Officina

Il modulo «Atelier» (Officina) conserva la scheda dei veicoli che i tuoi clienti ti affidano: targa, numero di telaio, caratteristiche, cliente proprietario, letture del chilometraggio. Va bene per tutti i mestieri del veicolo, dal meccanico itinerante all’officina con un team. Questa voce compare nel menu quando l’hai attivata in «Paramètres → Personnalisation» (Impostazioni → Personalizzazione).

Nota: gli obblighi e le norme descritti qui (omologazione dei componenti, dispositivi antinquinamento, registro dei rifiuti, base giuridica dei promemoria ai clienti) seguono il diritto francese ed europeo; non sono automaticamente validi in Germania o in Italia.

Operazioni frequenti

Scegliere i tuoi profili e le tue sotto-funzioni

Apri «Paramètres → Atelier» (Impostazioni → Officina) (proprietari e amministratori).
Rispondi alle tre domande (dove intervieni, quali veicoli, quali mestieri) per ricevere dei profili suggeriti, oppure spunta direttamente i profili che ti corrispondono: meccanico itinerante, officina indipendente, carrozziere-verniciatore, gommista, carro attrezzi, preparatore per pista, ecc. Puoi sommarne più di uno.
Fai clic su «Activer ces profils» (Attiva questi profili): le sotto-funzioni dell’officina vengono spuntate in base ai tuoi profili.
Poi regola le sotto-funzioni una per una in «Sous-fonctions» (Sotto-funzioni) e fai clic su «Enregistrer les sous-fonctions» (Salva le sotto-funzioni).

Togliere la spunta a una sotto-funzione nasconde le sue schermate e i suoi campi e rifiuta i nuovi inserimenti che ne dipendono, senza cancellare nulla: i tuoi dati tornano rimettendo la spunta.

Configurare l’officina

In «Réglages de l’atelier» (Impostazioni dell’officina) indica l’unità del contachilometri predefinita, che cosa fai dei pezzi forniti dal cliente e dei pezzi sostituiti, la durata di validità dei tuoi preventivi, la garanzia sulla manodopera, il contributo per i rifiuti, le prestazioni del tuo catalogo che fanno da tariffe orarie per categoria, le maggiorazioni (sera, sabato, domenica, urgenza) e le tue diciture predefinite.

Aggiungere un veicolo

Apri «Atelier», poi fai clic su «Ajouter un véhicule» (Aggiungi un veicolo) (oppure, dalla scheda di un cliente, sulla scheda «Véhicules» (Veicoli)).
Scegli il «Type de véhicule» (Tipo di veicolo), scrivi la «Marque» (Marca) e il «Modèle» (Modello), poi la «Immatriculation» (Targa) come preferisci: «ab123cd» diventa «AB-123-CD».
Se puoi, indica il «Numéro de série (VIN)» (Numero di telaio (VIN)), che ha 17 caratteri senza le lettere I, O e Q.
Scegli il «Client propriétaire» (Cliente proprietario) e indica il «Kilométrage actuel» (Chilometraggio attuale), che crea la prima lettura.
Fai clic su «Créer le véhicule» (Crea il veicolo).

Un kart o un veicolo da competizione può restare senza targa. Una stessa targa può essere attiva una sola volta nella tua officina: se esiste già, un link apre la scheda esistente.

Ritrovare un veicolo

In «Atelier», il campo di ricerca accetta la targa in qualsiasi formato, il VIN, la marca, il modello o il nome del cliente. Anche la ricerca generale (Ctrl o ⌘ + K) ritrova i veicoli.

Cambiare proprietario

Nella scheda del veicolo, in «Clients rattachés» (Clienti collegati), scegli il nuovo cliente, il ruolo «Propriétaire» (Proprietario) e la data di inizio, poi fai clic su «Rattacher le client» (Collega il cliente). Il periodo del proprietario precedente viene chiuso e la sua cronologia resta conservata. Puoi collegare anche un conducente abituale, un gestore di flotta o un locatore.

Registrare una lettura del chilometraggio

Nella scheda del veicolo, in «Relevés kilométriques» (Letture del chilometraggio), inserisci la lettura e, se serve, la sua data.
Spunta «Compteur changé» (Contachilometri sostituito) se il contachilometri è stato sostituito: il calcolo riparte da una nuova base senza perdere la cronologia.
Fai clic su «Ajouter le relevé» (Aggiungi la lettura).

Una lettura si può solo aggiungere: non viene mai modificata né cancellata. Una lettura inferiore alla precedente o uno scarto anomalo viene registrato con un avviso, mai rifiutato. Quando le letture lo permettono, il ritmo medio giornaliero viene stimato sugli ultimi dodici mesi.

Importare i tuoi veicoli

In «Atelier», fai clic su «Importer des véhicules» (Importa veicoli).
Carica un file CSV esportato da Excel o da un altro strumento, poi associa le sue colonne (marca e modello sono obbligatori).
Controlla l’anteprima, poi avvia l’importazione.

Ogni veicolo è collegato al suo cliente tramite nome o email: il cliente deve già esistere, quindi importa prima i tuoi clienti. Rieseguire lo stesso file non crea doppioni. Un’importazione completa può essere annullata: i veicoli creati vengono archiviati, mai cancellati.

Archiviare un veicolo

Nella scheda, fai clic su «Archiver le véhicule» (Archivia il veicolo). Resta leggibile nella cronologia e libera la sua targa; «Restaurer le véhicule» (Ripristina il veicolo) lo rimette in servizio se la sua targa è ancora libera.

