La procedura guidata di importazione riprende i tuoi dati da un altro strumento (software di fatturazione, foglio Excel, LibreOffice o Numbers) senza dover reinserire tutto. Controlla il file prima di scrivere qualsiasi cosa, e ogni importazione può essere annullata.
Operazioni frequenti
Importare un file
- Apri «Paramètres» (Impostazioni) → «Importer des données» (Importa dati). La procedura ha quattro passaggi: «1. Fichier» (File), «2. Type de données» (Tipo di dati), «3. Colonnes» (Colonne), «4. Vérification» (Verifica).
- Trascina il tuo file CSV, oppure sceglilo. Pesa al massimo 5 MB e conta al massimo 10.000 righe. Da Excel, LibreOffice o Numbers, usa «Salva con nome» poi CSV (separatore punto e virgola), oppure «Testo Unicode».
- Scegli il Type de données: «Clients et contacts» (Clienti e contatti), «Produits et prestations» (Prodotti e prestazioni), «Historique de factures émises» (Storico delle fatture emesse), «Temps passés» (Tempi registrati) o «Dépenses» (Spese). Se il file proviene da un formato noto (esportazione di clienti, fatture o catalogo di un software di fatturazione, foglio di tempi o di spese), viene riconosciuto e le colonne sono associate d’ufficio.
- Associa le colonne: ogni campo riceve una colonna del tuo file; i campi contrassegnati da un asterisco sono obbligatori. Imposta se serve il «Format des dates» (Formato delle date) e il «Séparateur décimal» (Separatore decimale).
- Verifica: la schermata indica quante righe saranno «À créer» (Da creare), quante sono un «Doublon» (Duplicato; ignorate) e quante sono in «Erreur» (Errore; ignorate), con il dettaglio delle prime 200 righe da segnalare.
- Clicca su «Importer» (Importa): un file lungo viene importato in background, puoi lasciare la pagina.
- Alla fine, «Télécharger le rapport» (Scarica il rapporto) fornisce il dettaglio riga per riga. «Annuler cet import» (Annulla questa importazione) rimuove ciò che ha creato (clienti archiviati, prodotti disattivati), a condizione che nulla sia stato modificato da allora.
L’elenco «Imports précédents» (Importazioni precedenti) conserva la cronologia delle tue importazioni e il loro stato.
Riprendere le tue fatture da un altro strumento
Scegli Historique de factures émises. Queste fatture vengono importate in sola lettura, contrassegnate come «importée» (importata), con il loro numero originale: non entrano nella numerazione di SheepOS, ma contano nel tuo fatturato, nelle tue dashboard, nei tuoi report e nella scheda di ogni cliente. Le ritrovi nella scheda «Factures» (Fatture) della fatturazione, sezione «Factures importées (historique)» (Fatture importate (storico)) (vedi Fatturazione).
Importare il catalogo di un fornitore
Questa importazione si avvia dalla scheda del fornitore, scheda «Import» (Importazione): vedi Acquisti e spese. Gli articoli vengono aggiornati in base al loro riferimento fornitore; nulla viene eliminato, e una variazione di prezzo conserva il vecchio nello storico.
Domande frequenti
Posso importare direttamente un file Excel?
Salvalo prima in CSV da Excel («Salva con nome», formato CSV). La procedura legge i file CSV.
Cosa succede a una riga duplicata?
Viene ignorata, senza modificare nulla. I clienti sono individuati dal loro SIRET, poi dalla loro email, poi dal loro nome.
Perché una riga è in errore?
La schermata di verifica ne indica il motivo nella colonna «Détail» (Dettaglio), ad esempio un campo obbligatorio vuoto oppure, per i prodotti, un’aliquota IVA che non esiste nelle tue impostazioni. Correggi il file, poi rilancia l’importazione.
