Les tableaux de bord montrent vos chiffres en graphiques : tuiles de chiffres clés avec leur évolution, courbes mois par mois, répartitions par client ou par logement, jauges et alertes. Quatre tableaux sont fournis : Général, Facturation et trésorerie, Temps et activité et Locations. Vous pouvez aussi composer les vôtres. Chaque visuel n'apparaît que si votre rôle donne accès à son chiffre.

Le tableau Général de Camille Martin : chiffres clés, chiffre d'affaires par mois et meilleurs clients

Tâches courantes

Personnaliser un tableau ou en créer un

Sur un tableau fourni, cliquez sur Personnaliser : SheepOS en crée une copie à votre nom, que vous pouvez modifier. Le tableau fourni ne change pas.
Pour partir de zéro, cliquez sur Nouveau tableau.
Vos tableaux s'ajoutent aux onglets. Le menu … permet de les renommer, de les dupliquer ou de les supprimer.

Ajouter, déplacer ou retirer un visuel

Sur votre tableau, cliquez sur Modifier, puis sur Ajouter un visuel.
Choisissez un Indicateur, puis comment le Découper : aucun découpage (un chiffre clé), par mois ou par semaine, par client, par logement…
Choisissez le Type de visuel proposé (barres, courbe, anneau, tableau de chiffres…), la Période et le Titre, puis cliquez sur Ajouter.
Glissez la poignée d'un visuel pour le déplacer, son coin pour le redimensionner. Au clavier ou sur téléphone, utilisez ses boutons (monter, descendre, élargir…).
Cliquez sur Enregistrer. Annuler abandonne les changements.

Partager un tableau avec l'organisation

Ouvrez votre tableau, puis le menu … et Partager avec l'organisation. Seul un administrateur peut partager un tableau, le modifier ou le supprimer ensuite.
Chacun voit un tableau partagé avec ses propres droits : un visuel dont il ne peut pas lire le chiffre ne s'affiche pas pour lui.

Choisir son tableau et l'afficher sur l'accueil

Ouvrez le tableau, puis le menu … et Ouvrir ce tableau par défaut : il s'ouvrira en premier dans Tableaux de bord.
Afficher ses chiffres clés sur l'accueil ajoute ses tuiles en haut de votre accueil.

Ouvrir un tableau de bord

Ouvrez Tableaux de bord dans le menu, ou tapez « tableaux » dans la recherche (Ctrl + K ou ⌘ + K).
Choisissez l'onglet du tableau : Général, Facturation et trésorerie, Temps et activité ou Locations.
Depuis Facturation, Temps ou Locations, le bouton Voir en graphiques ouvre directement le tableau du module.

Choisir la période et la comparaison

Dans Période, choisissez Ce mois, Mois dernier, Ce trimestre, Cette année, 12 derniers mois ou Dates au choix.
Avec Dates au choix, indiquez le premier et le dernier jour.
Dans Comparer les tuiles à, choisissez N-1 (l'an dernier), Période précédente ou Aucune comparaison.
Sous chaque tuile, l'évolution s'affiche en pourcentage : en vert quand elle est favorable, en rouge sinon.
Certains visuels gardent leur propre période, indiquée dans leur titre : les 12 derniers mois, les 90 prochains jours ou la semaine en cours.

Filtrer par client ou par membre

Choisissez un client dans Client : les visuels qui en dépendent n'affichent plus que lui.
Si vous voyez le temps de toute l'équipe, choisissez un membre dans Membre : le temps, l'agenda, les tâches, les trajets et les dépenses ne comptent plus que les siens.
Un visuel qui ne peut pas tenir compte d'un filtre l'indique sous son titre, par exemple « Sans le filtre : client ».
Les filtres actifs s'affichent en puces ; cliquez sur la croix d'une puce pour le retirer.

Filtrer depuis un graphique et descendre dans le détail

Cliquez sur la barre d'un client (par exemple dans Meilleurs clients) : les autres visuels du tableau n'affichent plus que ce client. La puce Filtre : … le rappelle ; sa croix l'annule.
Cliquez sur un mois ou une semaine d'un graphique : la période du tableau devient ce mois ou cette semaine.
L'adresse de la page garde le tableau, la période et les filtres : copiez-la pour retrouver ou partager la même vue.

Voir les données, agrandir, exporter

Ouvrez le menu … en haut à droite d'un visuel.
Voir les données remplace le graphique par son tableau de chiffres ; Voir le graphique revient au graphique.
Plein écran agrandit le visuel ; la touche Échap ou la croix le referme.
Exporter en image (PNG) télécharge le graphique ; Exporter les données (CSV) télécharge ses chiffres pour un tableur.

Régler les provisions de « Ce qui me reste »

Sur le tableau Général, cliquez sur Régler les provisions sous la tuile Ce qui me reste, ou sur Provisions en haut de la page.
Cliquez sur Ajouter une provision, donnez-lui un nom (par exemple « Cotisations sociales »), un taux en pourcentage et son assiette : L'encaissé hors taxes ou Le résultat (encaissé − dépenses).
Cliquez sur Enregistrer : la tuile se recalcule aussitôt.
SheepOS ne propose aucun taux : c'est vous qui les choisissez, et les montants restent indicatifs.

Questions fréquentes

Que contient le tableau Général ?

Le chiffre d'affaires facturé, l'encaissé, le reste dû, ce qui vous reste, le résultat des locations et la part facturable de votre temps ; le chiffre d'affaires mois par mois face à l'an dernier ; les heures travaillées face à l'objectif ; vos meilleurs clients et leur taux horaire réel ; la trésorerie prévisionnelle à 90 jours ; les factures en retard et les séjours sans montant ; l'agenda de la semaine.

Comment « Ce qui me reste » est-il calculé ?

C'est l'encaissé hors taxes de la période, moins les dépenses de votre activité, moins les provisions que vous avez réglées. Les dépenses des logements n'y entrent pas : les locations ont leur propre résultat.

Pourquoi certains visuels n'apparaissent-ils pas ?

Un visuel n'apparaît que si votre rôle donne accès à son chiffre et si le module concerné est activé. La marge, « Ce qui me reste » et la trésorerie prévisionnelle demandent en plus de voir les dépenses et les trajets de toute l'organisation.

Pourquoi le taux horaire réel a-t-il une ligne « Non affecté » ?

Les heures pointées sans client y sont regroupées : elles comptent dans votre temps, mais ne peuvent être rattachées à aucun client.

Les chiffres sont-ils à jour ?

Oui, à une minute près : les chiffres sont recalculés à chaque ouverture et gardés au plus une minute. Le reste dû et la balance âgée montrent la situation du jour, quelle que soit la période choisie.

Qui voit mes tableaux ?

Personne d'autre que vous, tant que vous ne les partagez pas. Un tableau partagé est visible de toute l'organisation, mais chacun n'y voit que les chiffres que son rôle lui permet de lire.

Pourquoi la page affiche-t-elle « Indicateurs masqués » ?

Votre rôle ne donne accès qu'aux chiffres d'un module désactivé dans votre organisation, par exemple Locations. Un administrateur peut le réactiver dans Paramètres, Personnalisation, Modules.

L'écran n'est ouvert qu'aux rôles qui ont accès aux statistiques ou aux locations. Demandez à l'administrateur de votre organisation si vous en avez besoin.

Voir aussi

Rapports
Facturation
Temps de travail
Locations
Rôles et équipes

Tableaux de bord