Creare un ordine di riparazione

Apri «Atelier → Ordres de réparation» (Officina → Ordini di riparazione), poi fai clic su «Nouvel ordre» (Nuovo ordine) (oppure, dalla scheda di un veicolo, su «Nouvel ordre pour ce véhicule» (Nuovo ordine per questo veicolo)).
Scegli il cliente e il suo veicolo, il luogo dell’intervento, rileva il «Kilométrage à l’entrée» (Chilometraggio all’ingresso) e indica il «Délai promis» (Termine promesso).
Fai clic su «Créer l’ordre» (Crea l’ordine). Resta una bozza: il suo numero (OR-2030-0001, per esempio) viene assegnato solo alla prima firma del cliente e non viene mai riutilizzato.

Per un intervento rapido a prezzo noto, spunta «Intervention express» (Intervento express): la firma del cliente avvia direttamente i lavori.

Aprire un ordine con un solo gesto

Il riquadro «Nouvel ordre de réparation» (Nuovo ordine di riparazione) dei Raccourcis (pulsante + della barra in basso, oppure Alt + N) apre direttamente il modulo di un nuovo ordine. Compare solo se l’Officina è attivata per la tua organizzazione e se il tuo ruolo permette di scrivere nell’Officina; sale in cima per un mestiere dell’automotive.

Aggiungere righe all’ordine

Nella scheda dell’ordine, in «Lignes de l’ordre» (Righe dell’ordine), scegli la natura della riga: manodopera, pezzo, forfait, materiale di consumo, subappalto, trasferta, diagnosi. Il prezzo di una riga di manodopera è il tempo a tariffario in minuti moltiplicato per la tariffa oraria della sua categoria, arrotondato al centesimo; cambiare una tariffa più tardi non modifica le righe già emesse. Un pezzo riporta la sua designazione, la sua marca, il suo riferimento e la sua natura (nuovo, scambio standard, riutilizzo, fornito dal cliente). Il semaforo classifica ogni riga: rosso per la sicurezza o l’urgenza, arancione per ciò che va previsto, verde per un punto controllato senza prezzo.

Per una famiglia di pezzi interessata (ottiche, carrozzeria smontabile, rivestimenti…), proponi anche un pezzo di riutilizzo o indica perché non è disponibile: il preventivo e il consenso lo richiedono.

Far firmare il cliente

Nella scheda dell’ordine, indica il chilometraggio, il termine promesso e, se vengono montati dei pezzi, che cosa desidera il cliente per i pezzi sostituiti (la restituzione è proposta per impostazione predefinita).
In «Accords du client» (Consensi del cliente), scrivi il nome del cliente, spunta il suo consenso, poi fai clic su «Enregistrer l’accord» (Salva il consenso).

Se manca un punto, compare l’elenco completo di ciò che manca: chilometraggio, termine promesso, costo probabile, scelta sui pezzi sostituiti e designazione dei pezzi sono obbligatori prima del consenso.

Registrare un consenso orale

Al telefono, scegli «Accord oral consigné» (Consenso orale annotato) (serve il diritto di autorizzare), poi indica l’interlocutore, il canale, la data e l’ora e l’importo comunicato. Il consenso deve essere confermato per iscritto: invia la conferma, poi fai clic sul pulsante corrispondente. Senza conferma entro 24 ore, il consenso viene segnalato in ritardo.

Aggiungere lavori supplementari

Aggiungi la riga: resta «Proposée» (Proposta) e non può essere iniziata. Fai firmare un consenso aggiuntivo (oppure registra il consenso orale): la riga diventa «Autorisée» (Autorizzata) e il massimale autorizzato viene alzato. Una riga autorizzata non si cancella: annullala con un motivo.

Fare una diagnosi

In «Diagnostic» (Diagnosi), annota i sintomi, i codici di errore (uno per riga: P0301 Mancata accensione cilindro 1; inseriti in minuscolo o con spazi, vengono normalizzati), le misurazioni, la conclusione e il tempo impiegato. La diagnosi si fattura a forfait o a tempo impiegato: aggiungi la riga di diagnosi corrispondente.

Preparare il preventivo e farlo accettare

Quando le righe sono pronte, fai clic su «Préparer le devis» (Prepara il preventivo) in «Devis et facture» (Preventivo e fattura) e precisa se è gratuito o a pagamento.
Apri il preventivo in «Ventes» (Vendite) per inviarlo: segue il percorso abituale (numero, PDF, link di firma).
Il cliente spunta le righe che accetta nella pagina del preventivo, poi firma. Un pezzo di riutilizzo proposto sostituisce il pezzo nuovo: sceglie l’uno o l’altro.

Solo le righe accettate sono autorizzate sull’ordine; un preventivo rifiutato in blocco rifiuta l’ordine, e la diagnosi annunciata resta fatturabile.

Fatturare

Quando le righe sono «Terminées» (Concluse), fai clic su «Préparer la facture» (Prepara la fattura): riprende le righe eseguite e autorizzate, al centesimo. All’emissione sono obbligatori la targa e il chilometraggio del veicolo; la fattura stampa anche il numero dell’ordine, il luogo e la data della prestazione e la scelta del cliente sui pezzi sostituiti. Una riga non autorizzata non può essere fatturata. L’ordine passa a «Facturé» (Fatturato) alla restituzione del veicolo.

Redigere il verbale di ricezione e di restituzione

Nella scheda dell’ordine, fai clic su «Ouvrir l’écran Intervention» (Apri la schermata Intervento) (pensata per il telefono: grandi aree touch).
In «Constat de réception» (Verbale di ricezione), rileva i danni per zona (graffio, ammaccatura, scheggiatura, crepa), il chilometraggio, il carburante, le spie accese, gli oggetti lasciati, poi aggiungi delle foto se serve.
Fai clic su «Enregistrer le brouillon» (Salva la bozza), poi fai firmare il cliente: nome, consenso, «Faire signer le constat» (Fai firmare il verbale).

