Atelier

Le module Atelier garde la fiche des véhicules que vos clients vous confient : immatriculation, numéro de série, caractéristiques, client propriétaire, relevés kilométriques. Il convient à tous les métiers du véhicule, du mécanicien itinérant au garage avec équipe. Cette rubrique apparaît dans le menu quand vous l'avez activée dans Paramètres → Personnalisation.

Tâches courantes

Choisir vos profils et vos sous-fonctions

Ouvrez Paramètres → Atelier (propriétaires et administrateurs).
Répondez aux trois questions (où intervenez-vous, quels véhicules, quels métiers) pour qu'on vous propose des profils, ou cochez directement les profils qui vous correspondent : mécanicien itinérant, garage indépendant, carrossier-peintre, pneumaticien, dépanneur, préparateur piste, etc. Vous pouvez en cumuler plusieurs.
Cliquez sur Activer ces profils : les sous-fonctions de l'atelier sont cochées d'après vos profils.
Ajustez ensuite les sous-fonctions une à une dans Sous-fonctions, puis cliquez sur Enregistrer les sous-fonctions.

Décocher une sous-fonction masque ses écrans et ses champs et refuse les nouvelles saisies qui en dépendent, sans rien supprimer : vos données reviennent en la cochant de nouveau.

Régler l'atelier

Dans Réglages de l'atelier, indiquez l'unité du compteur par défaut, ce que vous faites des pièces fournies par le client et des pièces remplacées, la durée de validité de vos devis, la garantie de main-d'œuvre, la participation aux déchets, les prestations de votre catalogue qui servent de taux horaires par catégorie, les majorations (soir, samedi, dimanche, urgence) et vos mentions par défaut.

Ajouter un véhicule

Ouvrez Atelier, puis cliquez sur Ajouter un véhicule (ou, depuis la fiche d'un client, sur l'onglet Véhicules).
Choisissez le Type de véhicule, saisissez la Marque et le Modèle, puis l'Immatriculation comme vous voulez : « ab123cd » devient « AB-123-CD ».
Renseignez si vous le pouvez le Numéro de série (VIN), qui comporte 17 caractères sans la lettre I, O ni Q.
Choisissez le Client propriétaire et indiquez le Kilométrage actuel, qui crée le premier relevé.
Cliquez sur Créer le véhicule.

Un kart ou un véhicule de compétition peut rester sans immatriculation. Une même immatriculation ne peut être active qu'une fois dans votre atelier : si elle existe déjà, un lien ouvre la fiche existante.

Retrouver un véhicule

Dans Atelier, le champ de recherche accepte la plaque sous n'importe quel format, le VIN, la marque, le modèle ou le nom du client. La recherche générale (Ctrl ou ⌘ + K) retrouve aussi les véhicules.

Changer de propriétaire

Sur la fiche du véhicule, dans Clients rattachés, choisissez le nouveau client, le rôle Propriétaire et la date de début, puis cliquez sur Rattacher le client. La période du propriétaire précédent est clôturée et son historique reste conservé. Vous pouvez aussi rattacher un conducteur habituel, un gestionnaire de flotte ou un loueur.

Enregistrer un relevé kilométrique

Sur la fiche du véhicule, dans Relevés kilométriques, saisissez le relevé et, si besoin, sa date.
Cochez Compteur changé si le compteur a été remplacé : le calcul repart d'une nouvelle base sans perdre l'historique.
Cliquez sur Ajouter le relevé.

Un relevé est en ajout seul : il n'est jamais modifié ni supprimé. Un relevé inférieur au précédent ou un écart anormal est enregistré avec un avertissement, jamais refusé. Quand les relevés le permettent, le rythme moyen par jour est estimé sur les douze derniers mois.

Importer vos véhicules

Dans Atelier, cliquez sur Importer des véhicules.
Déposez un fichier CSV exporté d'Excel ou d'un autre outil, puis associez ses colonnes (marque et modèle sont obligatoires).
Vérifiez l'aperçu, puis lancez l'import.

Chaque véhicule est rattaché à son client par son nom ou son e-mail : le client doit déjà exister, importez d'abord vos clients. Rejouer le même fichier ne crée aucun doublon. Un import complet peut être annulé : les véhicules créés sont archivés, jamais supprimés.

Archiver un véhicule

Sur la fiche, cliquez sur Archiver le véhicule. Il reste lisible dans l'historique et libère sa plaque ; Restaurer le véhicule le remet en service si sa plaque est toujours libre.

Créer un ordre de réparation

Ouvrez Atelier → Ordres de réparation, puis cliquez sur Nouvel ordre (ou, depuis la fiche d'un véhicule, sur Nouvel ordre pour ce véhicule).
Choisissez le client et son véhicule, le lieu de l'intervention, relevez le Kilométrage à l'entrée et indiquez le Délai promis.
Cliquez sur Créer l'ordre. Il reste un brouillon : son numéro (OR-2030-0001, par exemple) n'est attribué qu'à la première signature du client, et il n'est jamais réutilisé.

