio perché hai letto l’e-mail sul telefono), l’indirizzo viene confermato e SheepOS ti propone di accedere («Se connecter»).

Usa un indirizzo duraturo: gli indirizzi usa e getta vengono rifiutati. Dopo la conferma, SheepOS ti manda un’e-mail di benvenuto, poi due consigli (due giorni e una settimana dopo), e nient’altro.

Creare il tuo spazio con Microsoft o Google

Nella schermata di registrazione o di accesso, clicca su «Continuer avec Microsoft» (Continua con Microsoft) o «Continuer avec Google» (Continua con Google).
Scegli il tuo account presso il fornitore.
Indica Nom de votre organisation, poi clicca su «Créer mon compte» (Crea il mio account).

Il tuo indirizzo è già confermato dal fornitore: arrivi direttamente alla home. Il tuo nome proviene da quell’account.

Entrare in un’organizzazione che ti invita

Segui il link dell’invito: il tuo indirizzo è già compilato.
Compila «Votre nom» (Il tuo nome) e una Mot de passe, poi clicca su Créer mon espace.

Arrivi direttamente alla home dell’organizzazione che ti ha invitato.

Accedere

Nella schermata di accesso, inserisci il tuo indirizzo e la tua password, poi clicca su Se connecter.
Se sul tuo account è attiva l’autenticazione a due fattori, inserisci il «Code de vérification» (Codice di verifica) della tua app di autenticazione, oppure un codice di emergenza.

I pulsanti Continuer avec Microsoft e Continuer avec Google, quando sono proposti, aprono anch’essi il tuo account.

Provare la demo pubblica

La demo ti permette di provare SheepOS senza account, con dati fittizi. Quando esistono più demo, scegli prima il paese: France (il Garage des Tilleuls a Lione: euro, IVA 20 %, 10 % e 5,5 %, officina e negozio online) oppure Québec (Studio Gagnon Design a Montréal: dollari canadesi, TPS e TVQ, gestione di progetto).

Apri la pagina della demo (l’indirizzo di SheepOS seguito da /demo, oppure /demo?pays=fr e /demo?pays=qc per aprire direttamente la demo della Francia o del Québec).
La demo si apre sulla home. La barra in alto propone «Visite guidée» (Tour guidato), Créer mon compte e «Quitter la démo» (Esci dalla demo).

Lì puoi modificare tutto liberamente: la demo viene azzerata ogni notte. Ciò che invierebbe un’e-mail o toccherebbe un calendario esterno è disattivato. Se sul dispositivo sei già connesso al tuo account, aprire la demo ti disconnette: SheepOS te lo chiede prima.

La configurazione guidata

Quando crei il tuo spazio, SheepOS ti propone una sola volta una procedura guidata a schermo intero. Serve a impostare l’essenziale in pochi minuti; puoi saltarla in qualsiasi momento.

«Votre activité» (La tua attività): scegli il tuo settore (consulenza, formazione, edilizia, automotive, commercio, affitto breve, sanità, creatività, servizi alla persona, trasporti, ristorazione, associazione o altro) e la dimensione del tuo team.
«Les modules» (I moduli): SheepOS preseleziona i moduli che di solito servono nel tuo settore. Attivi o disattivi ciascuno con un clic, poi clicchi su «Appliquer et continuer» (Applica e continua). Le funzioni già incluse per la tua attività (per esempio Fornitori e Ordini ai fornitori per l’edilizia) sono elencate a parte. La procedura propone solo ciò che funziona davvero per la tua organizzazione: un modulo compare non appena è online.
«Identité et facturation» (Identità e fatturazione), «Vos données» (I tuoi dati: importare un file), «Connexions» (Connessioni: posta, calendario, banca) e «Votre équipe» (Il tuo team): le stesse schermate delle Paramètres.
«Récapitulatif» (Riepilogo): ciò che è fatto, saltato o da fare, i moduli attivi e ciò che SheepIA farà per te con questi moduli.

