Location à l'année et expert-comptable LMNP

Cet article couvre deux choses : la gestion d'un logement loué à l'année (bail d'habitation, loyers, dépôt de garantie, révision) et la préparation du dossier que vous remettez à votre expert-comptable si vous êtes loueur en meublé (LMNP ou LMP). SheepOS enregistre, calcule et prépare des documents ; il n'est pas un conseil juridique ou fiscal, et il ne remplace ni un juriste ni votre expert-comptable.

Les règles de durée, de dépôt de garantie, de préavis, de révision et les textes des documents sont des repères à faire valider par un professionnel du droit avant de vous y fier. SheepOS n'affirme jamais qu'un bail est « conforme ».

Tâches courantes

Louer un logement à l'année

Ouvrez Locations → Plus → Baux. Un seul logement sert à la courte et à la longue durée : dans Profil du logement, choisissez l'Usage (Longue durée seulement ou Courte et longue durée), puis renseignez la surface, les pièces principales, la classe énergétique et, pour un meublé, le mobilier présent. Pour un meublé, le Profil du logement s'accompagne de l'Inventaire du mobilier (annexe du bail, repris dans le document à signer) : les lignes de la liste du décret comptent pour la liste minimale, les lignes libres non. Le profil porte aussi l'étage, la classe GES, la consommation et la fourchette de dépenses d'énergie du DPE.
Le locataire est un client : créez-le d'abord dans Clients s'il n'existe pas.
Dans Nouveau bail, choisissez le Logement, le Locataire (client), le Type de bail, la prise d'effet, la durée, le loyer, les charges et le dépôt de garantie, puis cliquez sur Créer le bail. Vous pouvez aussi convenir d'un jour de révision (MM-JJ) et indiquer les honoraires de location s'il y en a : ils figurent au bail.
Sur la fiche du bail, la section Ce qui manque ou dépasse liste les écarts à corriger (durée trop courte, dépôt au-dessus du plafond, diagnostic énergétique manquant, mobilier incomplet...). Quand rien ne bloque, cliquez sur Marquer prêt (contrôler).
Faites signer le bail (voir Faire signer le bail en ligne ci-dessous) ou, s'il a été signé sur papier, cliquez sur Enregistrer la signature pour en indiquer la date. SheepOS crée alors une tâche État des lieux d'entrée à établir pour le locataire. Cliquez ensuite sur Entrée dans les lieux : l'entrée suppose un état des lieux d'entrée signé ; à défaut, SheepOS demande une dérogation motivée, qu'il garde au dossier du bail avec sa date et son auteur. Il refuse aussi l'entrée si un autre bail ou un séjour de courte durée confirmé occupe déjà le logement aux mêmes dates.

Émettre les avis d'échéance et les quittances

Sur la fiche du bail, section Avis d'échéance et quittances, choisissez le Mois et cliquez sur Préparer l'avis du mois. Pour tous les baux d'un coup, utilisez Préparer les avis d'échéance du mois en haut de la page.
L'avis est une facture sans TVA, avec une ligne de loyer et une ligne de charges, numérotée dans une série à part (préfixe AVL). Le premier et le dernier mois sont calculés au prorata des jours d'occupation. Une même période ne produit jamais deux avis.
Enregistrez le paiement sur la facture, comme pour toute facture. Quand le loyer et les charges sont intégralement payés, le document devient une Quittance de loyer. Un paiement partiel donne un Reçu de paiement partiel, qui précise qu'il n'est pas une quittance.
En cas d'impayé, les relances de facturation existantes s'appliquent aux avis. SheepOS s'arrête à la relance amiable : commandement de payer et procédures relèvent d'un professionnel.

Suivre le dépôt de garantie

Dans la section Dépôt de garantie de la fiche du bail, enregistrez le dépôt reçu, les retenues, la restitution et les intérêts de retard. Le dépôt reçu ne peut pas dépasser le plafond de votre type de bail, et vous ne pouvez pas restituer ou retenir plus que ce que vous détenez.