Pour une intervention rapide au prix connu, cochez Intervention express : la signature du client lance directement les travaux.

Ouvrir un ordre en un geste

La tuile Nouvel ordre de réparation des Raccourcis (bouton + de la barre du bas, ou Alt + N) ouvre directement le formulaire d'un nouvel ordre. Elle n'apparaît que si l'Atelier est ouvert pour votre organisation et si votre rôle permet d'écrire dans l'Atelier ; elle remonte en tête pour un métier de l'automobile.

Ajouter des lignes à l'ordre

Sur la fiche de l'ordre, dans Lignes de l'ordre, choisissez la nature de la ligne : main-d'œuvre, pièce, forfait, consommable, sous-traitance, déplacement, diagnostic. Le prix d'une ligne de main-d'œuvre est le temps barème en minutes multiplié par le taux horaire de sa catégorie, arrondi au centime ; changer un taux plus tard ne modifie pas les lignes déjà établies. Une pièce porte sa désignation, sa marque, sa référence et sa nature (neuve, échange standard, réemploi, fournie par le client). Le feu tricolore classe chaque ligne : rouge pour la sécurité ou l'urgence, orange pour ce qui est à prévoir, vert pour un point contrôlé sans prix.

Pour une famille de pièces concernée (optiques, carrosserie amovible, garnissage…), proposez aussi une pièce de réemploi ou indiquez pourquoi elle n'est pas disponible : le devis et l'accord le demandent.

Faire signer le client

Sur la fiche de l'ordre, renseignez le kilométrage, le délai promis et, si des pièces sont posées, ce que le client souhaite faire des pièces remplacées (la restitution est proposée par défaut).
Dans Accords du client, saisissez le nom du client, cochez son consentement, puis cliquez sur Enregistrer l'accord.

Si un point manque, la liste complète de ce qui manque s'affiche : le kilométrage, le délai promis, le coût probable, le choix des pièces remplacées et la désignation des pièces sont obligatoires avant l'accord.

Enregistrer un accord oral

Au téléphone, choisissez Accord oral consigné (droit d'autoriser requis), puis indiquez l'interlocuteur, le canal, la date et l'heure et le montant annoncé. L'accord doit être confirmé par écrit : envoyez la confirmation puis cliquez sur le bouton correspondant. Sans confirmation sous 24 heures, l'accord est signalé en retard.

Ajouter des travaux supplémentaires

Ajoutez la ligne : elle reste Proposée et ne peut pas être commencée. Faites signer un accord complémentaire (ou enregistrez l'accord oral) : la ligne devient Autorisée et le plafond autorisé est relevé. Une ligne autorisée ne se supprime pas : annulez-la avec un motif.

Établir un diagnostic

Dans Diagnostic, notez les symptômes, les codes défaut (un par ligne : P0301 Raté d'allumage cylindre 1, saisis en minuscules ou avec des espaces, ils sont normalisés), les mesures, la conclusion et le temps passé. Le diagnostic se facture au forfait ou au temps passé : ajoutez la ligne de diagnostic correspondante.

Préparer le devis et le faire accepter

Quand les lignes sont prêtes, cliquez sur Préparer le devis dans Devis et facture et précisez s'il est gratuit ou payant.
Ouvrez le devis dans Ventes pour l'envoyer : il suit le circuit habituel (numéro, PDF, lien de signature).
Le client coche les lignes qu'il accepte sur la page du devis, puis signe. Une pièce de réemploi proposée remplace la pièce neuve : il choisit l'une ou l'autre.

Seules les lignes acceptées sont autorisées sur l'ordre ; un devis refusé en bloc refuse l'ordre, et le diagnostic annoncé reste facturable.

Facturer

Une fois les lignes Terminées, cliquez sur Préparer la facture : elle reprend les lignes réalisées et autorisées, au centime. À l'émission, l'immatriculation et le kilométrage du véhicule sont obligatoires ; la facture imprime aussi le numéro de l'ordre, le lieu et la date de la prestation et le choix du client sur les pièces remplacées. Une ligne non autorisée ne peut pas être facturée. L'ordre passe en Facturé à la restitution du véhicule.

Faire le constat de réception et de restitution

Sur la fiche de l'ordre, cliquez sur Ouvrir l'écran Intervention (pensé pour le téléphone : grandes zones tactiles).
Dans Constat de réception, relevez les dommages par zone (rayure, bosse, éclat, fissure), le kilométrage, le carburant, les voyants allumés, les objets laissés, puis ajoutez des photos si besoin.
Cliquez sur Enregistrer le brouillon, puis faites signer le client : nom, consentement, Faire signer le constat.