A ogni passaggio, «Passer» (Salta) segna il passaggio come saltato e «Terminer plus tard» (Termina più tardi) chiude la procedura conservando i tuoi progressi. Nulla è obbligatorio. In seguito la procedura non si apre più da sola; per riprenderla o rifarla, apri Paramètres → «Démarrage» (Avvio) e poi «Assistant de configuration» (Configurazione guidata). Disattivare un modulo non elimina alcun dato, e tutto resta modificabile in Paramètres → «Personnalisation» (Personalizzazione). Solo i titolari e gli amministratori la vedono.

Completare la tua organizzazione, quando vuoi

Non c’è nulla da compilare in anticipo. In uno spazio nuovo di zecca, la home mostra soltanto una riga: «Organisation à compléter» (Organizzazione da completare).

«Compléter» (Completa) apre Paramètres → Démarrage.
La crocetta chiude questo promemoria in modo definitivo: non torna più.

Paramètres → Démarrage elenca ciò che può servire: identità, fiscalità e fatturazione, attività utilizzate, tariffe, primo cliente e progetto, calendario, team e poi, per il tuo account, profilo, sicurezza, notifiche, orari, condivisione della pianificazione, account Microsoft, veicolo e app sul telefono.

Clicca su una riga: il modulo corrispondente si apre sul posto.
Compilalo, nell’ordine che preferisci.
Clicca su «C’est fait» (Fatto), oppure sul pulsante che dice che il passaggio non ti riguarda (per esempio «Je travaille seul», cioè Lavoro da solo).

Un dato già inserito viene riconosciuto: la riga mostra «Fait» (Fatto) da sola. «Réafficher le rappel sur l’accueil» (Mostra di nuovo il promemoria nella home) rimette la riga nella home se l’avevi chiusa.

Emettere la tua prima fattura

SheepOS chiede ciò che manca nel momento in cui serve. Se clicchi su «Facturer» (Fattura) (o crei una fattura) prima di aver indicato il tuo regime IVA, al posto della fattura si apre il riquadro «Avant de facturer» (Prima di fatturare). Su una bozza, se mancano ancora la ragione sociale, l’indirizzo o il regime IVA, il riquadro «Avant d’émettre cette facture» (Prima di emettere questa fattura) li elenca.

Nel riquadro, clicca su «Compléter maintenant» (Completa ora) se non è già aperto.
Scegli il tuo regime IVA con un clic: «Assujettie» (Soggetta a IVA: vengono create le aliquote usuali del tuo paese, per esempio 20 % in Francia) oppure «Non assujettie» (Non soggetta a IVA: viene proposta la dicitura usuale del tuo paese, per esempio in Francia «TVA non applicable, art. 293 B du CGI»: controllala). Quando manca solo il regime, questo clic basta e la fattura viene creata subito.
Sulla bozza, compila la ragione sociale e l’indirizzo, clicca su «Enregistrer» (Salva), poi su «Émettre la facture» (Emetti la fattura).

Le aliquote create si modificano in Paramètres → «Facturation» (Fatturazione), e la voce «Taux de TVA par défaut» (Aliquota IVA predefinita) della scheda «Prêt à facturer» (Pronto per fatturare) dice se ne manca una.

Il resto (coordinate di pagamento, diciture, logo, numerazione) si imposta in Paramètres → Facturation. Vedi Fatturazione.

Le regole IVA e le indicazioni di fattura qui descritte sono quelle francesi: non valgono per l’Italia.

Orientarti nell’applicazione

Sul computer, il menu laterale a sinistra elenca i moduli. Mostra solo i moduli attivati in Paramètres → Personnalisation e consentiti dal tuo ruolo.
Sul telefono, la barra in basso dà accesso a «Accueil» (Home), «Messagerie» (Posta), «Planning» (Pianificazione) e «Plus» (Altro) (puoi scegliere le tue schede in Paramètres → Profil). Plus apre le azioni rapide e tutte le altre voci, tra cui «Paramètres» e «Nouveautés» (Novità).
Per cercare un cliente, un appuntamento, una fattura, uno spostamento o per avviare un’azione, usa la ricerca in alto sullo schermo, oppure la scorciatoia Ctrl + K (⌘ + K su Mac).
Il pulsante «?» in alto in ogni pagina apre l’articolo di aiuto del modulo in cui ti trovi. Il menu «Aide» (Aiuto) dà accesso a tutti gli articoli e alla loro ricerca.