Réviser le loyer avec l'IRL

Pour qu'un loyer puisse être révisé, le bail doit indiquer son Trimestre de référence IRL.
L'indice de référence des loyers est saisi par l'éditeur de SheepOS, avec sa source officielle. SheepOS n'en connaît aucun par lui-même : sans indice saisi, aucune révision n'est proposée.
Dans Révision du loyer (IRL), cliquez sur Proposer la révision. SheepOS calcule le nouveau loyer à partir des deux indices et vous montre le calcul. Rien n'est appliqué tant que vous ne l'avez pas décidé.
Prévenez votre locataire hors de SheepOS, puis cliquez sur Marquer notifiée : la révision ne court qu'à partir de la demande, jamais en arrière. Cliquez ensuite sur Appliquer : les avis suivants utilisent le nouveau loyer.
La révision se demande dans l'année qui suit sa date, sinon elle est perdue pour la période. Elle est refusée pour un bail mobilité et pour un logement classé F ou G.

Faire signer le bail en ligne

Renseignez d'abord les caractéristiques du logement dans Caractéristiques du logement pour le bail (période de construction, type d'habitat, régime juridique, chauffage) et ajoutez ses Diagnostics techniques : le DPE et l'état des risques sont indispensables, le constat de plomb l'est pour un immeuble d'avant 1949. Saisissez la date de fin de validité inscrite sur le rapport ; à défaut, SheepOS retient la durée habituelle du diagnostic et vous prévient avant son échéance.
Sur la fiche du bail prêt, ouvrez Bail à relire et envoi à la signature et cliquez sur Voir le bail. SheepOS établit un modèle générique de bail à partir de vos données, avec la liste des annexes, en français ou en anglais (traduction de courtoisie). Il ne le déclare jamais conforme : faites-le relire par un professionnel du droit.
L'envoi est bloqué tant qu'un diagnostic obligatoire manque ou est périmé, ou que la liste minimale de mobilier d'un meublé est incomplète. Le texte à l'écran explique ce qui bloque.
Cliquez sur Envoyer à la signature : le locataire, les colocataires (dans le rang de signature que vous avez donné) puis vous signent par signature électronique simple, depuis un lien reçu par courriel. Le PDF signé et son certificat sont rangés dans vos documents, rattachés au bail et au locataire, et le bail passe à « Signé » tout seul. SheepOS garde aussi l'identité du bailleur et des locataires telle qu'elle figurait au document envoyé. Retirer la demande annule l'envoi. Une caution personnelle s'engage par un acte de cautionnement distinct, que le bail ne fait pas signer : dans la fiche du bail, ajoutez le garant avec son courriel, le montant maximal garanti et la durée, cliquez sur Voir l'acte pour le relire, puis sur Envoyer à la caution (après avoir coché que la signature électronique simple ne prouve pas la mention écrite de sa main). L'acte signé est rangé en GED, rattaché au bail. Le texte est un modèle [à valider] par un juriste (Code civil, art. 2297 ; loi du 6 juillet 1989, art. 22-1) : SheepOS ne déclare jamais l'acte valable.

Régulariser les charges

Pour un bail à provisions, la section Régularisation des charges prépare le décompte de fin d'exercice : saisissez la période, la quote-part du locataire et les charges réelles en cochant celles qui sont récupérables (SheepOS ne décide pas à votre place). Il calcule le prorata si le locataire est arrivé ou parti en cours d'année, déduit les provisions payées et donne le solde. Voir le décompte ouvre le courrier à envoyer, Marquer envoyé le consigne : un solde dû s'ajoute alors à l'avis de loyer un mois après l'envoi, un trop-perçu se déduit tout de suite. Au-delà de trois ans, SheepOS vous prévient que la créance est prescrite.

Enregistrer un préavis ou un congé

Dans Préavis et congé, indiquez qui donne le préavis, le motif, le moyen de notification et la date de réception ou d'envoi : SheepOS calcule la fin du bail, affiche la dernière date utile pour donner congé au terme en cours et prévient d'un congé tardif, qui ne vaudrait qu'au terme suivant. Courrier prépare l'accusé de réception ou le courrier de congé ; un congé se notifie par lettre recommandée, acte de commissaire de justice ou remise en main propre contre émargement. SheepOS n'envoie rien. Terminer le bail reprend la date de fin calculée.

Relancer un loyer impayé

La section Loyers impayés apparaît dès qu'un avis est échu. Préparer un rappel amiable puis, si besoin, Préparer une mise en demeure produisent des courriers à relire et à envoyer vous-même. SheepOS s'arrête là : commandement de payer et clause résolutoire relèvent d'un professionnel du droit ou de l'ADIL.

Suivre les loyers du mois

La carte Loyers du mois montre, bail par bail, les avis à préparer, en attente, en retard et payés, avec les totaux (attendu, encaissé, reste à encaisser). Échéances à ne pas manquer rappelle la révision du loyer à demander, les décomptes de charges à établir, la dernière date pour donner congé et les fins de préavis.