Un constat signé est figé : pour le corriger, cliquez sur Nouveau constat, qui reste lié au précédent. Si le constat ne peut pas être fait, indiquez le motif : l'ordre peut alors être reçu. Quand la sous-fonction « application de terrain » est ouverte, la réception d'un véhicule exige ce constat.

Utiliser les check-lists

Dans Check-lists, choisissez un modèle (Entretien à domicile, Avant roulage sur circuit, Contrôle de sortie) puis Démarrer la check-list. Cochez ou mesurez chaque point ; les points marqués d'une étoile sont obligatoires pour signer. Une mesure hors bornes est signalée sans bloquer. Une check-list signée est figée. Les modèles fournis sont indicatifs et modifiables ; celui du circuit est à faire valider par un préparateur.

Pointer le temps sur l'ordre

Démarrez votre journée dans Temps, puis, dans Temps pointé sur l'ordre, cliquez sur Pointer le temps en cours sur l'ordre (en choisissant la ligne de main-d'œuvre). Un temps déjà terminé se rattache à une ligne depuis la liste des temps récents. L'écart avec le temps barème est calculé sur la ligne.

Restituer le véhicule

Quand l'ordre est Prêt, faites signer le Constat de restitution (les dommages apparus depuis la réception sont surlignés), puis cliquez sur Restituer le véhicule. Si le client est absent, indiquez le motif et cliquez sur Restituer sans signature. La restitution ne se fait qu'une fois.

Régler les zones et les frais de déplacement

Dans Paramètres → Atelier → Zones d'intervention, créez vos zones avec leurs codes postaux, le mode de frais (gratuit, forfait, au kilomètre au-delà de N km, forfait + kilomètres), le minimum de commande et les jours de tournée. La zone « hors zone » fixe le tarif de tout le reste ; sans elle, une adresse hors zone est refusée avec un message clair.

Planifier une intervention à domicile

Sur la fiche de l'ordre, dans Planification et déplacement, fixez le rendez-vous. Le montant des frais de déplacement est annoncé d'après le code postal ; cliquez sur Ajouter les frais de déplacement (distance de l'aller en kilomètres si la zone est au kilomètre) : la ligne « Déplacement » ajoutée est celle qui sera facturée. Appliquer les majorations horaires ajoute, en lignes distinctes, la majoration du créneau (soir après 19 h, samedi, dimanche, la plus forte des trois) et celle de l'urgence, calculées sur la main-d'œuvre selon vos réglages. Les jours fériés ne sont pas calculés : saisissez la majoration à la main.

La page Aujourd'hui liste la tournée du jour dans l'ordre horaire, avec l'adresse (lien de navigation), le véhicule, la demande et les pièces à prévoir.

Retrouver une pièce par n'importe quelle référence

Ouvrez Atelier → Pièces, saisissez une référence (constructeur ou équipementier), un code EAN ou un nom : la recherche retrouve la pièce quelle que soit la mise en forme (espaces, tirets, majuscules) et affiche les références équivalentes connues. Les références constructeur d'un article se renseignent dans sa fiche du catalogue fournisseur ; elles forment avec lui un groupe d'équivalence. Les pièces « circuit uniquement » sont signalées.

Commander des pièces

Depuis la recherche, Commander prépare un brouillon de commande à un seul fournisseur. Rien n'est envoyé automatiquement : relisez le brouillon, puis Marquer comme envoyée (le numéro PC-AAAA-NNNN est attribué à ce moment). À l'arrivée, Réceptionner fait entrer les pièces dans le stock de l'atelier ; une réception partielle est possible, jamais au-delà de la quantité commandée. Une commande déjà réceptionnée, même en partie, ne s'annule plus. La consigne d'une pièce d'échange est suivie jusqu'à son remboursement.

Suivre le stock de l'atelier et des camionnettes

Dans Pièces → Stock, créez un emplacement « atelier » et, si besoin, une camionnette. Le niveau est la somme des mouvements : on ne l'édite pas, on le régularise avec un motif écrit. Sur la fiche de l'ordre, Sortir les pièces du stock retire les pièces de l'ordre, une seule fois par ligne ; une pièce fournie par le client n'en sort pas. Si le niveau passe sous zéro, un avertissement s'affiche pour que vous régularisiez l'inventaire. La liste « À charger dans la camionnette aujourd'hui » reprend les pièces des rendez-vous du jour moins ce que la camionnette contient déjà.