Un verbale firmato è bloccato: per correggerlo, fai clic su «Nouveau constat» (Nuovo verbale), che resta collegato al precedente. Se il verbale non si può fare, indica il motivo: l’ordine può allora essere ricevuto. Quando la sotto-funzione «application de terrain» (app da campo) è attiva, la ricezione di un veicolo richiede questo verbale.

Usare le checklist

In «Check-lists» (Checklist) scegli un modello (Manutenzione a domicilio, Prima della guida in circuito, Controllo di uscita), poi «Démarrer la check-list» (Avvia la checklist). Spunta o misura ogni punto; i punti contrassegnati da una stella sono obbligatori per firmare. Una misura fuori limite viene segnalata senza bloccare. Una checklist firmata è bloccata. I modelli forniti sono indicativi e modificabili; quello per il circuito va fatto convalidare da un preparatore.

Registrare il tempo sull’ordine

Avvia la tua giornata in «Temps» (Tempo), poi, in «Temps pointé sur l’ordre» (Tempo registrato sull’ordine), fai clic su «Pointer le temps en cours sur l’ordre» (Registra il tempo in corso sull’ordine) (scegliendo la riga di manodopera). Un tempo già terminato si collega a una riga dall’elenco dei tempi recenti. Lo scarto rispetto al tempo a tariffario è calcolato sulla riga.

Restituire il veicolo

Quando l’ordine è «Prêt» (Pronto), fai firmare il «Constat de restitution» (Verbale di restituzione) (i danni comparsi dopo la ricezione sono evidenziati), poi fai clic su «Restituer le véhicule» (Restituisci il veicolo). Se il cliente è assente, indica il motivo e fai clic su «Restituer sans signature» (Restituisci senza firma). La restituzione si fa una sola volta.

Impostare le zone e le spese di trasferta

In «Paramètres → Atelier → Zones d’intervention» (Zone di intervento) crea le tue zone con i loro codici postali, la modalità di spese (gratuito, forfait, al chilometro oltre N km, forfait + chilometri), l’ordine minimo e i giorni di giro. La zona «hors zone» (fuori zona) fissa la tariffa per tutto il resto; senza di essa, un indirizzo fuori zona viene rifiutato con un messaggio chiaro.

Pianificare un intervento a domicilio

Nella scheda dell’ordine, in «Planification et déplacement» (Pianificazione e trasferta), fissa l’appuntamento. L’importo delle spese di trasferta viene annunciato in base al codice postale; fai clic su «Ajouter les frais de déplacement» (Aggiungi le spese di trasferta) (distanza dell’andata in chilometri se la zona è a chilometro): la riga «Déplacement» (Trasferta) aggiunta è quella che verrà fatturata. «Appliquer les majorations horaires» (Applica le maggiorazioni orarie) aggiunge, in righe distinte, la maggiorazione della fascia (sera dopo le 19, sabato, domenica, la più alta delle tre) e quella dell’urgenza, calcolate sulla manodopera secondo le tue impostazioni. I giorni festivi non sono calcolati: inserisci la maggiorazione a mano.

La pagina «Aujourd’hui» (Oggi) elenca il giro del giorno in ordine di orario, con l’indirizzo (link di navigazione), il veicolo, la richiesta e i pezzi da prevedere.

Ritrovare un pezzo con qualsiasi riferimento

Apri «Atelier → Pièces» (Officina → Pezzi), inserisci un riferimento (costruttore o equipaggiatore), un codice EAN o un nome: la ricerca ritrova il pezzo a prescindere dalla formattazione (spazi, trattini, maiuscole) e mostra i riferimenti equivalenti noti. I riferimenti costruttore di un articolo si compilano nella sua scheda del catalogo fornitore; formano con lui un gruppo di equivalenza. I pezzi «circuit uniquement» (solo circuito) sono segnalati.

Ordinare dei pezzi

Dalla ricerca, «Commander» (Ordina) prepara una bozza di ordine a un solo fornitore. Nulla viene inviato automaticamente: rileggi la bozza, poi «Marquer comme envoyée» (Segna come inviata) (il numero PC-AAAA-NNNN viene assegnato in quel momento). All’arrivo, «Réceptionner» (Ricevi la merce) fa entrare i pezzi nel magazzino dell’officina; è possibile una ricezione parziale, mai oltre la quantità ordinata. Un ordine già ricevuto, anche in parte, non si annulla più. Il deposito di un pezzo di scambio viene seguito fino al suo rimborso.

Seguire il magazzino dell’officina e dei furgoni

In «Pièces → Stock» (Pezzi → Magazzino) crea un’ubicazione «atelier» (officina) e, se serve, un furgone. Il livello è la somma dei movimenti: non si modifica, si regolarizza con un motivo scritto. Nella scheda dell’ordine, «Sortir les pièces du stock» (Preleva i pezzi dal magazzino) toglie i pezzi dell’ordine, una sola volta per riga; un pezzo fornito dal cliente non esce dal magazzino. Se il livello scende sotto zero, compare un avviso perché tu regolarizzi l’inventario. L’elenco «À charger dans la camionnette aujourd’hui» (Da caricare oggi sul furgone) riprende i pezzi degli appuntamenti del giorno meno ciò che il furgone contiene già.

