Comptabilité

La page Comptabilité réunit ce que votre comptable demande le plus souvent : vos recettes encaissées, vos achats, vos paiements, la distance qui vous sépare des seuils de chiffre d'affaires, et des exports prêts à envoyer. Tout est construit à partir de vos factures et de vos dépenses : il n'y a rien à saisir une seconde fois.

Tâches courantes

Consulter le livre des recettes

Ouvrez Comptabilité dans le menu, puis l'onglet Recettes.
Choisissez l'année, puis l'année entière, un trimestre ou un mois.
Lisez les recettes dans l'ordre des dates d'encaissement : numéro d'ordre, date, numéro de facture, client, nature de la prestation, mode de règlement et montant.
En haut de la page, trois chiffres : le total de la période, le report des périodes précédentes de l'année, et le total de l'année à la fin de la période.

Une recette apparaît dès qu'un paiement est enregistré sur une facture. Un paiement annulé disparaît du livre. Les numéros d'ordre sont continus sur l'année : le numéro d'une ligne ne change pas quand vous changez de période.

Les avoirs et les remboursements ne sont pas déduits du livre. Signalez-les à votre comptable.

Consulter le registre des achats

Ouvrez l'onglet Achats.
Choisissez la période, comme pour les recettes.
Chaque ligne est une dépense validée : date, fournisseur, nature, mode de règlement, nombre de justificatifs joints et montant.

Les achats sans justificatif sont comptés en haut de la page : joignez la photo du ticket depuis la fiche de la dépense. Le registre complet n'est affiché qu'aux membres qui voient toutes les dépenses de l'organisation.

Exporter un livre

Sous les chiffres, choisissez CSV, Excel ou PDF. Le fichier reprend exactement la période affichée, avec les totaux. Le PDF est paginé et numéroté ; le CSV et le classeur Excel s'ouvrent directement dans un tableur, avec les montants en vrais nombres.

Mes obligations : seuils et déclarations

Ouvrez l'onglet Mes obligations.
Renseignez votre situation : activité, forme de l'entreprise, régime d'imposition, TVA, date de création et, en micro-entreprise, rythme de déclaration URSSAF, versement libératoire et ACRE. Chaque question peut être passée ; l'assistant se reprend ici ou dans Paramètres → Démarrage. Tant que votre situation n'est pas renseignée, SheepOS n'affiche ni chiffre ni alerte : il ne suppose jamais votre régime.
Les jauges comparent votre chiffre d'affaires encaissé de l'année, hors taxes, à la franchise en base de TVA (seuil et seuil majoré) et au plafond de la micro-entreprise. Activité mixte : le total est comparé aux seuils de la vente, la part des prestations à ceux des prestations. La première année, les seuils sont proratisés.
En micro-entreprise, Mes déclarations URSSAF donne pour chaque mois ou trimestre le chiffre d'affaires à déclarer, une estimation des cotisations et l'échéance. Téléchargez le récapitulatif (CSV ou PDF), déclarez sur autoentrepreneur.urssaf.fr, puis cliquez J'ai déclaré.

Vous êtes prévenu à 80 %, à 90 % et au seuil, et quelques jours avant chaque échéance URSSAF. Au réel ou en société, les cotisations ne sont pas calculées : SheepOS le dit, et garde le suivi du chiffre d'affaires et de la TVA.

Les seuils et les taux sont des paramètres datés, relus sur les sites officiels ; une valeur encore « à confirmer » est signalée. Les montants sont indicatifs : votre comptable ou les services fiscaux confirment ce qui s'applique à votre situation.

Lister les paiements d'une période

Ouvrez l'onglet Paiements.
Choisissez les dates, puis filtrez par mode de règlement, par état (encaissés ou annulés) ou par texte (facture, client, référence).
Le total encaissé ne compte pas les paiements annulés.

Le bouton CSV ou Excel exporte la liste telle qu'elle est filtrée.