Faire une reprise sous garantie

La garantie d'une pièce (durée, kilométrage) se reprend de l'article choisi, puis se corrige sur la ligne de l'ordre. Pour un véhicule déjà restitué, Créer l'ordre de reprise ouvre un ordre lié à l'ordre d'origine : il affiche l'ordre d'origine et la garantie restante de chaque pièce. Le coût de la reprise se mesure comme tout ordre (temps pointé, pièces sorties). Le taux de retour (reprises rapportées aux ordres restitués sur douze mois) s'affiche en haut de la page Pièces. Une pièce défectueuse renvoyée au fournisseur se suit jusqu'à l'avoir.

Suivre l'entretien d'un véhicule

Sur la fiche du véhicule, la carte Plan d'entretien liste les postes à surveiller (vidange, distribution, contrôle technique…) avec un intervalle en kilomètres (ou en heures) et/ou en mois. La prochaine échéance n'est jamais saisie : elle est calculée d'après la dernière réalisation, « au premier atteint » (la date, ou le kilométrage converti en date par le rythme moyen d'usage du véhicule). Un poste est À jour, Bientôt (moins de 30 jours ou 1 000 km), En retard ou Inconnu tant qu'aucune réalisation n'est connue.

Pour démarrer, appliquez un modèle d'exemple (essence, diesel, hybride, électrique, moto) ou ajoutez vos postes, avec la dernière réalisation connue si vous l'avez. Les modèles sont des repères de l'atelier, modifiables : le carnet du constructeur prévaut toujours. Le contrôle technique sans visite connue se calcule à partir de la première mise en circulation du véhicule.

Sur la fiche d'un ordre, la carte Postes d'entretien réalisés rattache chaque ligne de travaux au poste qu'elle réalise : une fois le véhicule restitué, la dernière réalisation du poste se met à jour toute seule.

Préparer des rappels pour le client

Dans la carte du plan, Rappels au client s'active véhicule par véhicule, avec la base légale enregistrée (contrat, consentement ou intérêt légitime) : sans elle, aucun rappel n'est préparé. Les rappels sont préparés 30 jours avant l'échéance (réglable) et une seule fois par échéance ; ils ne sont pas envoyés depuis cet écran. Arrêter les rappels les clôt immédiatement.

Consulter le carnet d'entretien

La carte Carnet d'entretien reprend uniquement les ordres terminés de votre atelier pour ce véhicule : date, kilométrage, opérations, pièces avec leur marque et leur référence. Imprimez-le ou enregistrez-le en PDF depuis le navigateur ; son empreinte ne dépend que du contenu. La carte Historique retrace ordres, devis, factures et rappels.

Le client suit son véhicule

Dans l'espace client, la rubrique Mon véhicule montre au client les véhicules qu'il détient aujourd'hui, l'avancement de l'intervention en cours (reçu, en diagnostic, en attente de son accord, en cours, prêt), les prochaines échéances et le carnet d'entretien de la période où il détient le véhicule : il ne voit jamais ce qui s'est passé avant lui.

Ce que SheepIA prépare pour l'atelier

Dans À faire, la rubrique Atelier regroupe ce que SheepIA prépare d'après les données de votre atelier. Rien ne part tout seul : chaque carte se valide ou se balaie en un clic, et SheepIA n'invente ni prix, ni temps, ni référence (tout chiffre vient du catalogue, de l'ordre, du devis ou du pointage).

Accord oral à confirmer par écrit : un accord oral n'a pas de confirmation écrite 24 heures après. La carte revient chaque jour tant que la confirmation n'est pas consignée (J'ai envoyé la confirmation écrite).
Pièces à commander : des pièces autorisées ne sont ni en stock ni commandées. Valider prépare un brouillon de commande par fournisseur (article au meilleur prix du catalogue) ; vous le relisez et l'envoyez vous-même.
Rappel d'entretien : le texte du rappel est prêt (sans prix ni date inventés) ; vous l'envoyez par votre messagerie puis cliquez sur J'ai envoyé le rappel.
Relance de devis (3 jours sans réponse, puis chaque semaine) et relance de préconisation (point rouge ou orange non réalisé 30 puis 90 jours après la restitution) : le texte est préparé, vous relancez le client vous-même.
Devis à partir d'un diagnostic : les prestations et pièces du catalogue reconnues dans la conclusion du diagnostic sont ajoutées à l'ordre en lignes proposées ; le devis reste à relire et à envoyer par vous.
Compte rendu de restitution : un texte clair pour le client, composé des lignes réalisées et des préconisations ; Enregistrer au dossier le garde dans le journal de l'ordre.
Mise à jour des temps barèmes : à partir de 5 pointages réels qui s'écartent du barème, le temps médian est proposé ; changer un tarif reste une décision humaine.
Préparation du lendemain et résumé du véhicule : la veille en fin d'après-midi, la tournée, les pièces à charger, les écarts de stock, et pour chaque véhicule l'historique, les préconisations ouvertes et les garanties en cours.
Véhicule de courtoisie non rendu : un prêt dont l'échéance est dépassée remonte chaque jour tant que le retour n'est pas saisi ; saisissez-le dans Atelier → Courtoisie.
Accord de l'expert à relancer : un sinistre déclaré depuis plus de trois jours sans accord (ni urgence) remonte chaque semaine ; les travaux ne peuvent pas commencer sans cet accord.
Campagne de saison des pneus : à l'approche de la saison, la liste des clients dont un jeu est rangé à l'hôtel à pneus, avec un message type ; vous le leur envoyez vous-même, puis Clients prévenus.
Passage groupé d'une flotte : au moins deux échéances proches ou dépassées dans un contrat de flotte, regroupées par site ; la carte revient chaque semaine tant que vous ne les avez pas planifiées. Un geste balayé ne revient pas pour le même signal ; un nouveau signal (autre jour, autre diagnostic, autres pièces) donne une nouvelle carte. Chaque type peut être consulté dans Paramètres → Autonomie de SheepIA ; aucun de ces types n'est automatique.

