Informativa sulla privacy

Versione 2.2 · aggiornata al 20 ottobre 2026.

Questa pagina descrive i dati che SheepOS tratta, perché, con chi e per quanto tempo. Si applica al sito e all’applicazione. Si applica il regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR; in francese RGPD).

1. Chi è responsabile, e di che cosa?

TB-IT (Bastien HUGUES, ditta individuale (micro-entrepreneur, regime francese)), 6 rue Simone de Beauvoir, 67380 Lingolsheim, France, edita SheepOS. Contatto per i dati personali: contact@tb-it.fr; per il servizio: support@tb-it.fr.

• Titolare del trattamento per i dati di cui TB-IT decide l’utilizzo: l’account, l’accesso, la sicurezza, la misurazione della frequentazione, la demo pubblica, l’assistenza.
• Responsabile del trattamento per quanto l’Utente registra sui propri clienti, ospiti, contatti e corrispondenti (schede, fatture, documenti, e-mail). Per tali dati il titolare del trattamento è l’Utente: TB-IT li tratta per suo conto, unicamente per fornirgli il servizio.

2. Dati trattati, finalità e base giuridica

• Account: nome, e-mail, password (conservata in forma di hash, mai in chiaro), lingua, fuso orario, autenticazione a due fattori se attivata. Base giuridica: esecuzione del contratto.
• Dati di lavoro inseriti dall’Utente: clienti, contatti, progetti, agenda, attività, tempi, spostamenti, fatture e pagamenti, affitti, ospiti, spese, documenti, caselle di posta. Base giuridica: esecuzione del contratto.
• Sicurezza: indirizzo IP e tipo di dispositivo all’accesso, sessioni aperte, avviso di accesso da un nuovo dispositivo, registro delle azioni dell’organizzazione. Base giuridica: legittimo interesse (sicurezza del servizio).
• E-mail di servizio: verifica, invito, reimpostazione, avviso e al massimo tre messaggi di benvenuto (lo stesso giorno, due giorni e sette giorni dopo), poi più nulla. Base giuridica: esecuzione del contratto; legittimo interesse per il benvenuto.
• Fatture emesse: conservate per rispettare il diritto contabile (francese) (obbligo legale).
• Posizione: solo se l’Utente la autorizza, al momento di uno spostamento, per proporre l’indirizzo di partenza; mai seguita in modo continuo. Base giuridica: consenso.
• Notifiche sul dispositivo: solo se l’Utente le attiva. Base giuridica: consenso.
• Provenienza della registrazione: l’eventuale fonte della campagna (parametri «utm» di un link) e la pagina di arrivo, collegate alla creazione dello spazio dell’Utente, solo quando questa misurazione è attiva. Base giuridica: legittimo interesse.
• Soddisfazione: un voto da 1 a 5 e un commento facoltativo, tramite un link monouso, senza account né cookie.

SheepOS non mostra alcuna pubblicità, non vende alcun dato e non segue la navigazione dell’Utente su altri siti.

3. SheepIA, l’assistente

Che cos’è. SheepIA è un assistente basato su un modello linguistico che TB-IT gestisce direttamente, su macchine da essa controllate. Il contenuto dello spazio dell’Utente non è inviato ad alcun fornitore terzo di intelligenza artificiale. I contenuti sottoposti all’assistente non servono ad addestrare un modello comune né a migliorare un modello condiviso tra clienti.

Quando legge qualcosa. SheepIA non legge nulla in background all’insaputa dell’Utente: legge un contenuto su richiesta («Proposer une réponse» (proponi una risposta), «Résumé» (riassunto), smistamento dei messaggi messi da parte, «Demander à SheepIA» (chiedi a SheepIA) nei Documenti) oppure, per le funzioni attivate dall’Utente o dalla sua organizzazione (riassunto di documenti, sintesi facoltativa della giornata di domani), soltanto ciò che il ruolo dell’Utente gli consente già di leggere. Non riceve alcuno strumento di azione: non invia, non sposta e non elimina nulla, scrive un testo che l’Utente rilegge. I documenti classificati «secret» (segreto) non gli sono mai forniti; una cartella o un documento può essere chiuso a SheepIA.

Che cosa viene conservato. Il testo generato in attesa della rilettura dell’Utente è conservato cifrato per 10 minuti dopo la fine dell’elaborazione (al massimo 2 ore), poi cancellato. Per ogni chiamata è conservata una riga tecnica (tipo di operazione, organizzazione, membro, crediti, durata, numero di token, risultato), senza mai registrare il contenuto dei messaggi, delle istruzioni o delle bozze. Ogni chiamata è etichettata e verificata prima di raggiungere il modello: due organizzazioni non condividono alcun contenuto.

