Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise établie en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques. L'obligation d'émettre suit : au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
SheepOS reçoit vos factures électroniques, les contrôle, garde le fichier d'origine et les fait passer par le circuit d'approbation de vos achats. La transmission officielle entre entreprises passe par une plateforme agréée : aucune n'est encore connectée à SheepOS. C'est pourquoi SheepOS se dit prêt pour la réforme, plateforme à connecter : les statuts de vos factures sont tenus dans SheepOS, sans être transmis à qui que ce soit.
Tâches courantes
Déposer une facture reçue
- Ouvrez Achats, onglet Factures électroniques.
- Sous Déposer une facture électronique, appuyez sur Choisir des fichiers et choisissez un PDF Factur-X ou un fichier XML (CII ou UBL). Vous pouvez en choisir plusieurs.
- Chaque fichier est contrôlé : la facture apparaît dans la liste, avec son statut.
Une facture valide crée une dépense de type facture fournisseur : le fournisseur est retrouvé par son SIREN ou son numéro de TVA (ou créé), le montant, la TVA par taux et l'échéance sont repris du fichier, et le fichier d'origine devient le justificatif de la dépense. Il est aussi visible dans les Documents, avec les autres justificatifs. La dépense est ensuite soumise à l'approbation, comme toute dépense des achats.
Un PDF ordinaire (une facture papier numérisée) n'est pas une facture électronique : il est refusé ici et se saisit comme une dépense, avec sa photo ou son PDF.
Recevoir par une boîte mail dédiée
- Connectez d'abord la boîte (par exemple factures@votre-entreprise) dans Paramètres → Messagerie.
- Dans Paramètres → Facture électronique, choisissez-la sous Boîte mail dédiée et appuyez sur Enregistrer.
SheepOS relève cette boîte toutes les dix minutes : les pièces jointes Factur-X, UBL ou CII arrivées depuis le relevé précédent sont reçues en votre nom. Vous êtes prévenu à chaque facture reçue ; les autres approbateurs le sont par la demande d'approbation. Le bouton Relever la boîte dédiée relève tout de suite.
Approuver ou refuser une facture
Ouvrez la facture depuis la liste. Selon vos droits :
- Approuver valide la dépense par le circuit d'approbation habituel : une autre personne habilitée que celle qui l'a déposée approuve, et la catégorie de la dépense doit être choisie.
- Refuser la facture demande un motif. Le refus est définitif : le fournisseur doit émettre une nouvelle facture ou un avoir, et la dépense créée part à la corbeille.
Vous pouvez aussi approuver, renvoyer à l'auteur ou régler la dépense depuis les Achats : la facture électronique suit d'elle-même.
Essayer avec le bac à sable
Dans Paramètres → Facture électronique, choisissez le mode Bac à sable. Le bouton Recevoir une facture d'essai apparaît alors dans la liste : une facture d'un fournisseur fictif, adressée à votre organisation, parcourt tout le circuit. Les statuts sont « transmis » à une plateforme simulée : rien ne sort de SheepOS.
Préparer l'émission : le SIREN de vos clients
À partir de votre date d'obligation d'émission, le SIREN de vos clients professionnels doit figurer sur vos factures. Dans Paramètres → Facture électronique, déclarez la catégorie de votre entreprise : SheepOS affiche la date qui vous concerne et, une fois cette date atteinte, refuse d'émettre une facture à une entreprise française dont le SIREN manque ou est erroné. Le SIREN se renseigne sur la fiche du client, champ N° d'immatriculation (SIRET/SIREN) (le SIRET convient, le numéro de TVA français aussi). La case Exiger dès maintenant applique cette règle avant la date.
Questions fréquentes
Que veulent dire les statuts ?
- Reçue : le fichier est arrivé.
- Mise à disposition : la facture est lisible dans SheepOS et sa dépense est créée.
- Prise en charge : la dépense attend son approbation.
- En litige : l'approbateur a renvoyé la dépense à son auteur, avec un motif.
- Approuvée : la dépense est validée.
- Paiement transmis : la dépense est entièrement réglée.
- Refusée : vous avez refusé la facture, définitivement.
- Rejetée : le fichier n'est pas conforme (données obligatoires manquantes, totaux incohérents, facture adressée à une autre entreprise) ; aucune dépense n'est créée.
Le journal de chaque facture garde chaque changement, qui l'a fait et s'il a été transmis. Les codes et le caractère obligatoire de chaque statut suivent les spécifications de l'administration et seront confirmés avec la plateforme agréée.
Quels contrôles SheepOS fait-il ?
La structure du fichier (données obligatoires, dates, montants), la cohérence des totaux et de la TVA, le SIREN du fournisseur et le destinataire : une facture adressée à un autre SIREN que le vôtre est rejetée. Ces contrôles ne remplacent pas ceux de la plateforme agréée, qui s'ajouteront une fois celle-ci connectée.
Une même facture peut-elle être enregistrée deux fois ?
Non. Un fichier déjà reçu, ou une facture du même fournisseur avec le même numéro, est reconnu : rien n'est recréé.
Et l'annuaire ?
L'annuaire central dit si une entreprise reçoit des factures électroniques et par quelle plateforme. Il se consulte par la plateforme agréée. En attendant, Paramètres → Facture électronique → Annuaire garde ce que vous savez de vos clients et fournisseurs.
SheepOS est-il une plateforme agréée ?
Non. SheepOS se branchera sur la plateforme agréée que vous choisirez. Tant qu'aucune n'est connectée, rien n'est transmis à l'administration ni à vos fournisseurs.