Faire les états des lieux

Une fois le bail signé, la section États des lieux crée l'état des lieux d'entrée à partir d'un modèle de pièces modifiable. Constatez chaque élément (état et observation), ajoutez les compteurs et les clés remises, puis Déclarer prêt à signer : le contenu est figé par une empreinte. Il se signe électroniquement (Envoyer à la signature) ou sur papier (Enregistrer la signature papier). Ajoutez des photos (appareil photo du téléphone) à une pièce ou à un élément : chacune garde son empreinte, la date de l'appareil et celle de la réception par SheepOS, et est rangée dans vos documents sous le bail, en accès restreint ; un écart d'horloge de plus de dix minutes est signalé. Les photos se déposent avant « prêt à signer » : leurs empreintes sont dans celle du contenu signé. Le locataire peut demander de compléter l'état des lieux d'entrée pendant dix jours (et le chauffage pendant le premier mois de la période de chauffe) : enregistrez sa demande dans Réserves et compléments. Une réserve s'ajoute à côté de l'état des lieux signé, elle ne le modifie jamais. À la sortie, Créer l'état des lieux de sortie reprend les mêmes pièces à constater de nouveau et SheepOS montre l'écart avec l'entrée, la consommation des compteurs et les clés manquantes. C'est à vous de dire si un écart est une dégradation ou une usure normale.

Retenir sur le dépôt et le restituer

Dans Retenues et restitution du dépôt de garantie, ajoutez chaque retenue avec son coût justifié par un devis ou une facture. Cochez Tenir compte de la vétusté pour déduire l'âge de l'élément : l'exemple de grille est modifiable et n'est pas un barème officiel. Une retenue Contestée n'est pas retenue. Le bouton Préparer une retenue d'un écart de sortie rattache la retenue à l'élément constaté. Renseignez la date de remise des clés puis Calculer le décompte : montant retenu, solde à restituer, complément éventuel dû hors dépôt, échéance et intérêts de retard. Solder le dépôt inscrit les mouvements ; le virement reste à faire par vous.

Ranger les courriers du bail dans vos documents

Sur un courrier préparé (révision du loyer, décompte de charges, préavis ou congé), Ranger en GED produit le PDF et le range dans Locations longue durée / logement / bail / Courriers, rattaché au bail et au locataire. Pour une révision, le courrier rangé sert de preuve de la notification. SheepOS n'envoie rien : le PDF rangé est celui que vous adressez vous-même. La liste Documents du bail (GED) sur la fiche du bail réunit le bail signé, les états des lieux signés, les photos et les courriers rangés.

Publier une annonce

La carte Annonces de location à l'année prépare une annonce et contrôle les mentions obligatoires : classe énergétique et dépenses annuelles d'énergie, loyer de référence en zone d'encadrement, dépôt, localisation approximative. Une classe interdite à la location ou une mention manquante bloque l'export. Sinon, SheepOS donne le Texte, le CSV et le JSON-LD à coller ou à importer sur la plate-forme de votre choix. Il ne publie rien lui-même.

Louer en colocation

Sur la fiche du bail, section Colocation, choisissez le Type : Bail unique (tous les colocataires) si tous signent le même bail, ou Un bail par chambre si chaque colocataire a son propre bail (indiquez alors la Chambre). Avec des baux individuels, plusieurs chambres du même logement peuvent être louées aux mêmes dates ; une même chambre, ou le logement entier, ne le peuvent pas.
En bail unique, le signataire devient le premier colocataire. Ajoutez les autres avec Ajouter le colocataire (rattachez-les à une fiche client : c'est indispensable pour leur adresser leur appel de loyer), puis cliquez sur Répartir à parts égales ou ajustez les parts : les parts de loyer et de charges doivent faire 100 %. Un bail dont les parts sont incorrectes ne peut pas être marqué prêt.
Choisissez l'Assurance habitation : chaque colocataire s'assure lui-même (SheepOS signale l'attestation manquante ou expirée), ou vous assurez pour le compte des colocataires (SheepOS affiche le douzième mensuel de la prime à répartir).
Les charges peuvent être des provisions ou un forfait convenu au bail, sans régularisation.
Chaque mois, Préparer les appels de loyer individuels crée un appel de loyer par colocataire présent, à sa quote-part. La quittance est celle du moteur de facturation : elle est délivrée quand l'appel est soldé. Vous suivez ce que chacun a payé dans sa ligne.

