Documenti

Trascina i tuoi file in una cartella: lo spazio dell’organizzazione si condivide secondo i diritti, il tuo spazio privato resta illeggibile per gli altri, amministratori compresi.

Operazioni frequenti

Impostare ciò che SheepIA può vedere

Il menu … di una cartella o di un documento (e «Réglages SheepIA du dépôt» (Impostazioni SheepIA dell’archivio)) apre un unico pannello: l’accesso di SheepIA (chiuso, solo nomi, contenuto) e il livello di diffusione (pubblico, cliente, interno, riservato, segreto). L’etichetta «Accessible à SheepIA» (Accessibile a SheepIA) segnala ciò che SheepIA può leggere; un documento segreto gli è invisibile, un documento riservato non viene mai citato all’esterno. «SheepLearn» mostra la mappa dell’archivio, «Demander à SheepIA» (Chiedi a SheepIA) elenca i documenti che rispondono alla tua domanda.

Archiviare e ripristinare

1. «Nouveau dossier» (Nuova cartella) crea una cartella; il menu … rinomina, sposta o getta nel cestino.
2. Il «Corbeille» (Cestino) conserva per 30 giorni ciò che è stato eliminato, da «Restaurer» (Ripristinare). Dimensione massima di un file: 100 MB. Tra 20 e 100 MB, un file viene inviato a blocchi (nuovo documento, trascinamento in una cartella o nuova versione): non devi fare nient’altro. Il testo di un file di oltre 20 MB non viene letto per la ricerca (resta reperibile dal nome).

Ciò che è nel cestino conta ancora nello spazio di archiviazione del tuo piano fino all’eliminazione definitiva. Quando il limite è raggiunto, l’aggiunta di un nuovo file viene rifiutata con un messaggio chiaro; leggere, scaricare ed eliminare restano possibili (vedi Impostazioni).

Importare un’intera cartella

1. Clicca su «Importer» (Importa), poi su «Un dossier…» (Una cartella…) (o «Des fichiers…» (File…)), e scegli la cartella da importare.
2. Il riepilogo «Importer dans “À classer”» (Importa in “À classer”) indica il numero di file e cartelle, la loro dimensione, i file di sistema ignorati, i file rifiutati e la durata stimata dell’invio. Un’importazione comprende al massimo 10.000 file e 5 GB.
3. Clicca su «Lancer l’import» (Avvia l’importazione). L’alberatura viene riprodotta in una sottocartella datata di «À classer» (Da classificare); nulla viene archiviato altrove senza il tuo consenso.
4. Segui l’avanzamento: le fasi antivirus, lettura del testo e riepilogo mostrano l’avanzamento reale dei file già ricevuti, anche se altri mancano ancora.

I file di oltre 20 MB, fino a 100 MB, vengono inviati a blocchi: le presentazioni e i video voluminosi arrivano come gli altri. Oltre 100 MB, il file viene rifiutato in modo chiaro («fichier trop volumineux», cioè file troppo grande) invece di restare «à envoyer» (da inviare).

Se l’invio si interrompe (pagina chiusa, connessione caduta), un’importazione interrotta da più di 15 minuti lo segnala: «N fichiers n’ont pas été envoyés» (N file non sono stati inviati). Clicca su «Reprendre» (Riprendi) e scegli di nuovo la stessa cartella: vengono inviati solo i file mancanti. «Terminer sans eux» (Termina senza di essi) conserva ciò che è arrivato e continua ad analizzarlo.

Una cartella contenente dati di persone (dipendenti, clienti privati, documenti d’identità) va depositata di preferenza nel tuo spazio privato.

Importare un archivio ZIP

Il pulsante Importer propone «Une archive ZIP…» (Un archivio ZIP…). SheepOS apre l’archivio al posto tuo, ricrea le sue cartelle nella cartella À classer dello spazio scelto (in una sottocartella datata) e controlla ogni file come in qualsiasi importazione: duplicati, antivirus, spazio di archiviazione. Nulla viene archiviato altrove senza il tuo consenso.

• L’archivio pesa al massimo 20 MB, contiene al massimo 10.000 elementi e al massimo 1 GB una volta decompresso.
• Un archivio protetto da password viene rifiutato: rimuovi la protezione, oppure decomprimilo sul tuo computer e deposita la cartella.
• I file di sistema, i programmi eseguibili, i file vuoti e i collegamenti vengono scartati; il rapporto finale indica quanti e perché.
• Puoi annullare l’importazione finché non è terminata: i file già arrivati restano in À classer.

Ritrovare una foto o una scansione dal suo contenuto

Una foto di uno scontrino, una lettera scansionata o un PDF scansionato non ha testo da leggere per la ricerca. Quando la lettura del testo è attiva sul tuo servizio, SheepOS legge questi file dopo il controllo antivirus: il testo riconosciuto viene cifrato come il resto dei tuoi documenti, poi la ricerca trova il file dal suo contenuto. In «Informations» (Informazioni), la riga «Lecture du texte» (Lettura del testo) indica:

• «Texte reconnu» (Testo riconosciuto): la lettura è buona;
• «Lecture incertaine» (Lettura incerta; con il suo punteggio): il testo è ricercabile ma può contenere errori, una foto più nitida o una scansione migliore dà un risultato migliore;
• «Aucun texte lisible» (Nessun testo leggibile): l’immagine è troppo piccola o troppo sfocata, rifalla;
• «OCR non activé» (OCR non attivo): la lettura del testo non è disponibile al momento, il file resta reperibile dal nome.

«Relancer la lecture» (Rilancia la lettura; diritto di scrittura) rifà la lettura di un documento, ad esempio dopo aver sostituito la foto. Vengono letti solo i file «Analysé, sain» (Analizzato, sano), al massimo 50 pagine per documento, con un limite di letture all’ora per tutta l’organizzazione.

Ritrovare un allegato di posta

Gli allegati salvati dalla posta (pulsante «Enregistrer dans mes Documents» (Salva nei miei Documenti)) sono archiviati nel tuo spazio privato, cartella «Courriers» (Posta), poi «Reçus» (Ricevuti) o «Envoyés» (Inviati), poi per mese. Sono visibili solo a te e non vengono copiati: vedi Posta.