Dal 1° settembre 2026 ogni impresa stabilita in Francia deve poter ricevere fatture elettroniche. L'obbligo di emissione segue: il 1° settembre 2026 per le grandi imprese e le imprese di dimensione intermedia (ETI), il 1° settembre 2027 per le PMI e le microimprese.
SheepOS riceve le tue fatture elettroniche, le controlla, conserva il file originale e le fa passare dall'approvazione dei tuoi acquisti. Lo scambio ufficiale tra imprese passa da una piattaforma autorizzata (plateforme agréée): nessuna è ancora collegata a SheepOS. Per questo SheepOS si definisce pronto per la riforma, piattaforma da collegare: gli stati delle tue fatture sono tenuti in SheepOS, senza essere trasmessi a nessuno.
Attività frequenti
Caricare una fattura ricevuta
- Apri „Achats“ (Acquisti), scheda „Factures électroniques“.
- In „Déposer une facture électronique“ premi „Choisir des fichiers“ e scegli un PDF Factur-X o un file XML (CII o UBL). Puoi sceglierne più di uno.
- Ogni file viene controllato: la fattura compare nell'elenco, con il suo stato.
Una fattura valida crea una spesa di tipo fattura fornitore: il fornitore viene ritrovato dal suo SIREN o dalla sua partita IVA (o creato), importo, IVA per aliquota e scadenza vengono ripresi dal file, e il file originale diventa il giustificativo della spesa. È visibile anche nei Documenti, con gli altri giustificativi. La spesa viene poi sottoposta ad approvazione, come ogni spesa degli acquisti.
Un PDF qualsiasi (una fattura cartacea scansionata) non è una fattura elettronica: qui viene rifiutato e si registra come spesa, con la sua foto o il suo PDF.
Ricevere tramite una casella di posta dedicata
- Collega prima la casella (per esempio fatture@la-tua-impresa) in „Paramètres → Messagerie“ (Impostazioni → Posta).
- In „Paramètres → Facture électronique“ sceglila in „Boîte mail dédiée“ e premi „Enregistrer“ (Salva).
SheepOS legge questa casella ogni dieci minuti: gli allegati Factur-X, UBL o CII arrivati dall'ultima lettura vengono ricevuti a tuo nome. Ricevi un avviso per ogni fattura ricevuta; gli altri approvatori tramite la richiesta di approvazione. Il pulsante „Relever la boîte dédiée“ legge subito.
Approvare o rifiutare una fattura
Apri la fattura dall'elenco. A seconda dei tuoi diritti:
- „Approuver“ (Approva) convalida la spesa con l'approvazione abituale: approva una persona autorizzata diversa da chi l'ha caricata, e la categoria della spesa deve essere scelta.
- „Refuser la facture“ (Rifiuta la fattura) chiede un motivo. Il rifiuto è definitivo: il fornitore deve emettere una nuova fattura o una nota di credito, e la spesa creata finisce nel cestino.
Puoi anche approvare, restituire all'autore o pagare la spesa dagli Acquisti: la fattura elettronica segue da sola.
Provare con l'ambiente di prova
In „Paramètres → Facture électronique“ scegli la modalità Bac à sable (ambiente di prova). Il pulsante „Recevoir une facture d’essai“ compare allora nell'elenco: una fattura di un fornitore fittizio, indirizzata alla tua organizzazione, percorre tutto il circuito. Gli stati vengono „trasmessi“ a una piattaforma simulata: nulla esce da SheepOS.
Preparare l'emissione: il SIREN dei tuoi clienti
Dalla tua data di obbligo di emissione, il SIREN dei tuoi clienti professionali deve comparire sulle tue fatture. In „Paramètres → Facture électronique“ indica la categoria della tua impresa: SheepOS mostra la data che ti riguarda e, raggiunta quella data, rifiuta di emettere una fattura a un'impresa francese il cui SIREN manca o è errato. Il SIREN si inserisce nella scheda del cliente, campo „N° d’immatriculation (SIRET/SIREN)“ (va bene il SIRET, anche la partita IVA francese). La casella „Exiger dès maintenant“ applica questa regola prima della data.
Domande frequenti
Che cosa significano gli stati?
- Reçue (ricevuta): il file è arrivato.
- Mise à disposition (messa a disposizione): la fattura è leggibile in SheepOS e la sua spesa è creata.
- Prise en charge (in lavorazione): la spesa attende l'approvazione.
- En litige (contestata): l'approvatore ha restituito la spesa al suo autore, con un motivo.
- Approuvée (approvata): la spesa è convalidata.
- Paiement transmis (pagamento trasmesso): la spesa è interamente pagata.
- Refusée (rifiutata): hai rifiutato la fattura, definitivamente.
- Rejetée (respinta): il file non è conforme (dati obbligatori mancanti, totali incoerenti, fattura indirizzata a un'altra impresa); nessuna spesa viene creata.
Il registro di ogni fattura conserva ogni cambiamento, chi lo ha fatto e se è stato trasmesso. I codici e l'obbligatorietà di ogni stato seguono le specifiche dell'amministrazione e saranno confermati con la piattaforma autorizzata.
Quali controlli fa SheepOS?
La struttura del file (dati obbligatori, date, importi), la coerenza dei totali e dell'IVA, il SIREN del fornitore e il destinatario: una fattura indirizzata a un SIREN diverso dal tuo viene respinta. Questi controlli non sostituiscono quelli della piattaforma autorizzata, che si aggiungeranno una volta collegata.
La stessa fattura può essere registrata due volte?
No. Un file già ricevuto, o una fattura dello stesso fornitore con lo stesso numero, viene riconosciuto: nulla viene ricreato.
E l'elenco?
L'elenco centrale dice se un'impresa riceve fatture elettroniche e tramite quale piattaforma. Si consulta tramite la piattaforma autorizzata. Nel frattempo, „Paramètres → Facture électronique → Annuaire“ (Elenco) conserva ciò che sai dei tuoi clienti e fornitori.
SheepOS è una piattaforma autorizzata?
No. SheepOS si collegherà alla piattaforma autorizzata che sceglierai. Finché nessuna è collegata, nulla viene trasmesso all'amministrazione né ai tuoi fornitori.
