Le portail commercial est l'espace des commerciaux de SheepOS. Il est distinct de l'application des organisations : on y entre avec une identité de commercial, créée sur invitation, à l'adresse de SheepOS suivie de /commercial. Il sert à proposer SheepOS à un prospect, à suivre les organisations ainsi ouvertes, et à vérifier ses commissions. Les conditions de chaque commercial (taux de commission, remise maximale, durée de la commission, essai maximal) sont fixées par SheepOS.
Tâches courantes
Activer son accès
- Ouvrez le lien de l'e-mail d'invitation de SheepOS. Indiquez, si vous le souhaitez, votre nom, puis choisissez votre mot de passe (12 caractères au moins ; les mots de passe trop simples ou déjà exposés dans des fuites de données sont refusés) et touchez Créer mon accès.
- La double authentification est obligatoire, sauf si SheepOS l'a désactivée pour les commerciaux : vous accédez alors directement à votre espace et vous pouvez l'activer plus tard dans Mon compte avec Activer la double authentification. Sinon, dans votre application d'authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password…), ajoutez un compte avec la Clé de configuration affichée, ou touchez Ouvrir dans mon application.
- Saisissez le code à 6 chiffres affiché par l'application, puis touchez Activer la double authentification.
- Conservez vos codes de secours : ils ne sont affichés qu'une fois et chacun permet une seule connexion si vous perdez votre application. Vous pouvez les copier ou les télécharger. Cochez J'ai conservé ces codes en lieu sûr, puis touchez Accéder à mon espace.
Se connecter, ou retrouver son mot de passe
- Saisissez votre Adresse e-mail et votre Mot de passe, puis le Code de vérification : le code à 6 chiffres de votre application d'authentification, ou l'un de vos codes de secours. Si la double authentification n'est pas activée sur votre compte, le mot de passe suffit.
- Si vous avez oublié votre mot de passe, touchez Mot de passe oublié ? : un lien de réinitialisation, valable pour une durée limitée, est envoyé à l'adresse indiquée si elle correspond à un compte. Après le changement, votre code de double authentification vous est demandé à la prochaine connexion.
Le sélecteur Thème (Automatique, Clair ou Sombre) est proposé sur la page de connexion et dans l'espace.
Lire le tableau de bord
Le Tableau de bord résume vos ventes, vos clients et vos commissions, avec la date des chiffres. Il affiche le MRR apporté (abonnements actifs, hors taxes par mois), les Nouveaux clients ce mois-ci, les Propositions en attente, la Conversion sur 90 jours (propositions acceptées sur propositions envoyées), puis les Commissions du mois en validation et les Commissions du mois acquises.
Deux listes disent quoi faire. Clients à relancer nomme les clients En retard de paiement, en Lecture seule, Bloqué ou en Essai non réglé. Essais qui se terminent compte les jours restants de chaque essai.
Ouvrir une organisation pour un prospect
- Touchez Nouvelle organisation. L'assistant a quatre étapes : Prospect, Offre et accès, Prix et Récapitulatif. Enregistrer le brouillon et quitter garde votre avancement.
- À l'étape Prospect, saisissez le nom ou le SIREN de l'entreprise : l'annuaire public des entreprises propose les correspondances et préremplit la fiche. Sinon, saisissez les informations à la main. Ajoutez le contact (nom, e-mail, téléphone facultatif) et, si vous le souhaitez, le métier du client, qui sert à préparer l'ouverture de son espace.
- À l'étape Offre et accès, choisissez l'offre, ses options (stockage, crédits SheepIA, membres, modules en plus) et les modules mis en avant à l'ouverture de son espace. Le prix public est recalculé par le serveur.
- À l'étape Prix, comparez le prix catalogue et saisissez le Prix vendu par mois HT. Il ne peut pas passer sous le plancher de l'offre ni dépasser votre remise maximale. Choisissez la périodicité (Mensuelle, ou Annuelle payée d'avance, avec des mois offerts non modifiables), l'essai (sans essai, ou une durée dans la limite de votre essai maximal), la validité de la proposition et un message personnel facultatif.
- À l'étape Récapitulatif, relisez l'aperçu de la page que verra le client, puis touchez Envoyer la proposition. Une remise importante demande le code de votre application d'authentification à l'envoi.
Le client reçoit un e-mail. Le lien de la proposition n'est montré qu'une fois : copiez-le si vous voulez l'envoyer vous-même.
Sans essai, SheepOS ouvre quand même l'espace du client quelques jours avant le premier règlement.
Suivre les propositions
La liste Propositions se filtre par état et par recherche (entreprise, contact, offre ou numéro). Chaque proposition passe par les états Brouillon, Envoyée, Ouverte, Acceptée puis Organisation créée, ou finit Expirée, Annulée, Refusée ou Bloquée. Sa fiche donne le suivi : date d'envoi, ouvertures, relances, validité, réponse.
- Continuer le brouillon reprend l'assistant là où vous l'avez laissé.
- Relancer renvoie un rappel au client tant que la proposition est Envoyée ou Ouverte, dans la limite d'un nombre maximal de relances.