Tenir le registre des déchets

Avec la sous-fonction Déchets (Paramètres → Atelier), la page Atelier → Déchets tient le registre chronologique de vos déchets (huiles usagées, filtres, batteries, liquides, chiffons souillés, pneus, fluides frigorigènes), avec leur code de la nomenclature européenne. Déclarez un déchet produit, ou un enlèvement par un collecteur : il faut alors choisir le collecteur (un fournisseur marqué « collecteur de déchets » dans les réglages) et saisir le numéro du bordereau. L'enlèvement ne peut pas dépasser ce qui est présent.

Le registre ne se modifie jamais : une erreur se corrige par une écriture inverse avec son motif (une seule fois par écriture). Réglez le point de stockage déclaré et, déchet par déchet, une quantité ou une durée maximale : au-delà, une alerte s'affiche et une carte remonte dans À faire. Exporter le registre donne un fichier CSV.

Sur la fiche d'un ordre, Estimer les déchets de l'ordre ajoute au registre les déchets produits par les lignes réalisées, d'après vos règles d'estimation (par exemple un litre d'huile usagée par litre d'huile posée). Sans règle, rien n'est deviné ; relancer ne crée aucun doublon.

Enregistrer vos documents professionnels

Dans Paramètres → Atelier → Documents professionnels, enregistrez votre qualification, vos assurances (responsabilité civile, véhicules confiés), vos attestations (fluides frigorigènes, habilitations), le contrat de votre collecteur… avec leur échéance. 60 jours avant, une carte remonte dans À faire ; Renouveler enregistre la nouvelle échéance.

Publier vos tarifs

Dans Paramètres → Atelier → Page publique des tarifs, Publier la page crée un lien public : taux horaires et forfaits toutes taxes comprises, générés depuis votre catalogue et toujours à jour, imprimables en affiche A4. Le lien n'est affiché qu'à sa création : copiez-le sur votre site. Renouveler le lien invalide l'ancien.

Fiches de réglages et usage piste

Sur la fiche d'un véhicule, Fiches de réglages garde une fiche par séance : circuit, pressions à froid, géométrie, poids par roue avec la répartition exacte au dixième (avant/arrière, gauche/droite, diagonale), temps au tour, incidents. Une fiche validée est figée : une correction crée une nouvelle version. Vous pouvez comparer deux fiches, les exporter en CSV et en partager une avec le client, qui la retrouve dans son espace.

Sur un ordre, Usage piste s'affiche dès qu'une pièce « circuit uniquement » ou non homologuée est posée : le client signe une attestation d'usage avant la facture, et la mention « circuit fermé, non homologuée pour la route » figure sur les documents. Une prestation qui supprime, neutralise ou masque un dispositif antipollution ou un défaut (suppression de FAP, neutralisation de vanne EGR, effacement d'un défaut masqué…) déclenche une alerte : pour passer outre, une justification écrite est exigée (usage en compétition sur un véhicule non immatriculé) et elle est conservée. Si la modification est notable (freinage, liaison au sol, direction, puissance) et non homologuée pour la route, l'ordre propose la check-list du dossier de réception à titre isolé. Les textes de l'attestation et des mentions sont à faire relire avant mise en service.

Planifier l'atelier

Avec la sous-fonction Planning d'atelier, déclarez d'abord vos ressources dans Paramètres → Atelier → Ressources de l'atelier : ponts, postes de travail, cabine de peinture, banc de géométrie, zone de lavage, camionnettes, plateaux. La capacité dit combien de véhicules la ressource accepte en même temps ; les ponts sont numérotés dans l'ordre pour la vue 3D. Le coefficient de durée (même page) multiplie la somme des temps barèmes d'un ordre pour donner sa durée prévue.