Fare un intervento in garanzia

La garanzia di un pezzo (durata, chilometraggio) viene ripresa dall’articolo scelto, poi corretta sulla riga dell’ordine. Per un veicolo già restituito, «Créer l’ordre de reprise» (Crea l’ordine di ripresa) apre un ordine collegato all’ordine di origine: mostra l’ordine di origine e la garanzia residua di ogni pezzo. Il costo della ripresa si misura come per qualsiasi ordine (tempo registrato, pezzi prelevati). Il «Taux de retour» (Tasso di ritorno) (riprese rapportate agli ordini restituiti su dodici mesi) compare in cima alla pagina Pezzi. Un pezzo difettoso rispedito al fornitore si segue fino alla nota di credito.

Seguire la manutenzione di un veicolo

Nella scheda del veicolo, la scheda «Plan d’entretien» (Piano di manutenzione) elenca le voci da tenere sotto controllo (cambio olio, distribuzione, revisione…) con un intervallo in chilometri (o in ore) e/o in mesi. La prossima scadenza non si inserisce mai: viene calcolata in base all’ultima esecuzione, «al primo raggiunto» (la data, o il chilometraggio convertito in data dal ritmo medio d’uso del veicolo). Una voce è «À jour» (Aggiornata), «Bientôt» (A breve) (meno di 30 giorni o 1.000 km), «En retard» (In ritardo) o «Inconnu» (Sconosciuta) finché non è nota alcuna esecuzione.

Per iniziare, applica un modello di esempio (benzina, diesel, ibrido, elettrico, moto) oppure aggiungi le tue voci, con l’ultima esecuzione nota se ce l’hai. I modelli sono punti di riferimento dell’officina, modificabili: il libretto del costruttore prevale sempre. La revisione senza visita nota si calcola a partire dalla prima immatricolazione del veicolo.

Nella scheda di un ordine, la scheda «Postes d’entretien réalisés» (Voci di manutenzione eseguite) collega ogni riga di lavori alla voce che realizza: una volta restituito il veicolo, l’ultima esecuzione della voce si aggiorna da sola.

Preparare dei promemoria per il cliente

Nella scheda del piano, «Rappels au client» (Promemoria al cliente) si attiva veicolo per veicolo, con la «base légale» (base giuridica) registrata (contratto, consenso o legittimo interesse; secondo la normativa francese ed europea sulla protezione dei dati): senza di essa non viene preparato alcun promemoria. I promemoria sono preparati 30 giorni prima della scadenza (regolabile) e una sola volta per scadenza; non vengono inviati da questa schermata. «Arrêter les rappels» (Interrompi i promemoria) li chiude subito.

Consultare il libretto di manutenzione

La scheda «Carnet d’entretien» (Libretto di manutenzione) riprende soltanto gli ordini conclusi della tua officina per questo veicolo: data, chilometraggio, operazioni, pezzi con la loro marca e il loro riferimento. Stampalo o salvalo in PDF dal browser; la sua impronta dipende solo dal contenuto. La scheda «Historique» (Cronologia) ripercorre ordini, preventivi, fatture e promemoria.

Il cliente segue il suo veicolo

Nell’area cliente, la voce «Mon véhicule» (Il mio veicolo) mostra al cliente i veicoli che detiene oggi, l’avanzamento dell’intervento in corso (ricevuto, in diagnosi, in attesa del suo consenso, in corso, pronto), le prossime scadenze e il libretto di manutenzione del periodo in cui detiene il veicolo: non vede mai ciò che è successo prima di lui.

Cosa prepara SheepIA per l’officina

In «À faire» (Da fare), la voce «Atelier» raggruppa ciò che SheepIA prepara in base ai dati della tua officina. Nulla parte da solo: ogni scheda si convalida o si scarta con un clic, e SheepIA non inventa né prezzi, né tempi, né riferimenti (ogni cifra viene dal catalogo, dall’ordine, dal preventivo o dalla rilevazione del tempo).

«Accord oral à confirmer par écrit» (Consenso orale da confermare per iscritto): un consenso orale non ha conferma scritta 24 ore dopo. La scheda torna ogni giorno finché la conferma non è annotata («J’ai envoyé la confirmation écrite», Ho inviato la conferma scritta).
«Pièces à commander» (Pezzi da ordinare): dei pezzi autorizzati non sono né in magazzino né ordinati. Convalidare prepara una bozza di ordine per fornitore (articolo al miglior prezzo del catalogo); la rileggi e la invii tu stesso.
«Rappel d’entretien» (Promemoria di manutenzione): il testo del promemoria è pronto (senza prezzo né data inventati); lo invii dalla tua posta, poi fai clic su «J’ai envoyé le rappel» (Ho inviato il promemoria).
«Relance de devis» (Sollecito del preventivo) (3 giorni senza risposta, poi ogni settimana) e «relance de préconisation» (sollecito di raccomandazione) (punto rosso o arancione non eseguito 30 e poi 90 giorni dopo la restituzione): il testo è preparato, ma sei tu a sollecitare il cliente.
«Devis à partir d’un diagnostic» (Preventivo a partire da una diagnosi): le prestazioni e i pezzi del catalogo riconosciuti nella conclusione della diagnosi vengono aggiunti all’ordine come righe proposte; il preventivo resta da rileggere e da inviare a cura tua.
«Compte rendu de restitution» (Resoconto di restituzione): un testo chiaro per il cliente, composto dalle righe eseguite e dalle raccomandazioni; «Enregistrer au dossier» (Salva nel fascicolo) lo conserva nel registro dell’ordine.
«Mise à jour des temps barèmes» (Aggiornamento dei tempi a tariffario): a partire da 5 rilevazioni reali che si discostano dal tariffario, viene proposto il tempo mediano; cambiare una tariffa resta una decisione umana.
«Préparation du lendemain» (Preparazione del giorno dopo) e «résumé du véhicule» (riepilogo del veicolo): la sera prima, a fine pomeriggio, il giro, i pezzi da caricare, gli scarti di magazzino e, per ogni veicolo, la cronologia, le raccomandazioni aperte e le garanzie in corso.
«Véhicule de courtoisie non rendu» (Veicolo sostitutivo non restituito): un prestito la cui scadenza è superata torna ogni giorno finché il rientro non è registrato; registralo in «Atelier → Courtoisie» (Officina → Cortesia).
«Accord de l’expert à relancer» (Consenso del perito da sollecitare): un sinistro dichiarato da più di tre giorni senza consenso (né urgenza) torna ogni settimana; i lavori non possono iniziare senza questo consenso.
«Campagne de saison des pneus» (Campagna di stagione dei pneumatici): all’avvicinarsi della stagione, l’elenco dei clienti di cui un treno di gomme è depositato nell’hotel dei pneumatici, con un messaggio tipo; lo invii tu stesso, poi «Clients prévenus» (Clienti avvisati).
«Passage groupé d’une flotte» (Passaggio raggruppato di una flotta): almeno due scadenze vicine o superate in un contratto di flotta, raggruppate per sede; la scheda torna ogni settimana finché non le hai pianificate. Un gesto scartato non torna per lo stesso segnale; un nuovo segnale (altro giorno, altra diagnosi, altri pezzi) dà una nuova scheda. Ogni tipo può essere consultato in «Paramètres → Autonomie de SheepIA» (Autonomia di SheepIA); nessuno di questi tipi è automatico.

