L'assistant d'import reprend vos données d'un autre outil (logiciel de facturation, tableur Excel, LibreOffice ou Numbers) sans tout ressaisir. Il vérifie le fichier avant d'écrire quoi que ce soit, et chaque import peut être annulé.
Tâches courantes
Importer un fichier
- Ouvrez Paramètres → Importer des données. L'assistant a quatre étapes : 1. Fichier, 2. Type de données, 3. Colonnes, 4. Vérification.
- Glissez votre fichier CSV, ou choisissez-le. Il pèse 5 Mo au plus et compte 10 000 lignes au plus. Depuis Excel, LibreOffice ou Numbers, utilisez « Enregistrer sous » puis CSV (séparateur point-virgule), ou « Texte Unicode ».
- Choisissez le Type de données : Clients et contacts, Produits et prestations, Historique de factures émises, Temps passés ou Dépenses. Si le fichier vient d'un format connu (export de clients, de factures ou de catalogue d'un logiciel de facturation, tableur de temps ou de dépenses), il est reconnu et les colonnes sont associées d'office.
- Associez les colonnes : chaque champ reçoit une colonne de votre fichier ; les champs marqués d'une étoile sont obligatoires. Réglez au besoin le Format des dates et le Séparateur décimal.
- Vérifiez : l'écran annonce combien de lignes seront À créer, combien sont des Doublon (ignorés) et combien sont en Erreur (ignorées), avec le détail des 200 premières lignes à signaler.
- Cliquez sur Importer : un fichier long s'importe en arrière-plan, vous pouvez quitter la page.
- À la fin, Télécharger le rapport donne le détail ligne par ligne. Annuler cet import retire ce qu'il a créé (clients archivés, produits désactivés), à condition que rien n'ait été modifié depuis.
La liste Imports précédents garde l'historique de vos imports et leur état.
Reprendre vos factures d'un autre outil
Choisissez Historique de factures émises. Ces factures sont importées en lecture seule, marquées « importée », avec leur numéro d'origine : elles n'entrent pas dans la numérotation de SheepOS, mais elles comptent dans votre chiffre d'affaires, vos tableaux de bord, vos rapports et la fiche de chaque client. Vous les retrouvez dans l'onglet Factures de la facturation, section Factures importées (historique) (voir Facturation).
Importer le catalogue d'un fournisseur
Cet import se lance depuis la fiche du fournisseur, onglet Import : voir Achats et dépenses. Les articles sont mis à jour d'après leur référence fournisseur ; rien n'est supprimé, et un changement de prix garde l'ancien dans l'historique.
Questions fréquentes
Puis-je importer un fichier Excel directement ?
Enregistrez-le d'abord en CSV depuis Excel (« Enregistrer sous », format CSV). L'assistant lit les fichiers CSV.
Que devient une ligne en doublon ?
Elle est ignorée, sans rien modifier. Les clients sont repérés par leur SIRET, puis leur e-mail, puis leur nom.
Pourquoi une ligne est-elle en erreur ?
L'écran de vérification en donne la raison dans la colonne Détail, par exemple un champ obligatoire vide ou, pour les produits, un taux de TVA qui n'existe pas dans vos réglages. Corrigez le fichier, puis relancez l'import.