Ouvrez ensuite Atelier → Planning de l'atelier : une ligne par ressource (ou par technicien) et une colonne par jour. Glissez une réservation vers un autre jour ou une autre ressource pour la déplacer (elle garde son heure et sa durée), ou cliquez dessus pour la modifier au clavier. Sous la grille, les ordres à planifier portent leur durée prévue : glissez-les sur un jour, ou cliquez sur Planifier. Une ressource ne peut jamais être réservée deux fois sur le même créneau (au-delà de sa capacité) : l'atelier refuse la réservation et vous le dit. Un technicien affecté à deux réservations qui se chevauchent est signalé en rouge, sans blocage. Changer un ordre de pont ne perd ni son pointage ni ses lignes. Le rendez-vous de l'ordre suit ses réservations.

Afficher l'écran d'atelier

Atelier → Tableau d'atelier est un écran en lecture seule pour un téléviseur de l'atelier : les ordres du jour, leur état, la ressource occupée et les véhicules prêts. Il se rafraîchit seul et n'affiche jamais de nom de client ; l'immatriculation est masquée en partie par défaut (réglage dans Paramètres → Atelier → Planning, tableau d'atelier et courtoisie).

Accueillir et restituer

Atelier → Réception liste les arrivées du jour, les restitutions prévues et les véhicules qui attendent des pièces, l'accord du client ou celui de l'expert.

Prêter un véhicule de courtoisie

Déclarez d'abord le véhicule dans Paramètres → Véhicules avec l'usage Courtoisie. Dans Atelier → Courtoisie, le parc montre ce qui est disponible, prêté, en maintenance ou en retard.

Cliquez sur Prêter : choisissez l'ordre lié (le client est repris) ou un client, le conducteur, le permis vérifié le…, l'échéance, le kilométrage et le niveau de carburant ou de charge au départ, et relevez les dommages existants.
Le conducteur accepte les conditions du prêt (modifiables dans les réglages), puis Signer et remettre les clés.

Le numéro du permis n'est jamais saisi ni conservé : seule la vérification l'est (date et nom du membre). Un véhicule ne peut pas être prêté deux fois en même temps, ni pendant sa maintenance. Au retour, Enregistrer le retour compare le constat à celui du départ (dommages nouveaux), calcule le carburant ou la charge manquant (au prix réglé) et les dommages refacturables dans la limite de la franchise du contrat, et peut les ajouter à l'ordre lié en lignes proposées. Un retour non saisi à l'échéance remonte dans À faire. Les conditions de prêt proposées sont un modèle : faites-les relire avant de les utiliser.

Gérer un sinistre (carrosserie)

Avec la sous-fonction Carrosserie et sinistres, la fiche d'un ordre propose Déclarer le sinistre : assureur, numéro de sinistre et de contrat, date, franchise, TVA récupérable ou non par le client. Le dossier (Atelier → Sinistres) suit l'expertise :

Missionner l'expert (sur place, à distance ou sur photos), puis enregistrer son accord : montant, base (toutes taxes comprises ou hors taxes), date, référence et rapport. Un accord complémentaire remplace le précédent et reste au journal.
Sans l'accord de l'expert, les travaux ne peuvent pas commencer. En cas d'urgence, un membre autorisé la déclare avec son motif (10 caractères au moins) : elle est tracée au dossier et au journal de l'ordre.
La cession de créance se signe sur le dossier ; son texte est versionné. C'est un modèle à faire relire avant usage.
Le chiffrage tôlerie et peinture se saisit élément par élément (temps de tôlerie, temps de peinture, ingrédients, pièce) ; Appliquer à l'ordre en fait des lignes proposées au taux de la catégorie, une seule fois, puis le devis suit le circuit habituel.
Huit photos normalisées (quatre angles, quatre côtés) sont demandées avant et après les travaux, plus des gros plans libres.
Facturation à deux payeurs : cochez les lignes réalisées à facturer à l'assureur ; elles ne peuvent pas dépasser l'accord de l'expert moins la franchise. Le reste est facturé au client. La somme des deux factures est la part de l'assureur plus la part du client. Enregistrez les règlements reçus de chacun : le dossier se clôt quand tout est réglé.

Relever les pneus et tenir l'hôtel à pneus

Avec la sous-fonction Pneus, la fiche d'un ordre propose Pneus : pour chaque roue (avant gauche, avant droit, arrière gauche, arrière droit, secours), la dimension (205/55 R16 se lit sous tous ses formats), les indices de charge et de vitesse, le DOT (semaine puis année, par exemple 2419), la profondeur de sculpture, la pression et le lien vers l'étiquette européenne. L'âge du pneu et son usure sont calculés : à surveiller sous 3 mm, à remplacer à 1,6 mm.