Tenere il registro dei rifiuti

Con la sotto-funzione «Déchets» (Rifiuti) («Paramètres → Atelier»), la pagina «Atelier → Déchets» tiene il registro cronologico dei tuoi rifiuti (oli usati, filtri, batterie, liquidi, stracci sporchi, pneumatici, fluidi frigorigeni), con il loro codice dell’elenco europeo. Dichiara un rifiuto prodotto, oppure un ritiro da parte di un raccoglitore: devi allora scegliere il raccoglitore (un fornitore contrassegnato come «collecteur de déchets» (raccoglitore di rifiuti) nelle impostazioni) e inserire il numero del formulario. Il ritiro non può superare ciò che è presente.

Il registro non si modifica mai: un errore si corregge con una scrittura inversa con il suo motivo (una sola volta per scrittura). Imposta il punto di stoccaggio dichiarato e, rifiuto per rifiuto, una quantità o una durata massima: oltre il limite compare un avviso e una scheda sale in «À faire». «Exporter le registre» (Esporta il registro) produce un file CSV.

Nella scheda di un ordine, «Estimer les déchets de l’ordre» (Stima i rifiuti dell’ordine) aggiunge al registro i rifiuti prodotti dalle righe eseguite, in base alle tue regole di stima (per esempio un litro di olio usato per ogni litro di olio messo). Senza regole non si indovina nulla; rilanciare non crea doppioni.

Registrare i tuoi documenti professionali

In «Paramètres → Atelier → Documents professionnels» (Documenti professionali) registra la tua qualifica, le tue assicurazioni (responsabilità civile, veicoli affidati), le tue attestazioni (fluidi frigorigeni, abilitazioni), il contratto del tuo raccoglitore… con la loro scadenza. 60 giorni prima, una scheda sale in «À faire»; «Renouveler» (Rinnova) registra la nuova scadenza.

Pubblicare le tue tariffe

In «Paramètres → Atelier → Page publique des tarifs» (Pagina pubblica delle tariffe), «Publier la page» (Pubblica la pagina) crea un link pubblico: tariffe orarie e forfait tasse incluse, generati dal tuo catalogo e sempre aggiornati, stampabili come manifesto A4. Il link viene mostrato solo alla creazione: copialo sul tuo sito. «Renouveler le lien» (Rinnova il link) invalida il vecchio.

Schede di assetto e uso in pista

Nella scheda di un veicolo, «Fiches de réglages» (Schede di assetto) conserva una scheda per sessione: circuito, pressioni a freddo, geometria, peso per ruota con la ripartizione esatta al decimo (anteriore/posteriore, sinistra/destra, diagonale), tempo sul giro, incidenti. Una scheda convalidata è bloccata: una correzione crea una nuova versione. Puoi confrontare due schede, esportarle in CSV e condividerne una con il cliente, che la ritrova nella sua area.

Su un ordine, «Usage piste» (Uso in pista) compare appena viene montato un pezzo «solo circuito» o non omologato: il cliente firma una dichiarazione d’uso prima della fattura, e la dicitura «circuit fermé, non homologuée pour la route» (circuito chiuso, non omologato per la strada) figura sui documenti. Una prestazione che elimina, neutralizza o maschera un dispositivo antinquinamento o un difetto (rimozione del FAP, neutralizzazione della valvola EGR, cancellazione di un difetto mascherato…) fa scattare un avviso: per procedere comunque serve una giustificazione scritta (uso in competizione su un veicolo non immatricolato), che viene conservata. Se la modifica è rilevante (freni, collegamento a terra, sterzo, potenza) e non omologata per la strada, l’ordine propone la checklist del fascicolo di omologazione a titolo isolato. I testi della dichiarazione e delle diciture vanno fatti rileggere prima della messa in servizio. Queste regole sono regole francesi.