Memoria privata e apprendimento. Per scrivere meglio come l’Utente, SheepIA conserva le sue preferenze di scrittura (tono, formula di cortesia, uso del tu), i suoi rapporti con alcuni corrispondenti e le sue correzioni delle bozze. Questa memoria è privata per ciascun membro: invisibile agli altri membri, amministratori compresi, e all’Editore; cifrata con la chiave del membro; limitata (200 correzioni, 300 rapporti); mai condivisa con l’organizzazione né utilizzata per un modello comune. L’apprendimento a partire dalle correzioni è attivato per impostazione predefinita; può essere disattivato in qualsiasi momento («Paramètres» (Impostazioni), «Mes boîtes mail» (Le mie caselle di posta), «Ce que SheepIA sait de moi» (Che cosa SheepIA sa di me)): la registrazione si interrompe subito. L’Utente può inoltre vedere, correggere o cancellare tutto, per intero o elemento per elemento. Base giuridica: legittimo interesse a migliorare le bozze, con il diritto di opporsi con un clic.

Le impostazioni dell’Utente. Un amministratore può disattivare SheepIA per l’intera organizzazione; ogni membro può rifiutarlo per la propria casella di posta; un’impostazione personale consente di non fornirgli i titoli dei documenti di un cliente; crediti giornalieri limitano l’utilizzo.

SheepIA può sbagliare. Le sue proposte possono essere errate o incomplete: l’Utente le rilegge sempre prima di inviare o agire. Nessuna decisione che produca effetti giuridici nei confronti dell’Utente è presa automaticamente da SheepIA. Se l’Utente gli sottopone un messaggio che riguarda terzi (clienti, corrispondenti), resta responsabile dell’informazione di tali persone, come per qualsiasi trattamento relativo alla propria attività.

4. Le caselle di posta

Un membro può collegare una casella Microsoft 365 (autorizzazione OAuth) o una casella IMAP (host, identificativo e password per le applicazioni, solo connessione cifrata). Le caselle Gmail si collegano in IMAP con una password per le applicazioni; non esiste una connessione OAuth Google per la posta.

• Che cosa copiamo: le cartelle e i messaggi (intestazioni, corpo, allegati) nei limiti dello storico del piano dell’Utente. La copia completa dei messaggi e le credenziali della casella sono cifrate con una chiave propria del membro. La casella è privata: gli altri membri, amministratori compresi, non vi hanno accesso tramite l’applicazione.
• Che cosa facciamo: visualizzare, cercare, inviare, salvare bozze, spostare o archiviare su richiesta dell’Utente. Nessun invio automatico. L’HTML dei messaggi viene ripulito e visualizzato in un riquadro isolato; le immagini remote sono bloccate per impostazione predefinita.
• Disconnessione: elimina le copie e cancella le credenziali presso di noi (e revoca l’autorizzazione presso il fornitore quando questo lo consente). Non tocca la casella presso il fornitore.
• Caselle di prenotazione (affitti): sola lettura, dei soli mittenti autorizzati (Airbnb, Booking.com…); sono conservate solo le informazioni della prenotazione (date, ospiti, importi, codice), mai l’e-mail.

5. I documenti

I file sono cifrati prima di essere scritti sui nostri server, con una chiave di dati per organizzazione, una per spazio privato di un membro e una per file. Lo spazio privato di un membro non è leggibile dagli amministratori tramite l’applicazione.

Un limite da conoscere: la chiave principale di cifratura è detenuta dal server. Non si tratta quindi di una cifratura «end-to-end» di cui l’Editore non potrebbe leggere il contenuto: protegge i dati conservati, e l’Editore non vi accede in pratica (si veda «Che cosa vede l’Editore»).

6. Cookie e archiviazione nel browser

Sono impostati soltanto i cookie necessari al funzionamento e alla sicurezza (accesso, registrazione in corso, riconoscimento del dispositivo per limitare i tentativi abusivi), nonché preferenze di visualizzazione e cache nel browser (compreso il funzionamento offline dell’applicazione installata). Nessun cookie pubblicitario. Una misurazione del pubblico del sito pubblico da parte di un terzo è attivata solo con il consenso dell’Utente (sezione 7). Il dettaglio, nome per nome, è nella pagina Cookie e archiviazione locale.

7. Misurazione del pubblico del sito

Il sito segnala ai server di SheepOS l’arrivo dell’Utente (una sola volta per visita: la pagina di arrivo senza i parametri, il dominio del sito di provenienza, il tipo di dispositivo e l’eventuale fonte della campagna), ogni pagina consultata (indirizzo senza parametri, rubrica, tipo di dispositivo) e i clic su «Crea il tuo account gratuito» e «Prova la demo». Nient’altro: né cookie, né indirizzo IP registrato, né identificativo. Se il browser chiede di non essere tracciato («Do Not Track» o «Global Privacy Control»), nulla viene misurato né conservato. Queste misurazioni sono cancellate dopo 30 giorni; solo i totali giornalieri, che non riguardano alcun visitatore in particolare, sono conservati fino a 5 anni per confrontare il pubblico da un anno all’altro.