Atelier → Pneus est l'hôtel à pneus. Créez vos emplacements (allée, rayon, niveau : A-2-3), puis Ranger le jeu : véhicule, client (le propriétaire par défaut), saison, pneus et jantes, boulons antivol, état, photos. Un emplacement ne contient qu'un seul jeu, même si deux personnes en rangent un en même temps. Le jeu se retrouve en tapant une partie de la plaque, le nom du client ou l'emplacement. Vous pouvez le déplacer, imprimer son étiquette (le QR mène à sa fiche) et le sortir : l'emplacement est libéré et l'historique des mouvements reste. Facturer le gardiennage ajoute une ligne au forfait (une par période de stockage) à un ordre ouvert.

À l'approche de la saison (15 septembre à 15 novembre pour les jeux d'hiver, 1er mars à 30 avril pour les jeux d'été), l'onglet Campagne liste les clients à prévenir et SheepIA prépare le message type. Rien ne part tout seul.

Suivre une flotte d'entreprise

Avec la sous-fonction Flottes, Atelier → Flottes garde les contrats d'entretien de vos clients entreprises : les sites et leurs interlocuteurs, le parc (un véhicule n'est que dans un seul contrat actif), le seuil d'accord préalable (300 € hors taxes proposés), l'exigence ou non d'un bon de commande du client et le mode de facturation (groupée chaque mois, ou une facture par ordre). Les prix négociés sont ceux des prix par client du catalogue. L'onglet Échéances regroupe par site les entretiens et contrôles proches ou dépassés ; SheepIA propose alors un passage groupé.

Sur la fiche d'un ordre d'un véhicule du parc, Demander l'accord applique le contrat : jusqu'au seuil (inclus), l'accord est réputé donné par le contrat et tracé comme tel ; au-dessus, le gérant doit valider sur son espace (lien d'accès du client) : il y voit les véhicules de son contrat, ses échéances, les devis à valider ou à refuser, et ses factures. Il ne voit jamais le parc d'un autre client. Si le contrat exige un bon de commande, aucun accord n'est possible sans lui (il peut se saisir après coup sur un ordre déjà accordé).

Facturer le mois (onglet Facturation) : l'aperçu montre les ordres du contrat restitués dans le mois civil et leurs lignes réalisées ; la facture groupée reprend exactement ces lignes, immatriculation et numéro d'ordre en tête. À l'émission, les contrôles de l'atelier s'appliquent ordre par ordre. Un ordre en attente d'accord, refusé ou sans bon de commande requis est écarté, avec son motif.

Prendre un appel de dépannage

Avec la sous-fonction Dépannage, Atelier → Dépannage commence par la fiche rapide : appelant, téléphone et lieu suffisent. La position du téléphone n'est enregistrée qu'avec le consentement de la personne. Complétez ensuite le type (sur place, remorquage, plateau), le véhicule (reconnu par sa plaque), l'assisteur et son numéro de dossier, la destination, les kilomètres en charge et à vide, l'attente et les péages. Faites avancer la fiche d'un geste : en route, sur place, remorquage, au dépôt, terminé.

Le gardiennage au dépôt est décompté par jour civil commencé (l'entrée et la sortie comptent chacune, les jours offerts se déduisent). Le devis se calcule d'après vos tarifs (Paramètres → Atelier → Tarifs de dépannage), avec la majoration du soir, du week-end ou d'urgence réglée dans l'atelier. Rien n'est jamais calculé avec un tarif que vous n'avez pas saisi, et le tarif réglementé d'autoroute se saisit une fois avec la référence du texte officiel ; une nouvelle version s'ajoute, rien ne se modifie. Créer l'ordre de facturation ouvre un ordre « bord de route » facturable au client ou à l'assisteur, dont les lignes valent exactement le devis.

Identifier un véhicule

À la création d'un véhicule, Décoder le VIN lit localement le numéro de série : constructeur (si connu), région et années possibles. C'est gratuit et rien n'est envoyé à l'extérieur. Avec la sous-fonction Recherche par plaque, Rechercher par plaque interroge un service d'identification qui consomme un crédit de votre pack ; sans crédit, aucune recherche ne part. Dans cette version, seul un jeu de démonstration répond. Vérifiez toujours les informations avec la carte grise.

Lire une carte grise

À la création d'un véhicule, Lire la carte grise propose de choisir la carte grise parmi vos Documents (ou de la déposer). L'atelier reprend le texte que la lecture automatique des Documents a déjà extrait : plaque, date de première mise en circulation, marque, modèle, VIN, puissance, énergie. Rien n'est enregistré tout seul : les champs lus sont encadrés, vous les relisez et vous créez le véhicule. Le nom et l'adresse du titulaire ne sont jamais repris. Si un véhicule porte déjà cette plaque, un lien ouvre sa fiche. Si le document n'est pas encore lu (ou si la lecture automatique est inactive), un message l'indique et vous saisissez les champs à la main.