Pianificare l’officina

Con la sotto-funzione «Planning d’atelier» (Pianificazione dell’officina), dichiara prima le tue risorse in «Paramètres → Atelier → Ressources de l’atelier» (Risorse dell’officina): ponti, postazioni di lavoro, cabina di verniciatura, banco di geometria, area di lavaggio, furgoni, carri attrezzi. La capacità indica quanti veicoli la risorsa accetta contemporaneamente; i ponti sono numerati in ordine per la vista 3D. Il coefficiente di durata (stessa pagina) moltiplica la somma dei tempi a tariffario di un ordine per darne la durata prevista.

Apri poi «Atelier → Planning de l’atelier» (Officina → Pianificazione dell’officina): una riga per risorsa (o per tecnico) e una colonna per giorno. Trascina una prenotazione su un altro giorno o su un’altra risorsa per spostarla (mantiene l’orario e la durata), oppure fai clic su di essa per modificarla da tastiera. Sotto la griglia, gli ordini da pianificare riportano la loro durata prevista: trascinali su un giorno, oppure fai clic su «Planifier» (Pianifica). Una risorsa non può mai essere prenotata due volte nella stessa fascia (oltre la sua capacità): l’officina rifiuta la prenotazione e te lo dice. Un tecnico assegnato a due prenotazioni sovrapposte viene segnalato in rosso, senza blocco. Spostare un ordine su un altro ponte non fa perdere né la sua rilevazione dei tempi né le sue righe. L’appuntamento dell’ordine segue le sue prenotazioni.

Mostrare lo schermo d’officina

«Atelier → Tableau d’atelier» (Officina → Bacheca d’officina) è uno schermo in sola lettura per un televisore dell’officina: gli ordini del giorno, il loro stato, la risorsa occupata e i veicoli pronti. Si aggiorna da solo e non mostra mai il nome di un cliente; la targa è in parte nascosta per impostazione predefinita (impostazione in «Paramètres → Atelier → Planning, tableau d’atelier et courtoisie» (Pianificazione, bacheca d’officina e cortesia)).

Accogliere e restituire

«Atelier → Réception» (Officina → Ricezione) elenca gli arrivi del giorno, le restituzioni previste e i veicoli che aspettano dei pezzi, il consenso del cliente o quello del perito.

Prestare un veicolo sostitutivo

Dichiara prima il veicolo in «Paramètres → Véhicules» (Impostazioni → Veicoli) con l’uso Courtoisie (Cortesia). In «Atelier → Courtoisie», il parco mostra ciò che è disponibile, prestato, in manutenzione o in ritardo.

Fai clic su «Prêter» (Presta): scegli l’ordine collegato (il cliente viene ripreso) oppure un cliente, il conducente, la «permis vérifié le…» (patente verificata il…), la scadenza, il chilometraggio e il livello di carburante o di carica alla partenza, e rileva i danni esistenti.
Il conducente accetta le condizioni di prestito (modificabili nelle impostazioni), poi «Signer et remettre les clés» (Firma e consegna le chiavi).

Il numero della patente non viene mai inserito né conservato: solo la verifica lo è (data e nome del membro). Un veicolo non può essere prestato due volte contemporaneamente, né durante la sua manutenzione. Al rientro, «Enregistrer le retour» (Registra il rientro) confronta il verbale con quello della partenza (nuovi danni), calcola il carburante o la carica mancante (al prezzo impostato) e i danni riaddebitabili entro il limite della franchigia del contratto, e può aggiungerli all’ordine collegato come righe proposte. Un rientro non registrato alla scadenza torna in À faire. Le condizioni di prestito proposte sono un modello: falle rileggere prima di usarle.

Gestire un sinistro (carrozzeria)

Con la sotto-funzione «Carrosserie et sinistres» (Carrozzeria e sinistri), la scheda di un ordine propone «Déclarer le sinistre» (Dichiara il sinistro): assicuratore, numero di sinistro e di contratto, data, franchigia, IVA recuperabile o no dal cliente. Il fascicolo («Atelier → Sinistres» (Officina → Sinistri)) segue la perizia:

Incaricare il perito (sul posto, a distanza o su foto), poi registrare il suo consenso: importo, base (tasse incluse o al netto delle tasse), data, riferimento e relazione. Un consenso complementare sostituisce il precedente e resta nel registro.
Senza il consenso del perito, i lavori non possono iniziare. In caso di urgenza, un membro autorizzato la dichiara con il suo motivo (almeno 10 caratteri): viene tracciata nel fascicolo e nel registro dell’ordine.
La cessione del credito si firma sul fascicolo; il suo testo è versionato. È un modello da far rileggere prima dell’uso.
Il preventivo di lattoneria e verniciatura si inserisce elemento per elemento (tempo di lattoneria, tempo di verniciatura, ingredienti, pezzo); «Appliquer à l’ordre» (Applica all’ordine) ne fa righe proposte alla tariffa della categoria, una sola volta, poi il preventivo segue il circuito abituale.
Otto foto standardizzate (quattro angoli, quattro lati) sono richieste prima e dopo i lavori, più dei primi piani liberi.
Fatturazione a due paganti: spunta le righe eseguite da fatturare all’assicuratore; non possono superare il consenso del perito meno la franchigia. Il resto è fatturato al cliente. La somma delle due fatture è la quota dell’assicuratore più la quota del cliente. Registra i pagamenti ricevuti da ciascuno: il fascicolo si chiude quando tutto è saldato.

