Documents

Glissez vos fichiers dans un dossier : l'espace de l'organisation se partage selon les droits, votre espace privé reste illisible pour les autres, administrateurs compris.

Tâches courantes

Régler ce que SheepIA peut voir

Le menu … d'un dossier ou d'un document (et Réglages SheepIA du dépôt) ouvre un seul panneau : l'accès de SheepIA (fermé, noms seulement, contenu) et le niveau de diffusion (public, client, interne, confidentiel, secret). La pastille Accessible à SheepIA signale ce que SheepIA peut lire ; un document secret lui est invisible, un document confidentiel n'est jamais cité à l'extérieur. SheepLearn montre la carte du dépôt, Demander à SheepIA liste les documents qui répondent à votre question.

Ranger et restaurer

1. Nouveau dossier crée un dossier ; le menu … renomme, déplace ou jette à la corbeille.
2. Corbeille garde 30 jours ce qui a été jeté, à Restaurer. Taille maximale d'un fichier : 100 Mo. Entre 20 et 100 Mo, un fichier est envoyé par morceaux (nouveau document, glisser-déposer dans un dossier ou nouvelle version) : vous n'avez rien à faire de plus. Le texte d'un fichier de plus de 20 Mo n'est pas lu pour la recherche (il reste retrouvable par son nom).

Ce qui est dans la corbeille compte encore dans le stockage de votre offre jusqu'à sa suppression définitive. Quand la limite est atteinte, l'ajout d'un nouveau fichier est refusé avec un message clair ; lire, télécharger et supprimer restent possibles (voir Paramètres).

Importer un dossier entier

1. Cliquez sur Importer, puis sur Un dossier… (ou Des fichiers…), et choisissez le dossier à importer.
2. Le récapitulatif Importer dans « À classer » donne le nombre de fichiers et de dossiers, leur taille, les fichiers système ignorés, les fichiers refusés et la durée d'envoi estimée. Un import compte 10 000 fichiers et 5 Go au plus.
3. Cliquez sur Lancer l'import. L'arborescence est reproduite dans un sous-dossier daté de À classer ; rien n'est rangé ailleurs sans votre accord.
4. Suivez l'avancement : les étapes antivirus, lecture du texte et résumé montrent l'avancement réel des fichiers déjà reçus, même si d'autres manquent encore.

Les fichiers de plus de 20 Mo, jusqu'à 100 Mo, sont envoyés par morceaux : les grosses présentations et vidéos arrivent comme les autres. Au-delà de 100 Mo, le fichier est refusé clairement (« fichier trop volumineux ») au lieu de rester « à envoyer ».

Si l'envoi s'arrête (page fermée, connexion coupée), un import interrompu depuis plus de 15 minutes l'indique : « N fichiers n'ont pas été envoyés ». Cliquez sur Reprendre et choisissez à nouveau le même dossier : seuls les fichiers manquants sont envoyés. Terminer sans eux garde ce qui est arrivé et continue de l'analyser.

Un dossier de personnes (salariés, clients particuliers, pièces d'identité) se dépose de préférence dans votre espace privé.

Importer une archive ZIP

Le bouton Importer propose Une archive ZIP…. SheepOS ouvre l'archive à votre place, recrée ses dossiers dans le dossier À classer de l'espace choisi (dans un sous-dossier daté) et contrôle chaque fichier comme dans n'importe quel import : doublons, antivirus, espace de stockage. Rien n'est rangé ailleurs sans votre accord.

• L'archive pèse 20 Mo au plus, contient 10 000 éléments au plus et 1 Go au plus une fois décompressée.
• Une archive protégée par un mot de passe est refusée : retirez la protection, ou décompressez-la sur votre ordinateur et déposez le dossier.
• Les fichiers système, les programmes exécutables, les fichiers vides et les liens sont écartés ; le rapport final indique combien et pourquoi.
• Vous pouvez annuler l'import tant qu'il n'est pas fini : les fichiers déjà arrivés restent dans À classer.

Retrouver une photo ou un scan par son contenu

Une photo de ticket, un courrier numérisé ou un PDF scanné n'a pas de texte à lire pour la recherche. Quand la lecture du texte est activée sur votre service, SheepOS lit ces fichiers après la vérification antivirus : le texte reconnu est chiffré comme le reste de vos documents, puis la recherche trouve le fichier par son contenu. Dans Informations, la ligne Lecture du texte indique :

• Texte reconnu : la lecture est bonne ;
• Lecture incertaine (avec son score) : le texte est cherchable mais peut contenir des erreurs, une photo plus nette ou un meilleur scan donne un meilleur résultat ;
• Aucun texte lisible : l'image est trop petite ou trop floue, reprenez-la ;
• OCR non activé : la lecture du texte n'est pas disponible pour le moment, le fichier reste retrouvable par son nom.

Relancer la lecture (droit d'écriture) refait la lecture d'un document, par exemple après avoir remplacé la photo. Seuls les fichiers « Analysé, sain » sont lus, 50 pages au plus par document, avec une limite de lectures par heure pour toute l'organisation.

Retrouver une pièce jointe de mail

Les pièces jointes enregistrées depuis la messagerie (bouton Enregistrer dans mes Documents) sont rangées dans votre espace privé, dossier Courriers, puis Reçus ou Envoyés, puis par mois. Elles ne sont visibles que de vous et ne sont pas copiées : voir Messagerie.