Entrée et sortie d'un colocataire

Entrée : ajoutez le colocataire ; l'arrivée est enregistrée comme avenant dans la liste Avenants.
Sortie : sur la ligne du colocataire, saisissez la Date d'effet du congé et, s'il y en a un, le Remplaçant, puis Enregistrer la sortie. SheepOS calcule la fin de solidarité : à la date d'effet du congé si un remplaçant figure au bail, sinon au plus tard six mois après. Sans remplaçant, les parts des colocataires restants sont réparties à parts égales (vous pouvez les modifier). Un rappel apparaît dans À faire avant la fin de la solidarité.
Dépôt de garantie : dans la section Dépôt de garantie, choisissez le Colocataire concerné pour chaque mouvement. À la sortie définitive, la restitution se saisit sur sa ligne ; les intérêts de retard se calculent sur sa quote-part de loyer. En bail unique, rendre le dépôt à un colocataire avant la fin du bail relève d'un accord écrit entre vous : SheepOS l'enregistre, il ne le décide pas.

Ces règles (loi du 6 juillet 1989, article 8-1) sont des repères à faire valider par un professionnel du droit.

Suivre un bien en loi Pinel

Le dispositif Pinel est fermé aux nouvelles acquisitions depuis le 31 décembre 2024. SheepOS suit les biens déjà acquis, tant que l'engagement de location (6 ou 9 ans, prorogeable jusqu'à 12 ans) court.

Sous Baux, sélectionnez le logement : la carte Régime fiscal du logement (Pinel) apparaît. Choisissez Pinel, la variante (Pinel ou Pinel +), la Zone, les dates d'acquisition, d'achèvement et de début de location, l'engagement initial, les prorogations déjà déclarées, la surface des annexes et le prix de revient. La surface habitable vient du profil du logement.
SheepOS calcule, à titre indicatif : le plafond de loyer mensuel hors charges (barème de l'année × coefficient 0,7 + 19 / surface, plafonné à 1,2, sur la surface utile), le prix de revient retenu (plafonné à 300 000 € et à 5 500 € par m²), le taux et la réduction annuelle théorique, et l'échéancier de l'engagement.
Le barème de l'année (plafonds de loyer au m² et de ressources) se règle dans la carte Pinel — récapitulatif annuel. Les valeurs par défaut sont à valider : saisissez celles du barème officiel de l'année du bail si elles diffèrent.
Sur la fiche d'un bail, la section Pinel — contrôle du bail compare le loyer hors charges du logement entier au plafond et vous alerte s'il le dépasse. Saisissez le revenu fiscal de référence (de l'avant-dernière année avant la signature), la composition du foyer et le lien éventuel avec vous : SheepOS le compare au plafond de ressources de la zone. Ces avertissements ne bloquent jamais le bail.
En colocation, le plafond de loyer s'apprécie pour le logement entier et les ressources se contrôlent pour chaque colocataire.
Les rappels (prorogation à décider, fin de l'engagement, loyer ou ressources au-dessus du plafond) arrivent dans À faire, sans notification en double.
Le récapitulatif annuel liste la réduction théorique à reporter dans votre déclaration (annexe 2044-EB et déclaration 2042-C) et s'exporte en CSV pour votre expert-comptable.

Tout est indicatif : à vérifier avec votre conseiller ou sur impots.gouv.fr. SheepOS ne donne pas de conseil fiscal, ne vérifie pas l'éligibilité de votre investissement, ne calcule pas votre impôt et ne remplit pas votre déclaration. Les autres dispositifs (Denormandie, Loc'Avantages...) peuvent être notés sur le logement, sans calcul.

Mon expert-comptable LMNP

À quoi sert ce dossier

Si vous louez en meublé, vous faites souvent tenir votre comptabilité par un expert-comptable, parfois un service en ligne spécialisé dans les loueurs en meublé (par exemple « Je déclare mon meublé », JD2M). Ce comptable a besoin chaque année des mêmes éléments : vos recettes par logement, vos dépenses avec les justificatifs, la liste de ce qui s'amortit, vos emprunts. SheepOS les rassemble dans un dossier propre.