Suivre les indicateurs de l'atelier

Dans Atelier → Indicateurs de l'atelier, choisissez la période : chiffre d'affaires par famille (main-d'œuvre, pièces, forfaits, déplacements, autres), nombre de factures, panier moyen, marge sur les pièces dont le prix d'achat est connu, efficacité (temps vendu sur temps pointé), occupation des ponts et postes, devis acceptés et délai, préconisations et rappels suivis d'un ordre, reprises sous garantie. Les montants sont ceux des factures émises dans la période. Repères : une journée d'atelier compte 8 heures du lundi au vendredi, et un rappel est considéré comme suivi si un ordre est ouvert pour le véhicule dans les 60 jours.

Véhicules électriques et hybrides

Avec la sous-fonction Véhicules électriques et hybrides :

Atelier → Habilitations électriques : enregistrez l'habilitation de chaque technicien (niveau, date de délivrance, échéance). L'habilitation est délivrée par votre entreprise : SheepOS la trace et vous prévient 60 jours avant l'échéance. On n'efface rien, on archive.
Dans la même page, fixez si besoin le niveau exigé pour une prestation de votre catalogue.
Un technicien sans habilitation valide du niveau exigé ne peut pas être affecté à un véhicule à haute tension (planning, pointage), avec un message qui dit quoi faire.
Sur l'ordre, la carte Consignation trace la mise hors tension dans l'ordre (mise hors tension, verrouillage, balisage, vérification d'absence de tension avec la tension mesurée), puis la remise sous tension. Seul un membre habilité au niveau de consignation peut l'enregistrer. Elle ne remplace pas la procédure de votre entreprise.
Sur la fiche du véhicule, Spécificités du véhicule garde la capacité de la batterie de traction et son état de santé.

Deux-roues, poids lourds et agricole

Sur la fiche du véhicule, la carte Spécificités du véhicule s'adapte aux sous-fonctions actives : cylindrée, transmission et suivi du kit chaîne pour les deux-roues (une alerte apparaît à l'échéance) ; catégorie, essieux, poids et échéance du chronotachygraphe pour les poids lourds et le matériel agricole (SheepOS rappelle l'échéance que vous saisissez et ne contrôle rien). Un véhicule dont le compteur est en heures n'affiche jamais de kilomètres. Au printemps, SheepIA prépare dans À faire un message type pour les motos et scooters pas encore revus cette année.

Voir l'atelier dans la vue 3D

Quand l'Atelier est ouvert, la maquette Mon entreprise montre le garage : les véhicules en cours selon l'état de leur ordre (réception, en cours, en attente d'accord ou de pièces, prêt), posés sur le pont où ils sont réservés, les véhicules de courtoisie disponibles, prêtés ou en retard, la camionnette d'intervention pendant la tournée du jour, et un compteur pour ce qui n'est pas dessiné. Les immatriculations sont masquées en mode présentation. La vue ne modifie jamais un ordre : cliquez un véhicule pour ouvrir son ordre.

Les limites de votre offre

Votre offre fixe le nombre de véhicules enregistrés (100 dans l'offre gratuite ; les véhicules archivés ne comptent pas) et le nombre d'ordres de réparation ouverts chaque mois (60 dans l'offre gratuite) ; les offres payantes en comprennent davantage. À la limite, seul l'ajout est refusé, avec un message clair : archiver un véhicule libère une place, un nouveau mois repart de zéro, et une reprise sous garantie reste toujours possible. Vos véhicules et vos ordres restent lisibles, imprimables et exportables. La page Consommation des Paramètres montre où vous en êtes, avec un avertissement dès 80 %.

Questions fréquentes

Pourquoi la rubrique Atelier n'apparaît-elle pas ?

Le module est désactivé par défaut : un administrateur l'active dans Paramètres → Personnalisation (il exige la facturation), ou le choisit à l'assistant de démarrage pour un métier de l'automobile. Il peut aussi le désactiver puis le réactiver sans rien perdre.

Quelle différence avec les véhicules des Paramètres ?

Les véhicules de Paramètres → Véhicules sont les vôtres, utilisés pour les trajets et le coût au kilomètre. Les véhicules de l'Atelier sont ceux de vos clients, avec leur historique.

Que se passe-t-il si je décoche une sous-fonction ?

Ses menus et ses champs disparaissent et les nouvelles saisies qui en dépendent sont refusées. Rien n'est supprimé et la lecture de l'historique reste possible.

Qui peut régler l'atelier ?

Les propriétaires et les administrateurs. Les autres rôles peuvent lire ou modifier les véhicules selon leurs droits : voir Rôles et équipes.