- Dupliquer crée un nouveau brouillon à partir de cette proposition et l'ouvre dans l'assistant.
- Annuler la proposition (après confirmation) rend inutilisable le lien envoyé.
Ce que voit le client
Le client ouvre sans compte la page « Votre proposition SheepOS », préparée à son nom. Il y lit l'offre et le prix, crée son accès (nom, mot de passe, et au besoin la correction du nom ou de l'adresse de l'organisation), coche les conditions d'abonnement et touche Accepter et créer mon espace, ou il touche Refuser cette proposition avec un motif facultatif. Un e-mail de confirmation lui est envoyé. Une fois la proposition acceptée, l'organisation est créée et apparaît dans Mes clients.
Suivre ses clients
Mes clients liste les organisations ouvertes par vos propositions : vous voyez l'état de l'abonnement, jamais les données de leur activité. La liste se filtre par recherche (organisation, contact ou e-mail), par état (Essai, Actif, En retard, Lecture seule, Bloqué, Résiliation programmée, Terminé), par offre, ou Seulement les retards de paiement.
La fiche d'un client montre :
- l'Abonnement : l'offre, le Prix vendu et ce qui a été Encaissé (HT) ;
- le Contact et activité : l'e-mail, l'invitation (acceptée ou non) et les membres actifs ;
- la Consommation des quotas (stockage, crédits SheepIA, membres, projets pilotés), en pourcentage de ce que vous avez vendu, utile pour proposer une montée en gamme ;
- les Commissions générées par ce client, avec un lien vers le grand livre.
Proposer une révision change l'offre ou le prix : choisissez l'offre, le prix mensuel hors taxes (au-dessus du minimum que vous pouvez proposer), la facturation et un message. Le propriétaire de l'organisation reçoit la proposition par e-mail et l'accepte dans Mon abonnement ; rien ne change tant qu'il ne l'a pas acceptée.
Comprendre l'essai commercial
L'essai se gère tout seul. Le client et vous êtes prévenus par e-mail à J-7, J-3 et J-1. Sans règlement à la fin de l'essai, l'organisation passe en lecture seule, puis est bloquée ; elle est débloquée dès le premier paiement. Aucune action n'est nécessaire de votre part.
Consulter ses commissions
Commissions a deux onglets.
- Grand livre : une ligne par commission, avec la date, le client, l'Origine (Paiement, Avoir, Remboursement, Litige, Ajustement ou Solde reporté), la Base HT, le taux, la commission et son statut : En validation, Acquise (avec la date d'acquisition), Gelée ou Sur relevé. Filtrez par période (Du, Au), Statut et Origine ; les totaux sont rappelés en haut. Les commissions apparaissent après chaque encaissement de vos clients, une fois le délai de validation écoulé.
- Relevés mensuels : un relevé est généré chaque mois pour les commissions acquises. Il est d'abord Provisoire (recalculé jusqu'à son arrêté), puis Arrêté, À payer, Payé (avec la date), ou Contesté ; un relevé remplacé passe à Remplacé. Chaque relevé donne le total du mois, le solde reporté et le montant à payer.
Dans un relevé, Télécharger le PDF et Télécharger le CSV donnent ses lignes. Un relevé n'est pas une facture : les montants sont hors taxes. En cas d'écart, Contester ce relevé, décrivez-le (3 caractères au moins) et touchez Envoyer la contestation : SheepOS répond par un ajustement sur le relevé suivant.
Gérer son compte
Mon compte regroupe :
- le Profil : nom affiché, téléphone, et langue de l'interface et des e-mails (Automatique suit le navigateur) ;
- Mes conditions : Taux de commission, Remise maximale, Durée de commission et Essai maximal. Elles sont fixées par SheepOS ; pour les modifier, contactez votre interlocuteur chez SheepOS ;
- le Mot de passe : un lien à usage unique est envoyé à votre adresse ;
- la Double authentification : le nombre de codes de secours restants, et Générer de nouveaux codes (qui annule les précédents et demande le code actuel de votre application). Quand SheepOS ne l'impose pas, elle est Non activée (facultative) et Activer la double authentification permet de la mettre en place ; tant qu'elle n'est pas activée, le changement d'adresse e-mail et l'envoi d'une proposition à forte remise vous demandent votre mot de passe au lieu d'un code ;
- les Sessions ouvertes, que vous pouvez Révoquer, et votre Activité récente (connexions, propositions, relevés contestés…).
Questions fréquentes
Pourquoi ne vois-je pas l'activité de mes clients ?
Le portail montre l'état de l'abonnement, l'encaissement et la consommation des quotas, jamais les données de travail de l'organisation (clients, factures, documents…).
Que faire si je perds mon application d'authentification ?
Connectez-vous avec un code de secours : chacun ne sert qu'une fois. Générez ensuite de nouveaux codes dans Mon compte.
Pourquoi une commission est-elle « En validation » ?
Elle naît à l'encaissement du client et n'est acquise qu'une fois le délai de validation écoulé. Seules les commissions acquises entrent dans un relevé mensuel.
Qui fixe mon taux de commission et ma remise maximale ?
SheepOS. Ces conditions sont visibles dans Mon compte, sous Mes conditions.