Installare l’app sul telefono

Su iPhone, con Safari (l’unico browser che lo permette su iPhone):

Apri SheepOS in Safari.
Tocca il pulsante «Partager» (Condividi; il quadrato con una freccia verso l’alto).
Scegli «Sur l’écran d’accueil» (Aggiungi alla schermata Home), poi «Ajouter» (Aggiungi).

Su Android, con Chrome:

Apri il menu ⋮ di Chrome.
Scegli «Installer l’application» (Installa l’app) o «Ajouter à l’écran d’accueil» (Aggiungi alla schermata Home).

Sulla schermata Home compare un’icona di SheepOS. L’app si apre a schermo intero, senza barra degli indirizzi.

Lavorare offline

Senza rete, una barra indica «Hors ligne» (Offline): i dati mostrati sono quelli dell’ultima consultazione. Alcune azioni restano possibili e partono non appena torna la rete: iniziare la giornata, la pausa, la ripresa, la fine della giornata e un nuovo spostamento.

Quando ci sono azioni in attesa, clicca sul link «actions en attente» (azioni in attesa) della barra, oppure apri Plus e poi «Actions en attente».
Clicca su «Réessayer maintenant» (Riprova ora) per inviarle subito.
«Abandonner» (Abbandona) elimina un’azione in attesa. Un’azione rifiutata dal server viene mostrata con il motivo; «Retirer» (Rimuovi) la toglie dall’elenco.

Domande frequenti

Perché SheepOS non mi chiede quasi nulla alla registrazione?

Perché tu possa iniziare subito. L’identità legale, l’IVA, le tariffe o il team servono solo quando fatturi o inviti qualcuno: SheepOS li chiede in quel momento, e Paramètres → Démarrage li raccoglie se preferisci compilare tutto in una volta.

Ho chiuso la configurazione guidata, come la riprendo?

Apri Paramètres → Démarrage e poi Assistant de configuration: riprendi dal passaggio in cui ti eri fermato, con le tue scelte conservate.

Ho chiuso il promemoria della home, come lo ritrovo?

Apri Paramètres → Démarrage: lì ci sono tutti i passaggi. Réafficher le rappel sur l’accueil rimette la riga nella home.

La mia organizzazione esisteva già: rivedrò una procedura guidata o un promemoria?

No. La configurazione guidata e il promemoria della home si aprono solo in uno spazio appena creato. Un’organizzazione già operativa non li vede mai tornare da soli; la procedura resta disponibile in Paramètres → Démarrage se vuoi avviarla.

Compare un avviso di manutenzione o un annuncio, che fare?

Una manutenzione viene annunciata in anticipo da una barra. Durante una manutenzione in sola lettura, puoi consultare tutto ma nulla viene salvato: riprova alla fine indicata. Durante una chiusura, SheepOS mostra una pagina di manutenzione che si aggiorna da sola. Un annuncio (novità o disservizio) si chiude con la crocetta: su questo browser non torna più.

Non ho ricevuto l’e-mail di conferma, che fare?

Controlla la cartella dello spam. Nella schermata di accesso, il link «E-mail de vérification non reçu ou expiré ?» (E-mail di verifica non ricevuta o scaduta?) permette di richiederne una nuova.

Ho dimenticato la password?

Nella schermata di accesso, clicca su «Mot de passe oublié ?» (Password dimenticata?) e indica il tuo indirizzo: ricevi un link per sceglierne una nuova.

Perché alcune azioni sono «d’une autre session» (di un’altra sessione)?

Sono state eseguite offline da un altro account sullo stesso dispositivo. Non verranno mai inviate con il tuo account e ripartiranno quando quell’account si riconnetterà. Puoi solo abbandonarle.

Compare un messaggio «Nouvelle version disponible» (Nuova versione disponibile)?

Clicca su «Recharger» (Ricarica) per passare alla nuova versione, oppure su «Plus tard» (Più tardi) per continuare.