La misurazione del pubblico di Google è attivata sul sito pubblico. Funziona solo se l’Utente la accetta nel banner di consenso: il sito carica allora Google Tag Manager e Google Analytics per misurare la propria frequentazione (pagine visualizzate, provenienza, tipo di dispositivo). Questa misurazione si fonda sul consenso dell’Utente, che può rifiutarlo senza alcuna conseguenza e revocarlo in qualsiasi momento dal piè di pagina. Il destinatario dei dati è Google: il browser contatta i suoi server (indirizzo IP, identificativo del cookie, pagine consultate, tipo di dispositivo) e i dati possono essere trattati al di fuori dell’Unione europea. L’archiviazione e la condivisione a fini pubblicitari, così come la personalizzazione pubblicitaria, sono rifiutate e i cookie di misurazione sono conservati al massimo 13 mesi. Questa misurazione riguarda solo il sito pubblico, mai l’applicazione né i dati dell’Utente.

8. Che cosa vede l’Editore

TB-IT dispone di una console che mostra, per ogni spazio, soltanto indicatori complessivi (piano, data di iscrizione, ultima attività, numero di membri, volume di dati per modulo, spazio di archiviazione) e il contatto dei suoi proprietari. Il contenuto dello spazio dell’Utente (clienti, fatture, documenti, e-mail, memoria di SheepIA) non vi è visibile; ogni consultazione è registrata.

9. Destinatari e responsabili del trattamento

I calendari di prenotazione collegati tramite indirizzo (Airbnb, Booking.com…) sono letti all’indirizzo fornito dall’Utente; nessun dato è loro inviato. Non vendiamo alcun dato; possiamo comunicarne se la legge o un’autorità competente lo richiede.

10. Trasferimenti al di fuori dell’Unione europea

I dati sono ospitati in Francia. Al di fuori dell’Unione europea: la Svizzera (decisione di adeguatezza) per l’invio delle e-mail, il Regno Unito (decisione di adeguatezza) per la richiesta di mappa del browser, l’Australia (prefisso di un’impronta di password, senza dati identificativi) e i servizi di notifica del browser se l’Utente li attiva. Nessun contenuto dello spazio dell’Utente è trasferito al di fuori dell’Unione, salvo che l’Utente colleghi egli stesso un servizio esterno (Microsoft…).

11. Tempi di conservazione

12. Demo pubblica

La demo, aperta senza account, contiene soltanto dati fittizi azzerati ogni notte. Per migliorare SheepOS, ogni visita vi è registrata: ora di arrivo, tipo di dispositivo e browser (senza versione), lingua e fuso orario del browser, paese, regione e città approssimativi, pagina di ingresso e sito di provenienza, pagine visualizzate e azioni compiute nella demo. Non è conservato alcun indirizzo IP né dato che consenta di identificare l’Utente. Queste informazioni sono cancellate 30 giorni dopo la fine della visita. Il luogo approssimativo è dedotto dall’indirizzo IP mediante una base di dati installata sui nostri server: nessun servizio di terzi è interrogato. IP Geolocation by DB-IP (licenza CC BY 4.0).

13. Come sono protetti i dati

Connessioni cifrate (HTTPS), password sottoposte a hash e verificate rispetto alle violazioni note, autenticazione a due fattori disponibile, avviso di accesso da un nuovo dispositivo, rigida separazione tra organizzazioni (controllo nell’applicazione e nel database, con test di isolamento), cifratura dei documenti e delle e-mail, segreti di accesso ai servizi esterni cifrati, limitazione dei tentativi, registro delle azioni. Nessun sistema è infallibile. In caso di violazione dei dati che riguardi l’Utente, questi è informato entro i termini previsti dalla legge (notifica all’autorità francese per la protezione dei dati, la CNIL, entro 72 ore quando è richiesta).

14. Diritti dell’Utente

L’Utente può chiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione e la portabilità dei propri dati, opporsi a determinati trattamenti e revocare in qualsiasi momento un consenso. In autonomia, nell’applicazione: esportare i propri dati («Paramètres» (Impostazioni) → «Profil» → «Exporter mes données» (Esporta i miei dati)), eliminare l’account, vedere, correggere e cancellare ciò che SheepIA sa di lui, disattivarne l’apprendimento, scollegare una casella di posta, revocare un’autorizzazione di posizione o di notifica. Per tutto il resto, scrivere a contact@tb-it.fr: risposta entro un mese; possiamo chiedere all’Utente di dimostrare la propria identità.

Se i dati dell’Utente figurano nello spazio di uno dei nostri clienti (l’Utente è suo cliente, suo ospite o suo corrispondente), il responsabile è tale cliente: la richiesta va indirizzata a lui, e lo aiuteremo a rispondere. Limiti: le fatture emesse sono conservate per almeno 10 anni; il registro delle azioni e i backup sono cancellati secondo i tempi indicati sopra.

L’Utente può inoltre rivolgersi all’autorità francese per la protezione dei dati, la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés; 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr), o all’autorità di controllo del proprio paese.

15. Minori ed evoluzioni

Il servizio è rivolto a professionisti maggiorenni. La presente informativa può evolvere; qualsiasi modifica rilevante è segnalata nell’applicazione.

Versione 2.2 · ultimo aggiornamento: 20 ottobre 2026.