Préparer le dossier

Ouvrez Locations → Plus → Comptabilité (page Préparer mon dossier pour mon expert-comptable) et choisissez l'Année.
Lisez Contrôles avant l'envoi : dépenses sans justificatif, dépenses non rattachées à un logement, séjours sans montant, adresse ou acquisition non renseignée. Corrigez ce qui doit l'être.
Complétez Biens, mobilier et travaux à amortir (date de mise en service et montant du bien, du mobilier, des travaux) et Emprunts (intérêts, assurance, frais de prêt de l'année). Les dépenses que vous avez classées en investissement sont reprises automatiquement.
Dans Numéro d'enregistrement des meublés de tourisme, saisissez pour chaque logement le numéro reçu, sa nature (téléservice national ou ancien numéro communal) et sa date.
Cliquez sur Préparer le dossier, puis sur Télécharger quand il est prêt.

Ce que contient le dossier

Un récapitulatif par logement, en CSV, Excel et PDF : loyers de courte durée, loyers de longue durée et charges récupérées, commissions des plateformes, charges, acquisitions, intérêts d'emprunt, numéro d'enregistrement.
Les recettes mois par mois, les dépenses par catégorie, la liste des biens à amortir, les emprunts et les contrôles.
Toutes les dépenses de logement de l'année et leurs justificatifs d'origine.
Un fichier LISEZ-MOI qui explique comment les chiffres sont établis.

Comment l'envoyer, et ce qui n'est pas automatisé

Téléchargez le dossier et transmettez-le vous-même à votre expert-comptable, par le moyen qu'il vous indique : dépôt sur son espace, courriel, ou reprise des fichiers CSV et Excel dans son outil. SheepOS n'est relié à aucun service de comptabilité en ligne : il n'y a pas d'intégration officielle avec JD2M ni avec un autre comptable, aucun envoi automatique, et SheepOS ne se connecte jamais à leur site à votre place.

SheepOS ne calcule aucun amortissement, ne choisit pas votre régime d'imposition et ne remplit pas votre déclaration : ces choix sont ceux de votre expert-comptable.

Numéro d'enregistrement : ce que SheepOS fait et ne fait pas

Le numéro d'enregistrement concerne les meublés de tourisme (courte durée). SheepOS le conserve et l'affiche par logement, avec un rappel quand il s'agit d'un ancien numéro communal à renouveler. Il ne contacte pas le téléservice national : vous effectuez la démarche vous-même, puis vous saisissez le numéro obtenu. Il n'apparaît jamais sur un bail d'habitation.

Questions fréquentes

Mon logement est loué à l'année et en courte durée : est-ce un doublon ?

Non. Choisissez Courte et longue durée dans le profil du logement. SheepOS vérifie qu'un bail et un séjour confirmé ne se chevauchent pas, et le dossier du loueur en meublé additionne les deux sources de revenus.

Pourquoi mon bail n'est-il pas « prêt » ?

Parce que la section Ce qui manque ou dépasse contient un écart bloquant. Les avertissements n'empêchent pas de continuer. L'absence d'écart ne garantit pas la conformité du bail : faites-le relire.

Les loyers sont-ils inclus dans mon livre des recettes ?

Les paiements des avis de loyer sont des paiements de factures : ils figurent dans la liste des paiements et le livre des recettes comme les autres. Si cela ne correspond pas à votre situation (autre activité, loueur en meublé), demandez conseil à votre expert-comptable.

Puis-je renvoyer un avis de loyer corrigé ?

Un avis émis ne se modifie pas : corrigez-le par un avoir, comme une facture, ou régularisez sur l'échéance suivante.

Mon bien est en loi Pinel : que fait SheepOS exactement ?

Il calcule des repères (plafond de loyer, prix de revient retenu, réduction annuelle théorique), suit l'échéancier de l'engagement et vous rappelle les dates importantes. Il ne dit jamais que votre investissement est éligible et ne remplace pas votre conseiller.

Pourquoi le plafond de loyer est-il « inconnu » ?

Parce que la zone, la surface habitable ou le barème de l'année du bail n'est pas renseigné. SheepOS n'invente aucun barème : saisissez-le dans la carte Pinel — récapitulatif annuel.

Un colocataire part en cours de bail : suis-je encore protégé ?

Tant que sa solidarité dure, vous pouvez réclamer aux autres colocataires et à lui les loyers impayés. SheepOS affiche la date de fin de solidarité et vous la rappelle dans À faire. À valider avec un professionnel du droit.

Pour la comptabilité générale, voir Comptabilité ; pour les séjours de courte durée, voir Locations saisonnières.