Rilevare i pneumatici e gestire l’hotel dei pneumatici

Con la sotto-funzione Pneus (Pneumatici), la scheda di un ordine propone «Pneus»: per ogni ruota (anteriore sinistra, anteriore destra, posteriore sinistra, posteriore destra, ruota di scorta), la dimensione (205/55 R16 si legge in tutti i suoi formati), gli indici di carico e di velocità, il DOT (settimana poi anno, per esempio 2419), la profondità del battistrada, la pressione e il link all’etichetta europea. L’età del pneumatico e la sua usura sono calcolate: da tenere d’occhio sotto i 3 mm, da sostituire a 1,6 mm.

«Atelier → Pneus» (Officina → Pneumatici) è l’hotel dei pneumatici. Crea le tue ubicazioni (corsia, scaffale, livello: A-2-3), poi «Ranger un jeu» (Deposita un treno): veicolo, cliente (il proprietario per impostazione predefinita), stagione, pneumatici e cerchi, bulloni antifurto, stato, foto. Un’ubicazione contiene un solo treno, anche se due persone ne depositano uno contemporaneamente. Il treno si ritrova digitando una parte della targa, il nome del cliente o l’ubicazione. Puoi spostarlo, stampare la sua etichetta (il QR porta alla sua scheda) e farlo uscire: l’ubicazione viene liberata e la cronologia dei movimenti resta. «Facturer le gardiennage» (Fattura il deposito) aggiunge una riga a forfait (una per periodo di stoccaggio) a un ordine aperto.

All’avvicinarsi della stagione (dal 15 settembre al 15 novembre per i treni invernali, dal 1° marzo al 30 aprile per i treni estivi), la scheda Campagne (Campagna) elenca i clienti da avvisare e SheepIA prepara il messaggio tipo. Nulla parte da solo.

Seguire una flotta aziendale

Con la sotto-funzione Flottes (Flotte), «Atelier → Flottes» (Officina → Flotte) conserva i contratti di manutenzione dei tuoi clienti aziendali: le sedi e i loro referenti, il parco (un veicolo è in un solo contratto attivo), la soglia di consenso preventivo (300 € al netto delle tasse proposti), l’obbligo o meno di un ordine d’acquisto del cliente e la modalità di fatturazione (raggruppata ogni mese, oppure una fattura per ordine). I prezzi negoziati sono quelli dei prezzi per cliente del catalogo. La scheda Échéances (Scadenze) raggruppa per sede le manutenzioni e i controlli vicini o scaduti; SheepIA propone allora un passaggio raggruppato.

Nella scheda di un ordine di un veicolo del parco, «Demander l’accord» (Richiedi il consenso) applica il contratto: fino alla soglia (inclusa), il consenso è considerato dato dal contratto e tracciato come tale; oltre, il gestore deve convalidare nella sua area (link di accesso del cliente): vi vede i veicoli del suo contratto, le sue scadenze, i preventivi da convalidare o da rifiutare e le sue fatture. Non vede mai il parco di un altro cliente. Se il contratto richiede un ordine d’acquisto, nessun consenso è possibile senza di esso (può essere inserito a posteriori su un ordine già accordato).

«Facturer le mois» (Fattura il mese) (scheda Facturation (Fatturazione)): l’anteprima mostra gli ordini del contratto restituiti nel mese solare e le loro righe eseguite; la fattura raggruppata riprende esattamente quelle righe, con targa e numero d’ordine in testa. All’emissione, i controlli dell’officina si applicano ordine per ordine. Un ordine in attesa di consenso, rifiutato o senza l’ordine d’acquisto richiesto viene escluso, con il suo motivo.

Prendere una chiamata di soccorso stradale

Con la sotto-funzione Dépannage (Soccorso stradale), «Atelier → Dépannage» (Officina → Soccorso stradale) inizia con la scheda rapida: chiamante, telefono e luogo bastano. La posizione del telefono viene registrata solo con il consenso della persona. Completa poi il tipo (sul posto, traino, carro attrezzi), il veicolo (riconosciuto dalla targa), l’assistenza e il suo numero di pratica, la destinazione, i chilometri in carico e a vuoto, l’attesa e i pedaggi. Fai avanzare la scheda con un gesto: in viaggio, sul posto, traino, al deposito, concluso.

La custodia presso il deposito è conteggiata per giorno solare iniziato (l’ingresso e l’uscita contano ciascuno una volta, i giorni gratuiti si detraggono). Il preventivo si calcola in base alle tue tariffe («Paramètres → Atelier → Tarifs de dépannage» (Tariffe di soccorso stradale)), con la maggiorazione serale, del fine settimana o d’urgenza impostata nell’officina. Nulla viene mai calcolato con una tariffa che non hai inserito, e la tariffa autostradale regolamentata si inserisce una volta con il riferimento del testo ufficiale; una nuova versione si aggiunge, nulla si modifica. «Créer l’ordre de facturation» (Crea l’ordine di fatturazione) apre un ordine «bordo strada» fatturabile al cliente o all’assistenza, le cui righe valgono esattamente il preventivo.

Identificare un veicolo

Alla creazione di un veicolo, «Décoder le VIN» (Decodifica il VIN) legge localmente il numero di telaio: costruttore (se noto), regione e anni possibili. È gratuito e nulla viene inviato all’esterno. Con la sotto-funzione Recherche par plaque (Ricerca per targa), «Rechercher par plaque» (Cerca per targa) interroga un servizio di identificazione che consuma un credito del tuo pacchetto; senza crediti, nessuna ricerca parte. In questa versione risponde solo un set dimostrativo. Verifica sempre le informazioni con il libretto di circolazione.