Envoyer l'archive au comptable

Ouvrez l'onglet Exports.
Choisissez les dates, puis appuyez sur Préparer l'archive (ZIP).
Quand l'archive est prête, appuyez sur Télécharger.

L'archive contient la liste des paiements, le livre des recettes, le registre des achats, vos factures en PDF, vos dépenses et leurs justificatifs. Un fichier LISEZ-MOI y signale les factures dont le PDF n'a pas encore été généré.

Clôturer un exercice

Ouvrez l'onglet Exercices.
Choisissez une année terminée, puis appuyez sur Clôturer, et confirmez.

Une fois l'exercice clôturé, aucun paiement ni aucune dépense de cette année ne peut plus être créé, modifié ou supprimé. SheepOS garde les totaux et une empreinte de la clôture, et vous prévient si les chiffres changeaient malgré tout. Un propriétaire ou un administrateur peut rouvrir l'exercice en indiquant un motif ; la clôture et la réouverture sont conservées au journal.

Journaux, plan comptable et fichier des écritures comptables (FEC)

L'onglet Journaux et FEC prépare les écritures de votre comptabilité à partir de vos factures émises, de leurs encaissements, de vos dépenses validées et de leurs règlements. Rien n'est saisi une seconde fois.

Choisissez l'année (l'exercice est l'année civile).
Journaux : les ventes (VT), les achats (AC), la banque (BQ) et les opérations diverses (OD). Chaque écriture est équilibrée (débit égal crédit) et numérotée sans trou, par journal. Dépliez une écriture pour lire ses lignes. Exporter en CSV donne le journal dans un tableur.
Plan comptable : un jeu simplifié de comptes vous est proposé ; vous pouvez renommer un compte, en ajouter, en archiver. Le compte de charge d'une dépense vient du code comptable de sa catégorie, à défaut d'un choix par mots-clés (carburant, restaurant, assurance…).
FEC : le fichier réglementaire (18 colonnes) demandé en cas de contrôle fiscal. Il est provisoire tant que l'exercice n'est pas clos, que le SIREN n'est pas renseigné dans le profil fiscal, ou qu'une anomalie subsiste : ne le remettez à l'administration qu'une fois Définitif. SheepOS contrôle le fichier avant de le proposer (colonnes, dates, équilibre, numérotation) et vous liste les anomalies. Chaque fichier remis est conservé avec son empreinte : SheepOS vous dit si le contenu a changé depuis.

Le comptable (rôle en lecture) consulte les journaux et télécharge le FEC, sans pouvoir rien modifier.

Les numéros de compte sont des valeurs par défaut du plan comptable général, à faire valider par votre expert-comptable. Les écritures ne couvrent pas encore les à-nouveaux, les factures en devise étrangère, la location à l'année ni les frais bancaires classés.

Location meublée : revenus et charges par logement

Si vous louez des logements meublés, l'onglet Exports propose un export par logement et par année : loyers, commissions des plateformes, charges (la part de chaque logement dans les dépenses réparties) et acquisitions à amortir. Il convient à une déclaration au réel, par exemple avec JD2M ou avec votre comptable. SheepOS n'est relié à aucun de ces services : vous téléchargez le fichier et vous le reprenez.

Restent à saisir à la main : la date et le prix d'acquisition du bien, les amortissements, les intérêts d'emprunt, la taxe foncière et les charges de copropriété si elles ne sont pas dans vos dépenses, la cotisation foncière, et le choix du régime. La liste complète est dans le LISEZ-MOI de l'export. Pour préparer un dossier complet à remettre à votre expert-comptable (contrôles, biens à amortir, emprunts, justificatifs, PDF), voir Location à l'année et expert-comptable LMNP.

Bon à savoir

Les dates sont des jours civils dans le fuseau horaire de votre organisation.
Les montants en devise étrangère sont comptés dans la devise de l'organisation, au taux enregistré avec la dépense ; ceux sans conversion connue sont signalés.
Cette page est une aide : elle ne remplace pas votre comptable et ne donne aucun conseil fiscal.
Pour les exports de dépenses seules, voir Achats et dépenses.