Leggere una carta di circolazione

Alla creazione di un veicolo, «Lire la carte grise» (Leggi la carta di circolazione) propone di scegliere la carta di circolazione francese (carte grise) tra i tuoi Documenti (oppure di caricarla). L’officina riprende il testo che la lettura automatica dei Documenti ha già estratto: targa, data della prima immatricolazione, marca, modello, VIN, potenza, alimentazione. Nulla viene salvato da solo: i campi letti sono incorniciati, li rileggi e crei il veicolo. Il nome e l’indirizzo dell’intestatario non vengono mai ripresi. Se un veicolo porta già questa targa, un link apre la sua scheda. Se il documento non è ancora stato letto (o se la lettura automatica è inattiva), un messaggio lo indica e inserisci i campi a mano.

Seguire gli indicatori dell’officina

In «Atelier → Indicateurs de l’atelier» (Officina → Indicatori dell’officina), scegli il periodo: fatturato per famiglia (manodopera, ricambi, forfait, trasferte, altro), numero di fatture, scontrino medio, margine sui ricambi di cui è noto il prezzo d’acquisto, efficienza (tempo venduto sul tempo registrato), occupazione dei ponti e delle postazioni, preventivi accettati e tempi, raccomandazioni e promemoria seguiti da un ordine, rilavorazioni in garanzia. Gli importi sono quelli delle fatture emesse nel periodo. Riferimenti: una giornata d’officina conta 8 ore dal lunedì al venerdì, e un promemoria è considerato seguito se un ordine viene aperto per il veicolo entro 60 giorni.

Veicoli elettrici e ibridi

Con la sotto-funzione «Véhicules électriques et hybrides» (Veicoli elettrici e ibridi):

«Atelier → Habilitations électriques» (Officina → Abilitazioni elettriche): registra l’abilitazione di ogni tecnico (livello, data di rilascio, scadenza). L’abilitazione è rilasciata dalla tua azienda: SheepOS la registra e ti avvisa 60 giorni prima della scadenza. Non si cancella nulla, si archivia.
Nella stessa pagina, se serve, fissa il livello richiesto per una prestazione del tuo catalogo.
Un tecnico senza un’abilitazione valida del livello richiesto non può essere assegnato a un veicolo ad alta tensione (pianificazione, registrazione dei tempi), con un messaggio che dice cosa fare.
Nell’ordine, la scheda Consignation (Messa in sicurezza) registra la messa fuori tensione (messa fuori tensione, bloccaggio, delimitazione, verifica dell’assenza di tensione con la tensione misurata), poi il ripristino della tensione. Solo un membro abilitato al livello di messa in sicurezza può registrarla. Non sostituisce la procedura della tua azienda.
Nella scheda del veicolo, «Spécificités du véhicule» (Specificità del veicolo) conserva la capacità della batteria di trazione e il suo stato di salute.

Due ruote, veicoli pesanti e agricoli

Nella scheda del veicolo, la scheda «Spécificités du véhicule» (Specificità del veicolo) si adatta alle sotto-funzioni attive: cilindrata, trasmissione e controllo del kit catena per le due ruote (un avviso compare alla scadenza); categoria, assi, peso e scadenza del cronotachigrafo per i veicoli pesanti e le macchine agricole (SheepOS ricorda la scadenza che inserisci e non controlla nulla). Un veicolo con contatore a ore non mostra mai chilometri. In primavera SheepIA prepara in À faire (Da fare) un messaggio tipo per le moto e gli scooter non ancora rivisti quest’anno.

Vedere l’officina nella vista 3D

Quando l’Officina è attivata, il modello Mon entreprise mostra il garage: i veicoli in corso in base allo stato del loro ordine (ricezione, in corso, in attesa di consenso o di pezzi, pronto), posati sul ponte dove sono prenotati, i veicoli sostitutivi disponibili, prestati o in ritardo, il furgone di intervento durante il giro del giorno e un contatore per ciò che non è disegnato. Le targhe sono nascoste in modalità presentazione. La vista non modifica mai un ordine: fai clic su un veicolo per aprire il suo ordine.

I limiti della tua offerta

La tua offerta fissa il numero di veicoli registrati (100 nell’offerta gratuita; i veicoli archiviati non contano) e il numero di ordini di riparazione aperti ogni mese (60 nell’offerta gratuita); le offerte a pagamento ne comprendono di più. Al limite, viene rifiutata solo l’aggiunta, con un messaggio chiaro: archiviare un veicolo libera un posto, un nuovo mese riparte da zero, e una ripresa in garanzia resta sempre possibile. I tuoi veicoli e i tuoi ordini restano leggibili, stampabili ed esportabili. La pagina Consommation (Consumo) delle Impostazioni mostra a che punto sei, con un avviso a partire dall’80 %.

Domande frequenti

Perché la voce Officina non compare?

Il modulo è disattivato per impostazione predefinita: un amministratore lo attiva in «Paramètres → Personnalisation» (Impostazioni → Personalizzazione) (richiede la fatturazione), oppure lo sceglie nell’assistente di avvio per un mestiere dell’automotive. Può anche disattivarlo e poi riattivarlo senza perdere nulla.

Che differenza c’è con i veicoli delle Impostazioni?

I veicoli di «Paramètres → Véhicules» (Impostazioni → Veicoli) sono i tuoi, usati per gli spostamenti e il costo al chilometro. I veicoli dell’Officina sono quelli dei tuoi clienti, con la loro cronologia.

Cosa succede se tolgo la spunta a una sotto-funzione?

I suoi menu e i suoi campi scompaiono e i nuovi inserimenti che ne dipendono vengono rifiutati. Nulla viene cancellato e la lettura della cronologia resta possibile.

Chi può configurare l’officina?

I proprietari e gli amministratori. Gli altri ruoli possono leggere o modificare i veicoli in base ai loro diritti: vedi Rôles et équipes.